合同管理规定

1、XX公司合同管理规定第一章 总 则第一条 为适应市场经济法制化建设的要求，进一步规范依法经营行为，促进公司健康发展，根据国家有关法律法规和政策，按照总公司合同管理规定的要求，结合公司实际情况，制定本规定。第二条 公司应认真遵守国家的法律法规，教育全体员工不断增强法制观念，不断提高公司依法经营管理的水平，使公司的各项经营活动受到法律的保护。第三条 公司对外签订合同时，应依照总公司的有关政策法规，加强制度化管理和程序性监督，努力提高资金使用效益，坚决制止逃避监督和违规操作的行为，预防可能发生的经营风险和损失。第四条 公司应认真维护总公司的整体利益，所有对外签订的合同均须按照先申请批准、后签订合同的

2、程序办理。凡违反本条，按严重违反公司制度和纪律处理。第二章 法定代表人的职责与授权第五条 根据国家法律法规和公司章程，公司法定代表人代表本公司对外行使民事权利，履行民事义务，承担民事责任。公司法定代表人对公司内部的合同管理承担领导责任。第六条 公司法定代表人依法行使职权，可以亲自签订合同（协议），也可以授权他人代签合同（协议）。公司的其他人员和机构未经法定代表人书面授权不得擅自代表公司对外签订合同。第七条 公司法定代表人授权委托代理人对外签订合同（协议）时，应出具书面的授权委托书。授权委托书要写明授权的范围、权限和授权委托书的有效期限等法定内容，并由法定代表人签字。如因书面授权不明确而对公司造

3、成不利后果的，由公司法定代表人承担责任。第八条 委托代理人应在授权范围内行使职权，不得滥用代理权、超越代理权或未经授权擅自进行代理活动。法定代表人发现委托代理人有上述行为的，若不予承认，应及时书面通知交易相对方，宣布代理人的代理行为无效，并及时通知本公司法监审部门采取补救措施。造成经济损失等严重后果的，须追究委托代理人的违法违纪责任和经济赔偿责任。第九条 公司各业务部门应依据本规定建立健全相应的合同管理制度，遵循公司的印章管理程序、合同审核程序和整理存档制度，积极防范因管理疏漏可能造成的经济损失。 第三章 合同的签订第十条 公司对外经济活动均须签订书面合同，使用统一的合同范本。第十一条 签订合

4、同必须符合下列程序：（一）依国家法律法规，或总公司或本公司的章程或相关规定，必须进行招投标的，须遵循招标程序。确定中标结果后，不得再以私下商谈的方式更换中标单位。（二）非通过招投标程序确定缔约方的，须对缔约方进行资信调查，审查其资产负债表、有年检印章的营业执照副本、组织机构代码证和税务登记证。必要时还须缔约方提供：（1）开户银行出具的资信证明；（2）注册会计师验资报告；（3）企业法定代表人的身份证明或授权委托书；（4）需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担保能力。（三）依本规定第四章提交相关部门作法律审查。（四）经合同审批流程审查无异议后，提交办公室完成签章。（五）根据法律规定或实际

5、需要，合同须呈报上级主管部门批准或工商行政管理部门鉴证、公证处公证的，还须办理有关手续。第四章 合同的审查与管理第一节 一般合同的审查与管理第十二条 公司拟对外签订技术发明、实用新型、外观设计等专利使用许可合同，或拟签订商品商标、服务商标、企业名称、服务标记、原产地证明等使用许可合同，应请熟悉此类业务的监审部门工作人员或专职律师协助起草和洽谈合同。涉及他人知识产权的，应事先获得权属人许可。第十三条 未使用合同范本的合同签约前须进行法律审查，未经法律审查不得签订合同。公司拟对外签订的五年以上长期合同，以及标的额达到或相当于人民币1000万元（壹千万元）及其以上的合同,须经总公司法律部门审核；针对

6、同一标的同一事项签订的数份合同，其金额和期间应累积计算，达到上述标准者须送交总公司法律部门审核。公司监审部门负责审查本公司签订的合同。公司因特殊情况要求自行审查超出规定限额的合同，应征得总公司法律部门书面同意和授权。审查标的额达到或相当于人民币1000万元（壹千万元）及其以上的合同，须征得总公司法律部门书面同意和授权。第十四条 合同审查的程序与内容：（一）公司各业务部门对合同审查负主要责任，其中要重点加强对交易价格、付款条件、质量保证等商务条款的审查。 销售合同的回款时间必须控制在60天之内；禁止接受有空白背书或过多前手的承兑汇票付款。（二）监审部门对合同主体资格、委托代理人资格、合同主要条款

7、是否齐全严密、是否符合国家法律法规、合同主体的资信状况、违约责任、责任限制和免责条款、解决纠纷机制等法律条款进行审核。（三）遇有涉外的、重大的、复杂的、技术性强的合同，应由项目组织单位召集相关人员参与合同的谈判和评审。第十五条 审查合同使用协同办公系统中的合同审批流程，以提高合同审查的质量和效率。协同办公系统暂未覆盖的部门，审查合同应使用合同审批表，签署书面审查意见，并存档备查。第十六条 公司对外签订合同必须以书面形式，交办公室加盖合同专用章后才能生效履行。合同加盖公司印章之前，须经业务部门、财务部门、监审部门、主管领导审核签字，总经理批准。由于私自加盖合同印章给公司造成损失的，由印章管理人员

8、及其所在部门负责人承担经济赔偿责任，并解除直接责任人的劳动合同关系第十七条 公司对外签订合同，原则上应先让对方签章，后由我方签章。对于对方提交的签章文本，应同时要求其提交营业执照复印件；如果签字人不是对方法定代表人，应请对方提交其法定代表人签字并加盖公章的授权委托书。该营业执照复印件和授权委托书应与合同一起存档保留。特殊情况下，须我方先行签章的，公司办公室在盖章时须登记备案，并追踪后续文本返回情况。第十八条 合同签订完成后，须在档案管理部门留存一份原件归档保存。第十九条 对履约时间跨度较长或对方有可能失信的合同业务，以及可能丧失的书面资料、视听材料等，公司应事先到公证机关办理办理防范性的法律公

9、证，并在合同中明确表述经公证后生效，使合同业务从开始实施到结束都能得到法律的保护。第二十条 公司应严格控制盖有公章的空白购销合同和其他各类合同的使用。因特殊需要携带空白合同外出签约的，须由公司监审部门、财务部门负责人会同法定代表人签署授权委托书，授权委托书应明确交易对方的名称、交易内容和交易金额的上限，并在公司经营部门登记编号后方可取出。盖有公章的空白合同如未使用，经办人应及时交回经营部门核销；已在外签订合同的，经办人应在合同签订后五日内送交档案管理部门存档。第二十一条 公司实行合同履行的归口管理制度。负责合同洽谈与签订的业务部门，在合同签订后应指定一名经办人员负责合同履行的全过程。在合同履行

10、过程中，经办人员应将合同履行相关情况，特别是发生与合同约定内容不一致的情况，及时告知财务部门和监审部门。对由于各种原因未能履行或未能及时履行的合同，经办人员应及时向公司领导汇报，并通知监审部门，共同研究防范风险的措施。合同履行完毕或者终止时，经办人员应准备一份书面总结，报送本部门负责人，并抄送公司主管领导、财务部门和监审部门。经办人员应妥善保管合同及合同履行中的各种文件资料。合同履行完毕后，将上述资料交由本部门存档保管。在合同履行过程中，如经办人员发生变化，所在业务部门应及时将经办人员变动情况书面通报给客户。经办人员须向接替人员办理交接手续、衔接好工作关系后方可离职。无故不办理交接手续或延误履

11、行合同造成损失的，由相关责任人承担经济赔偿责任。第二十二条 财务部门对外付款时，应严格按照合同条款和公司内部的审核批准程序办理。公司监审部门应对合同履行情况进行监督检查，协助解决合同履行中的有关法律问题，防止发生超过诉讼时效等问题。第二节 特殊合同的审查与管理第二十三条 公司无权自行处置所管理的国有土地、房屋和重要设备。确因经营需要处置土地、房屋和重要设备的，必须事先报总公司批准（正式行文）；双方协商的合同内容，必须经总公司审核同意后，方可签订合同。第二十四条 公司与外单位合资、合作新设立公司，或与其他公司合并，或投资其他公司企业，或出资设立下属公司和分支机构，或发行股票和债券，或进行增减资等

12、重大资产重组行为，须经总公司审批同意后，方可签订合同。第二十五条 公司严格禁止对外提供各种形式的担保。经总公司特别批准的对外担保事项，签约前必须严格履行上报审核、审批合同的手续。未经总公司批准，公司法定代表人不得对外签订任何形式的担保合同。对合作单位向我方提供的担保，公司监审部门要依照物权法、担保法等有关法律法规认真鉴别其合法性，同时注意了解其担保是否可行，以及担保方的实际履约能力。第二十六条 公司要增强企业名称和商标保护意识，制止滥用公司名称和商标的不正当竞争行为。一旦发现仿冒本公司商标、商号的侵权行为，要及时搜集情况，向公司监审部门和公司领导反映，并向工商行政管理部门举报。公司监审部门应及

13、时向总公司法律部门汇报。第二十七条 公司应按总公司的统一要求，结合实际制定保护商业秘密规则，与全部员工签订禁止同业竞争、保守商业秘密协议，禁止公司员工兼职从事与本公司相同或相近的竞争性业务，禁止公司员工投资参股从事与本公司相同或相近的竞争性业务的公司。凡因在外从事上述兼职、投资参股或泄露公司商业秘密而损害公司利益的，要依法追究其责任。第二十八条 公司应及时与员工签订劳动合同，按照劳动合同法以及当地劳动和社会保障部门制定的劳动合同规定，制定本公司的劳动合同制实施办法，规范劳动用工管理，做好劳动合同的签订、续签、解除、中止，以及与劳动合同有关的索赔等工作。注意保存与劳动合同有关的各种资料，避免因证

14、据不足造成的劳动纠纷败诉。 第二十九条 公司在与员工签订劳动合同时，应在合同中明确解除劳动合同的情况和条件。需对违纪员工做出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬等处罚的，要遵循已签订的劳动合同，履行解除劳动合同的程序，并耐心做好说服教育工作，防止发生劳动争议。 第三十条 未经批准擅自从事第二十三条、第二十四条、第二十五条所述活动的，由直接责任人和公司负责人承担违纪违法责任并赔偿因此给公司造成的全部损失；触犯刑事法律规定的，依法追究刑事责任。第五章 合同的变更和解除第三十一条 公司需要变更或解除已签订的合同，应首先听取本公司监审部门的意见。变更合同须遵照本规定设置的签约程序，重新订立合同

15、。解除合同须将解约决定以书面形式及时告知利益相关主体；对于利益相关主体作出的请求赔偿或放弃赔偿的决定，公司要做好书面备案工作。第三十二条 合同承办人在收到对方要求解除合同的正式文件、传真、信函、电报后，必须及时请示领导，征求监审部门意见，做好索赔的评估与准备工作。第三十三条 合同的变更、解除应注意以下事项：（一） 主体的变更，应征得合同各方同意；（二） 担保条款的变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；（三）经上级主管部门或国家机关批准的合同，变更、解除协议，应报原批准机关批准；（四）经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关批准；（五）联营、承包经

16、营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。第三十四条 变更、解除合同的协议在尚未达成或获批以前，原合同继续有效，仍应履行。第六章 合同纠纷的解决 第三十五条 公司在经营中与外单位发生合同纠纷后，应采取“依靠协商，注重调解，不放弃诉讼”的原则，认真选择好解决纠纷的方式。第三十六条 为有利于合同纠纷的处理，在不违反相关法律规定的情况下，对外签订合同原则上应以我方签约主体所在地为管辖法院地（产品销售合同除外）。选择其他地域作为诉讼管辖地，须征得公司监审部门同意。第三十七条 公司在经营中与外单位发生合同纠纷，应立即向公司领导书面报告，并在有关报表中向总公司说明情况。需要总公司代理仲裁或诉讼的，可向总公司法律部门提出申请。 第三十八条 集团内部法人之间、法人与个人之间发生的合同纠纷，原则上先由争议双方协商解决，或由有关部门进行调解。协商调解不成的，可向总公司法律部门提出内部仲裁申请。第三十九条 凡是准备通过诉讼或外部仲裁方式解决集团内各单位之间合同纠纷的，必须事先向总公司法律部门说明情况，并报总公司批准。第七章 附 则第四十条 本规定中的法律工作者，是指具有企业法