日常公文格式规范PPT课件

1、日常公文格式规范办公室 王春杰一、公文的概念及规范公文格式的意义二、日常公文格式规范执行的标准三、日常公文处理拓展知识 一、公文的概念公文就是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。（一）公文分规定公文和非规定公文规定公文是指党政机关公文处理工作条例中明文规定的15种通用公文，即：命令（令）、决议、决定、公告、公报、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。 简单地说就是下发时需要带上红头的文件。非规定公文，也称普通公文，主要包括调查报

2、告、工作计划、规划、方案、安排、总结、述职报告、大事记以及办法、规定、细则、章程等，这些公文也有相对固定的文体格式。一般不带红头。（一）公文分规定公文和非规定公文（二）规范公文格式的意义公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式： 格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。二、日常公文格式规范执行的标准依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）； 2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。（一）字和行的概念就拿

3、我们平时所说的字来说，就是标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。行就是标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。（二）公文用纸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。一般使用纸张定量为60 g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度8090%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。（三）页面设置A4型公文用纸页边及版心尺寸 常规公文一般每面排22行，每行排28个字（假设全部排满，理论上则每页为616个字），并撑满版心。特定情况可以作适当调

4、整。（四）公文结构层次及其字体、字号的排版要求2号小标宋 标题3号楷体 副标题、署名3号仿宋 正文3号黑体 一级标题3号楷体 二级标题3号仿宋 三级标题层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（必须有标点）；第三层 “ 1.” （仿宋）； 第四层 “（1）” （仿宋）。不得逆向使用。（四）公文结构层次及其字体、字号的排版要求常见错误一是结构层次表示的错误。通常，只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识（数字序号后用“.” 不用“、”，如“1.”而不是“1、”），“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三

5、是”或“首先、其次、第三”等。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成行）。（五）成文日期中的数字及页码的排版要求成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。由二O一四年九月二十九日改为2014年9月29日。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。设置页码应为页边距

6、外侧。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。一是采用A4纸，尺寸：210mm297mm。每页22行，每行28个字，页边距上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米行间距28磅。装订要求：左侧装订，订口距上下页边距70mm，距左订口3-5mm。页码：分布在页边距外侧 ，距版心部分7mm，距版心外侧1个汉字的位置，使用4号半角阿拉伯数字，左右要带一字线。重点回顾横排表格时：双页码上的表格表头在切口位置，单页码上的表格表头在订口位置。正文结构层次及字号字体要求：1.文件的大标题使用2号方正简体小标宋字体。副标题及署名为3号楷体，标题块要居中排版。2.正文为3号仿宋体，每个自然段左

7、空二字，回行顶格。3.正文中的一级标题为3号黑体字,二级标题为3号楷体字,三级、四级标题为3号仿宋字加黑,顺序不可逆。如果标题很长时出现多行标题，那么这多行标题排版采用正宝塔、倒宝塔或菱形，不可采用上下行长度一样的长方形和上下行下、中间短的沙漏形，每行词意完整，长度适宜，字距恰当。发文机关和发文日期，发文机关居右排，后空2个字，发文日期在发文机关下一行后位移两个字，使用阿拉伯数字，如黑龙江省名山农场，日期则在下一行的江的下面开始往后排。发文机关和正文之间空一行，如有附件，附件和正文之间空一行，发文机关和附件之间空一行。一、函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请

8、求批准事项时所用的一种公文。函作为公文中唯一一种平行文种，其适用范围非常广泛，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文（比如：农场和农场之间、农场和萝北县之间、农场和管局处室之间都可以使用）（一）函的特点1.沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。2.灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，

9、也可以按照公文的格式及行文要求办。3.单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。（二）函的内容、结构和写法由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容写法公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：1.首部。主要包括标题、主送机关（也可以说是受文单位）两个项目内容。 2.正文。主要包括事由、事项和结束语等内容，事由要写得开门见山、简明扼要、高度概括；事项要写得具体、明白、条理清晰。如属于去函，事项要明确具体，提出要求应给对方留有余地，有时可写出自己的看法、打算，以供对方抉择参考；如属于复函，要注意答复的

10、针对性和明确性。3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4.结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。5.结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。（三）撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性答复的明确性。其次，函

11、也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。二、请示请示用于向上级机关请求指示、批准，属于上行文。请示的写法：1.标题和主送机关标题由发文机关、事由和文种构成，也可以由事由和文种构成。主送机关，就是负责受理和答复请示的机关。2.正文请示的正文由开头、主体、结语三部分组成。开头。主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般来说这部分要写明所遇到的新情况、新问题或自身没有能力解决的困难，要写得充分恰当具体主体。是请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的

12、请示，要把要求批准的事项分条列款写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要氢编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。结语。在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复即可。一般可用“此请示，请批复。”请示的特点：一是请示必须一事一请，不许越级请示，只有在突发重大事项时才可以。二是不能多头主送，如管局计财处并教育局，这样的请示你是需要计财处批还是教育局来批，这样容易引起互推现象。需要两个部门时，可以抄送另外一个部门。三是实事求是，理由充分，提出问题合情合理，而且要有主报机关的明确意见。如需要上级拨款，必须写清需要上级给多少资金，不能含糊写请上级部门给予一定的资

13、金支持，一定是多少钱，这样写的话，上级部门给你多少钱都可以。四是请示文头不能写个人，如对农场报请示，行政方面的文头则写农场，不能写场长，党委方面的， 文头则写农场党委，不能写书记。三、通知通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项属于下行文。（一）特点第一，使用范围的广泛性。通知可以广泛应用于发布章程、规定；下达指示，提出工作要求；批转（或转 ）公文，安排工作等。第二，应用方式的简便性。通知的应用非常简便，结构不拘一格，语言表达亦灵活自便。遇有特殊情况时可以发出紧急通知一次没有讲清

14、楚，或情况发生新变化时，还可以发出补充通知第三，表述语言的通俗性。通知的内容常常是一些需要广为周知或需要办理执行的事项，因此语言概念 明确具体，文字表达要简明准确，通俗易懂。（二）通知的结构1.标题通常有两种写法，或由发文机关、事由、文种组成，或只用事由、文种构成。2.主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.正文，包括三方面内容：第一，引据。先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，为什么要发该通知，然后通过承启用语，转入下文。第二，主体。也称事项。通知的事项有的简单，有的复杂，但必须写清什么事情，有何要求，使人一目了然，便于领会理解和执行。第三，结语。第四，落

15、款。（三）会议通知的写法一篇完整的会议通知，包括如下几部分：1.标题。一般把发文单位、名称、会议的主要内容和文种写进去。2.称呼。写被通知者的单位名称顶格写，称呼后面加冒号（：），3.正文。召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要做好哪些准备工作等内容写清楚。如果内容多，可分段或分条来写。4.署名和日期。四、总结总结主要用于对一定阶段内的工作进行系统的回顾，分析研究，从中寻找出具体的经验教训、工作规律或缺点错误产生的原因，以利于今后工作的发展与进步总结可分为综合总结和专题总结两种；也可根据总结的对象分为工作总结、学习总结、思想总结等。（一）总结的撰写要求第一，提高认识，

16、端正态度。要认识总结的重要性，要坚持以党的路线、方针为指导。第二，找出规律，揭示本质。总结的目的，是面向未来，避免今后工作的盲目性。不要浮光掠影，泛泛而谈；不要堆砌材料，不加分析。必须总结出规律性的东西，这样才具有指导今后工作的实际意义。第三，主次分明，重点突出。是指主要工作或工作中做得比较出色、有体会的工作，或是具有典型经验教训，进行总结时对这些方面要有所侧重，而且要选用适当的材料，使这些观点和材料统一起来。第四，有理有据，实事求是。总结要求内容真实，如实反映本单位的实际情况。因此，不能以偏概全，夸大其辞，不能先入为主、主观臆断；不能阴霾障目，真假、正误不分；不能张冠李戴，拼凑编造；也不能随

17、意拨高，借题发挥。第五，条理分明，结构严谨。综合性总结内容多，篇幅长，因此，安排结构一定要严谨，层次一定要分明通篇一定要连贯。要使人看了一目了然。另外，还要注意语言的确切，事实准，不走样；数字准，不笼统；论断准，无漏洞；文风正，不浮夸。总结的结构标题：最常用的是陈述式标题，由单位或制发机关名称、时间和文种构成（如名山农场办公室2014年工作总结）（名山农场办公室开展党的群众路线教育实践活动工作总结） 也有正副标题式。正标题一般是将总结的结论归纳成论断式的语句，或者将总结的核心内容揭示出来，副标题则按照陈述式标题写（如努力发挥团员青年在改革中的作用-共青团 委员会2014年工作总结）正文：一般依

18、次写出下列四个方面内容：一是概述某一阶段内的工作、活动整体情况，包括背景、基础、成绩、效果等二是写经验体会，包括具体的做法、事例、数据等；三是存在的问题与不足，分析产生问题的原因；四是今后的设想和努力方向。落款。五、报告报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。（一）报告的特点第一，行文的单向性。报告是下级机关对上级机关的行文，其目的在于帮助上级机关了解情况，向上级机关提供信息，一般不需要受文机关的批复和反馈，属一种单向行文。第二，时限的不定性。报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中（指一个阶段已完成）或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，文于事具有相对的滞后性。第三，内容的广泛性。报告的内容一般不受限制，可以是一文事，也可以一文数事，反映多方面的情况。第四，写法的灵活性。报告种类较多，一般行文篇幅较长结构安排不拘一格，在文字表述上，以陈述性语言为主（二