会议组织与管理概述

1、 靳连冬靳连冬 西北大学公共管理学院西北大学公共管理学院 邮箱： 会议概述 会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动 。 组织性：明确的主办者；健全的领导、管理服务体系；严格的活动规则；科学的会务程序。 口头性：报告、发言、讲话、辩论（可辅以书面和声像交流方式） 群体性：三个以上成员（对等的民事主体之间所举行的两人之间的单独会见和会谈）。 会议目的表现形式：议题、议程、会议结果。 沟通信息 发扬民主 科学决策 协调关系 联络感情 推动工作 主办者 与会者 议 题 时 间 地 点 形 式 结 果 会议主办者：对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人。

2、 会议主办者： 具有领导和管理职权的机关 会议的发起者 合作性组织成员（成员体轮流主办年会，或通过申办竞争方式获得主办权） 承办者：具体落实会议组织任务的机构或个人。 协办者：是通过经费资助、名义使用、智力支持、物资援助、人力保障、工作分担等方式对会议活动提供支持，并承担民事法律连带责任者。 赞助者：是以某种形式提供赞助的机构或个人。 与会者：是会议活动的主体。一般由正式成员、 列席成员、特邀成员和旁听成员构成。 会议议题：是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 相关术语： 会议主题 中心议题 动 议 会议时间：起讫时间和时间跨度。 相关术语： 会 期 会议周期 休 会 复 会 闭

3、 会 会议地点：地理位置和具体场所。 相关术语： 实地会场 虚拟会场 主 会 场 分 会 场 会议形式：组合会议主体、信息和物质各要素的手段和方式。 相关术语： 座位格局 气氛渲染 活动样式 技术手段 会议结果：会议结束时实现目标的程度。 会议结果：文件记载，公布传达。 两类相关文件： 过程文件 最终文件 按性质分：法定性会议、非法定性会议 按与会者来源分：国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议 按与会者相互关系分：纵向关系会议、横向关系会议 按目的、作用分：周知性会议、显示性会议、征询交流性会议、决策权力性会议、协调性会议、行业性会议、专门会议 按会议方式分：现场会、演示会、电话会、

4、视频会、广播会、计算机会、座谈会、茶话会、招待会、普通会 会议管理 成立组织领导机构 建立会务工作机构 制定会务工作原则 组 织 委 员 会 筹 备 委 员 会 主 席 团 资格审查委员会 学 术 委 员 会： 是在会议领导机构的领导下完成会议组织、协调和善后工作并为与会者提供全面服务的工作系统。 会务工作机构一般称大会秘书处，设秘书长。 秘书长既是组委会(筹委会)的领导成员，又是会务工作机构的负责人。 筹备阶段，协助会议领导机构负责人开展工作，执行领导机构的各项决定和决议； 根据会议领导机构授权，审查批准会议活动的各项具体预案，并组织落实、检查指导和统筹协调； 向会议领导机构及时汇报筹备工作

5、的进展情况，指出存在的问题并提出改进措施； 法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开第一次主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执行主席； 领导秘书处，处理会议活动举办期间的日常工作，签发各种文件； 负责领导会议的善后工作。 秘书处：在秘书长领导下具体实施会务的工作机构。 秘书处构成： 文件组 组织组 联络组 提案组 宣传组 简报组 总务组 保卫组文件组（秘书组）：负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档工作；组织组：承办代表资格审查工作和选举方面的工作。如起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表名册、选举程序，设计和印制选票，印发候选人情况介绍或简历等；联络组：负责会议

6、主席团与各代表团之间的传达、反馈等联络工作，有时也负责作会议记录；提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案；宣传组：负责会议的对外宣传工作，包括：制定会议的宣传与公关工作计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体提供会议的新闻稿，承办新闻发布会或记者招待会，负责会议音像资料的录制和管理工作等；简报组：负责编写和印发会议简报、快报。总务组：又称后勤接待组。负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、用品发放与管理、经费预算与筹措、财务管理、现场急救等方面的工作；保卫组：负责会议期间的安全保卫工作。 准备充分原则 分工协

7、调原则 服务周到原则 确保安全原则 节约环保原则 提高效率原则 思想准备 信息准备：议题性信息、指导性信息、参考性信息 经费和物质准备 方案准备：实施方案、应急方案 分工明确：任务到人、职责清晰、要求明确。 统筹协调：明确协调责任、强化协调意识。 全面：内容涉及文书、后勤、信息、翻译等方面；对象覆盖与会者及记者。 及时：准确了解会议需求，快速提供有效服务。 细致：让与会者放心、称心。 人身安全：事先安检，应急处置，确保饮食，谨慎行车。 信息安全：防窃听、防文件丢失、防外人混入。 财产安全：防火、防盗、防破坏。 严格执行财务预算，加强资金监管，努力降低成本。 科学合理配置和最大限度地利用资源，采

8、取切实有效的措施杜绝浪费，以最少的资源换取最大的效益。 分析议题成熟度，预测目的达成性 归纳、引导、控制议题 避免会议重叠、人员代替 省略多余环节 限定会议时间 讨论必须集中讨论的问题 限定发言时间，提倡站着讲话 倡导、推广电话会议 会议准备 安排议题和议程 确定与会者和规模 确定会议名称、时间、地点 安排分组活动、专题会议与发言 制定会议日程和程序 制发会议通知 制作会议证件 准备会议用品和预算、筹集经费 布置会场 制定会议预案 议题要求：数量适度、轻重分明、准备充分、符合权限。 议题确定： 纵向性会议以及由一个单位发起并主办的会议，直接由主办会议的领导机关或领导人确定； 实行表决制的会议，

9、须经过全体成员表决方能确定； 实行磋商机制的会议，一般要通过双边或多边磋商最后确定。 议题性活动：针对会议的各项议题所展开的报告、讲演、辩论、商讨、审议、选举和表决等活动。 仪式性活动：围绕会议主题进行的颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等程式性较强的活动。 议程：是对议题性活动的程序化。即把一次会议的各项议题按照主次、轻重的原则以及先报告、再讨论审议、后表决的次序编排起来并确定下来。 议程的书面结构： 标题：由会议全称加上“议程”二字组成。 稿本：须提交大会表决通过的草案，应在标题后面或者下方居中用圆括号注明“草案”二字。 题注：议程一经大会通过，则去掉“草案”二字，在标题下方注明通过

10、的日期、会议名称，并用圆括号括入。 正文：简要概括地说明会议每项议题性活动的顺序，用序号标注，句末一般不用标点。 制定机构、日期：由主办者直接制定的议程可在正文右下方写明制定机构的名称和制定日期。 领导确定：纵向性会议和部分横向性会议一般由会议领导者根据会议的目的、性质和议题来确定。 规则确定：各种法定性会议的与会者必须根据组织章程或议事规则确定。 磋商确定：共同发起、主办的会议与会者由会议的发起者、主办者或成员之间根据会议目的和议题，通过平等协商确定各方参加会议的代表人选。 选举确定：根据一定的规则，通过选举程序产生代表作为会议成员。 效果因素：保密性强的会议，规模小；声势性会议，规模大。

11、效率因素：在会议结果不变的情况下，会议规模与会议效率成反比关系。同样的会议结果，会议规模越小，所花的时间就越少，会议效率就越高，反之亦然。 成本因素：会议规模与会议成本成正比关系，规模越大，消耗的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高，反之亦然。 场地因素：规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。 会议名称：是会议活动基本特征的信息标识。 名称要素：会议主题、主办者、会议功能、与会者身份、会议范围、会议时间、届次、会议地点、会议方式等。 名称要素选择：会议目的、要求、类型不同，名称所揭示的信息也各有侧重。 邀请的领导人、嘉宾、报告人是否能按时参加。 与会者是否有足够时间准备相

12、关文件或发言材料。 会议的各项准备工作能否按时完成。 会议的具体日期是否具有政治上、外交上、宗教上、民族风俗上的敏感性。 能够推动举办地的政治、经济和社会发展。 能够突出会议主题。两种办法：一是选择当前事件现场召开各种现场会，如事故现场会、经验现场会、现场办公会等；二是选择与会议主题密切相关的历史遗址举行各种纪念会、研讨会。 能够营造特定的会议气氛。如选择景色优美的城市、村镇作为会议地点，能营造轻松的会议气氛。 会议举行地是否具有足够的接待能力； 会议的场馆其及周边环境是否能够确保会议的人身安全、信息安全和财产安全； 环境是否适宜； 会场大小是否适中； 会场内的设备是否能够满足会议的实际需要；

13、 是否设有新闻中心以便举行新闻发布会和记者的采访报道； 会场距离是否适当； 会场规格是否适当。 按与会者所在单位编组； 按与会者所在的行业或系统编组； 按与会者所在的地区编组； 按界别编组：如文艺界、学术界、企业界、体育界、宗教界等。 按法定规则分组：有些法定性会议，有关法律或法规对设立团组有规定的，遵其规定。 混合编组：将不同单位或地区、不同行业或系统、不同界别的与会者交叉混合编组。 组的数量和规模要适中； 领导参加分组活动既要突出重点，又要照顾幅面，避免过于集中； 由组织协调能力强的人担任组长； 设联络员加强与各团组的信息沟通。 专题报告会（专题论坛、专题演讲）：由指定的发言者介绍自己对相

14、关专题的分析以及研究成果。报告后也可安排提问。 专题座谈会（圆桌会议、讨论会）：与会者均有机会发言。 专题发布会（新闻发布会、情况通报会、政策说明会、成果发布会）：既可以单向发布，也可以双向沟通。 专题演示会：现场演示并介绍有关的产品和技术。 专题洽谈会：与会者之间就共同感兴趣的领域洽谈合作意向，签订有关协议。 设计好专题会议的主题，并与大会主题配套。 适当控制场数，切莫冲淡大会。 协调好各场专题会议时间，使与会者有更多选择空间。 专题会议会场不要远离主会场。 发言内容：符合会议目标，围绕议题，具有真实性、思想性、先进性和典型性； 尊重与会者发言权：法定性会议的正式成员的发言权受法律保护，任何

15、人不得剥夺； 注重发言效果：精心挑选发言人； 照顾发言的代表性：尽可能照顾到方方面面； 合理控制发言人数：既要满足交流需要，又要提高会议效率； 限制发言时间：坚持公平、公正原则。 按议题顺序； 按报名时间先后； 按身份从高到低或从低到高安排发言的先后顺序（一般情况下，开幕式上的发言从高到低，闭幕式上的发言从低到高）； 按发言者姓氏笔画或代表团的名称笔画，国际会议则可按英文国名的当头字母顺序； 抽签决定； 会议主席随机指定； 自由发言。 会议日程：是指每天的各项会议活动按单位时间的具体落实安排。 会议日程作用：可保证会议议程的具体落实，使与会者了解会议的总体安排。 突出议题性活动的安排，同时兼顾

16、其他各项活动； 准确预测完成各项具体活动所需要时间； 精简高效，科学合理，劳逸结合。 标题：由会议全称或规范化简称加上“日程”或“日程安排”、“日程表”组成。 稿本：会议日程如果要在大会上或主席团会议上通过，应写明“草案”。 题注：在会议上通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议程。 正文： 表格式：包括会议日期、单位时间(上午、下午、晚上)、具体活动的名称和内容、主持人、参加对象、活动地点、活动要求（备注)等。 日期式：按日期及时间顺序排列会议的各项活动。 会议程序：是指在一次相对独立的会议活动中将所有的工作环节和活动细节按照时间先后加以排列的顺序。 需要制定程序的会议有两类： 一类是

17、大会中的单元活动，如大会的开幕式、闭幕式、选举、表决等； 一类是单独举行的仪式，如签字仪式、颁奖仪式、开工仪式等。 标题：活动名称加上“程序”。 题注：会议程序无须表决通过，内容包括具体日期、地点、主题、主办单位等信息。 正文： 序号式：用汉字或阿拉伯数字标引各项具体活动，列出相应的活动步骤和细节，要求详细、明确； 时间序列式：把各项会议活动以较为精确的时间排列先后，其优点是容易控制各项活动的时间。 制定机构：一般写会议秘书处，也可省略。 通知：适用于主办者同与会者之间具有上下级关系，或者是管理与被管理、指导与被指导关系的会议活动。 邀请函：一般用于横向性的会议活动，具有礼节性，发送对象是不受

18、本机关职权所制约的单位以及个人。一般召开学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会等，以发邀请函为宜。 请柬：主要用于举行仪式性、招待性会议活动，如大型会议和展览活动的开幕式和闭幕式、大型工程的开工和竣工仪式、重要项目的签字仪式、招待会、晚会等等，发送对象一般都是上级领导、知名人士、来访客人、兄弟单位等，多使用书面语，语言恭敬儒雅。 海报：具有公开性，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的会议活动，如学术性报告会。 启事：主要用于通过登报发布举办会议的信息，如召开股东大会。 会议名称； 主办者； 会议内容； 参加对象：如果通知是发给单位的，应说明参加对象的具体条件。与会者资

19、格不同，通知中应分别用“出席”、“列席”、“旁听”、“参加”等词语来表达。有的会议通知还规定每个单位参加会议的人数。 会议时间：包括报到时间、会议正式开始和结束时间、会期。 会议地点：应具体写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称。 其他事项：参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项。 联络信息：如主办单位或会议筹备机构的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名等等。 回执和报名表作用：可以预计参加会议的人数，收集和反馈与会者的基本信息和要求，确认对方收到会议通知。法定性会议为了切实保证会议通知发到每

20、一位与会者，要求对方在收到通知后，在回执上签字并寄回，相当于履行签收的手续。 回执和报名表主要包括：标题、正文、具名、盖章和日期几部分。 一般性会议回执的正文制成表格形式，其填写项目可根据会议的具体要求设计。 签收性回执要写明通知的标题和随寄文件的名称，要求对方填写是否能按时参加会议并签字。 会议证件的种类：出席证、列席证、旁听证、来宾证、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、电子签到证、车辆通行证等。 会议证件的作用： 表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理； 便于代表之间的相互辨认和联系、交流； 凭证出入会场，保证会议安全； 便于统计出席人数； 给与会者留作纪念。 会议证件格式

21、项目包括：会议全称、会徽、姓名、照片、证件种类、团组名称、证件编号、会议日期。 制作会议证件应注意： 为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。 一般用品：包括常用文具、印刷器材、会场基本设施、装饰用品、视听通信设备、交通工具、生活卫生用品等。 专门用品：专门性会议上所使用的物品。如颁奖会的奖品与证书，选举会的选票、投票箱，开幕式剪彩时用的彩球和剪刀等。 会议支出：含场地费、会场装饰费、设备费、交通费、人工费、茶水

22、食宿费、文具费、印刷费、公关费以及其他费用。 会议经费筹措： 单位内部会议一般从行政经费中开支； 由几个单位共同发起并共同主办的会议，主办者通过协商分担经费； 与会者的交通费、食宿费、补贴等费用可由与会者个人或其所在的单位承担； 有些会议可通过有效的公关活动，从社会各界获得资助； 一些大型会议活动由于意义重大，影响深远，本身就是一种巨大的无形资产。如会议的名称、会徽、吉祥物等，具有很高的商业价值。 上下相对式：适合召开大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等。 全围式：适合小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。 半围式：适合中小型工作会议。 分散式：适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等。

23、 并列式：适合双边会见和会谈。 采取横式，面向与会者。 设多排座位的，前排必须排成通栏，后排有时也可分栏，中间留出通道。主席台上每排桌椅之间要空开适当的距离，以方便领导人人席与退席。 如设讲台，一般设在右侧(以主席台的朝向为准)或中央。会议活动如穿插揭幕仪式(如揭碑、揭牌、揭像等)，可在主席台的左侧设揭幕架，与讲台左右对称。 国内会议主席台座次安排的通常做法是： 按照事先确定的主席台就坐人员名单次序安排座次。 身份最高的领导人(有时也可以是声望最高的来宾)安排就座于主席台前排中央。 其他领导人按先左后右(以主席台的朝向为准)、一左一右的顺序排列，即以名单上第一位领导人(居中)为准，其左侧是第二位领导人，右侧是第三位领导人，其余类推。 主席台上就座的人数为偶数