公文写作培训

1、目录总公司公文处理办法简要学习总公司公文处理办法简要学习公文写作基础知识公文写作基础知识正文的写作规律（通知）正文的写作规律（通知）标点符号的规范用法标点符号的规范用法总公司公文处理办法简要学习总公司公文处理办法简要学习20102010年年1212月底，总公司下发了月底，总公司下发了中国人寿保险股份有限公司公文处中国人寿保险股份有限公司公文处理办法理办法（国寿人险发（国寿人险发20105862010586号）；号）； 2011 2011年年1 1月月1919日，省公司通过国寿人险粤办发日，省公司通过国寿人险粤办发201118201118号文转发了号文转发了省公司省公司586586号文，并要求各

2、市分公司严格按照新的公文处理办法行为号文，并要求各市分公司严格按照新的公文处理办法行为及处理文件。及处理文件。以下内容均按总公司最新公文处理要求以下内容均按总公司最新公文处理要求撰写，如与以往不同，请以此为撰写，如与以往不同，请以此为准！准！公司系统公文基础知识公司系统公文基础知识1.1.公文是公司在日常工作中形成的具有公文是公司在日常工作中形成的具有约束力约束力和和特定效力特定效力以及以及规范体规范体式式的文书，是公司开展工作、实施管理的重要工具。的文书，是公司开展工作、实施管理的重要工具。特点：特点：政策性、规范性、权威性、约束力。政策性、规范性、权威性、约束力。2.2.公司的公文包括公司

3、的公文包括3.3.公文处理坚持的原则：公文处理坚持的原则：4.4.公文处理要做到：公文处理要做到：公司系统公文基础知识公司系统公文基础知识公司系统公文基础知识公司系统公文基础知识5.5.公司常用公文的种类（公司常用公文的种类（1111种）：种）：6.6.我们在日常工作中最常用的：我们在日常工作中最常用的：一、关于一、关于“标题标题” ” 1. 1.公文标题应当公文标题应当准确简要准确简要地概括公文的主要内容，并标明地概括公文的主要内容，并标明公文的公文的种类种类。 2.“ 2.“标题标题”基本格式为基本格式为3.3.标题的标点标题的标点除法规、规章名称或转发文件、印发领导讲话等特殊情况除法规、

4、规章名称或转发文件、印发领导讲话等特殊情况外，外，标题一般不用标点符号标题一般不用标点符号。公文写作基础知识公文写作基础知识关于佛山分公司开展旧版直销业务自省自查自纠活动的情况报告关于佛山分公司开展旧版直销业务自省自查自纠活动的情况报告关于佛山分公司开展关于佛山分公司开展“诚信诚信沟通沟通维权维权”活动情况的总结报告活动情况的总结报告关于申请对詹关于申请对詹* * *挪用保费案进行垫付的请示挪用保费案进行垫付的请示关于关于* * *所属支公司继续使用分公司财务收付印章请示的批复所属支公司继续使用分公司财务收付印章请示的批复案例分析案例分析关于佛山分公司开展旧版直销业务自省自查自纠活动的关于佛山

5、分公司开展旧版直销业务自省自查自纠活动的情况情况报告报告关于佛山分公司开展关于佛山分公司开展“诚信诚信 沟通沟通 维权维权”活动情况的活动情况的总结总结报告报告关于关于申请申请对詹对詹* * *挪用保费案进行垫付的请示挪用保费案进行垫付的请示关于关于* * *所属支公司继续使用分公司财务收付印章所属支公司继续使用分公司财务收付印章请示请示的批复的批复案例分析案例分析关于佛山分公司个险销售部兑现关于佛山分公司个险销售部兑现“开门红开门红”业务推动进行旅业务推动进行旅游招标的请示游招标的请示 关于中国人寿保险股份有限公司中山分公司印刷品广告合法关于中国人寿保险股份有限公司中山分公司印刷品广告合法性

6、自查清理的工作报告性自查清理的工作报告案例分析案例分析关于佛山分公司关于佛山分公司个险销售部个险销售部兑现兑现“开门红开门红”业务推动业务推动进行旅游进行旅游招招标的请示标的请示 关于佛山分公司兑现关于佛山分公司兑现“开门红开门红”业务推动招标的请示业务推动招标的请示 关于关于中国人寿保险股份有限公司中国人寿保险股份有限公司中山分公司印刷品广告合法中山分公司印刷品广告合法性自查清理的性自查清理的工作工作报告报告 关于中山分公司印刷品广告合法性自查清理工作的报告关于中山分公司印刷品广告合法性自查清理工作的报告案例分析案例分析公文写作基础知识公文写作基础知识二、关于二、关于“主送单位主送单位”1.

7、1.主送单位指公文主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位；主送单位指公文主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位；2.2.主送单位必须使用主送单位必须使用全称全称或或规范化简称、统称规范化简称、统称（1 1）我们在日常工作中，用到的名称通常有：我们在日常工作中，用到的名称通常有：向省公司：省公司向省公司：省公司向向 全全 辖：各支公司辖：各支公司( (营业区营业区) )、本部各部、本部各部个险渠道：各综合性支公司、个险专业化营业区个险渠道：各综合性支公司、个险专业化营业区银保渠道：各支公司、第一营业部银保渠道：各支公司、第一营业部团险渠道：各综合性支公司、城区团险

8、营业区团险渠道：各综合性支公司、城区团险营业区三大渠道：分公司个险销售部、银行保险部、团体业务部三大渠道：分公司个险销售部、银行保险部、团体业务部公文写作基础知识（2 2）日常工作中，各单位的顺序）日常工作中，各单位的顺序：A.A.营业单位：先综合、后专业营业单位：先综合、后专业; ;先个险、再银保、后团险。先个险、再银保、后团险。大沥支公司、顺德支公司、大沥支公司、顺德支公司、西樵支公司、龙江支公司、容桂支公司、三水支公西樵支公司、龙江支公司、容桂支公司、三水支公 司、高明支公司司、高明支公司; ;禅城营业区、禅城营业区、南海营业区、石湾营业区、城区收展营业区南海营业区、石湾营业区、城区收展

9、营业区; ;南海支公司、第一营业部南海支公司、第一营业部; ;城区团险营城区团险营业区。业区。B.B.本部各部门：本部各部门：先主办再其他，先业务再后台。先主办再其他，先业务再后台。 个险销售部、银行保险部、团体业务部、客户服务中心、教育培训部、人力资源个险销售部、银行保险部、团体业务部、客户服务中心、教育培训部、人力资源部、财务会计部、监察部、综合管理部。部、财务会计部、监察部、综合管理部。C.C.各岗位：各岗位：按职级、职务、类别排列按职级、职务、类别排列。 总经理、副总经理（主持全面）、副总经理、总经理助理、主管、员工。总经理、副总经理（主持全面）、副总经理、总经理助理、主管、员工。公文

10、写作基础知识公文写作基础知识3.3.注意事项：注意事项：在日常工作中，分公司各职能部门向省公司对应职能部门的请在日常工作中，分公司各职能部门向省公司对应职能部门的请示、报告等，主送单位为示、报告等，主送单位为省公司省公司而非省公司对应职能部门；而非省公司对应职能部门；发文单位为发文单位为佛山分公司佛山分公司而非佛山分公司某某部。而非佛山分公司某某部。公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识三、关于附件1.公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。2.

11、附件在正文下空正文下空1 1行，左空行，左空2 2字，用字，用3 3号仿宋字体号仿宋字体标识附件，后标全角冒号全角冒号和名称。3.附件如有序号，应使用阿拉伯数码阿拉伯数码。4.附件名称后不加标点符号，附件名称也不加书名号注意：如果公文本身是专门印发或转发某一文件，则正文之后不必注明“附件”。有一个附件时有一个附件时有多个附件时有多个附件时正文格式正文格式（一）引题：必备的内容，说明文件的目的、意义、依据等（一）引题：必备的内容，说明文件的目的、意义、依据等相关要素。文字要求简练扼要。相关要素。文字要求简练扼要。（二）全文格式：（二）全文格式： 段落：行距设置为段落：行距设置为“单倍行距或单倍行

12、距或固定值固定值3030磅磅” 字体：仿宋三号字，其中：字体：仿宋三号字，其中： 一、一、（一级小标题，用黑体三号字，（一级小标题，用黑体三号字，不加粗不加粗） 1. 1. （二级小标题，用仿宋三号字）（二级小标题，用仿宋三号字） 或者：或者： 一、一、（一级小标题，用黑体三号字，（一级小标题，用黑体三号字，不加粗不加粗） （一）（一）（二级小标题，用仿宋三号字，（二级小标题，用仿宋三号字，加粗加粗） 1. 1. （三级小标题，用仿宋三号字（三级小标题，用仿宋三号字，加粗加粗） （1 1）（四级小标题，用仿宋三号字（四级小标题，用仿宋三号字，加粗加粗）（三）结束语。一般情况下我们会用到以下这四

13、句：（三）结束语。一般情况下我们会用到以下这四句： “特此通知特此通知”、“特此通报特此通报”、“特此报告特此报告”、“妥否，请批妥否，请批示。示。”1. 1. 没有没有“标题标题”、“发送对象发送对象”、“发文单位发文单位”、“发文时间发文时间”，只，只需要需要“正文（包括附件提示）正文（包括附件提示）”。正文格式正文格式2. 2. 正文文字格式：正文文字格式：文字：文字：一级大纲一级大纲“一、一、”用三号黑体，二级以下大纲用三号黑体，二级以下大纲“（一）（一）1. 1. （1 1）”用三号仿宋粗体，其他正文（包括附件提示）用三号仿宋体用三号仿宋粗体，其他正文（包括附件提示）用三号仿宋体3.

14、3.正文中的表格：正文中的表格： （1 1）表格尽量用）表格尽量用四号四号以上仿宋体（以上仿宋体（“项目名称项目名称”用粗体，用粗体，“单位：单位：”用三号仿宋体）；用三号仿宋体）； （2 2）不能使用插入图片贴入表格；不能使用插入图片贴入表格； （3 3）“单位名称单位名称”要求用标准全称；要求用标准全称； （4 4）要标注金额的单位；要标注金额的单位； （5 5）表格的宽度和高度尽量不要）表格的宽度和高度尽量不要 超过页面（页面不能显示表格全貌）。超过页面（页面不能显示表格全貌）。4.4.段落：段落：首行缩进首行缩进 “ “2 2 字符字符”（减少用空格符、制表位等格式）（减少用空格符、制

15、表位等格式）; ;正文格式正文格式标题、正文标点符号的规范用法1.1.标题：除了标题：除了书名号书名号、括号（）、引号、括号（）、引号“”“”、破折号、破折号之外，尽量不使用其他符号，例之外，尽量不使用其他符号，例如，、如，、，可用空格号代替。，可用空格号代替。2.2.正文：正文：（1 1）大纲：）大纲：一级大纲：一级大纲： 一、统一思想，明确目标，全力以赴实现一、统一思想，明确目标，全力以赴实现“时间过半，任务过六时间过半，任务过六”二级大纲：二级大纲： （一）进一步提高认识，树立信心。当前，距离（一）进一步提高认识，树立信心。当前，距离“半年冲刺半年冲刺” （一）进一步提高认识，树立信心（

16、一）进一步提高认识，树立信心 当前，距离当前，距离“半年冲刺半年冲刺”三级以下大纲：标题末尾必须加三级以下大纲：标题末尾必须加“。”（2 2）正文：注意段落末尾、段落中每句话）正文：注意段落末尾、段落中每句话“；”“”“。”的使用。的使用。公文标点符号的使用公文标点符号的使用3.3.结束语结束语“特此通知特此通知”、“特此通报特此通报”、“特此报告特此报告”后面不用任后面不用任何标点；何标点；“妥否，请批示。妥否，请批示。”中间必须用中间必须用“，”，末尾必须用，末尾必须用“。”公文标点符号的使用公文标点符号的使用几点注意事项几点注意事项1.1.公文中的人名、地名、数字、引文一定要准确公文中的

17、人名、地名、数字、引文一定要准确（1 1）引用公文应当先引用标题，后用圆括号引发文字号。）引用公文应当先引用标题，后用圆括号引发文字号。Eg:Eg:根据省公司根据省公司转发关于下发转发关于下发 的通知的通知（国寿（国寿人险粤发人险粤发20111462011146号）号）注意：引用公文的标题必须是完成的全称。注意：引用公文的标题必须是完成的全称。（2 2）日期应当写明具体的年、月、日，不能写）日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年去年”、“今年今年”、“昨天昨天”等，等，也不能只写月、日不写年。年份的表述要完整，如也不能只写月、日不写年。年份的表述要完整，如20092009不能写成不能写成0

18、909。Eg:2009Eg:2009年年8 8月月5 5日日（3 3）文字内使用非规范简称，必须先用全称并注明简称。）文字内使用非规范简称，必须先用全称并注明简称。Eg:Eg:根据省公司根据省公司转发关于下发转发关于下发 的通知的通知（国寿（国寿人险粤发人险粤发20111462011146号，号，以下简称以下简称146146号文号文）几点注意事项几点注意事项2.2.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。具有修辞色彩语句中作为

19、词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。Eg:Eg:“七上八下七上八下”不得写为不得写为“7 7上上8 8下下”；“三心二意三心二意”不得写为不得写为3 3心心2 2意；意； “2020世纪世纪9090年代年代”错成错成“二十世纪九十年代二十世纪九十年代”。3.3.公文中的姓名、职务并用时，一般是姓名在前，职务在后，姓名、职务之后不再公文中的姓名、职务并用时，一般是姓名在前，职务在后，姓名、职务之后不再加加“同志同志”字样。字样。Eg:Eg:“佛山分公司陆建明总经理佛山分公司陆建明总经理”，而非，而非“佛山分公司总经理陆建明同志佛山分公司总经理陆建明同志”4.4.公文结尾的日期应写汉字。公

20、文结尾的日期应写汉字。Eg:Eg:二一一年八月五日，不得写作二一一年八月五日，不得写作20112011年年8 8月月5 5日，也不得写作二日，也不得写作二0 0一一年八月五日一一年八月五日公文写作常见错误公文写作常见错误1.1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种。常见的有：自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种。常见的有：“请示报告请示报告” “情况报告情况报告” 、 “申请请示申请请示”、“工作思路工作思路”、“情况分析情况分析”、“汇报汇报”、“申申请请”、“郑重声明郑重声明”等；等；2.2.年号不全年号不全。如：将如：将“19971997”省略为省略为“9797”

21、；3.3.错别字多。错别字多。主要表现：（主要表现：（1 1）因粗心大意，将）因粗心大意，将“宏观宏观”错成错成“客观客观”，“拨款拨款”错成错成“拔拔款款”，“突击突击”错成错成“突出突出”；（；（2 2）因辨析不准，将）因辨析不准，将“淡薄淡薄”错成错成“淡簿淡簿”， “严厉严厉”错错成成“严励严励”4.4. 标点符号错误标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用书名号与引号混用；公文写作常见错误公文写作常见错误5.5.随意使用字体、字号（正确的是使用随意使用字体、字号（正确的是使用3 3号或号或4 4号仿宋体）；号仿宋体）；6.6.随意设定字距行距；随意设定字距行距；7.7.附件错误：有附件不标注；附件名称未标全称；标注不规范；将附件写为附注或附件错误：有附件不标注；附件名称未标全称；标注不规范；将附件写为附注或附等；附等；8.8.在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件。印发、转发、批转件是公文的组成部分，无需作为附件标注。印发