浅谈档案归档管理及信息化技术的应用3400字

1、浅谈档案归档管理及信息化技术的应用3400字 摘 要档案管理工作包括档案的搜集、管理、保管、鉴定及开发利用等方面，具有管理性、效劳性、政治性特点。档案管理是国家档案事业最为根底也是最为关键的一个局部，是社会信息系统的基石，对单位工作开展及社会开展进步都有着积极意义。本文主要从两个方面出发，讨论如何更好地进展档案管理和档案的信息化管理。 关键词档案；归档；管理；信息化doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2022.20.108中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1673-0194202220-0-02档案管理就是指档案的搜集、整理、?b定、统计、保管以及后续的为

2、别人提供便利的效劳工作。工作的划分也只是广泛概念上的而不是绝对的，由于现代社会的开展，档案管理的工作已经开展成一个较为复杂的工作系统，按照多种层次进展划分，但归根到底档案管理最重要的环节还是归档管理以及结合现代社会多媒体设备的信息化应用两个方面。1 新时期档案归档管理工作的要求1.1 创新关于归档管理工作的观念档案的搜集工作和整理工作是当前新型社会环境下各个单位进展档案管理工作的最根本环节，任何一个脱离了档案搜集和整理的档案管理工作都是不具备地基的高楼大厦，一切管理工作都是虚谈。由于归档工作是整个档案搜集工作、整理工作的核心环节和根本内容，所以归档工作负责人的思想对于整个档案归档工作的质量和效

3、率都会造成举足轻重的影响。基于此，相关工作的负责人必须结合时代特点和开展特征，从根本上改变传统的档案归档管理思想，将可持续开展的管理理念融入归档工作中去，在管理中将“以人为本的管理思想落实到工作中，将档案归档和其他的档案管理工作统筹兼顾，做到协调开展。必要的时候，档案管理部门可以建立归档工作的二级单位，明确整个归档环节的核心地位，兼顾档案归档工作的源头和将来开展方向。1.2 传递“整合档案的工作理念现代社会各单位要想顺利地开展并完成档案的归档工作，就必须拓展归档形式，宣传国家在档案管理方面的规章制度，让单位的相关工作人员将这些法律法规都落实到位，形成良好的归档意识。形成归档工作二级单位的各单位

4、也要尽可能的朝着标准化、制度化的工作标准开展，可以借鉴上级单位或其他组织较为先进、合理的归档经历，将制度建立工作放在首位。一般情况下，归档工作必须做到多档案协调统一、各部门各司其职、全面搜集档案、集中管理归档四个方面。工作人员的详细分工安排那么需要充分发挥各单位办公室等管理部门的检查作用和协调作用，各单位可以安排专门的管理部门下派到各个分管部门进展归档工作的指导和管理，保证全社会归档工作的顺利、合理进展。1.3 明确档案归档管理工作人员的职责档案的归档工作是一项较为浩大但又非常细致的工程，因此必须明确每一个档案管理单位的详细职责，必须落实到个人，让每一位归档管理工作人员都明确自己责任范围内的工

5、作内容，以确保每一本档案都可以追溯源头到个人，明确责任。同时，也要提升归档工作相关人员对于工作的责任心和积极性，要培养工作人员的业务才能，不仅仅是归档工作的才能，还有数据搜集、数据测试、多种档案载体的使用才能。各单位可以聘请专业人员开展讲座，更好地让归档管理工作人员使用相关软件。除了业务才能之外，也要进步工作人员的职业素养，例如保密工作、时效性概念等。防止因为档案内容的泄露或者时间因素影响，造成无法挽回的损失。提升工作人员的专业素养不仅是其自身才能开展的途径，也是更高效地完成单位档案工作内容的保障。在较强职务胜任力之下，档案工作人员的工作压力必然会有所缓解，工作热情和效率也会不断提升，进而从根

6、本上进步单位档案各项工作的管理程度。1.4 强化档案归档后的平安管理档案管理部门不仅要管理当前阶段的档案内容，还需要妥善保管以前已经形成的原始档案和资料，以确保档案的真实性。尤其对于一些非常重要的或者指导审批的文字材料，更是要按照国家规定的法律法规，按照相关程序进展修订或者整理。妥善保管往年资料是最根底的工作内容，必须在这个根底上及时进展材料的归档工作，将各项活动产生的资料、各人员的档案资料等都按照类别成册，装入相应的档案管理工具中，以确保日后档案效劳工作可以顺利地进展。当然，平安管理要求管理人员具备较高的素养，遵守各项档案管理的条例，这样才可以确保档案的平安性和不泄露性。除此之外，在归档资料

7、的保存中要防虫、防潮、放光，最大程度地延长这些资料的使用寿命。2 有效应用档案信息技术的策略2.1 创新应用观念将档案进展信息化的处理就必须具备信息化的思想观念及便捷化的效劳理念。电子档案馆的建立对于信息化的建立有着非常重要的作用，假如电子档案自身不可以独立存在、独立得到应用，就失去了其作为电子档案的价值和意义，只会对档案管理工作起到阻碍作用。在很多单位，电子文件都只是某项纸质文件的附带产品或者电子化形式，因为有纸质文件的保障，导致整个电子档案都不受到相关单位的重视，有的人员甚至可以在电脑上随意地对这些文件进展修改和删除，使一些原始的电子档案稿件在一段时间后变得面目全非，失去了作为电子档案存在

8、的意义。因此，信息时代的档案管理部门工作者，必须将自己的思想认知进步到新的层次，认识到档案管理电子化是更好地为我国经济开展效劳，将电子档案的归档工作重视起来。2.2 开发新型管理系统要想将档案管理的信息化应用进展到底，就必须让电子档案的管理程序化。很多单位由于缺乏电子档案的管理经历或者不够重视电子档案的管理，导致电子档案的归类非常混乱或者繁琐。解决这一问题的关键是要建立一个完好的电子档案管理体系。除此之外，虽然电脑自身的系统具有保存和管理电子文档的功能，但是它在档案管理及应用方面不具有专业性，因此，应该开发新型管理系统，使整个档案信息化管理的过程程序化，这样不管是平安性还是技术性都可以得到足够

9、的保障。有关单位在条件答应的情况下，也可以制定一套专门保护电子档案软件的措施，全方位减少电子档案被破坏的风险。2.3 鉴定电子档案价值正如一些贵重物品需要鉴定一样，电子档案也需要鉴定。只有鉴定后才真正理解电子档案的价值。鉴定能帮助相关管理者、工作者判别这份电子档案的真假。对于档案库中具有纰漏的电子档案最直接的修正方法就是修改或删除。当前开展档案电子化管理的单位较少，即使有些单位进展了这项工作也只是将文件从计算机存储器里通过U盘搬运到另一个挪动硬盘中。这样日后的工作接替者根本无法判断挪动硬盘中电子档案的真实性。这样的信息化应用是毫无意义的，因此，相关单位一定要进展各项电子档案的价值鉴定工作。例如

10、：可以成立专业的电子档案鉴定小组，针对即将归档的电子文件进展价值鉴定，这样可以让电子档案的完好程度、真实性、有效性完现出来，帮助工作人员明确哪些档案是可以保存下来，哪些是需要进一步考察的，降低了日后工作的繁琐性。2.4 培养专业的信息化档案管理人才对档案归档的信息化管理和应用不仅需要足够的档案管理知识，还要求工作人员具有专业的计算机操作才能，但是就目前的情况而言，很少有两者都具备的工作技术人员，一般都是只具有理论管理知识的管理人才或者只具有计算机处理才能的IT人才。因此，各个单位都应重视培养可以胜任单位内部档案管理需求的优秀人才，这些人才要具备扎实的档案管理理论知识、过硬的信息化办公应用技能。在专业化档案管理人才的培养中，可以聘请专业的技术人员进展授课、培训，进步工作者的计算机操作技术，最终通过优异的工作质量来保障档案的信息化应用。3 结 语随着信息化的开展，档案管理的归档环节必须进展创新，并将其与信息化技术结合在一起，当然，这样的创新、改革不