管理合同风险方法的经验探讨

1、管理合同风险方法的经验探讨摘 要：本文从促进科研生产单位的持续发展的角度深入分析和探讨管理合同风险的方法，以军工科研生产单位A单位为例，针对从事高技术、高可靠、高质量特征，需要通过许多其他厂家以外协合同的形式提供配套产品的组合性的特点，探索管理合同风险的提升方法，从“合同签订前供方单位生产能力的考核和选择”“选择后有资格的合格供方单位比价过程监督和评价”“对合同签署的合法性审查和风险应对”“对合同中的重要产品进行外协监造”到“对合同总的执行情况的效能监察”这五个方面进行了合同风险管理的分析，提出了观点。关键词：合同 风险管理 经验探讨本文为科研生产A单位为背景，其主要任务为研发和生产高科技、高

2、尖端、高可靠性的飞行产品，对很多产品技术要求极高，但由于此类产品都是系统性产品，需要许多配套厂家共同来完成。因此很多组合产品要通过合同的形式外协出去，从而带来了很多的不确定性，在这个过程中如果不能很好的识别生产速度迅速加快带来的外协产品的合同风险，导致合同风险的管控滞后，会导致科研生产单位产品在高标准、严要求的压力下，出现许多很难辨识的新的合同风险，而且这些风险很难管控。因此，探索管理合同风险的方法以及这些方法的运用至关重要，并具有很重要的现实意义。1 合同管理的瓶颈和难点随着行业的快速发展，A单位的合同数量和种类发生了很大的变化，10年前A单位的合同量每年仅有100多份，但近年来单位的合同量

3、不断增加，每年已经多达4000多份，涉及金额20多亿元，而且合同种类也从以前的单一合同类型发展到多种类型并存，其中外协合同就占到95%以上。因此，现在合同管理的瓶颈和难点，就在于外协合同签订的厂家生产出来的产品质量不能完全满足要求，甚至带来很大的隐患或损失，由于A单位的外协厂家都是带有技术性很强的研发性质的单位，选择范围非常局限，要想重新培养厂家需要时间和跟踪指导，短时期很难拓展专业厂家。因此管好合同就不仅仅是合同文本本身了，而是合同的执行效力，最重要的是签一份执行有效的合同，才是合同风险管理的实质所在。一般狭义的合同管理工作只包括合同的審查、修改与起草工作，广义的合同工作还包括合同谈判、合同

4、承制方考核、综合比价考核打分、产品生产监造、监督闭环等外围的工作。当合同发展趋于成熟时，合同文本本身的风险已经远远没有以前大了，反而合同外围的管理对管理合同风险的分量越来越重，也就是执行层面的风险，合同外围的风险对我们行业高可靠、高质量、长寿命的要求来说更值得关注。针对这一关键环节，从“合同签订前对供方单位生产能力的考核和选择”“选择后有资格的合格供方单位比价过程监督和评价”“对合同的签署的合法性审查及风险应对”“对合同中的重要产品进行外协监造”到“对合同总的执行情况的效能监察”这五大方面探索管理合同风险的方法和途径。2 外协合同风险管理方法的运用2.1 合同闭环管理框架真正要管理好合同风险并

5、不仅仅是合同文本本身，合同文本中规定的合同风险是核心部分，也是合同风险管理的重要环节，但合同的风险管理从A单位的角度来讲，更应着重考虑以下四方面：“合同签订前对供方生产能力的考核和选择”“有资格的合格供方单位比价过程监督和评价”“对合同中的重要产品进行外协监造”“对合同总的执行情况的效能监察”这些环节与核心部分“合同文本的合法性审查及风险应对”，共同构成了合同的闭环管理。这种合同风险的管理方法与风险管理框架图相吻合。对比关系如图1和图2所示。（1）合同签订前对供方生产能力的考核和选择建立环境。（2）合格供方内部比价评议过程监督风险评估。（3）合同文本的合法性审查及应对风险应对。（4）对合同中的

6、重要产品进行外协监造沟通与咨询。（5）对合同总的执行情况的效能监察监督检查。2.2 合同签订前对供方生产能力的考核和选择建立环境（1）审核前需确认供方具备如下资质条件。A单位外协所涉及的合格供方是具有专业相同或相近，掌握相应产品的核心专业技术，具有相应专业较强的研发和生产能力，具有良好的质量信誉的独立法人资格单位。（2）审核计划。每年年初，科技管理部门制定年度新增供方审核计划，质量部门制定年度供方复审计划，经管理者代表批准后在质量管理部门备案。临时增加的审核计划，科技管理部门负责填写供方临时审核申请表，经管理者代表批准后在质量管理部门备案。（3）调查供方。依据供方审核计划，主管外协的部门向供方

7、下发供方调查表供方填写供方调查表后以书面形式反馈；并按照供方审核要素进行自评估和审核资料的准备，现场审核时将自评估结果及审核资料提供给审核组。（4）现场审核。科技管理部门组织审核组开展现场审核工作：审核组根据供方审核要素，进行现场审核，每项审核结果根据满足审核要素描述的符合程度进行打分，符合加一分，否则加零分。（5）审核结论。审核组在审核现场发现供方存在弄虚作假或质量管理体系有严重缺陷，已严重影响A单位外协任务的完成，为“不合格”，终止本次审核。审核分数考核项目（不含不适用项）总分的80%时，审核最终结论为“合格”；要求其在22个工作日内完成“不符合项”的整改，形成整改报告提交审核组；审核组根

8、据审核结果及“不符合项”的整改闭环情况填写产品外协供方审批表，给出综合评价意见，报管理者代表批准，批准通过的供方纳入A单位合格供方名录。审核最终结论为“不合格”的供方，不予纳入合格供方名录。2.3 合格供方内部比价评议过程监督风险评估A单位对外协合同签订方的选择主要采取比价综合评议的方法进行筛选，主要通过第一个方面的风险防范合同签订前对供方生产能力的考核和选择。在此基础上对凡确认的外协的项目均需执行比价管理流程。所有外协项目的比价均采用邀请比价的方式，名单由计划管理部门从合格供方名录中选取提出，报主管科研生产的领导批准。endprint计划管理部门负责组织对报价文件的评审会，并邀请所有报价人参

9、加。此过程简称为比价综合评议，采用综合评分法。评议委员会成员一般由A单位技术负责人、研制和加工部门、计划管理部门、质量管理部门、风险管理部门、安全生产管理部门组成，可根据项目实际情况酌情增减。内部监督部门负责对比价评审会的全过程进行监督；比价按照逐步淘汰程序进行，仅对通过符合性检查的报价文件进行商务和技术评议，仅对商务和技术评议均合格的报价文件进行价格评议和打分。计划管理部门根据比价委员会提出的评审结论来确定项目的承制单位；计划管理部门和承制单位应当自比价评审会结束日起30个工作日内，按照比价文件和承制单位的报价文件签订书面合同。2.4 合同文本的合法性审查及应对风险应对签订合同前对外协合同文

10、本的标的、数量、交付时间、金额、违约责任以及有效期限等进行合法性审查（2.1中已经提到）。以下为审查中的一些具体方法。（1）外协合同审核方法。当合同审核人员接到外协合同时首先要查看审批手续是否完整有效，再看合同的主体（承制方）是否具备基本资格，通过与签订合同人员的直接沟通，对合同背景有所了解的基础上，仔细审查合同条款。对于情况复杂的合同时，要对合同条款进行重点审查或易错项目审查。重点审查法。审核重点围绕标的物的合同条款，包括有：标的物是否明确；履行期限、地点、方式是否明确；质量等级要求是否明确；验收标准是否明确等。采用这一方法的优点是突出重点、审查时间短。易错项目审查法。外协合同中常出现的错误

11、主要分为两类：显性错误和隐性错误。显性错误主要是合同文字中明显的人为失误性错误，是审核合同中较易发现的错误，凡涉及到关键性合同条款的必须建议其修改。隐性错误往往隐藏在交易行为的背后，产生原因较为复杂，仅从合同文字中是难以发现的，需要审核人员具备一定的市场及审计经验，通过与签订合同人员的有效沟通，帮助签订合同人员查找和分析合同履行中可能存在的风险，才可能避免合同签订后履行时的风险发生。（2）外协合同审核注意风险事项。外协审批程序是否规范完整。A单位的外协合同是否在合同预算计划中列入，如不在计划中，应以临时签订合同审批单作为补充证明。依照合同审批单中提供的外协合同单编码，对年度预算计划或审批单进行

12、核对。对外协合同超预算合同金额的，应提出审核意见。外协合同形式是否准确。技术研发合同，应注意交付产品的说明，同时同一产品的研发合同不能重复使用。承制方的资格审查。主要审查：是否在合格供方名录内、经营内容、公司形式及规模、营业执照有效期等。标的物是否明确。外协产品一般为非标产品，涉及到进一步审核质量验收标准是否明确并能够满足需求；如需要附有详细的技术协议作为合同附件，技术协议中需要负责人签字并加盖合同章。付款方式是否适当。付款方式往往能够体现出合同主体双方的权益是否平等。A单位的外协合同一般付款分两到三次付款或先预付款给对方。若对先付款的合同要慎重审核如下条款：体现产品信息的条款是否完整明确；验

13、收标准是否明确；违约责任是否规定完整有效；合同签订地点是否为我方所在地等内容。2.5 对合同中的重要产品进行外协监造沟通与咨询由于A单位行业的特殊性要求高可靠、高寿命的产品，因此选择合同单位非常有限，有的甚至是垄断的，所以就更加注重拓展合格供方，使我们的产品能得到多个单位竞争来做，消除垄断。外协监造就显得非常重要，因为技术性强，每个环节都要得到有效的控制才能生产出高可靠的产品来。（1）相关方造成的风险。本文中的相关方主要指分承制方和供应方，统称为外协方。外协方提供的产品、设备、器材等存在设计制造等方面的缺陷，若在产品交付后使用前未经发现，带到后续研制过程，就会带来质量风险。（2）研制过程风险。

14、研制过程的风险可以概括为人、机、料、法、环5个方面，具体A单位产品质量风险因素如表1所示。（3）外协产品现场监造按照组织形式可以采用组成监造组或委派专人的方式；按照监造时间频度可以采用长期派驻、阶段或临时外协单位等不同时间跨度的监造方式；按照监造工作形式可以采用提前制定监造计划逐条实施监造或对供方从人、机、料、法、环等方面开展文件资料审查和现场审查的巡查方式。（4）监督供方识别的关键检验工作，监造过程发现问题的闭环情况进行确认，并签署验收申请表；参加供方质量分析类会议及其他质量活动。监造人员负责监督外协生产基线变化情况，对于含关键环节的外协生产基线变化，监督供方使用协调单上报A单位同时确认批准

15、手续。2.6 对合同总的执行情况的效能监察监督检查对合同管理情况进行了效能监察。首先对合同监察项目进行效能监察立项，成立了监察小组，监察的内容主要包括：合同管理制度建立及执行情况；经营管理过程中合同订立与履行情况；合同管理监督制约机制情况。按照实施计划的要求，在项目立项后，A单位监督部门对项目实施部门下达效能监察通知书，要求各合同业务管理部门围绕合同总体情况、合同制度建立情况、合同订立情况、合同履行情况、合同文档情况及合同监管情况进行全面自查。（1）检查合同管理制度建立及执行情况。内部监督部门围绕合同管理依据合同管理办法和合同印章管理辦法，对相关合同业务管理部门的职责、权限、合同签订、履行以及

16、合同签章管理等内容进行了监督检查。在经营管理过程中，各合同业务管理部门严格按照国家法律法规、A单位的规章制度要求进行合同管理，使合同从审批、签订、履行到执行的各个环节得到了有效控制。根据合同签署情况，建立了合同台账，对合同名称、金额、承制单位等相关要素进行了登记，并配备了兼职合同管理人员，负责合同台账登记和资料收集工作。endprint（2）检查合同订立与履行情况。执行合同管理程序情况。在被抽查的合同中，承制方是否在A单位合格供方名录中；合同业务管理部门在签署合同前，要求承制方提供了其资信证明，并进行了相应的审查和调查。同时，按照A单位的要求，对于符合招标条件的相关合同，业务管理部门按相关招投

17、标管理办法的要求，委托具有相应资质的招标代理机构进行了招标；对于达不到招标条件的外协合同，仿照招标程序进行了比价综合打分。合同签署情况。检查被抽查的合同审批手续齐全，合同双方进行了签字盖章；合同内容完整，对合同标的、数量、金额、违约责任等必要条款进行了具体规定；交付完成的产品，按照规定，组织进行了验收。对于合同委托代理人，每年年初A公司法定代表人对合同业务管理部门的正职进行授权，并颁发法人委托书。对于因为业务关系需要给部门正职以外人员授权时，必须上报法定代表人并经过办公会讨论通过后，才能授予其在业务分管范围内签订合同的权利。（3）检查建立监督制约机制情况。每年按照监管项目编制年度监管计划，并经部门领导审批后执行。各合同业务管理部门不断加强外协合同等相关规章制度的制定，以加强内控管理。不定期地组织相关合同管理人员进行相关业务培训，提高业务知识，避免合同风险的发生。针对效能监察中提出的合同管理中存在的不足，相关合同业务管理部门在下一年度进行了相应调整，使部门制度、计划、比价等内容更加完善。对合同管理办法也进行了部分修订，