第二章第六节会议礼仪

1、商务会议礼仪第六节会议 商务会议礼仪商务会议礼仪 知识点：知识点： 职业素质职业素质： 知识点知识点 掌握公司会议的工作流程 了解会议准备的内容 掌握会议座次安排的原则 了解商务谈的礼仪规范 职业素质职业素质 组织能力 策划能力 协调能力 沟通能力 任务任务公司会议公司会议商务谈判商务谈判 任务描述任务描述公司会议公司会议的工作流程会议的座次安排任务描述任务描述商务谈判 出席谈判的仪态仪表礼仪商务谈判的 座次安排 公司会议的工作流程安排公司会议的工作流程安排 工作会议的会前工作流程工作会议的会前工作流程工作会议的会中工作流程工作会议的会中工作流程工作会的会后工作流程工作会的会后工作流程 会务工

2、作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称 确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规 格布置会场 准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结会议文书的立卷归 档会议的宣传报道 会议准备

3、工作会议准备工作 指导会务工作的原指导会务工作的原则则 准备充分准备充分组织严密组织严密服务周到服务周到确保安全确保安全1、2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型” 构成构成, ,应根据会议的议题或主题应根据会议的议题或主题 来确定。来确定。 会前准备工作会前准备工作1、 确定会议主题与议题确定会议主题与议题 要有切实的依据；必须要结合本单位的要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要实际；要 有明确的目的。有明确的目的。4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，会议的最佳时间，要

4、考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格l 本着精简效能的原则本着精简效能的原则l 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。l 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、 确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等

5、。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、会务组、宣传组、 秘书组、文件组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。性质、议题、任务来确定与会人员。9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排

6、，会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。有时也考虑政治、经济、环境等因素。10、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信

7、式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 11、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证 会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

8、1212、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。开幕词和闭幕词、其他会议材料等。公司大小型会议中尊位及位次排序方法公司大小型会议中尊位及位次排序方法 小型会议的两种尊位及位次排序的方法小型会议的两种尊位及位次排序的方法 大型会议中主席台排座、发言者座席、大型会议中主席台排座、发言者座席、 主持人席位、群众席安排主持人席位、群众席安排 小型会议室小型会议室 椭圆形回字形椭圆形回字

9、形字型长方形字型长方形 中型会议室中型会议室 半圆型、课堂型。半圆型、课堂型。 大型会议室大型会议室 礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。 群 众 席 群 众 席10108 86 64 42 21 13 35 57 79 9主主 席席 台台尊位尊位发言席发言席群 众 席 会场的布置会场的布置 主席台主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排 横排法。

10、竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。会场内外的布置：会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、会标、会徽、台幕、标语、桌签、 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。花卉。 主方谈判的接待准备主方谈判的接待准备 （1）主座谈判的接待准备）主座谈判的接待准备 主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和客便，主应客求，

11、以获得客方的理解、信赖和尊重。尊重。 成立接待小组成立接待小组 成员由后勤保障成员由后勤保障(食宿方面食宿方面)、交通、通讯、医、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。有翻译。 了解客方基本情况，收集有关信息了解客方基本情况，收集有关信息 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预

12、购返程车船票或飞机票。迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。拟订接待方案拟订接待方案 根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待 计划和日程安排表。计划和日程安排表。 日程安排还要注意时间上紧凑日程安排还要注意时间上紧凑. . 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见， 待客方无异议确定以后，即可打印。待客方无异议确定以后，即可打印。 如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将安排表可在客方抵达后交由客方副

13、领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。其放在客方成员住房的桌上。 主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。的费用通常都是由其自理的。（2 2）主座谈判迎送工作）主座谈判迎送工作 主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。于客方到达指定地点迎候。 主方应主动到

14、机场、车站、码头迎接，在到达前主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前1515分分钟赶到。钟赶到。 对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。 迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。候寒暄。 如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前

15、穿过。车，避免从客人座前穿过。Nice to see you!（3 3）谈判室的布置与座次安排）谈判室的布置与座次安排 谈判室的选择与布置谈判室的选择与布置 小规模谈判还可在会客室，小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室，进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。再配一个休息室。谈判室布置以高雅、谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设室温适宜，

16、装饰陈设简洁、实用、美观。简洁、实用、美观。 谈判桌摆放及座次安排谈判桌摆放及座次安排 长方形或椭圆形长方形或椭圆形. .若谈判桌横放，则正面对若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背门为上座，应属于客方，背 面对门为下座，属于主方。面对门为下座，属于主方。若谈判桌竖放，则应以进若谈判桌竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。属客方，左侧为下，属主方。双方主谈人双方主谈人(首席代表首席代表)各在己方一边的中间各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而遵

17、循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。远地分别在主谈人两侧就坐。 会谈桌主方人员1客方人员523445321会谈桌客方人员1244213535门主方人员门 竖式竖式 横式横式 圆形圆形多边谈判一般采用圆形谈判桌多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图见图93)，国际惯例上称为，国际惯例上称为“圆圆桌会议桌会议”。何为圆桌会议？何为圆桌会议？所谓“圆桌会议”，是指一种平等、对话的协商会议形式。是一个与会者围圆桌而坐的会议。在举行国际或国内政治谈判时，为避免席次争执、表示参加各方地位平等起见，参加各方围圆桌而坐，或用方桌但仍摆成圆形。在国际会议的实践中，主席和各国代表的席位不分上下

18、尊卑，可避免其他排座方式出现一些代表席位居前、居中，另一些代表居后、居侧的矛盾，更好体现各国平等原则和协商精神。据说，这种会议形式来源于英国亚瑟王的传说。5世纪，英国国王亚瑟在与他的骑士们共商国是时，大家围坐在一张圆形的桌子周围，骑士和君主之间不排位次。圆桌会议由此得名。至今，在英国的温切斯特堡还保留着一张这样的圆桌。关于亚瑟王和圆桌骑士的传说虽然有着各种各样的版本，但圆桌会议的精神则延续下来。第一次世界大战之后，这种形式被国际会议广泛采用。直到今天“圆桌会议”已成为平等交流、意见开放的代名词，也是国家之间以及国家内部，一种重要的协商和讨论形式。 这是一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形

19、桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位 马蹄形马蹄形小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边其余人员分坐两边(见图见图94).13576421246753 译员译员 主宾主宾 译员译员 主人主人正门正门客方客方主方主方（4）客座谈判的礼仪）客座谈判的礼仪 “入乡随俗、客随主便入乡随俗、客随主便”， 对一些非原则性问

20、题采对一些非原则性问题采 取宽容的态度，以保证取宽容的态度，以保证 谈判的顺利进行。谈判的顺利进行。 明确告诉主方自己代表明确告诉主方自己代表 团的来意目的、成员人团的来意目的、成员人 数、成员组成、抵离的数、成员组成、抵离的 具体时间、航班车次、具体时间、航班车次、 食宿标准等等，以方便食宿标准等等，以方便 主方的接待安排。主方的接待安排。可与主方协商提出可与主方协商提出自己的参观访问、自己的参观访问、游览观光等活动要游览观光等活动要求，但应尊重主方求，但应尊重主方安排。安排。 谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加， 通常应在约定时间的通常应在约

21、定时间的5分钟之前到达约定地点。分钟之前到达约定地点。 到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。 对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示 感谢。感谢。 客座谈判有时也可视双方的情况，客座谈判有时也可视双方的情况， 除谈判的日程外，自行安排食宿、除谈判的日程外，自行安排食宿、 交通、访问、游览等活动。交通、访问、游览等活动。2. 2. 出席商务谈判的仪表仪态要求出席商务谈判的仪表仪态要求（1）整洁的仪容）整洁的仪容 仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、

22、面部和手部。面部和手部。 商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。男性男性 头发：发型简单大方，长短适当，头发：发型简单大方，长短适当， 干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型， 不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。 手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。整齐也是必要的。 面部：保持干净清爽，面部：保持干净清爽， 养成每

23、天上班前必剃养成每天上班前必剃 须的习惯，不准留胡子，须的习惯，不准留胡子， 也不能留大鬓角。也不能留大鬓角。谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物，洋葱、腐乳之类的食物，保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。 女性女性 出席商务谈判的女性，应选择出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。朴实素雅为佳

24、。 脸部应化淡雅的日妆，保持妆脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。不可过于浓烈。 女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油 美饰一下指甲，不宜涂抹彩色美饰一下指甲，不宜涂抹彩色 指甲油。指甲油。（2）规范的服饰）规范的服饰 男性：男性： 应穿深色应穿深色(蓝、黑、灰、棕蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，的三件套或两件套西装， 白色白色

25、(或与西装同色系或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，衬衣、打素色或条纹领带， 配深色袜子和黑色皮鞋。配深色袜子和黑色皮鞋。l除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。 在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、恤衫、 旅游鞋、旅游鞋、 凉鞋等休闲服装出席。凉鞋等休闲服装出席。 女性：女性： 端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者

26、的稳重、端庄，配上肉色的长筒或择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高连裤丝袜和黑色的高(中中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针一两件首饰或胸针(花花)、丝巾等。、丝巾等。 出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。(Yes)(No)（3）文明得体的言谈举止）文明得体的言谈举止 说话说话 商务谈判人员

27、要求说话表达准确，商务谈判人员要求说话表达准确， 口齿清晰，言词有礼，要多用敬语口齿清晰，言词有礼，要多用敬语 和谦语，尽量采用委婉的表达方式。和谦语，尽量采用委婉的表达方式。 商务谈判时，还要善于倾听对方的意商务谈判时，还要善于倾听对方的意 见，要求准确把握对方的意图。见，要求准确把握对方的意图。 说话速度不宜太快，说话速度不宜太快， 涉外谈判时，涉外谈判时，更应照顾到翻译的方便。更应照顾到翻译的方便。 说话的态度要友好、说话的态度要友好、和善，面带微笑，和善，面带微笑， 以有助于促使问题的解决。以有助于促使问题的解决。 举止举止 出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体： 站站 坐坐 走走 握手握手 谈判过程中的礼仪谈判过程中的礼仪商务谈判过程中，自始至终都商务谈判过程中，自