Access-2010课件项目二--创建和维护数据库

1、ACECSS项目二 创建和维护数据库 情景故事： 小林喜欢上网，他知道注册各种用户信息提交之前和微博中的留言、评论发表之前都是通过数据库导入的。学校开设了Access 2010应用基础课程，他充满好奇地进入了学习数据库的旅程。项目说明： 设计数据库是初步了解数据库及Access 2010的知识后，本项目将介绍数据库的设计、创建和维护的方法。在创建数据库之前，首先应根据用户的需求对数据库应用系统进行分析和研究，然后再设计数据库的结构。Access 2010创建数据库的方法通常有：使用向导(即模板)创建基于系统提供的模块数据库；直接创建空数据库，通常就采用直接创建空数据库，再添加表、查询、窗体、报

2、表等数据库对象。学习目标：学会灵活运用各种方法创建；掌握打开数据库的方法和方式；掌握关闭数据库的方法；学会维护数据库使其时刻保持最佳性能。了解创建数据库的多种方法的特点，以便能灵活运用；掌握打开和关闭数据库的方法；了解数据库中的六种对象的基本作用；掌握打开数据库的几种方式的特点及选择打开方式的方法；掌握数据库维护和安全的意义和方法。任务21 创建数据库任务说明： 前一项目中已经介绍了数据库的相关概念、Access 2010的操作界面，本项目将从创建数据库开始接触。任务分析： 创建数据库的方法根据具体情况而定，如果创建的数据库功能及数据库中的对象结构与系统提供的模块相似，可以采用基于系统提供的模

3、板创建数据库，这样创建的数据库就有一些对象了，但这些对象是空的，有结构而没有具体的数据。如果创建的数据库完全是全新的，则需要直接创建空数据库，再在空数据库中根据需要创建其他的对象。任务目标： 学会根据不同的情况灵活运用多种方法创建数据库。任务内容：实现步骤：1单击“文件”选项卡中的“新建”命令，打开“可用模板”窗格。2单击“可用模板”窗格中的“空数据库”，如图21-1所示。211直接创建空数据库“学生成绩管理” 图21-1 “可用模板”窗格3.在右侧的窗口中“文件名”文本框中显示了默认的数据库文件名“Database1.Accdb”，将该数据库文件名修改为“学生成绩管理”，再单击”创建”按钮文

4、件将保存在默认的文件夹下。 注：若要保存到指定的位置，可以单击 按钮可以打开“文件新建数据库”对话框，如图21-2所示。 然后设置文件位置和并指定数据库文件名，设置完后单击“确定”按钮。图21-2 “文件新建数据库”对话框在新创建的数据库窗口中，自动创建了一个名为“表1”的表，如图21-3所示，且以数据表视图的方式打开该表。图21-3 新建的空白数据库2 12使用模板(即向导)创建“罗斯文”数据库1单击“文件”选项卡中的“新建”命令，再在“新建”窗口中的“样本模板”，选择可用模板列表中的“罗斯文”，如图21-4所示。21-4 样本模板 2. 在右侧的“文件名”处输入创建的数据库名(这里采用系统

5、默认的库名“罗斯文”)，单击 按钮在打开的“文件新建数据库”对话框中指定保存位置，如图21-5所示，再单击“确定”按钮。图21-5 “文件新建数据库”对话框的设置3单击“创建”按钮，系统自动完成数据库的创建并提示进度，如图21-6所示，图21-6 创建进度完成创建后出现启动屏幕，如图21-7所示。图21-7 启动屏幕4关闭启动屏幕，可以从导航窗格看到，在该数据库中，系统自动创建了数据库中的表、查询、窗体、报表等对象及内容。注意： 系统提供的数据库样板模板如下： “慈善捐赠”Web数据库、“联系人”Web数据库、教职员数据库、罗斯文(商品销售)数据库、“任务”数据库、“事件”数据库、“问题”We

6、b数据库、“项目”Web数据库、“销售渠道”数据库、“学生”数据库、“营销项目”数据库、“资产”Web 数据库等12种模板。任务22 打开、认识和关闭数据库窗口任务说明： 任何文件在操作之间都要先打开，认识其操作界面，操作完后要关闭该文件，数据库的操作之前也要先打开，操作完后要关闭。任务目标： 理解不同打开数据库的方法和方式，并能实际情况灵活使用。任务内容：221打开“学生成绩管理”数据库窗口案例分析：跟打开其他文档一样，能根据实际情况灵活打开数据库，即可以启动ACCESS 2010后再打开数据库，也可以直接在”我的电脑”中打开指定的数据库文件，打开数据库后，要进行操作，就要认识其操作界面，并

7、能理解各种数据库对象的基本作用，便于进行数据库中的一切操作。方法一：在“我的电脑”或“资源管理器”窗口中打开数据库实现步骤：打开“我的电脑”或“资源管理器”。打开要指定数据库所在的文件夹，如图22-1所示。图22-1 方法二：启动ACCESS 2010后，在ACCESS 2010窗口中打开数据库 实现步骤：1.单击”文件”选项卡中的“打开”命令，打开“打开”对话框如图22-2所示。2.在“打开”对话框中的“查找范围”列表中选择要打开的数据库所在的文件夹。3.选择指定的数据库，再单击“打开”按钮或直接双击要打开的数据库。图22-2 “打开”对话框知识宝库：一、数据库的打开方式及作用 单击“打开”

8、按钮后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以选择数据库的打开方式，如图22-3所示。 图22-3 打开方式二、四种打开方式及特点如下： 打开：即以“共享方式”打开数据库，通常作为网络数据 库的访问方式，以“共享方式”打开的数据库允许多个用户同时共享，使您和其他用户都能读写数据，一般直接打开数据库则默认以”共享”方式打开数据库。 以只读方式打开：此方式打开的数据库只能查看数据库，而不能进行编辑。 以独占方式打开：网络数据库的访问方式，以此方式打开某数据库则禁止其他用户再打开该数据库。以打开独占只读打开：网络数据库的访问方式，具有只 读和独占两种方式的属性，即一个用户以此方式打开某数据库后，该用户只能

9、查看不能编辑数据库，且其他用户也只能以只读方式打开数据库。三、打开最近编辑过的数据库可以在“文件”选项卡中单击“最近所用文件”，再在列出的文件中单击要打开的数据库文件名。222认识Access 2010的数据库对象 在Access 2010中，数据库对象包括表、查询、窗体、报表、宏和模块6种，每个对象在数据库中有不同的作用和功能，但这些对象都保存在扩展名为.Accdb的数据库文件中而不以单独的文件形式存在。当数据库打开时，其中的所有对象都会在导航窗格中显示出来。1表 表是数据库的核心和基础，是Access存储数据的地方，其他数据库对象的操作都是在表的基础上进行的，表是若干记录的集合，每条记录又

10、包含若干个字段。 如在“罗斯文.Accdb”数据库中，在“ 导航窗格”中选择“表”后，双击打开“供应商”表显示内容如图22-4所示。图22-4 “供应商”表窗口2.查询 查询可以筛选出所需要的记录，构成一个新的动态数据集合，查询的结果又可以作为数据库中其他对象的数据来源。如在“罗斯文.Accdb”数据库中，在“导航窗格”中选择“查询”后，双击打开“按类别产品销售”查询显示内容如图22-5所示。图22-5 “按类别产品销售”查询窗口3窗体 窗体是数据库和用户之间的主要接口，用于以多种形式来查看、编辑数据的一种交互式数据库对象。如在“罗斯文.Accdb”数据库中，在“导航窗格”中选择“窗体”后，双

11、击打开“销售分析窗体”窗体显示内容如图22-6所示。图22-6 “销售分析窗体”窗体界面4报表 报表是把数据库中的数据打印输出的特有形式。使用报表，不仅可以格式化的形式显示数据、输出数据，还可以对数据进行排序、分组、求和等统计计算。如在“罗斯文.Accdb”数据库中，在“导航窗格”中选择“报表”后，双击打开“前十个最大订单”报表显示内容如图22-7所示。图22-7 “前十个最大订单”报表窗口5宏 是一个组织其他5个对象(表、查询、窗体、报表和页)的工具。如在“罗斯文.Accdb”数据库中，在“导航窗格”中选择“宏”后，双击打开“删除所有数据”宏，则自动执行该宏在的操作并出现确认对话框，如图22

12、-8所示。图22-8 运行宏及确认界面6模块 模块是用VBA(Visual Basic For Application)语言编写的程序段，用来完成利用宏处理仍然很困难的操作。如在“罗斯文.Accdb”数据库中双击打开“客户订单”模块，打开VBE窗口并打开“实用函数”模块的代码窗口，如图22-9所示。图22-9 “客户订单“模块的代码窗口图22-9 “客户订单“模块的代码窗口 1只关闭数据库，不退出Access的方法是： 单击”文件”选项卡中的“关闭数据库”按钮。 2退出Access的同时自动关闭数据库的方法如下： (1)单击Access窗口右上角的 按钮。 (2)单击”文件”选项卡中的“退出”

13、按钮。 (3)按组合键ALT+F4。 (4)单击数据库窗口左上角的控制图标 ，再在弹出的控制菜单中单击“关闭”命令。 (5)双击数据库窗口左上角的控制图标 。 (6)按CTRL+ALT+DEL组合键，再单击“任务管理器”按钮，在弹出的Windows任务管理器的“应用程序”选项卡中选择“Microsoft Access”，单击“结束任务”，如图22-10所示。图22-10 Windows任务管理器四、关闭数据库思考： 比较退出Access 2010的方法跟退出WORD等其他应用程序窗口的方法是否一样。任务23 管理数据库任务说明： 数据库创建之后，在使用过程中要经常进行压缩和修复、备份、加密数据

14、库等管理，使数据库能保持最佳的性能和得到保护。任务目标： 学会管理数据库。任务内容：案例231压缩和修复“学生成绩管理”数据库案例分析： 数据库文件在使用过程中可能会迅速增大，它们有时会影响性能， 在某些特定的情况下，数据库文件可能已损坏。在 Microsoft Office 中，可以通过“压缩和修复数据库”命令来防止或修复这些问题。压缩数据库并不是压缩数据，而是通过清除未使用的空间来缩小数据库文件。 数据库打开或未打开时均可进行压缩和修复。打开数据库库时进行压缩和修复很简单：单击“数据库工具”选项卡最左侧的“压缩和修复数据库”命令(或单击”文件”选项卡的信息，再单击“压缩和修复数据库”)就可

15、以了，且压缩修复后直接替代原数据库。这里介绍未打开数据库时进行压缩和修复。实现步骤： (一)启动Access 2010，单击“数据库工具”选项卡的的“压缩和修复数据库”命令，打开“压缩数据库来源”对话框，如图23-1所示。图23-1 “压缩数据库来源”对话框(二)选择要压缩和修复的数据库“学生成绩管理”，再单击“压缩”按钮打开“将数据库压缩为”对话框，如图23-2所示。图23-2 压缩数据库来源选择(三)在“将数据库压缩为”对话框中的“文件名”处将压缩后的库文件名定义为“学生成绩管理(压缩1).Accdb”后单击“保存”按钮，如图23-3所示。图23- 3 “将数据库压缩为”对话框的设置 案例

16、232 将“学生成绩管理”数据库进行备份 案例分析： 为了数据库的安全，可以经常对数据库进行备份，使数据库的数据丢失后能及时恢复，数据库备份也是最常用的安全措施。(一)打开要备份的“生成绩管理”。(二)单击”文件”选项卡中的“保存并发布”命令，如图23-4所示，双击“备份数据库”选项(或单击“备份数据库”，再单击下面的“另存为”按钮)，弹出“另存为”对话框。实现步骤： 图23-4 数据库保存方式(三)在弹出的“另存为”对话框指定备份的位置和数据库名(这里就用默认的位置和数据库名“学生成绩管理_2012-11-23.Accdb”)，如图23-5所示。图23-5 “另存为”对话框(四)单击“保存”

17、按钮即完成数据库的备份。 数据库的备份类似于文件的“另存为”实现的功能，通过我们平时习惯的“复制”或“另存为”操作也可以实现数据库的备份。案例233加密解密“学生成绩管理”数据库案例分析： 为了防止未经授权的用户使用 Access 数据库，可以通过设置密码来加密数据库。如果知道加密数据库的密码，还可以解密该数据库并删除其密码。加密和解密都需要先以独占方式打开数据库。(一)以独占方式打开“学生成绩管理”数据库1单击“文件”选项卡中的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框。2选择要打开的数据库的保存位置和数据库文件名“学生成绩管理”，再单击打开按钮右侧的下拉按钮。3.单击“打开”按钮下拉列表中的“以

18、独占方式打开”，如图23-6所示。图23-6 选择打开方式(二) 设置密码1单击“文件”选项卡中的“信息”命令2在“有关学生成绩管理的信息”窗格中，单击“用密码进行加密”，如图23-7所示。图23-7 “有关学生成绩管理的信息”窗格3在打开的“设置数据库密码”对话框中，“密码”文本框中键入密码(如“123abc”)，在“验证”框中再次键入123abc，然后单击“确定”按钮，如图23-8所示。图23-8 “设置数据库密码”对话框注意： 如果加密了一个数据库后忘了密码，将无法找回来，也就不能使用该数据库。如果不知道密码，也无法删除数据库密码。4弹出的提示对话框中单击“确定”按钮，如图23-9所示。图23-9 提示框(三)解密数据库1同样要先以独占方式打开数据库，这里由于数据库已经以独占方式打开，所以不再重复。2单击”文件”选项卡中的“信息”命令3在“有关学生成绩管理的信息”窗格中单击“解密数据库”。图23-10 “有关学生成绩管理的信息”窗格4在打开的“撤销数据库密码”对话框中输入密码单击“确定”按钮，如图23-11所示。图23- 11 “撤销数据库密码”对话框中案例234由“罗斯文.Accdb”数据库文件生成“罗斯文.Acc