有效的工作方法

1、 有效的工作方法密级：限制分发提纲一、有效沟通二、写作逻辑三、时间管理 Part I : 有效沟通1.1有效沟通的概述1.2有效沟通的方法1.3工作中沟通的方式小笑话一个苏格兰人去伦敦，想顺便探望一位老朋友，但却忘了他的住址，于是给家父发了一份电报：“您知道麦克的住址吗？速告！”一男生暗恋一女生许久。一天自习课上，男生终于鼓足勇气写了张字条给那个女生，上面写着：“其实我注意你很久了。”不一会儿，字条又传回来，上面写着：“拜托你别告诉老师，我保证以后再也不上课嗑瓜子了！”当天，他就收到一份加急回电：“知道！”有效沟通的概述有效沟通的概念有效沟通 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传

2、递，并达成共同协议的过程。 要有一个明确的目标只有大家有了明确的目标才叫沟通。如果大家来了但没有目标，那么不是沟通，是什么呢？是闲聊天。达成共同的协议在我们和别人沟通结束的时候，我们一定要用这样的话来总结：“非常感谢你，通过刚才交流我们现在达成了这样的协议，你看是这样的一个协议吗？”方式与方法：信息、思想和情感有效沟通的三大要素有效沟通的方法沟通是双向的过程心意 编码发讯反馈译码接收传递者接收者沟通是双向的过程发讯人受讯人以自我为中心思维是沟通的基础，任何一个有目的的沟通皆始于自我。有效沟通是一种动态的双向行为，而双向的沟通应得到充分的反馈，只有从不同的角度看问题，消除一些不必要的误解和偏见。

3、表达不清如果一个人连自己在想什么都不明白，又怎么能够清楚地表达给别人听？沟通缺乏真诚之心真诚是理解他人的感情桥梁。而缺乏诚意的交流难免带有偏见和误解，从而导致交流的信息被扭曲。很多耍赖的人是不是经常顾左右而言其他？沟通的障碍传递方金字塔原理沟通的障碍传递管道经过他人传递而误会环境选择不当沟通时机不当有人破坏、挑衅先入为主（第一印象）不认真听，没听清楚选择性地倾听偏见（刻板印象）光环效应（晕轮效应）情绪不佳没有注意言外之意沟通的主要障碍（接收方）12四种基本形态沟通的四种基本型态倾听听阅读读说话说书写写倾听听阅读读说话说书写写聽聆听不仅是耳朵听到相应的声音的过程，而且是一种情感活动，需要通过面部

4、表情、肢体语言和话语的回应，向对方传递一种信息：我很想听你说话，我尊重和关怀你。14给予对方高度的尊重获得信息追求乐趣收集回馈意见增进了解“听”的目的倾听用你的双耳以说服他人。15找个时间，排除干扰静下心，集中注意力找一个让自己一定要注意听的理由用同理心来倾听保持目光接触：眼睛所在，耳朵会相随培养主动聆听的技巧16倾听听阅读读说话说书写写17引起对方的注意和兴趣让对方了解话中的意思使对方边听边接受发讯人的主张，同时，产生行动的意识。 除了三要素之外，还要根据当时的气氛环境，考虑说话的目的、内容，以及话的长短。 “说”的三要素18听得进去听得明白听得合理知道说什么，要明确沟通的目的。（What）

5、知道对谁说，要明确沟通的对象。（Who）知道什么时候说，要掌握好沟通的时间。（When）知道什么环境下说，掌握好沟通的场合。（Where）知道怎么说，要掌握沟通的方法。（How）4W1H先过滤：把要表达的资料过滤，浓缩成几个要点。一次一个：一次表达一个想法、讯息，讲完一个才讲第二个。观念相同：使用双方都能了解的特定字眼、用语。长话短说：要简明、中庸、不多也不少。要确认：要确定对方了解你真正的意思。 提升表达力的方法想要表达得好，最有效的方法，就是在开口前，先把话想好。20形体，也是一种语言表情、眼神交流手势身体动作形象形体语言空间距离7 %用字遣词38 %声音、语调55 %表情动作三个因素影响

6、沟通的有效性23双手抱在胸前目光游离玩弄东西身体后倾、翘腿抖动双腿抖动扣鼻子、挖耳朵消极的身体语言24积极的身体语言目光注视微笑适当低头开放友好的动作25工作中沟通的方式工作中常见的沟通方式沟通方式面谈会议电话邮件优点缺点注意事项预约确认时间、地点提前做好各方面准备时间上不方便需立即思考传达范围有限不易结束面子作用双向沟通可看见对方身体语言可以用身体语言易于解释可利用现场气氛提前准备合适的人参加视觉工作的使用有效的组织耗时时间上不方便杂乱容易极端化可用视觉工具传达范围广集思广议双向沟通迅速、方便可立即质问并回答没有留下记录可能误解看不到非语言的反馈重要的第一声端正的姿态、清晰的声音接听要迅速牢

7、记4W1H挂电话前的礼貌有据可查可事先准备效率高容量大单向沟通无法了解对方传播范围无法控制难保密主题：简洁、明了内容：条理清楚、易读布局：行距、宽度要适宜签名档：简短、专业 慎重使用重要性高低标识、回复确认 27如何开会开会的通病：事先没设定清楚议题，事先会议参与人没有准备，会议中没兴趣表决，开完会也没人去管。改善会议的几点建议分清会议人员：主持人、控制人、记录人、贡献者、追踪者会议组织者，事前给会议人员发材料，给予时间思考和消化会议中主持人或控制人，有效控制会议议题和节奏每个会议必须要有纪要和结论！会议后跟踪和Review，决不允许不了了之邮件的目的提出问题陈述观点争论证据工作追溯邮件的要点

8、邮件沟通主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一定不要空白标题标题要简短，不宜冗长标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理可适当用使用大写字母或特殊字符（如“！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题邮件的注意事项主题to: 收件人受理并响应邮件，你希望去做这件事情或寻求支持的人有责任阅读并回复邮件，需要控制收件人数量部门内同事、跨部门平级或高级管理人员cc: 相关人知会，需要了

9、解信息的人，通知他们事情的进展和问题不一定读或回邮件，别的收件人看到也是一样的效果直接主管、相关部门人员、利益相关人、潜在参与者bcc:密送在To的人不知道的情况下而收到邮件，需要了解情况的参与者对方能了解情况，但不希望其他收件人知道部门内同事，本部门或其它部门高级别主管邮件的注意事项关于to和cc以及bcc附件备注正文中标注附件内容，提示收件人查看附件名称要直观附件大小控制附件的大小！建议不超过3M控制附件数量！建议一封邮件数量不超过4个，较多附件请用压缩包附件格式如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用邮件的注意事项附件本邮件及其附件含有绿盟科技公司的保密信息，仅限于发

10、送给上面地址中列出的个人或群组。禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。ThisemailanditsattachmentscontainconfidentialinformationfromNsfocus,whichisintendedonlyforthepersonorentitywhoseaddressislistedabove.Anyuseoftheinformationcontainedhereininanyway(including,butnotlimitedto,totalorpartialdisclosure,reproduct

11、ion,ordissemination)bypersonsotherthantheintendedrecipient(s)isprohibited.严格遵守 绿盟科技秘密保护管理办法保密声明邮件末尾的保密要求涉及到公司机密信息发送给公司客户或第三方合作伙伴提醒接收者注意数据私密性和法律风险考虑法律因素的免责声明注意重名！确认收件人！邮件的注意事项保密什么时候面谈、会议？最有效的沟通方式：讨论、碰撞较为正式，讨论的交互较多什么时候打电话、IM？紧急，需要立刻有回复或交互讨论范围小，相关人一对一什么时候用邮件？不紧急，给对方留出时间记录证据分享观点沟通方式的选择邮件、电话永远不能代替面对面的沟通！

12、沟通不是一种说服，而是一种感染、一种形像展示、一种言行一致的体现。倾听听阅读读说话说书写写36 Part II : 写作的逻辑1.1聚焦客户利益1.2分析受众需求1.3以阅读为中心的结构1.4客户化风格下一代防火墙（NF）特点：专业多核处理架构保障优秀的设备性能全面的双机热备组网方案最大程度保护客户组网可靠独家安全操作系统保证转发能力优秀，运行可靠一体化策略配置极大减轻运维负担内置配置向导，减轻设备上线配置压力一体化安全引擎并行处理多安全业务，提供优秀性能表现可提供芯片级加解密能力，裸机VPN吞吐可达GE级别可提供云安全日志存储，提高运维效率通过云、管、端立体式防护，对安全问题全面防护不留死角

13、可识别内网主机的操作系统、浏览器和杀毒软件，变被动防护为主动预警可通过云日志管理，对安全问题进行深入分析和跟踪数通转发与安全防护采用双引擎设计，设备升级不断网支持基于地理位置的识别，方便策略配置和查看简单罗列的思想下一代防火墙（NF）特点：防护完善通过云、管、端立体式防护，对安全问题全面防护不留死角可识别内网主机的操作系统、浏览器和杀毒软件，变被动防护为主动预警可借助云平台的强大日志分析能力，对安全问题进行深入跟踪高性能专业多核处理架构保障优秀的设备性能一体化安全引擎并行处理多安全业务，提供优秀性能表现可提供芯片级加解密能力，裸机VPN吞吐可达GE级别可靠全面的双机热备组网方案最大程度保护客户

14、组网可靠独家安全操作系统保证转发能力优秀，运行可靠数通转发与安全防护采用双引擎设计，设备升级不断网方便运维一体化策略配置极大减轻运维负担可提供云安全日志存储，提高运维效率支持基于地理位置的识别，方便策略配置和查看分组后的思想什么是一篇好的文章没有最好，只有最合适PASS使用合适的语气（Style）、向合适的人（Audience）、用合适的结构（Structure），传递合适的信息，达到了沟通目的（Purpose），就是好文章PASS工具P: 聚焦客户利益A: 分析受众需求S：以阅读为中心的结构S：客户化风格P聚焦客户利益聚焦客户的利益读者需要的不是10米长的电话线，而是能在能在房间的内的任意地

15、方打电话。 关注读者所关注的 把特点转换为利益 把利益明确地说出来特点利益一个待租的房子，中介的说辞：1 租金便宜 ，物超所值2 交通方便，四通八达3 周围设施丰富，便捷1 每天只需要30元，可季付2 步行至公司25分钟，地铁10分钟3 小区菜场每天22：00才关门特点利益咱们公司的安全网关：1 独有的智能协议识别技术2 NAT支持3 多台设备可集中监控1 有效阻断Skype、迅雷等P2P协议2 支持多人共享单IP连接互联网3 256台设备只需1人管理A分析受众需求 对不同的客户说不同的话高层客户中层客户基层客户战略层面战术层面执行层面招商银行笑了，销售王冠也笑了（有图有真相）S以阅读为中心的

16、结构倒金字塔结构Meat first, potatoes later.只有理解了别人怎么读文章，才能写好文章解决问题 vs 沟通解决问题的办法Facts事 实 Analyses分 析 Conclusions结 论 Recommendations 建 议 方 案 建 议 方 案 行动/步骤/理由 事 实 / 分 析 该 做 什么？ 为什么 该 做 这 些 ？ 如 何 做 ？ 怎么 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的 ？ 一段例子“产品经理来电话说他3点钟不能参加会议。研发负责人说他不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但明天1030以前不行。广州分公司该项目的负责人说，他还在外地出差，

17、明天较晚时间才能从外地赶到分公司回来，那时候可以远程接入。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗？”“我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗？因为这样对产品经理和研发负责人都会更方便，分支该项目负责人也可以参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”S客户化风格 像说话一样写文章，客户才会倾听 2、营造交流情景 使用对话口气 采用交流人称对话的口气：“当别人拨打您的手机时，对方听到的回铃音不再是传统的嘟嘟声，而是由您定制的音乐、问候语或其它的特殊声音。” 说明的口气：“个性化回铃音业务能够用被叫定制的个性回铃音乐代替普通的DUDU回铃

18、音播放给主叫，从而能够让主叫在等待被叫接听的过程中感受到与以往不同的体验。”彩铃回想一下“王冠笑了”那则通报的正文写好文章仅仅如此吗？写作的逻辑理解文章读者拥有专业知识 Part III : 时间管理如何进行时间管理？大石头小沙子水宝石“时间管理”的本质就是“自我管理”。管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”，以求获得单位时间内的最大产出。时间容器如何进行时间管理？60时间管理目标做正确的事正确地做事行动&持续优化自我约束：光说不练假把式提高效能时间管理三要素提高效率61做正确的事效能梳理工作内容明晰核心职责明确工作目标梳理工作内容全面、详细产品安装故障处理设备巡检客户

19、交流项目管理内部讲师需求收集方案编写个人成长、临时工作、紧急工作做正确的事做正确的事明晰核心职责效能分析四象限紧急重要并不重要的电话或信件无谓的交际应酬个人嗜好的沉迷点滴时间浪费发呆、拖延帮前台MM修电脑临时会议、邀约某些电话、邮件不速之客到访需求收集建立人际关系技能提升、创新防患未然（锻炼、防火）设备出故障燃眉之急的问题季度末回款项目验收危机（看病、救火）不紧急不重要I重要&紧急II重要&不紧急III不重要&紧急IV不重要&不紧急64Specific 具体的、明确的Measurable 可衡量的Achievable 可实现的Relevant 与其他目标相关Time-based 明确的截止期限

20、明确工作目标SMART原则做正确的事65做正确的事正确地做事效率如何提高效率要事优先统筹规划拒绝拖延选择利器过程把控正确地做事一、要事优先4D原则Do it now立即去做Diarize定出做的时间Dont do it别去做了Delegate授权别人去做紧急重要并不重要的电话或信件无谓的交际应酬个人嗜好的沉迷点滴时间浪费发呆、拖延帮前台MM修电脑临时会议、邀约某些电话、邮件不速之客到访需求收集建立人际关系技能提升、创新防患未然（锻炼、防火）设备出故障燃眉之急的问题季度末回款项目验收危机（看病、救火）不紧急不重要68二、统筹规划做好计划计划=目标+行动措施What做什么Who谁来做How怎么做Where在哪里做When什么时间做正确地做事年度季度月/周日程绝大多数难题