EXCEL经验技巧文章集1

1、EXCEL经验技巧文章集 学习园地收集整理 一、对重复数据中的值进行分类汇总的 5 种方法 假设您要建立一个其中每个帐户代码均可出现屡次的月度事务列表。在月末，您需要按帐户代码对数据进行组织和分类汇总。 执行此任务的方法至少有 5 种。以下是这 5 种方法的教程。 注释 例如数据集中的帐户号码在列 A 中，金额在列 B 中。数据区域是 A2:B100，数据目前未排序。 方法 1：使用创造性的 IF 语句和“选择性粘贴 步骤如下： 1、按帐户列 A对数据进行排序。 2、在列 C 中创立一个公式，以持续对每个帐户进行动态汇总。例如，在单元格 C2 中创立公式： =IF(A2=A1,C1+B2,B2

2、) 3、在列 D 中创立一个公式，以标识特定帐户的最后一个条目，例如，在单元格 D2 中创立公式： =IF(A2=A3,FALSE,TRUE) 4、将 C2:D2 中的公式向下复制到所有行中。 5、复制 C2:D100。在此区域仍处于选中状态时，单击“编辑菜单上的“选择性粘贴，单击“数值，然后单击“确定，将 C2:D100 中的公式改为数值。 6、按列 D 排序，降序排列。 7、对于在列 D 中值为 TRUE 的行，列 A 中是帐户号码的唯一列表，列 C 中是帐户的最终动态汇总。 优点 速度快。只需对写 IF 语句感觉敏锐。 缺点 还有更好的方法。 方法 2：使用“高级筛选获得唯一帐户列表 这

3、是一种获得唯一帐户号码列表的方法： 1、突出显示区域 A1:A100。 2、在“数据菜单上，指向“筛选，然后单击“高级筛选。 3、单击“将筛选结果复制到其他位置。 4、选中“选择不重复的记录复选框。 5、选择要在其中显示唯一列表的工作表空白局部。将此位置键入“复制到框中。 注释 单击“将筛选结果复制到其他位置之前，“复制到框显示为灰色。 6、单击“确定。唯一帐户号码将显示在输入的位置。 7、输入获得结果所需的所有进一步操作、数组公式等。 优点 比方法 1 快。无需排序。 缺点 此后所需输入的数组公式将使您头晕。 方法 3：使用“合并计算命令 此方法使用“合并计算命令，这有几项要求：帐户号码必须

4、在要汇总的数值字段的左侧。每列上方必须有标题。需要对其中包括左列中的帐户号码和顶部标题的单元格矩形块指定区域名称。在本例中，该区域为 A1:B100。 1、突出显示区域 A1:B100。 2、通过在名称框在编辑栏左侧中单击并键入 TotalMe 之类的名称，对此区域指定区域名称。也可以在“插入菜单上单击“名称。 3、将单元格指针置于工作表的空白局部。 4、在“数据菜单上，单击“合并计算。 5、在“引用位置框中，键入区域名称 (TotalMe)。 6、在“标志位置局部，选中“首行和“最左列。 7、单击“确定。 优点 无需排序。可用一系列键盘快捷键将其实现：Alt+D+N区域名称、ALT+T、AL

5、T+L、Enter。易于缩放。如果区域包括 12 个月份列，那么结果将是每月的汇总。 缺点 如果在同一工作表上再次使用“合并计算功能，那么需要通过使用 Delete 键从“所有引用位置中去除旧区域名称。帐户号码必须位于数值数据的左侧。这要比数据透视表稍慢，对于具有超过 10,000 个记录的数据集，这会变得很明显。 方法 4：使用“分类汇总命令 这是一种很棒的功能。但因为得出的数据处理起来很陌生，所以与“合并计算相比，您可能不常使用此功能。 1、按列 A 排序，降序排列。 2、选择数据区域内的任一单元格。 3、在“数据菜单上，单击“分类汇总。 4、默认情况下，Excel 支持对最后一列数据的分

6、类汇总。这在此例中有效，但您往往必须在“选定汇总项列表中滚动才能选择正确的字段。 5、单击“确定。Excel 将在每当更改帐户号码时插入一个新行，并进行分类汇总。 添加汇总后，您将看到小按钮“1、“2和“3显示在名称框下，单击“2只查看每个帐户其中有汇总的一行。单击“3查看所有行。 优点 很棒的功能。极适于打印有汇总和每节后都有汇总的报告。 缺点 必须先对数据进行排序。对于大量数据，这可能会很慢。必须使用“定位命令“编辑菜单，然后单击“定位条件才能只选择可见的单元格，将汇总移动到其他位置。必须使用“分类汇总命令“数据菜单，然后单击“全部删除才能恢复原始数据。 方法 5：使用“数据透视表 “数据

7、透视表是所有解决方案中最全面的。不必对数据进行排序。数值列可位于帐户号码的左侧或右侧。可轻易使帐户号码向下或跨页排列。 1、选择数据区域内的任一单元格。 2、在“数据菜单上，单击“数据透视表和数据透视图。 3、单击“下一步接受步骤 1 中的默认设置。 4、确保步骤 2 中的数据区域是正确的通常是正确的，然后单击“下一步。 6、单击步骤 3 中的“布局按钮。Excel 97 用户会自动转到“布局作为步骤 3。 7、在“布局对话框中，将“帐户按钮从右侧拖放到“行区域。 8、将“金额按钮从右侧拖放到“数据区域。 9、单击“确定。Excel 97 用户单击“下一步。 10、指定是要将结果放在新工作表中

8、还是放在现有工作表的特定局部内，然后单击“完成。 优点 快速、灵活、强大。即使对于大量数据也很快。 缺点 有些令人望而却步。 二、通过使用条件格式查找重复数据 可通过使用条件格式和 COUNTIF 函数在一系列数据中查找重复数据。下面是如何使其奏效的详细信息。 设置首个条件格式公式 我将从对第一个数据单元格设置条件格式入手，稍后将对整个区域复制此条件格式。 在我的例如中，单元格 A1 包含的是列标题发票，所以我将选中单元格 A2，然后单击“格式菜单上的“条件格式。将翻开“条件格式对话框。第一个框中包含的是文本“单元格数值。如果单击此框旁边的箭头，那么可以选择“公式。 单击“公式后，对话框会变样

9、。现在显示的不是“介于x 与 y，而是一个公式框。此公式框的强大令人难以置信。可用其输入任何想到的公式，只要公式的计算结果为 TRUE 或 FALSE。 在本例中，我们需要使用 COUNTIF 公式，要键入此框的公式为： =COUNTIF(A:A,A2)1 此公式的含义是：彻底查看列 A 的整个区域。计算此区域内有多少单元格的值与单元格 A2 相同。然后进行比照以确定该计数是否大于 1。 没有重复数据时，计数将始终为 1；因为单元格 A2 在该区域内，所以我们将在列 A 中恰好找到一个包含的值与 A2 相同的单元格。 注释 在此公式中，A2 代表当前单元格 也就是正在对其设置条件格式的单元格。

10、所以，如果数据位于列 E 中，而且您正在单元格 E5 中设置首个条件格式，那么此公式将是 =COUNTIF(E:E,E5)1。 选择突出显示重复条目的颜色 现在是选择令人生厌的也就是显而易见的格式，以标识找到的重复数据的时候了。在“条件格式对话框中，单击“格式按钮。 单击“图案选项卡，然后单击一种鲜艳的色样，如红色或黄色。然后单击“确定以关闭“单元格格式对话框。 您将在预览框中看到选定的格式，单击“确定以关闭“条件格式对话框，然后 没有任何反响。哇。如果这是第一次设置条件格式，那么此时得到其已奏效的反响将是非常令人愉快的。但是，除非运气很好，单元格 A2 中的数据与某个其他单元格中的数据是重复

11、的，否那么条件将为 FALSE 并且不会应用格式。 将条件格式复制到其余的单元格中 需要将条件格式从单元格 A2 向下复制到区域内的其他单元格中。让光标仍在 A2 中，单击“编辑菜单上的“复制。按 Ctrl+空格键以选择整列。然后单击“编辑菜单上的“选择性粘贴。在“选择性粘贴对话框中，单击“格式，然后单击“确定。 这会将条件格式复制到该列中的所有单元格内。现在终于可以看到某些单元格带有彩色填充格式了，这说明有重复的数据。 转到单元格 A3 并查看其条件格式从 A2 将其复制过来之后可以得到一些信息。选择单元格 A3 并单击“格式菜单上的“条件格式。“公式框中的公式已变为计算单元格 A3 中的数

12、据出现在列 A 中的次数。 可对最多 65536 个单元格应用条件格式，其中每个单元格都将当前单元格与 65535 个其他单元格相比拟。从技术角度来看，第一步中的公式也可能是 =COUNTIF($A$2:$A$1751,A2)1。 此外，将条件格式复制到整列中时，您可能只选择了其中包含使用“选择性粘贴命令之前的数据的单元格。 只突出显示重复数据的第二个实例 前面的解决方案假定您要突出显示两个重复的发票号，以人工方式判断要删除或纠正的号码。如果不想标记出现的第一处重复数据，那么可以将公式改为： =COUNTIF($A$2:$A2,A2)1 注释 按所示的公式输入美元符号是很重要的。 在此公式的第

13、一个参数中，只有对数据区域的第二个单元格的引用会随其向下复制的过程而变化。这意味着在查找重复条目时，此公式将只对从当前单元格向上直到数据区域第一个单元格的单元格进行比拟。 对数据进行排序 实际上不能根据条件格式对某列进行排序。如果要对数据进行排序，以使重复数据位于同一区域，请按照以下步骤操作： 首先，在单元格 B1 中键入标题重复，然后将下面的公式键入 B2 中： =COUNTIF(A:A,A2)1 让光标在单元格 B2 中，双击自动填充控点单元格右下角的小方块，将此公式在列中一直向下复制。 现在可以先按列 B降序然后按列 A升序对各列进行排序了，以在区域顶部显示重复的发票号。 三、将数字转换

14、为文本的 3 种方法 有轻易将现有数字设置为文本格式的方法吗？下面是此常见问题的 3 种答案。 1、使用“设置单元格格式对话框 假设电子表格中有一列数字。可使用“格式“单元格“数字“文本命令将此列设置为文本格式。 2、使用 TEXT 函数 另一方法是使用 TEXT 函数，此函数可以将数值转换为特定数字格式的文本。对于此例，假定单元格 A2:A100 中有数字。要将其转换成文本，可执行以下操作。 插入临时空列 B。 在单元格 B2 中，输入此公式： =TEXT(A2,0) 将 B2 中的公式向下填充到 B3:B100。 需要将公式改为数值才能将其变成文本。突出显示单元格 B2:B100。 使用

15、Ctrl+C 进行复制，然后单击“编辑“选择性粘贴“数值“确定。 列 B 中的条目现在将变成列 A 中数字的文本版本。 将列 B 复制回到列 A 中。 删除临时列 B。 此技术的关键是 =TEXT() 函数。此函数中的第二个参数描述在转换成文本之前如何设置数字的格式。可能需要根据数字对此进行调整。例如： =TEXT(123.25,0) 的结果将是 123。 =TEXT(123.25,0.0) 的结果将是 123.3。 =TEXT(123.25,0.00) 的结果将是 123.25。 假设要只保存已输入的小数，请使用 =TEXT(A2,General)。 此函数也极适于将日期转换成格式化的日期。

16、如果某个单元格的值为 5/29/2003，那么使用 =TEXT(A2,d mmmm, yyyy) 将得到 29 May 2003。 3、使用“文本分列向导 第 3 种方法是突出显示数字列，然后使用“数据“分列命令。在向导的第 1 页中，选择适当的文件类型这将很可能是“分隔符号。在第 2 页中，删除所有可能使数据保持在一列内的列分隔符。在第 3 页中，单击“列数据格式下的“文本以说明此列是文本。 提示 完成此向导后，可能会在一个或更多单元格中看到称为错误指示器的小三角形。如果感觉这些三角形令人分心，那么可以选择此列，然后通过仅删除一个三角形将其全部删除。 四、揪出Excel 2000的符号栏 在

17、OFFICE2000的安装时，有个微软拼音2.0，安装微软拼音的时候会提示你是否安装“特殊符号输入，一般选择“是在Excel 2000里就有了符号栏，有时安装后就是找不到那个符号栏。怎么办呢？让帮你揪出Excel 2000的符号栏 关于这个问题，我也思考了很长时间，在不同电脑的XP下装完全了OFFICE 2000，并且在装之前，之后，以及装完特殊符号输入以后的3个注册表进行了比拟，因为装完特殊符号输入后EXCEL会有符号栏出现结果发现注册表变化的地方太多，装OFFICE 2000的前后注册表共：删除主键:6、添加主键:11811、修改键值:60、删除键值:135、添加键值:15748，总计:2

18、7760处变动，虽说对不是针对你提出来的这个问题的比拟，但对于卸载后彻底去除OFFICE留在注册表里的垃圾约癘FFICE出现问题后的修复有很大作用，不过手动去做这些是没有什么意义的。除非通过工具软件。 下面还是说说本贴的问题，通过对装特殊符号输入法前后注册表的比拟看到共有141处变动，本想就费点事情提取这些改动用来解决这个问题。可又发现在几台电脑上以及不同系统下比拟的结果变化不太相同，同时到EXCEL中看结果，却发现一台2000和一台XP机器中的装完特殊符号输入法后就有符号栏了，可是在第3台电脑的XP下装完特殊符号输入法后居然和你的情况一样，EXCEL中居然没有特殊符号栏也没有特殊符号的插入。

19、呵呵，看来没有什么是不可能的，你说的现象确实出现了。 那么怎么解决呢？难道真要提取那141处注册表的改变？当然提取的时候可能没有这么多，因为一个主键下面通常有很多键值，提取主键就可以了。呵呵，幸亏我嫌太麻烦，所以暂时没这么做。先看看我如下的做法能不能帮到你，我是这么搞好的。 和你的情况一样，装完一边特殊符号输入法后再装就没有它的选择项了，但是装完后在桌面上会有一个：“微软拼音及其它组件的快捷方式，一般都是直接删除了，如果想恢复的话，还是照原来的安装，什么都不装，结束后就会出来了。这次我运行了它。 过程如下： 然后我再进EXCEL发现久违的插入特殊符号有了，工具栏里也有了符号栏的选项。 接着对符

20、号栏出现的前后的注册表做了比拟，结果也有293出之多的改动。不过有几处是最关键的，如： HKEY_USERSS-1-5-21-1390067357-1957994488-725345543-1003SoftwareMicrosoftOfficeCommonSymbolInputCurrentSymbols: ，。、；：？！“?【￥ HKEY_USERSS-1-5-21-1390067357-1957994488-725345543-1003SoftwareMicrosoftOfficeCommonAssistantAsstfile: E:Program FilesMicrosoft Offic

21、eOfficeclippit.acs 我的OFFICE 2000装在E盘 呵呵，符号栏的内容居然就在注册表里，当然还有几处是修改菜单的，不过二进制代码值太多就不贴出来了。 五、使用Excel进行炒股 你是不是经常奔跑于各大证券机构或者购置证券类报纸，然后从一大堆数据中查询你最关心的几种股票呢？其实，你只需要在电脑上安装Excel便可查询并分析你所关心的股票，是不是感觉很新奇？下面我们就来看看具体的实现过程吧！ 1、获取股票查询的链接地址 1. 能够提供股票行情查询的网站有很多，我们这里以“搜狐股票查询页面为例进行介绍。在IE地址栏中输入“即可翻开“多股行情搜狐股票页面。 2. 在“股票行情查询

22、文本框中输入欲查询的股票代号并以逗号隔开。例如要查找中国石化、华能国际、宝钢股份以及中国联通这四支股票，那么分别输入“600028,600011,600019,600050，最后单击“查按钮即可在翻开的页面中看到查询的结果。 3. 我们将搜索结果的页面地址复制到剪贴板中以备后面使用。 2、新建Web查询 1. 运行Excel，合并第1行和第2行，然后在其中输入“我的股票查询，接着设置适宜的字体、大小、颜色以及位置。 2. 选中A3单元格，然后依次选择“数据导入外部数据新建Web查询菜单命令。 3. 在“新建Web查询界面的“地址栏中输入我们前面获得的查询链接地址。 4. 单击“转到按钮，这时我

23、们会看到刚刚的股票搜索结果页面出现在该界面中，不同的是在窗口左侧出现了许多含有黑色箭头的黄色小方框，当将鼠标指向其中的一个方框并单击时，方框颜色将变为绿色并且箭头将变成“，我们这里只需选中并单击含有股票数据的方框即可如图1。 图1 “新建Web查询界面 5. 单击“导入按钮，此时会出现“导入数据界面如图2，在此将获得的Web数据放置到“现有工作表或者“新建工作表中，在此我们选中现有的工作表。 图2 “导入数据界面缑 6. 当单击“确定后将会出现正在导入数据的提示，不一会便可在Excel中看到几种股票的查询结果。为了让Excel中的数据能及时的获得更新，因此我们需要选中导入的Web数据并单击鼠标

24、右键，然后选择“数据区域属性命令。 7. 在翻开的“外部数据区域属性界面中勾选“刷新频率复选框，然后将刷新频率设置为“30分钟。为了能在翻开工作表时就看到最新的Web数据，我们需要勾选“翻开工作簿时，自动刷新复选框，最后单击“确定按钮即可如图3。 图3 “外部数据区域属性界面 编辑提示：如果要立即刷新数据，那么只要在右键菜单中选择“刷新数据命令即可。 3、用图表分析表格数据 1. 在表格中选中“股票名称、“涨跌额和“涨跌幅下的数据，然后单击工具栏上的“图表向导按钮，此时将翻开“图表向导对话框如图4。 图4 “图表向导对话框 2. 在“标准类型选项卡的“图表类型列表中选择股票经常使用的“折线图，

25、然后在“子图表类型列表中选择“数据点折线图。 3. 单击“下一步按钮，在接着出现的对话框中选择“系列选项卡，然后选中“系列栏下的“系列1，我们看到其值为G4：G7中的数据，此数据为“涨跌额中的数据，因此我们在将“名称设置为“涨跌额，然后选中“系列2，接着将其名称改为“涨跌幅。 4. 单击“下一步按钮，我们在“图表标题下输入图表分析的标题，例如“股票分析、“分类X轴及“分类Y轴分别输入“股票名称以及“涨跌额/幅如图5。 图5 图表选项设置对话框 编辑提示：如果要添加网格线，那么选择“网格线选项卡，然后勾选所要添加的网络线即可。 5. 单击“下一步按钮，我们选中“作为其中的对象插入项，最后单击“完

26、成按钮即可看到所制作的股票分析图表如图6。 图6 股票分析图表对话框 编辑提示：只要表格中的数据变化，图表也跟着变化，因此不用担忧因表格中的数据被更新而所制作的图表不跟着变化！ 六、用Excel在教案中处理特殊文字 Excel是教学中常用的一款软件，也是一款非常很出色的软件，能进行多种函数计算，帮助老师进行多种数学教学，其实Excel不仅是教学时的行家，也是文字处理的行家。不要只以为Word能处理教案，Excel也同样可以。你也许从不用Excel编写教案，或进行文字教学，但你肯定在Excel工作表中遇到过一些文字处理的情况，因此，如何将文字内容安排妥当，是一个非常重要的工作，在进行教案处理时，

27、要注意以下几点。 1、教案内容强行换行 在同一单元格内，有些教案内容或条列式内容必须强行换行才能对齐。具体的操作方法是将光标移到需要换行的位置上，同时按下“Alt+Enter组合键。 2、数字上下标的输入 在单元格内输入数字，如带上标或下标的字符数学教学中经常遇到，具体的操作步骤是：首先，按文本方式输入教学数字，然后，用鼠标在编辑栏中选定要设为上标或下标的字符，选中“格式菜单的“单元格命令，产生“单元格格式对话框，在“字体标签中选中“上标对话框如图1所示，最后单击确定按钮。即可完成教学中的上标设置。 图一 3、教案自动换行 当一个单元格的教案内容超过所设定的列宽时，可以要求其自动换行。具体操作

28、方法是，选中欲设定自动换行的教案单元格，选择“格式菜单的单元格命令，在“单元格格式对话框中选择“对齐标签，确认“自动换行对话框后如图2所示，单击确定按钮即可。 图二 4、教案中的文字旋转 工作表有时需要直排或旋转教案内容的方向。具体操作方法是在“单元格格式对话框中选择“对齐标签，再在“方向框中选中所要的格式如图3所示。 图三 5、教案中数字的输入 教案中的数字都需要当成文本输入。常见的方法有两种：一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等号，并在数字前后加上双引号。 学会了这些方法，你也可以在Excel中轻松编写教案了。 七、Shift键轻松把Excel表格转换为图片 很多报纸和杂志都介

29、绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件菜单，原来的“关闭菜单项就会变成“全部关闭。最近笔者发现，如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片和“粘贴图片。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下： 首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑复制图片命令，接着弹出“复制图片窗口如下图，选择“图片单项选择项后点击“确定按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴命令即可或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片命令。我们还可以将其在Word中进行粘贴。

30、 另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果单项选择项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。 八、巧用Excel实现乘法口决自动出题 小外甥刚刚学完乘法口诀，整天拉着我，要我出题考他，开始倒没什么，但不断地重复这些题，还真有点烦呢！有没有方法能实现自动出题、自动判断呢？要编程吗？不，用Excel就行了！ 1、自动出题 用Excel自动出题，就能实现自动出题、自动更新题目的目的。具体操作方法也非常简单。为了便于管理，先建立一个名称为乘法的文件夹，在这个文件夹里新建一个名称为出题的Excel文件(如图1所示)。A列、C列的函数公式是：“=INT(RAND()*(9-1)+1)。

31、公式意义是随机返回一个 1至9的整数，每次翻开或关闭此文件，都会重新随机产生新的整数。 此文件使用方法也很简单：主要就是翻开再关闭文件，关闭时出现“文件出题.xls已被修改，是否保存其修改的内容？提示框，单击是按钮即可。 2、自动判断 用Excel自动判断，就可以根据输入的数值，自动判断结果的正误。具体操作方法也非常简单。在乘法文件夹里再新建一个名称为练习的Excel文件(如图2所示)。 1. 在文件中，第1行、B列、D列输入文字即可。 2. A2单元格的函数公式是“=F:乘法出题.xlsSheet1!$A$1。其实我们想实现的是练习文件的A2单元格等于出题文件A1单元格的内容，如果直接打公式

32、可能比拟麻烦，使用鼠标操作即可。同时翻开出题和练习这两文件，先选中练习的A2单元格，按编辑公式栏的“=，再切换到出题文件，选中A1单元格即可。其中公式里的“F:乘法出题.xlsSheet1!表示的就是一个相对引用，会根据文件的存放位置自动变化，这里表示刚刚建立的乘法文件夹是在F盘的根目录。根据相同的方法做完A列的A2至A11和C列的C2至C11单元格公式。 3. E列由练习人自己根据题目填写答案。 4. F2单元格的公式是“=IF(ISBLANK(E2),此题还没做!,IF(E2=(A2*C2),)。用ISBLANK判断做题人是否答题如果E2单元格是空白单元格，就判定为没有答题；否那么就判定为

33、已经答题，没有答题就显示“此题还没做！；已经答题的，就用IF进行判断答案是否正确，如果答案正确就显示“，答案错误就显示“，F3到F11单元格的公式使用填充柄向下拉即可。 此文件使用方法也很简单：翻开文件，会出现“当前所要翻开的文档含有到其他文档的链接，是否要使用其他工作簿中的改动更新当前工作簿？提示框，选择 是按钮即可以开始答题。需要变换题目时，翻开出题文件，保存后关闭，即可重新开始。为了使练习文件里的E列不留下答题的痕迹，可以将此文件设置为只读或关闭此文件时，不要保存，使得E列保持空白。 做完了这些工作后，就让小外甥用电脑练习乘法口诀，我在旁边喝茶休息就行了，不用再为这事烦恼了。 九、让Ex

34、cel报账 许多人经常要用Excel来统计一些数据，统计完成后还要对数据进行校对，但是这么多数据怎样才能不出过失地进行校对呢？其实我们可以用一下Excel自带的“文本到语音功能，让软件通过发声自动给你报账。 翻开Excel，点击“工具语音显示文本到语音工具栏，由于这个功能在安装Excel的时候不是默认安装的，所以在第一次使用时会提示插入Office 安装光盘来安装这个功能。 安装完成后翻开“文本到语音工具栏，先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行还是“按列来进行朗读，设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格按钮就可以了。在朗读的时候被朗读到的单元格会以

35、选中状态显示，而且还可以流利地朗读中文，英文是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确图1。 该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对，只要点击一下工具栏最右面的 “按回车开始朗读 按钮，使其为选中状态，这样在完成一个单元格的输入后按回车，Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。 一般朗读默认的是男声的，如果你听腻了，可以通过系统里的设置把男声改为女声，翻开控制面板中的“语音项，在里面的“语音选择来选择一下语音，然后点击下面的“预览声音就可以听效果了，而且还可以设置语音的朗读速度，完成后点击“确定按钮就可以了。 十、修复受损 Excel 文件的法宝 或许你经常遇到这样

36、的头疼事：突然断电造成你的Excel文件数据丧失；由于病毒的侵蚀，你再也无法翻开一个保存着重要资料的Excel文件；由于无法预知的错误，你想翻开的文件成了一堆“乱码。数据的丧失是不可挽回的，怎么办？试一试Excel Re-covery，或许它会给你一个意想不到的惊喜。 “小救星能帮你恢复什么？ Excel Recovery以下简称ER是一个专门修复Excel电子表格数据的文件，笔者手中的是1.0版。别看它身材短小，功能却是非常强大。首先，它支持Excel 97、Excel95以及Excel 5.0等多达5种格式的Excel文件，能将损坏的表格单元数据包括文本、数字、公式值等一一恢复。其次，它能

37、够修补受损的多重分页文件结构。另外，它使用非常方便，ER和Excel 97做到了无缝链接，就像两者合为一体一样，你中有我，我中有你。值得一提的是，它支持多种常见的平台：Windows 95/ 98/ NT。 怎样拥有“小救星？ ER安装和使用均非常简单，只要双击该自解压文件，一路回车即可。在启动Microsoft Excel 97之后，你会发现在菜单“文件下多了一项“Recover，单击这个选项，在弹出的文件选择对话框中选择你想进行修复的Excel文件在以前，这些文件可是被判了“死刑，通常情况下是无法翻开的；再单击对话框旁边的“Recover按钮，ER就开始对受损的数据进行修复。在修复过程中，

38、ER会在窗口的底部给出时间状态提示，文件的修复时间是和文件本身大小以及受损程度有关的当然也与你的机器配置也有一丁点儿的关系。修复完成后，你只需将修复好的文件进行保存，一切就大功告成了。当然，如果你想得到完美的修复效果，ER建议你最好在保存之前动手检查一下，尽管在绝大多数情况下是多余的。 不仅仅是修复文件，ER也给使用Excel 95的朋友提供了一个小小的功能：在Excel 95中选择“Recover能起到浏览Excel 97文件格式的作用。 你该注意什么？ 任何一个软件都不是万能的，ER也不例外。对于有些受损的数据或文件，也只能“听天由命了。ER不能修复的内容包括： 1、无法修复表格单元中的“

39、公式表达式。 2、无法修复表格内嵌的VB模板、图表等。 3、无法修复有口令保护的Excel文件在以后的版本中会加以改良。 十一、保护工作表 辛辛苦苦地设计了一个数据库或者报表，却被别人无意识地搞乱了，是不是很恼火？如果是私人文件还好，只要设个密码就可以了，偏偏这是要别人往里面填数据或者是要给大家参考的，往往由于他人的“不小心，而导致自己要重做整个表格，这种事情不知道大家遇到没有，我可是经常遇到，辛苦加班加点用了好久才设计好的表格，因为没做好防护措施，致使前功尽弃，哎，经过数次消灭性的打击，本人终于总结出一套方法。 有幸看到此篇文章的朋友你有福了，不用像我那么惨，言归正传。 为了防止别人无意改动

40、表格的内容尤其是一些复杂的计算公式，我们必须把这些单元格设成“只读！具体操作步骤如下： 按ctrl+A选中全部工作表，单击鼠标右键,设置单元格格式,将保护标签中的锁定和隐藏复选框去除，然后按ctrl+G定位公式，单击鼠标右键,设置单元格格式,将保护标签中的锁定和隐藏复选框勾选，对该工作表设置保护。此时，锁定的单元格是只读的，刚刚已被去除锁定复选框的单元格那么可以正常输入。但是你必须对工作表或工作簿实施保护后,你的保护和隐藏才有效。注意：初学的同志一定要注意这个问题，像菜鸟我就是因为忘记设置保护而将重要公式屡次被人篡改，还以为是微软的BUG，晕倒要保护工作表,可按以下选择：工具保护保护工作表选择

41、密码，重复输入相同密码，这样，以后要进入这个工作表，只要输入密码即可。 如果你用的是XP以上版本，还有个小功能。在执行到保护工作表这一步骤时，将选定锁定单元格前的对勾去掉后，被保护的内容，鼠标将无法点击进去。利用这一特点还可以实现一些特殊的功能。 怎么样，够简单吧。你学会了吗？欢送常来本站呀。 十二、在Excel 2003中共享工作簿 总公司每个月的销售统计工作是办公室人员最头痛的事，通常都是由销售部把销售情况录入到Excel的工作表中，然后再传回公司，由办公室将这些工作表拷贝到一个工作簿中，最后进行集中处理。由于公司要求在每月一号会议上拿出上月的销售统计表，而销售部却要在每月的最后一天下午下

42、班后才能把本月的销售情况上传，其实办公室只有一晚上的时间来进行汇总、统计。考虑到办公室人员在一晚上很难将统计表做好，公司宣布每个销售点的主管在月末那一天到总公司协助办公室进行统计。但是，统计汇总的表格只能一个人进行，人多了也是站着看。其实，我们可以利用Excel 2003的共享工作簿功能来协同办公 在“工具菜单中单击“共享工作簿命令，然后选择“编辑 选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并复选框，在“高级选项卡中可以对“自动更新间隔、“用户间修订冲突解决方法以及“个人视图属性等进行设置，在通常情况下，“高级选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定即可。出现提示时，保存

43、工作簿。在“文件菜单中单击“另存为，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店、 “二分店等。 提示 这时标题栏中的文件名后会多出“共享两字，表示共享工作簿设置成功。 在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具保护允许用户编辑区域，在翻开的窗口中单击“新建按钮，进入新区域对话框如图。在“新区域窗体的“标题框中输入用户名，单击“引用单元格输入框右侧的按钮，按“Ctrl+A组合键，就可以使全表区域引用“=1:65536进入输入框。在“区域密码框中输入密码，按“确定弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编

44、辑区域对话框，最后单击“确定按钮。不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。 如果同一工作表中的不同局部如某些行或列也需要指定不同的用户，只须在“允许用户编辑区域对话框中单击“新建按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。 单击“工具保护保护工作表菜单命令，翻开“保护工作表对话框，在 “取消工作表保护时使用的密码框内输入密码，然后单击“确定即可。 如果不进行这步操作，那么任何用户都可以翻开“允许用户编辑区域对话框，从而取消或更改刚刚已经设置好的编辑区域。如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就要分别设置，以保护各个工作表。另外，这步操作必须在设置工作簿共享

45、之前进行。 各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护依次选择“工具保护撤消工作表保护菜单命令，输入密码后即可在自己拥有权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。 这时，各个部门只要进入该共享文件夹，翻开名为共享的Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改良度。可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示共享工作簿对话框“工具菜单的“共享工作簿命令，“编辑选项卡中将列出当前翻开该工作簿的所有用户。请使用“高级选项卡的“更新区域来获取定期更新可根据需要

46、选择更新频率。 提示 只能看到用户已保存的更改；Excel 不会显示用户尚未保存的更改。在工作簿共享之后，Excel中的某些设置就无法更改了。 十三、ExcelXP受损文件急救六招 ExcelXP受损文件急救六招小心、小心、再小心，但还是防止不了ExcelXP文件被损坏，那你是将受损文件弃之不顾呢，还是想方法急救呢？如果属于后一种类型的话，你将从下面的内容中得到惊喜。 1、转换格式法 这种方法就是将受损的ExcelXP工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式；一般情况下，大家要是可以翻开受损ExcelXP文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话，那么笔者建议大家首先尝试这种方法，来将

47、受损的ExcelXP工作簿转换为SYLK格式来保存，通过这种方法可筛选出文档中的损坏局部。 2、直接修复法 最新版本的ExcelXP具有直接修复受损文件的功能，大家可以利用ExcelXP新增的“翻开并修复命令，来直接检查并修复ExcelXP文件中的错误，只要单击该命令，ExcelXP就会翻开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法翻开受损文件的情况。 3、偷梁换柱法 遇到无法翻开受损ExcelXP文件时，大家可以尝试使用Word程序来翻开Excel文件，这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的，它通常适用于ExcelXP文件头没有损坏的情况

48、，下面是具体的操作步骤： 1运行Word程序，在出现的文件翻开对话框中选择需要翻开的Excel文件； 2要是首次运用Word程序翻开ExcelXP文件的话，大家可能会看到“Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？的提示信息，此时大家可插入Microsoft Office安装盘，来完成该功能的安装任务； 3接着Word程序会提示大家，是选择整个工作簿还是某个工作表，大家可以根据要恢复的文件的类型来选择； 4一旦将受损文件翻开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格/“转换/“表格转换成文字命令； 5在随后出现的

49、对话框中选择制表符为文字分隔符，来将表格内容转为文本内容； 6在Word菜单栏中依次执行“文件/“另存为命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件； 7运行ExcelXP程序，来执行“文件/“翻开命令，在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件或“所有文件，这样就能翻开刚保存的文本文件了； 8随后大家会看到一个文本导入向导设置框，大家只要根据提示就能顺利翻开该文件，这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有局部文字、数字格式丧失了。 4、自动修复法 倘假设ExcelXP程序运行出现故障而导致文件受损的话，大家就可以使用这种修复方法了。一旦

50、在编辑文件的过程中，ExcelXP程序停止响应的话，大家可以强制关闭程序；要是由于突然断电导致文件受损的话，大家可以重新启动计算机并运行ExcelXP，这样ExcelXP会自动弹出“文档恢复窗口，并在该窗口中列出了程序发生意外原因时ExcelXP 已自动恢复的所有文件。大家可以用鼠标选择每个要保存的文件，并单击指定文件名旁的箭头，再按下面的步骤来操作文件： 1想要重新编辑受损的文件的话，可以直接单击“翻开命令来编辑； 2想要将受损文件保存的话，可以单击“另存为，在出现的文件保存对话框中输入文件的具体名称；程序在缺省状态下，将文件保存在以前的文件夹中； 3想要查看文件受损修复信息的话，可以直接单

51、击“显示修复命令； 4完成了对所有要保存的文件相关操作后，大家可以单击“文档恢复任务窗格中的“关闭按钮； ExcelXP程序在缺省状态下是不会启用自动修复功能的，因此大家希望ExcelXP在发生以外情况下能自动恢复文件的话，还必须按照下面的步骤来翻开自动恢复功能： 1在菜单栏中依次执行“工具/“选项命令，来翻开选项设置框； 2在该设置框中单击“保存标签，并在随后翻开的标签页面中将“禁用自动恢复复选框取消； 3选中该标签页面中的“保存自动恢复信息，每隔X分钟复选项，并输入指定Excel程序保存自动恢复文件的频率； 4完成设置后，单击“确定按钮退出设置对话框。 5、手工修复法 倘假设按照自动修复的

52、方法，不能成功翻开受损文件的话，大家还可以尝试用手动的方法来将受损文件翻开； 1在菜单栏中依次执行“文件/“翻开命令，翻开文件选择对话框； 2利用“查找范围框，定位并翻开包含自动恢复文件的文件夹； 3要是大家不知道受损文件保存的位置的话，可以查看“自动恢复文件保存位置框中的路径，该文件夹其实就是ExcelXP保存自动恢复文件的文件夹； 4接着在“文件类型选择对话框中，选中“所有文件*.*选项，并在文件列表中选择要恢复的文件； 5单击“翻开按钮，翻开需要修复的文件。 6、工具修复法 要是上面的几种方法都不能使大家如愿修复文件的话，还可以借助专用工具来修复受损软件，其中的“ExcelRecover

53、y工具可以专门用来修复受损的ExcelXP文件。 1到 下载ExcelRecovery程序，其文件大小为790kB； 2对ExcelRecovery程序执行安装操作，安装结束后该软件自动将Excel修复程序加到Excel软件中，同时在“文件菜单下会多出一项“Recovery命令，可通过该项翻开需修复的Excel文件； 3运行ExcelXP程序，并在菜单栏中依次执行“文件/“Recovery命令； 4在随后出现的ExcelRecovery对话框中，选中要修复的受损文件； 5再单击其中的“Recover按钮，ExcelRecovery程序就能自动以修复方式翻开文件了； 6大家可以对翻开后的文件进行

54、一些编辑操作，例如删除掉一些多余或已损坏的信息，然后以新的文件名重新保存。 十四、教你用好Excel中的各种序号 1、自动输入序号 在Excel中制作表格经常需要输入序号，但是在实际的应用中，序号的种类有很多，有些还需要用特殊符号来表示，甚至是自动输入和调整序号，下面就来介绍几个关于序号的小技巧。 2、快速输入序号 在Excel中我们可以快速的输入一些常用的序号，如一、二甲、乙一月、二月 先输入序号的开头二个，接着选中这二个序号所在的单元格，把鼠标移到第二个序号的右下角会发现鼠标指针呈十字状形状，这时按住鼠标左键拖拽到输入序号的最后一个单元格，松开鼠标就会发现序号已经自动输入了如图1。 图1

55、3、自定义特殊序号 如果想让一些特殊的序号也能像上面一样进行自动填充的话，那可以把这些特殊序号参加到自定义序列中。 点击菜单“工具 “选项，在弹出的对话框中点击“自定义序列标签，接着在右面输入自定义的序号，如“A、B、C，完成后点击“添加按钮，再点击“确定按钮就可以了如图2。 图2 设置好自定义的序号后，我们就可以使用上面的方法先输入头二个序号，然后再选中输入序号的单元格，拖拽到序号的最后一个单元格就可以自动填充了。 4、自动输入序号 Word中有个自动输入序号的功能，其实在Excel中也有这个功能，可以使用函数来实现。点击A2单元格输入公式：=IF(B2=,COUNTA($B$2:B2)，然

56、后把鼠标移到A2单元格的右下方，鼠标就会变成十字形状，按住拖拽填充到A列下面的单元格中，这样我们在B列输入内容时，A列中就会自动输入序号了如图3。 图3 5、快速输入复杂序号 有时候我们需要输入一些比拟长的产品序号，如493948830001、493948830002、493948830003，前面的数字都是一样的，只是后面的按照序号进行变化。对于这样的序号我们也可以进行快速输入。 选中要输入这些复杂序号的单元格，接着点击菜单“格式 “单元格，在弹出的对话框中点击“数字标签，在分类下选择“自定义(如图4)，然后输入“493948830000完成后点击“确定按钮。 图4 以后只要在选中的单元格中

57、输入1、2、3序号时，就会自动变成设置的复杂序号了。 6、自动调整序号 有时候我们需要把局部行隐藏起来进行打印，结果却会发现序号不连续了，这时就需要让序号自动调整。 在A2单元格输入公式：=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)，然后用上面介绍的方法拖拽到A列下面的单元格，这样就会自动调整序号了。 十五、双击在Excel中的妙用 1 巧分窗口 如果仔细观察可能会发现，在Excel垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个折叠起来的按钮，双击以下双击均指双击鼠标左键它，即可将当前窗口上下一分为二；双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗左右一分为二。 2 调整列宽 单元格内的文本或数

58、字在列宽不够时，超出宽度局部不显示或显示为#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的方法可得到最适合的行高。 3 快速移动 利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假设在A1A30内有一连续数据，假设要使单元格指针从A1迅速移到A30，只需用鼠标双击A1单元格的下边框，单元格指针那么快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，假设要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，那么双击单元格的右边框。 4 填充有规律数据 某列的相邻列左或右列已有数据或文字，假设要在该列得到有规律的数据或文字，双击鼠标

59、可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；假设要得到等差数列，只需在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。 十六、解决Excel求和产生的误差 在用Excel进行有关数据汇总时，往往会出现误差，即自动求和结果比实际手工求和的结果大。 在财务工资表中，涉及到“工资税金的计算问题，笔者依照“工资税金的计算方法，制定出Excel的计算公式，根据每个职工的收入项进行相关的计算后，将运算

60、结果自动填入到每个职工的“税金单元格内。但在进行“税金栏目纵向汇总求和时，却发现自动求和的结果比手工实际求和的结果多几分钱。 经过分析发现，在用Excel求和计算时(尤其是含有小数位的数据)，一般会在单元格的“格式属性中设置保存两位小数，而Excel的自动计算功能往往会精确到小数点后两位数以上，只不过是由于用户的设置原因，在表中看不出来而已。这样，Excel在求和时是按精确位相加的，而不是按显示的两位小数相加，这就产生了舍入误差。 解决方法：在工资表的每个职工“税金栏目计算公式里，事先参加“四舍五入函数，即：工资税金=ROUND(税金计算公式,2)，计算结果保存两位小数。使得Excel在数据计