如何提高工作效率（115页)ppt课件

1、第一章：树立高效认识一、如何正确评价本身效率情况评价预备任务相当重要，它影响着评价过程的顺利进展和评价结果的有效性，预备阶段的主要目的是使一切相关人员，包括一切评价得与受评者，以及一切能够接触或利用评价结果的管理人员，正确了解实施360度评价的目的和作用，进而建立起对该评价方法的信任。二、如何树立效率观注重任务节拍改良任务方法及时完成任务将效率观念融入日常任务中提示您效率的提高不意味着效益的提高，假设方向错误，效率越高，损失越大。提示您在经理人的实践任务中，也会遇到要提早完成的任务，此外，对于需求他人配合完成的事情，最好也不要运用及时完成的原那么。由于即使您能充分掌握本人的时间，到时假设他人不

2、能充分配合而这是非常有能够的事情，很能够就无法及时完成。三、如何掌握帕累托原那么活用ABC分类法确定任务顺序合理的目的规划合理利用时间提示您根据规划执行，我们即可自动地利用方案，使资源有在控制之中，而不只是被动地反响，任务效率自然提高。四、如何正确运用效率管理实际制定效率规范分析当前管理情况进展效率对比及时反响第二章：确定有效的任务目的一、如何确定任务职责防止职责交叉防止职责重叠明确本身才干正的任务方式提示您职责交叉的任务由于没有明确各岗位的职责权限，必将导致任务中岗位职责不清、多头指点、互要推诿，并因此降低任务的效率提示您“一岗一份描画书指的是对每一岗位的阐明和规定细那么都应构成一份书面文件

3、，确保每位任职者持有一份。二、如何设定个人任务目的详细化Specific可衡量Measurable与整体目的一致Aligned具有相关性Relevant明确截止期限Time-based提示您每个人都不会只需一个任务目的，设定目的时，应给予每工程标一个目的指数，来决议目的的优先级，一切目的指数的总和必需是100%。三、如何制定任务方案分析任务研讨任务细分任务提示您假设您发现要拖延的理由比较多，把这件任务丢掉，去找别的任务。假设您不断在做一件任务，而它会使您忧虑，有波折感，而又使您想继续做下去。假设不是真有一个好理由让您继续做它，那就别做这件事了，重新开场一项新任务吧！提示您细分您的任务，对那些不

4、太令人愉快的任务尤其有效。即使是不喜欢做的任务，每个人也都能做上短短的一些时间。因此，把困难的任务分解成细小的任务，然后把它们安排在您喜欢的任务空档之中，这样您就可以利用零碎的时间完成它。如何进展目的管理提高整体效能一致目的和责、权、利的关系及时反响表达考核的效果提示您目的管理在实际中往往被曲解运用。管理者为下属设立目的，假设他完成了目的，就会获得奖赏；假设失败，就会被解雇，管理者只看结果。人们在这种情况下任务，压力宏大，最后导致整个体系的解体。目的管理的精华是需求共同的责任感，它依托团队协作。管理者要问本人，能否就义务选配了最适宜的人选，能否胜利引导，协助、鼓励和开展他的下属去了解和实现组织

5、的目的。第三章：合理安排义务如何开出义务清单列举出所要做的一切事情分类清单上的每一项义务给出清单上义务的优先权确定义务清单提示您义务的分类主要为经理人支配资源下属、资金、人事关系等提供根据，合理的义务分类，将极大地发扬可支配资源的效能，从而大大提高经理人的任务效率。二、如何确定任务顺序列出清单画图进展分类定位每项义务确定任务顺序提示您涉及关系到组织开展的任务必需求同上司或公司顾问讨论，这样做的一大益处是防止南辕北辙，同时也会加强您完成任务的自信心。三、如何为任务义务安排适当的时间设定重点设定优先顺序巧用ABC分析法四、如何撰写任务义务进度和所花时间记录甘特图里程碑图提示您根据整个方案分解的多个

6、活动项能否同步无关紧要。五、如何合理分配精神做“最重要与“最迫切的事做本人该做的事头天做好方案集中精神抓关键提示您有的管理者特别爱管闲事，爱探听闲事，不是本人职权范围内的事也要四处探听、伸手去管，本人的本职任务搞不好，反而四处为他人操心。这将浪费大量的精神，并且这样的精神浪费往往是低效率的，虽然许多管理者甚至以为这是本身价值的一种表达。第四章：加强时间管理一、如何记录时间记录要真实准确不要仅凭记忆估计预先分配好时间选择好本人的记录方法记录要真实准确要有正确的时间观念，要顾惜所拥有的时间。要有详细的任务方案，这是提供时间运用信息的根底。一定要持之以恒，不能半途而废，由于记录时间是改动不良习惯的第

7、一步，也是进展时间管理的根底，坚持下来，您就会发现，真实的时间记录对您任务效率的提高会有极大的协助。要做到客观地衡量时间的耗费，根据任务方案和任务安排的顺序进展。提示您时间分析单，就是根据设定的记录时间段，列出这段时间内您的各项活动，看看时间都破费在哪些方面，作为改良时间利用方法的分析根据。二、如何合理支配时间确定每天的目的最充分地利用您最显效率的时间集中精神不要做完人利用间歇时间掌握办公室任务艺术三、如何合理诊断运用的时间时间耗费的诊断制定完善的任务方案砍掉浪费时间的活动。时间耗费的诊断1、哪些事情根本不用做？在记录中占多少时间？不用做的任务是指无助于目的和成果的任务，做了就是浪费时间。2、

8、哪些事情可以授权他人去做。或他人去做效果更好？有效果的管理是经过各级的分层管理和任务，到达完成义务的目的。3、哪些事情既浪费了本人的时间，也浪费了他人的时间？我们常讲的“文山会海就是这类事例的典型。4、有哪些任务错误在过去出现过？占多少时间？错误的反复出现，阐明反响系统出了缺陷，需求检查调整。四、如何节约会议时间明确召开会议的必要性合理安排和组织会议评价会议效果合理安排和组织会议1、会议召开的当天，主持者应提早到达会议室，检查会场布置，假设需求的话可进展必要改动。2、会议应按时召开。3、在信息传达型会议中，信息的表述该当简明扼要、容易了解。4、在决策性会议上，推进与会人员处理问题以及作出决策的

9、过程是关键的。提示您备忘录作为企业内的资料，用于向未到场者和有兴趣者传达信息，它还可以作为以后召开会议时的任务根底。五、如何杜绝做事拖延开展结合系统各个击破平衡表法改动思想方式防止过分追求尽善尽美开展结合系统1、查出受话者的号码并写下来。2、决议何时打3、翻查有关资料并检查全面情况4、决议究竟在中应怎样说。5、拨。防止过分追求尽善尽美1、决策环境本身假设具有风险性，即是具有不确定性，那么想获得完备的决策资料是不能够的。2、管理者假设能及早进展决策，那么当决策显示错误的迹象时，他才有时间采取补救或善后措施。六、如何加强个人时间的管理谨防时间圈套学会从事务性任务中摆脱出来留意时间的集中运用有效地方

10、案与安排本人的时间有效地方案与安排本人的时间1、“日之末拟订明日要到达的目的和主要活动提纲，使次日醒时就有明确的行动方案。2、“周之末总结本周任务，拟出下周各项主要任务的提纲，要求细到每天要到达的一项或多工程标。3、“月之末总结本月艰苦事件，拟订下月到达的主要目的，要求细到每周完成的事情4、“季之末同季度目的比较，检查本季的成果，确定需求采取的补救措施或方案中需求改良的地方。5、岁之末检查本年度的主要事件，分析胜利与失败之外，列出下年度七、如何培育善始善终的习惯调整生活的步伐扩展清闲区扩展清闲区1、了解您有哪些习惯存在，也就是寻觅浪费时间的习惯，最直接的方式就是讨教上司或同事，他们会给您中肯的

11、建议。2、要向本人挑战，爱默生说：“做您所害怕的事，您的害怕将因此被降服。3、找出问题所在后，要制定详细的方案来强迫本人改善它们。提示您管理者该当明白，不是任务来配合本人，而是本人的生活步伐要跟上任务的节拍。第五章：建立有效沟通系统一、如何与同事良好协作对不同的人运用不同的言语积极倾听员工的发言恰当地运用肢体言语坚持理性，防止心情化行为减少沟通的层级让员工对沟通行为及时做出反响提示您在单独倾听同事意见时要做好以下几点：安排一个好的环境鼓励对方说话，坚持适当沉默，表示同感说本人内心的感受，反映现实，表示了解二、如何与上司打交道自信，但不自傲尊重，但不卑下服从，但不盲从决断，但不可擅权亲近，但不亲

12、密多听，但并不等于闭嘴功高不自居，有过不推诿要勇于表现本人，但不可一意孤行要齐心协力，更要风雨同舟要心底无私，更要顾全大局提示您请您记住：上司永远是上司，下属永远是下属，在任何公众场所对上司都不可有无礼的评议和行为。提示您这里所说的适当的时机指的是在上司有空闲时间时；适当的场所，指在无其他人在场的情况下；适当的方式，指语气必需委婉，可以让人接受，比如以这样的语句“对这个问题，我有个人人观念作开场白会让上司内心舒坦，从而为接下来的沟通发明好的气氛。假设不具备这三个适当，千万不可造次，否那么必需适得其反。三、如何进展正确的人际关系沟通改善个人人际交往素质提高管理任务程度提示您人际关系平衡是动态的，

13、需求不断针对新情况，新问题加以改善，才干坚持人际关系的协调。如何建立有效的交流沟通系统健全组织沟通渠道注重改善组织沟通环境建立一致的企业文化提示您目前，大多数企业的组织沟通还是停留在指示，汇报和会议这些传统的沟通方式上。它们不能顺应社会经济的开展、组织成员心思构造以及需求层次的变化，从而使得组织成员的精神需求不有得到充分满足，譬如：他们自我价值的实现和对组织的归属感，集体荣誉感和参与感的满足等。而采用因人制宜、因时制宜的有效沟通方式，那么可以满足这些方面的精神需求。第六章：创建高效团队一、如何确定部属的适宜岗位组织目的原那么责权对等原那么责权明晰原那么一个上级原那么权变原那么提示您当权责对等时

14、，组织才干发扬最正确效果，否那么将会影响任务效率，严重时出现管理混乱，最终导致团队的解散。二、如何提高员工效率善用马太效应善用鲶鱼效应实施员工价值管理三、如何进展有效授权明确授权范围掌握授权重点适当的控制适时的鼓励提示您其实，管理者把该授权的任务授权给下属，既可以节约本人的时间和精神，也有利于调动下属的积极性。这类授权的风险能常也最低，即使出现某些失误，也不会影响单位任务的大局四、如何建立有效的组织构造设定可行目的合理分工一致指挥适当的管理制度责权相符效能精简提示您有效的管理组织中，必需是责权相互制衡。有权无责，就会滥用职权，责大于权，那么一定有些责任难以实现；权大于责，有能够节外生枝。因此，

15、必需实现责权的对等和一致。五、如何塑造团队精神构成团队成员间的高度信任感设定明确团队目的构成一致价值规范提示您作为管理者，您要擅长表现本人的才干。表现出您的技术和专业才干以及良好的商业认识，这样才干引起他人的敬慕和尊崇。还应该特别留意培育和表现您的沟通团队建立和其他人际交往技艺。这也是建立信任关系的“催化剂。六、如何坚持团队成员的创新性培育提出问题的才干培育独立自主处理问题的才干多思绪处理问题七、如何使团队高效运转强化团队精神培育，提高团队向心力强化共同理想，提高团队凝聚力强化沟通讯任气氛，提高团队亲和力强化团队鼓励机制，提高团队战斗力强化学习型组织创建，提高团队生命力提示您在日常管理过程中，

16、要留意培育每个成员的参与认识，普通性业务，大胆放权让团队成员直接处置，成员觉得到管理者对他们的倚重，也会“士为知己者死，自加压力，精益求精提示您将对人的管理转变为对智力、对技术的管理，实现管理方式的变革。这是提高团队生命力的有效措施。第七章：抑制客观的低效要素一、如何防止时间观念淡薄防止浪费时间学会节约时间恰当安排时间树立追求时效的时间观提示您人们虽然不能发明时间，但可以利用先进办公设备和高科技工具相对地延伸可以利用的时间。二、如何防止任务中的厌倦心情目的要可行培育职业兴趣学会照顾本人防止任务单调任务强度要适当提示您兴趣是胜利的先导，热爱本人的任务是获得成果的保证如何减轻任务压力合理安排各项任

17、务时间完成相对固定的义务学会表扬本人要有合理的生活习惯及时调整心情提示您当您觉得到有压力时，您的心情情况就会恶化，进而也会影响您的思想、判别力及行为。为了应付有压力的局面，您要改动对局面的看法，直到它成为一个有积极意义的挑战；要以您也可以改动心情形状，更好地处置它。四、如何防止本身优势要会识别人要知人善任敢用有争议的人才顺应组织开展提示您卡耐基的墓志铭可作为管理者的指南：“这里躺着的人，懂得如何运用才干比本人强的人在他捭下充分发扬作用。五、如何防止任务圈套制定方案明确目的多与同事交往坚持原那么加强顺应才干勇于承当责任提示您坚持原那么在大多数情况下会帮您远离任务圈套，由于，即使原那么，那就是大家

18、所共同认可的规范，审时度势地坚持原那么往往就会让您处在有利的位置。六、如何防止知识构造老化构建T型知识构造及时优化知识构造七、如何防止决策效率低下弄清问题的关键确定参与决策的人选采用恰当分析方法听取不同想法和意见评价方案的有效性以降低风险提示您请一位爱唱反调的人来检查您的决策，并听取他的反响意见提示您管理者该当花时间为每一个决策制定客观的规范以确保这些搜集到的方案可以改善公司的情况。八、如何防止自我管理松懈擅长控制和调理本人的心情注重时效管理规范言行管理完善的人际关系管理提示您著名科学家巴斯德说过：“机遇偏爱那些有预备的头脑。第八章：抑制客观的低效要素一、如何防止精神分散缺乏独立思索尽量避开干

19、扰时间善用时间隔离法学会集中精神提示您除了每天安排一定的思索时间外，最好再每周安排半天，每月按排一天，作为管理者的“思索时间。每月管理者占用的“思索时间约为全部指点任务时间的20%左右提示您应该在每日方案制定中参考办公室干扰曲线，相应地，您可以并应该在无干扰的时间段做重要的任务，思索关系全局的问题。二、如何防止干扰合理安排编制清单设置适当屏障掌握自动终了的技巧提示您经过事先思索而决议不，远比打一个目的不明、又没有成果的有价值的多！提示您谈判的开场白的内容决议了整个的过程和终了。三、如何减轻变化对任务的不利影响制定预案积极应对各种变化要学会坚持提示您让变化实现稳定过渡的一个很重要的内容是：鼓励您

20、的员工与您一同协作，让他们付出最大努力，即使这种变化有时会使他们的需求达不到满足。提示您“柔性技艺还能让员们拥有全新的思想去对待本人的任务，拥有全新的方式来处理任务中面临的种种突发问题。四、如何防止办公环境的沉闷提供好的任务环境营造调和的人际关系提示您人类对颜色的反响是非常敏感的，大海和无处山峦的深蓝色会使人们心旷神怡，然而蓝黑色用作室内装饰，就似乎是奥秘和死气沉沉的。这种颜色觉得和体验有着客观联络，普通说来，暖颜色使人感到热烈、兴奋、灼热、冷颜色使人感到安静、幽静、清凉。五、如何防止日常办公的拖沓充分发扬的优势合理运用做好重要文件资料的整理学会高效的阅读提示您在午饭前或一天任务时间快要终了时的一段时间里，人们都不愿啰嗦太多，这时，把成批地打出去，既省时，又省力。第九章：改良完善效率考核方法一、如何制定效率考核方案目的性客观性公平性可操作性合理的衡量规范提示您效率考核是一把开启企业员工