字处理软件资料(共18页)

1、字处理软件学习指南（操作(cozu)要点）（1）软件(run jin)介绍人们在日常生活、学习、工作中都需要讲述、说明一些(yxi)信息，帮助我们进行文字材料的书写、编辑的字处理软件可带来极大的方便。根据我们整理文档应用方式的不同，我们应选取相应的文本加工工具。如果文档用于在电子设备上查看，通常会采用网页制作工具，如Dreamweaver；如果文档需要打印，通常选用字处理软件：WPS，Word等，如果以复杂的排版方式输出文档，如出版报，则应选用Publisher等排版软件。字处理软件Microsoft Word、WPS、Open Office Writer使用方式类似，都能满足一般工作、生活应

2、用的需求，都具有强大的文字输入、编辑、排版和打印等基本功能，下面以Microsoft Word的界面进行介绍。（2）文字录入文字、标点符号、数字序号、特殊符号、造字程序使用字处理软件编辑文档时，当一行中录满字符时，文档会自动折行显示，如果需要分段，则在上一段落结束后按下回车键（Enter）即可。对于无法通过键盘上的按键直接录入符号，可以使用Word中的符号集，如图【】编辑文档时，对于并列的内容(nirng)，可以通过设置项目符号来显示，Word对项目符号的类型、对齐方式、字体等会统一排版。对于有一定次序关系(gun x)的内容，通常都会加以编号，让文档看起来更加清晰，这时就应设置项目编号。如图

3、【】是项目符号和编号(bin ho)的例子。我们在进行文字编辑的过程可能会遇到一些无法输入的怪字，这可能是由于这个字很少用，所以在电脑的字库中没有这些字，遇到这种问题时，我们可以利用“造字程序”软件的来创造这个字。在运行窗口中输入“eudcedit”并回车，将会打开“造字程序”窗口，在“选择代码”对话框，双击对话框中的方格选定所造汉字对应的字符代码，如选择AAB1后进入编辑窗口开始造字了，如图【】所示。造字完成后，在输入自己所造汉字时应先添加一个新的输入法“内码”输入法，如图【】所示。在需要输入所造汉字时，先将输入法切换到内码输入法，然后(rnhu)在此输入法下输入先前选择的字符代码（如AAB

4、1）即可显示(xinsh)所造汉字了。（3）图片(tpin)和艺术字与表格一样，图片也是美化文档的一种方式。文档中的某些(mu xi)文字内容，有时很难用文字(wnz)说明，用图片的方式就可以将这类复杂或抽象的问题转化为简单形象的问题。图片的插入无疑会使文档骤然生色。插入文档中的图片被字处理软件视为一个整体，字处理软件提供了一些简单的图片操作工具，如调整图片大小、裁剪图片、调整图片位置、图片旋转等，更为复杂的处理应在插入图片之前使用专门的图片处理软件完成。根据图片的尺寸和用途不同，通常会设定不同图片的环绕方式。图【】显示的就是几种常用的图片环绕方式效果。在编辑工作报告以及各种宣传文稿时，经常需

5、要流程图的配合以更清晰地表明操作过程、生产流程、公司的组织结构等。Word中，采用绘图来绘制此类图形。使用文字处理软件提供的矩形、直线、箭头、椭圆等图形对象，可以绘制出形状各异的图形，还可以给图形着色或添加标注等。而且，这些图形对象彼此独立，也可以嵌入到文档中。由于图形对象彼此独立，所以你还可以对这些图形对象进行选定、复制、修改、删除、移动、旋转、设置风格、组合、分解、划分层次以及拼接等图形处理。图【】是一个使用图形对象绘制的图例。如果(rgu)希望文档中的标题或者(huzh)其他需要突出显示的文字生动活泼，增添文字的艺术(ysh)魅力，你可以使用艺术字来显示它们，使其更加醒目、美观。一旦插入

6、艺术字之后，可将其作为一种特殊的图片参与文档排版。文字处理软件提供了大量的尺寸随意、配有阴影、旋转或弯曲效果的艺术字样式，可以对艺术字进行修改、格式编辑等操作，使其更加完美。如图【】所示。（4）表格我们经常会通过表格的方式清晰地表现各类数据。字处理软件都可以轻松插入指定行列数的表格。图【】是Word的插入表格命令。对于一些特殊的表格，如图【】所示表格，可以在制作出基本表后，用合并单元格或拆分单元格命令生成特殊的单元格，甚至可用绘制表格的方式绘制特殊表格。在编辑表格时，可以根据需要选取行、列甚至整个表格，然后对单元格进行设置。Word中的表格可以使用公式和函数进行简单计算，其使用方式与在Exce

7、l中类似，请参见Excel中的公式和函数部分。通常情况下，如果表格涉及较多的数据运算，往往借助Excel来进行运算、分析数据，然后通过直接插入Excel表格的方式嵌入到当前文档中。例如图【】就是嵌入的一个Excel表格。双击这个表格，就会自动进入Excel的工作界面，在Excel中编辑完成后可以立即在Word文档中看到编辑效果。（5）公式在编辑科技论文文档时，经常会涉及到数学公式与化学公式、数学符号与化学符号的处理问题。例如，建立包含分数、矩阵、求和、积分等复杂运算符的数学公式，在公式中通常会使用希腊字母或罗马字母等特殊字符，这些特殊字符都无法直接从键盘输入。文字(wnz)处理软件提供了专门用

8、来编辑数学与化学公式的公式编辑器，包含了公式中经常用到的符号及模板。符号包括逻辑符号、集合符号、运算符号及特殊字母等。模板包括特定格式的运算符，如分数、矩阵、根式(gnsh)、求和、积分等。利用公式编辑器建立的数学公式与化学公式是作为嵌入对象插入到文档中的。因此，同其它嵌入对象一样，可以对它进行复制、删除(shnch)、移动和缩放等操作。图【】表示了利用文字处理软件编辑数学公式的例子。图【】 编辑数学公式的例子 （6）字体、段落在编辑文档时，可能需要输入上标或下标文字，可以通过字体选项设定。在使用中文写作时，段落的首行大都会缩进两个(lin )字的距离，这可以用段落对话框的首行缩进选项设置。W

9、ord提供左对齐(du q)、右对齐、居中、两端(lin dun)对齐等几种段落对齐方式，前几种对齐方式见名知意，两端对齐指的是段落中所有行的文本两端都对齐，但不对段落的最后一行进行调整，也就是说除了段落的最后一行外，其他行的左端和右端同时对齐，必要时会自动调整字符间距，使得段落更为整齐。有时如果觉得文字之间的距离过于密集，可以通过调整行距和段落间距来增大行与行之间、段与段之间的距离。（7）格式(g shi)刷、样式如果想要快速将某个段落的格式复制到其他段落，可先选中这个(zh ge)段落，然后单击格式刷按钮，此时鼠标变为形状，在要应用格式的段落上单击即可。如果有多个段落都需要格式化成此格式，

10、可以双击格式刷按钮，这样就能将选定的格式复制到多个位置，再次单击格式刷按钮才能(cinng)关闭格式刷。在编辑长文档时，即便使用格式刷能很快格式化段落，但由于段落非常多，难以保证所有段落格式都进行了调整。而一旦遗漏了某些段落的格式化，势必对整个文档造成损害，另外如果临时调整文档格式时也很麻烦，这时可使用样式来解决上述问题。样式是一组已经命名的段落格式，例如正文、标题、副标题、强调、要点等，每一种样式都对应一种已经设定好的文本字体、段落格式等信息。一旦指定某个段落应用某个样式，如标题2，这个段落会被自动格式化，文档中的所有应用标题2的段落的格式都是一致的。我们可以根据需要修改样式中规定的格式，一

11、旦修改被确认，文档中所有应用此样式的段落将会按新的格式要求重新自动被格式化。尽管Word中提供了许多默认样式，但实际应用时有时仍然会觉得不够用，这时可以自行创建新的样式以满足需求。为了方便使用，文字处理软件提供了一些(yxi)标准样式，如图【】所示。利用(lyng)这些样式不仅可以给文档一个贯穿始终的外观，轻松地格式化文档和快速建立层次化的文档，而且能够更方便地修订文档，使其随着样式格式的改变，自动更新被该样式格式化的段落。（8）页眉和页脚页眉和页脚是打印在文档每一页上的说明性信息，通常是文字、页码，也可以是图片信息。页眉打印在每页顶部的页边距中，页脚打印在每页底部的页边距中。当需要设置(sh

12、zh)不同的页眉和页脚时，例如在图书的排版中，在偶数页的页眉上输出页码和章名，在奇数页的页眉上输出节名和页码，这时就应该设置页眉页脚的奇偶页不同。图【】显示的是一篇文档的页眉和页脚，在页脚上有自动生成的页码。页脚页眉（9）目录当你编辑一个书稿的时候，往往需要制作一个目录和索引。而绝大多数的文字处理软件都提供了自动生成索引和目录的功能。当你修改了文档内容后，还能够自动更新目录和索引。图【】是一个自动生成的目录。图【】 一个(y )自动生成的目录 （10）脚注(jiozh)和尾注如果你要撰写一篇学术文章，通常在文档中要引用一些观点或概念，为了保持文档的统一风格(fngg)，这些观点或概念的具体内容

13、往往不在正文中出现，而以脚注的形式加以说明，即让脚注包含正文中提到的引用出处。脚注和尾注是由两部分关联而成，一部分是正文中标记注释或引用的词句，另一部分则是标记对应得注释文字。脚注的注释文字通常放置于页面正文下方，用于补充解释标记的词组；尾注的注释文字则一般放置在整篇文档的末尾，通常用于说明标记词句的引文出处。图【】是科技论文中的脚注，科技论文中的参考文献部分通常使用尾注，如图【】。图【】脚注(jiozh) 图【】尾注（11）节在编辑论文、公告时，经常需要对文档进行分栏排版，使得版面更加生动，更具可读性。进行分栏设置时，文字处理软件将自动在分栏的文本内容上下各插入一个分节符，以区别于其他框。分

14、栏的实际效果只能在页面(y min)视图方式或打印预览中才能看到。如图【】所示。在实际应用中，特别是针对长文档，经常(jngchng)会遇到同一文档具有不同的页眉和页脚，甚至是不同的版式。例如，教材的不同章节的页眉页脚往往不同，在多栏的文档中偶然出现通栏的大图等。这时也会采用分节符，对各个不同的节分别设置其格式来完成。图【】分栏 （12）审阅在学习或工作中，有时需要请求多人进行(jnxng)审阅。例如，如果你的论文需要得到三个专家的批改意见，那么，首先你要将论文传送给每一个专家，专家进行添加(tin ji)批注或修订(xidng)的处理，然后你可以对每一处的修改意见进行拒绝或者接受的选择，完成

15、文档的最后定稿。审阅是指对文档添加批注或进行修订。批注是对文档的某些内容进行说明、注释或建议。添加批注是为了使审阅者在不修改原文档的基础上提出修改文档的建议，以及在多个审阅者之间交流信息。如图【】所示。图【】添加批注 修订是对文档的某些内容进行修改。在修订状态下，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。如图【】所示。图5.11 修订(xidng)文档 全部修订完成后，定稿者审阅修订内容(nirng)。即对每一修订处决定接受或拒绝，进行定稿(dnggo)。对每一处的修订，如果接受修订者的建议，修订的内容将生效成为永久性的，新添加的内容会变成文档的一部分，删除的文字会被真正删除；如果拒

16、绝修订者的建议，原来的文档将被恢复，修订的文字也不见了，并将自动删除修订标记和关于该修订情况的记录。因此，要慎重地进行审阅修订。为保险起见，你可以将文档在不同编辑时期的内容分别保存。例如，编写一份重要的合同文档时，在做重大修改之前应首先保存现在的版本，以备将来修改或对照时使用。 （13）文档视图页面视图是Word最常用的视图模式，它可以显示出页面的布局、大小，方便用户编辑页眉、页脚、页边距等对象，在此视图下文档的打印输出效果一目了然。在编辑和阅读内容较多、页面包含多个标题项的长文档时，可以采用文档结构图的显示方式，在页面左侧以大纲形式显示文档的标题信息，右侧以页面视图的形式显示文档内容，方便用

17、户快速跳转到需要的章节。如图【】所示。如果你希望纵览整篇文档的全局，可以采用大纲模式。大纲视图是一种显示文档框架结构的视图模式。在大纲视图下，由多级标题和正文文字组成层次，你可以根据需要显示相应的层次，隐藏或者展开文档，逐级显示文档的内容。在编辑长篇文章时，按照写作的习惯，首先书写文章的纲目，然后在各级纲目中添加相应的内容。文章的纲目一般以标题形式出现，需要设置一些相同或不同级别的标题，大纲视图的具体效果可以通过各级标题来显示。建立了满意的文档组织结构之后，再添加详细的正文或图形进行编辑。如果你对文档组织结构不满意，可以移动标题和文本来重构文档的结构。（14）打印输出将文档转换(zhunhun

18、)为PDF格式文件。PDF是非常(fichng)好流行的文档阅读格式文件，将Word文档转换(zhunhun)为PDF文件，字数统计：在编辑文档的过程中，可以随时对整篇文档或者文档中选定的文本进行统计，查看包含的页数、字数、字符数、行数等信息。你可以利用这个功能统计文档的字数，决定文档内容的取舍。如图【】所示。图【】 字数统计实践指导（实践任务）实践一、基本操作任务目标（1）熟悉字处理软件的基本操作（2）熟练格式化字体和段落（3）熟练掌握插入和格式化图片、艺术字（4）熟练掌握表格制作技术（5）掌握公式的编辑技术（6）掌握页眉、页脚、目录的生成技术知识清单（1）文字、符号的录入（2）文字的格式化

19、（3）段落的格式化（4）项目(xingm)列表（5）样式(yngsh)（6）图片(tpin)格式化（7）艺术字（8）公式（9）表格（10）页眉、页脚（11）目录生成任务要求资源：学习平台中“字处理软件-实践一”，利用文件中的文字完成如图【】所示排版，掌握字处理软件的基本操作。要求如下：（1）最上部是页眉，右侧是页码。（2）目录是自动生成的，因此显示的页码可与图片略有不同。（3）图片任意，只要格式与要求一致即可。实践二、运用(ynyng)提高任务(rn wu)目标（1）熟悉(shx)科技文章的结构（2）掌握(zhngw)写作科技文章的必要排版技术(jsh)（3）进一步掌握图片(tpin)、表格、公式的制作与排版技术知识清单（1）绘图（2）公式（3）文档格式化（4）表格（5）页