新版公文处理常见错误分析

1、Contents公文处理常见错误分析公文处理常见错误分析1. 1.滥发文件。滥发文件。主要表现：主要表现：（1 1）所发公文属可发可不发之列；）所发公文属可发可不发之列；（2 2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3 3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（一）行文中的常见错误公文处理常见错误分析（4 4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会 等形式解决；等形式解决；（5 5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；）行文所

2、涉及的内容已在报上全文公布过；（6 6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就 行文。行文。2. 2.行文关系混乱。行文关系混乱。主要表现：主要表现：（1 1）应该党政分开行文的未分开行文；）应该党政分开行文的未分开行文；（2 2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3 3）该职能部门行文的）该职能部门行文的“升格升格”为领导机关行文；为领导机关行文；（4 4）该领导机关行文的）该领导机关行文的“降格降格”为职能部门行文。为职能部门行文。公文处理常见错误分析1. 1.自制文种。自制文种。在正式文

3、种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：见的有：“请示报告请示报告”、“工作思路工作思路”、“情况情况”、“汇报汇报”、“申请申请”、“郑重声郑重声明明”、“建议建议”等。等。2. 2.误用文种。误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点要点”、“打算打算”、“安排安排”、“设想设想”等作为公文文种直接使用，如等作为公文文种直接使用，如单位单位

4、年工作要点年工作要点。把属于总结类的文。把属于总结类的文种种“小结小结”、“总结总结”，以及把属于规章制度类的文种，以及把属于规章制度类的文种“办法办法”、“规程规程”、“须须知知”、“实施细则实施细则”等作为正式文种直接使用。等作为正式文种直接使用。（二）文种使用中的常见错误公文处理常见错误分析3. 3.混用文种。混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告公告”与与“通知通知”、“决议决议

5、”与与“决定决定”、“请示请示”与与“报告报告”、“请示请示”与与“函函”混用。主要表现为将混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示请示”、“报告报告”合用为合用为“请示报告请示报告”，“请示请示”和和“报告报告”本身是两个文种，将本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。公文处理常见错误分析4. 4.越权使用文种。越权使用文种。超出本机关的权限

6、行文，如随意制定超出本机关的权限行文，如随意制定“条例条例”。实际上。实际上“条例条例”只只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的院办公厅发布的行政规范制定程序暂行条例行政规范制定程序暂行条例的规定，在行政机关公文中，的规定，在行政机关公文中，“条例条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：的行政

7、法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：中华人中华人民共和国城市道路管理条例民共和国城市道路管理条例。 基层单位制定有关规章制度时可用基层单位制定有关规章制度时可用“规定规定”或者用或者用“细则细则”、“办法办法”等应用文等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。种，并用转发或印发通知的形式发布。公文处理常见错误分析5. 5.降格使用文种。降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必直辖市人民政府发布重要行政规章，不

8、是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。然影响行文的权威和效力。公文处理常见错误分析1. 1.使用非标准版头。使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。2. 2.使用没有版头的白纸印发文件。使用没有版头的白纸印发文件。（三）版头使用中的常见错误公文处理常见错误分析1. 1.年号不全。年号不全。如：将如：将“20142014”省略为省略为“1414”。2. 2.括弧不对。括弧不对。国家机关公文格式国家机关公文格式

9、规定发文年度用方括弧规定发文年度用方括弧“”括入。错用成圆括入。错用成圆括弧括弧“（）（）”、六角括弧、六角括弧“”、方头括弧、方头括弧“【】【】”。3. 3.位置不当。位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将校字校字20142014第第号号错错为为20142014校字第校字第号号。4. 4.序号累赘。序号累赘。发文顺序号中多加了发文顺序号中多加了“0 0”变成变成“0 0”。5. 5.一文多字号。一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。（四）发文字号中的常见错误公文处理常见错误分析6. 6.一字

10、号多文。一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。用同一发文字号制作两份不同的文件。7. 7.跳号。跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。8. 8.字第搭配不当。字第搭配不当。正确的是正确的是“字字”在年号之前，在年号之前，“第第”在年号之后；前面用在年号之后；前面用“字字”，后面用后面用“第第”；前面无；前面无“字字”，后面就不应有，后面就不应有“第第”。常见的错误是：有。常见的错误是：有“字字”无无“第第”或有或有“第第”无无“字字”。但。但“字字”、“第第”均省去是正确用法，如：均省去是正确用法，如：委委20142014号。

11、号。9. 9.滥用滥用“发发”字。字。只有重要文件才采用只有重要文件才采用“发发”字样。字样。10.10.自制发文字号。自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。未按规定要求编制发文字号。公文处理常见错误分析1. 1.上行文未标注签发人姓名。上行文未标注签发人姓名。2. 2.下行文也标注了签发人姓名。下行文也标注了签发人姓名。3. 3.标注不规范。标注不规范。签发人标注位置位置不对；签发人标注的字体字号与发文字号的字签发人标注位置位置不对；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；体字号不一致；“签发人签发人”与签发者姓名之间未加冒号。与签发者姓名之间未加冒号。（五）签发人标注中的常见错误

12、公文处理常见错误分析1. 1.缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。“决议决议”、“决定决定”等文种的标题不等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决关于批准设立重庆直辖市的决定定”。2. 2.用发文字号代替文件名称。用发文字号代替文件名称。如：如：“关于关于字字20142014第第号文的批复号文的批复”，这类标，这类标

13、题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。（六）公文标题中的常见错误公文处理常见错误分析3. 3.文字累赘。文字累赘。如：如：人民政府关于认真贯彻落实人民政府关于认真贯彻落实政发政发 号文号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告告，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为关于春耕关于春耕播种情况的报告播种情况的报

14、告就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如关关于贯彻于贯彻通知的通知的通知通知的通知的通知，应为，应为关于贯彻关于贯彻通知的通知通知的通知；又如；又如关于请求解决关于请求解决的请示的请示，应为，应为关于解决关于解决的请示的请示，后面有请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。前面用请求就是多余的。公文处理常见错误分析4. 4.滥用标点符号。滥用标点符号。除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如规章名称用了书名号，如关于认真贯彻关于认

15、真贯彻决定决定的通知的通知、关于批转关于批转报告报告的通知的通知、关于关于请示请示的批复的批复，标题中加书名号是，标题中加书名号是错的。错的。5. 5.缺少文种。缺少文种。如如市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的误把被转发部门的“报告报告”当作本公文的文种，应在其后补上当作本公文的文种，应在其后补上“通知通知”这一文种。另这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：公司二公司二一四年重点一四年重点抓的八件实事抓的八件实事就缺少就缺少“决定决定”这

16、一文种。这一文种。公文处理常见错误分析6. 6.发文机关简称不规范。发文机关简称不规范。如：如：市计委二一四年工作计划市计委二一四年工作计划，“计委计委”容易引容易引起歧义，如果是起歧义，如果是“计划经济委员会计划经济委员会”应简称为应简称为“计经委计经委”，如果是，如果是“计划生育委员会计划生育委员会”应简称为应简称为“计生委计生委”。公文处理常见错误分析1. 1.缺主送机关。缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如纪要除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。等，主送机关一般放在文尾末页下端。2. 2.主送机关

17、表述不规范。主送机关表述不规范。未按规定的顺序排列；未用全称或规范化简称，如未按规定的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府市府”应为应为“市人民政府市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如意使用统称，如“市内各单位市内各单位”。（七）主送机关中的常见错误公文处理常见错误分析3. 3.多头主送。多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。其他机关，应当用抄送的形式

18、，但不得同时抄送下级机关。4. 4.主送个人。主送个人。公文不得主送领导者个人（若是领导交办事项，可直接交给领导本人）。公文不得主送领导者个人（若是领导交办事项，可直接交给领导本人）。5. 5.越级主送。越级主送。一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。关。公文处理常见错误分析1. 1.错别字。错别字。主要表现：（主要表现：（1 1）因粗心大意，将）因粗心大意，将“宏观宏观”错成错成“客观客观”，“拨款拨款”错成错成“拔款拔款”，“突击突击”错成错成“突出突出”；（；（2 2）因辨析不准，将）因辨析不准，将

19、“淡薄淡薄”错成错成“淡淡簿簿”，“渎职渎职”错成错成“赎职赎职”，“严厉严厉”错成错成“严励严励”（五笔、拼音输入法）（五笔、拼音输入法）2. 2.标点符号错误。标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用书名号与引号混用（八）正文中的常见错误公文处理常见错误分析3. 3.数字使用不规范。数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“2020世纪世纪9090年代年代”错成错成“二十世纪九十年代二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如应该用汉字的用了阿

20、拉伯数字，如“党的十四大党的十四大”错成错成“党的党的1414大大”。正文中的数字，。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。4. 4.随意简称。随意简称。如将如将“社会主义精神文明建设社会主义精神文明建设”简称为简称为“社精文建设社精文建设”，“高速公路公高速公路公司司”简称为简称为“高速公司高速公司”。公文处理常见错误分析5. 5.引文标注错误。引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标

21、题、发文字号的顺序引用。如未按所引用公文的发文时间、标题、发文字号的顺序引用。如“你你局局字字20142014第第号文件（关于号文件（关于的请示）收悉。的请示）收悉。”6. 6.随意使用字体字号。随意使用字体字号。7. 7.随意设定字距行距。随意设定字距行距。公文处理常见错误分析n 公文格式规定，公文格式规定，用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注页首加圆括号标注“此页无正文此页无正文”字样字样。n 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或发文机关署名、成文日期时，可当公文排版后所剩空白处不能容下印章或发文机关署名、成文

22、日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，以采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，务使印章与正文同处一面，不得采取标识不得采取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决的方法解决。 （九）无正文说明标识中的常见错误公文处理常见错误分析1. 1.有附件不标注。有附件不标注。2. 2.附件名未标全称。附件名未标全称。3. 3.标注不规范。标注不规范。“附件附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附附”字（正确的是标字（正确的是标“附件附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标

23、点符号。（十）附件标识中的常见错误公文处理常见错误分析1. 1.未标发文机关名称，用印章代替。未标发文机关名称，用印章代替。2. 2.发文机关未用全称或规范化简称。发文机关未用全称或规范化简称。3. 3.位置不当。位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下