文件与资料管理

1、文件和资料管理文件和资料管理一、文件的要求：v在在ISO 9001程序文件中程序文件中文件和资料管理文件和资料管理程序程序有要求：在质量管理体系运行中所有要求：在质量管理体系运行中所有的文件和记录予以控制，各个场合都能有的文件和记录予以控制，各个场合都能使用有效版本文件和记录；使用有效版本文件和记录；v与质量管理体系有关的文件资料和记录：与质量管理体系有关的文件资料和记录：包括书面文字资料和电脑软件资料、外来包括书面文字资料和电脑软件资料、外来文件文件文件和资料管理文件和资料管理v二、职责:v文件控制中心文件控制中心：提供和确保与ISO 标准一致的规范；监控所有外来文件和控制所有的本地文件。D

2、CC为文件编号，发行受控文件，维护文件的最新版本，并保存文件的控制清单。管理控制、存档、标识、分发和处理(销毁)相关文件。包括文件和记录上传、更新到文件服务器。 文件和资料管理文件和资料管理v二、职责:v 作者（编制者）作者（编制者）：提供和维护所有质量或环境管理系统要求建立的文件和资料，周期性审核相关文件(默认审核周期365天)，必要时更新文件，作者要提供文件的原版及主清单发送到DCC，由DCC保存。v 文件使用者文件使用者：使用者负责保管好受控文件，当文件修改并重新发行后将旧文件返还给DCC。 文件和资料管理文件和资料管理v二、职责:v各部门主管各部门主管：负责相关程序文件的会签，相关作业

3、办法、作业标准、检验标准的编制和核准。负责、组织人员对本部门文件的管理。各部门分别保管各自的记录。v 管理者代表管理者代表：负责组织质量手册、程序文件的编制；负责质量手册、程序文件正确性、符合性的校对审核。v总经理总经理：负责质量手册及程序文件之批准； 文件和资料管理文件和资料管理v三、文件分类:v第一阶层文件第一阶层文件：质量手册(品质手册)，按照ISO9001：2008版标准条文之要求，所制定之文件文件和资料管理文件和资料管理v三、文件分类:v第二阶层文件：第二阶层文件：程序文件，系为涵盖ISO9001：2008版标准条文之要求内容，所推展制订之文件文件和资料管理文件和资料管理v第三阶层文

4、件：第三阶层文件：作业办法、作业标准、作业指导书、检验标准、操作指引类文件等，系为协助第二阶文件之达成，所制订书面化执行文件；公司各职能部门代号规定公司各职能部门代号规定：LYD立亚达 MR管理者代表 QA品保部 WA厂务部 PU采购部 FI财务部 AD管理部 EE 工程课HM五金制造部 MP生管课 EM电子制造部 PE生技课 SA业务部 MD生产课 WH仓库 TR贸易部作业指导性文件类别代号规定作业指导性文件类别代号规定：a) 管理性文件代号“G”（如：管理制度等）；b) 技术性文件代号“J”（如：作业指导书等）；c) 外来管理性文件代号“WG”（如：国家标准，国际标准、法规等）；d) 外来

5、技术性文件代号“WJ”（如：顾客提供的标准图纸、作业规范等）。文件和资料管理文件和资料管理v作业指导性文件编号： 各部门日常文件编号： 文件和资料管理文件和资料管理v第四阶层文件：第四阶层文件：相关表单、记录，系为证明系统执行有效之记录所用的表单；文件和资料管理文件和资料管理v外来文件：外来文件：相关国际、国家标准、法律法规、客户资料、供应商资料、外购相关技术书籍资料等。三、文件分类图:1) 外来管理性文件代号“WG”（如：国家标准，国际标准、法规等）；2) 外来技术性文件代号“WJ”（如：顾客提供的标准图纸、作业规范等）。 文件和资料管理文件和资料管理v四、受控文件和非受控文件受控文件和非受

6、控文件 ：v1、受控文件：、受控文件：在公司质量管理体系运行中，要执行的文件，受控性文件，接受更改和换版。受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号 。v2、非受控文件：、非受控文件：本公司质量管理体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改和换版。（表单和记录） 文件和资料管理文件和资料管理v五、受控文件放置、借阅、归还受控文件放置、借阅、归还:v1、将文件夹标示清楚以此放置一阶二阶三阶文件、将文件夹标示清楚以此放置一阶二阶三阶文件v2、文件柜内不可存放其它东西，文件应保持整洁并避、文件柜内不可存放其它东西，文件应保持整洁并避免受潮，免受潮，v3、受控文件必须放置在文件柜内且上锁，

7、专人管理，、受控文件必须放置在文件柜内且上锁，专人管理，如需借阅，需经双方负责人同意，管理人调出所需如需借阅，需经双方负责人同意，管理人调出所需档案并记录档案借阅信息，借阅人签字，限期归还。档案并记录档案借阅信息，借阅人签字，限期归还。v4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。损坏，应及时报告主管领导。 文件和资料管理文件和资料管理文件和资料管理文件和资料管理文件和资料管理文件和资料管理文件和资料管理文件和资料管理v六、文件目录：v二、三、四阶文件及外来文件必须