公文写作与格式处理（）

1、公文写作与格式处理第一讲 公文概述第二讲 公文的格式第三讲 机关常用标准性公文写作第四讲 机关常用非标准性公文写作的 有关知识第五讲 机关公文的起草、校核和办理第六讲 公文点评第一讲 公文概述一、指导公文写作与处理的四个重要标准性文件中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理方法国家行政机关公文格式国务院公文主题词表二、什么是公文公文简单来说就是公务文书。是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中使用并形成的具有特定格式的文字材料。三、公文的特点一公务性二标准性。三法定性。四程序性。五政治性六权威性。七时效性。四、公文的作用一发布政令。二指导工作。三报告情况。四请示事项。 五答复问题。

2、六商洽公务。七交流经验。八告之信息。九记载活动。十宣贯政策。五、公文的行文规那么一上行文1.上行文有请示、报告两种。2.机关单位之间一般不能越级行文。但因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。3. 向上级机关单位行文，应当主送一个上级机关单位；如需其他相关的上级机关单位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单位向上级机关单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复其请求事项。4.党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。不得以党组织的名义向上级政府请示、报告。5.党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。6.一头

3、请示。请示的主送单位一般只能有一个。7.一文一事。8.不送个人。9.不得抄送。上行请示，不要同时抄送同级或下级机关。10.凡属本机关职权范围内可以解决或可与其他部门协商解决的事项，不要请示上级机关。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。请示一般不要以个人名义上报。11.请示事项不得夹带在报告中。二下行文1.包括通知、通报、批复、决定、命令等。2.行文一般只发直属下级，有时也可以扩大到所属各级。一般来说，政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一

4、般不得向下一级政府正式行文，但可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文。党委政府的办公厅室根据党委政府授权，可以向下级党委政府行文。3.公布性公文。4.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。5.对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定和通知时例如领导成员的任免、机构的增减、重要业务上的有关事项等，应当根据需要，抄送它的另一个上级机关。6.单位部门之间对有关问题未经协商一致，一律不得各自向下级行文。防止各自为政，增加矛盾。三平行文1.包括函、周知性的通知、议案等。2.不相隶属机关之间一般用函行文。3

5、.平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。四通行文1.包括通告、公告、公报等。2.行文语言要整饬标准，不要过多描述，语体要相对严格周详。3.多采用条文化写法，条目之间必须按性 质归类界定清楚。表述方法一般先讲正面，后讲反面，或者在一个条目中全面从反而表述。五联合行文同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合行文。同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。第二讲 公文的格式一、党政公文比较二、公文格式要点一公文版

6、头局部包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等六项。 二公文主体局部公文主体局部包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。三公文文尾局部公文文尾局部指公文末页的尾部。包括印发传达范围此件发至、主题词、抄送机关和印制版记等。三、公文格式处理中应注意的几个问题一版头。二发文字号。三主送机关。四结尾用语。五主题词和印制版记。四、公文格式中的几个细节一引用公文。二结构层次。三附件标识。四附件位置。五页码的排法。五、公文中数字的用法一统计表中的数值,如正负整数、小数、百分比、分数、比例，必须使用阿拉伯数字。二定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或

7、具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。三要求使用阿拉伯数字的情况。五要求使用汉字的情况。第三讲 机关常用标准性公文写作一、通知通知被誉为公文中的“老黄牛。是各级党政机关、人民团体、企事业单位使用最多的公文。 一一般性通知部署工作性通知贯彻指示性通知 制定政策性通知 机构区划调整类通知 会议举办培训班通知范文I:课.doc二批转印发类通知 1.批转类通知 2.转发类通知范文说明 (1)转发类通知与批转类通知不同，可以转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文。常见的形式有两种：一是职能部门转发上级业务部门的公文；二是综合部门代上级机关以转发的形式批转下级机关的意见等。 (2)转发类通

8、知最常见的形式是党委、政府的办公厅(室)转发部门的意见等。这一类通知往往是由于意见内容涉及面小，在全局工作中位置不那么突出而又必须经党委、政府批准、认可，因而采取变通方法以党委、政府办公厅(室)名义代党委、政府转发，行文中加“经同意字样，其行文要点与批转相同。 (3)从原那么上讲，办公厅(室)代党委、政府转发的公文，应仅限于部门的“意见。部门的“报告、 “请示，不宜转发。 (4)上级业务部门或不相隶属机关的公文涉及本机关工作，需要本单位执行贯彻落实事项，以转发的形式通知，说明本机关的态度观点。这种情况主要见于转发上级业务部门的有关规定。3.印发类通知范文 说明 (1)印发类通知的范围比较广，形

9、式灵活，不像批转类通知那样标准。凡机关团体、企事业单位认为可以印发的公文、文字材料，都可发印发通知。2通用标准性公文中常见的印发通知有印发法规，印发不能单独行文生效的类规章性公文，印发工作意见、工作要点、实施方案、方案、规划、纲要、宣传提纲、会议纪要、领导讲话、谈话要点以及其他需要以本机关名义印发的不相隶属机关的公文。(3)被印发类公文的时效有时不受印发通知的限制，这一点与批转转发类公文不同。如法规经按规定程序通过、见报，即具效力，不受印发通知时间的限制。而批转类通知的被批转的公文以批转通知的时间为准生效。(三)通知的写作格式要点综述 1、通知是下行文，制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位

10、，且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系。2、通知应抬头，有明确的受文单位。下发的通知需要报上级机关的用抄报，不相隶属的相关单位用抄送。3、通知可联合行文，联合行文的受文单位包括联合单位的所有直接、间接隶属单位，有时也可用各有关单位来代替。联合行文主办单位排在首位，使用主办单位一家文号。4、通知的标题，一般包括制发机关、内容和文种。特别需要说明的是关于批转类和贯彻上级指示类通知的标题的写法。比方省政府要对?国务院批转卫生部、农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知?制定贯彻意见，标准写法是：按照机关、内容、文种的要求拟写标题，?省人民政府批转省卫生厅、省农业厅关于改革和加强农

11、村医疗卫生工作的意见的通知?。二、通 报一通报的种类 根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。二通报的结构通报的结构分标题、正文、署名和日期三局部。1、标题。由发文机关的名称、事由和文种组成。2、正文。是通报主体局部。1表彰性通报的写作提示 介绍先进事迹。一要写清时间、地点、人物、事件及其主要经过、情节和结果；二要详略得当，重点突出。点明题旨。也是先进事迹的性质和意义，这是通报的目的所在，对先进事迹进行评议，明确地指示其重要意义。语言要简练，具有画龙点睛的作用。表彰决定。领导机关根据先进事迹做出表彰的决定，并发出学习号召，它是表彰性通报的核心局部，要求语言简明。希望号召

12、。最后表示号召或希望的词语，更要着重开掘事迹的典型意义，力求扼要，鲜明。 2批评性通报的写作 这种通报机关工作使用较多，具有法规性质，要求有关单位和个人遵照执行，发文机关对所通报的事件、人物作出的决定，提出的要求措施，一定要写得具体、明确。 错误事实或现象。 错误性质或违害性的分析。惩罚决定或治理措施。提出希望要求。3情况通报的写作提示 缘由与目的。情况通报的开头要首先表达根本领实，说明发布通报的根据、目的、原因等。 情况与信息。 主体局部主要用来表达有关情况、传达某些信息，通常内容较多，篇幅较长，要注意梳理归类，合理安排结构。 希望与要求。在明确情况的根底上，对受文单位提出一些希望和要求。这

13、局部是全文思想的归结之处，写 法因文而异，总的原那么是抓住要点，切实可行，简练明白。3署名和日期。正文末尾右下方签写发文机关名称，如果发文机关已见于标题，此处只写发文的年、月、日。通报与通知的形式相近，但又不同于通知。 1作为文种，通知庞杂，含量大，形式多样，相比之下，通报内容、形式都比较单一。2、在实践中，一局部传达上级指示精神的公文既可用通知也可用通报。在内容上通报不同于通知的特点是一般不提出工作上的具体要求以及需要组织实施的事项。 3通报文风要朴实。三、报告一正常工作报告二情况报告三回复性报告四报送文件、备案报告五报告的格式与写作要点1报告是典型的上行公文，作为标准性公文的报告必须抬头，

14、有明确的受理机关。报告原那么上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关或业务部门。2报告作为公文文种可分为两个大类：一类属于标准性公文的报告，即上述工作报告、情况报告、意见报告等，行文制发方面比较标准，可以单独成文；另一类报告属非标准性公文中的“报告，如会议工作报告、调查报告、述职报告等。3报告的主要内容不外乎向上级机关、主管部门汇报工作、报告情况、介绍经验，文风要平实，反映情况要客观，文字表述不可过多地堆砌修饰性用语。4在公文处理的实践中，用报告代替请示、用报告代替函是文种使用混乱的突出问题。四、请示一请求审批事项的请示二请求解决问题的请示三建议性请示四请求指示、答复性请

15、示五请示的写作格式要点1不越级请示，不横向请示。2请示不应多头主送。3请示公文应一文一事。4请示件要有主报机关的明确意见。5请示件不下发。六报告与请示的区别1从公文处理上讲报告与请示的最大区别是，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，请示那么应办理、批复，要有回音。2从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况、反映问题，供上级机关决策参考；请示那么主要是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题。3从内容上讲，报告的内容比较广泛，涉及的面可大可小，篇幅可长可短。请示那么不同，内容比较单一，一文一事，根本结构就是事由、请示事项两局部，篇幅一般都不长。4在行文格式上，报告比请示较少限制。请

16、示件原那么只准报送一个主送机关，报告那么无此严格规定；联合报告比较多见，联合请示那么较少见；请示的结束语一般比较标准，报告的结束那么多种多样，无一定之规。5报告与请示的共同之点是，都是上行文，受文单位必须是上级机关。目前许多把不是上级机关的业务主管部门当作上级机关，将本来属于“函这个文种的公文写成“请示、报告，导致文种使用混乱，以下“函中将详述。 五、批复写作格式要点 1“批复这一文种是上级机关为对应下级机关上报“请示而设的，没有“请示就无所谓“批复。2批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关。批复不越级行文。有些中间转报的请示，批复的受文单位应是转报机关，不应向原报机关直接批复。 3批

17、复的一般结构是首先写明针对什么文件的批复，如首句为“你委?关于发行振兴体育奖券的请示?(体199166号)悉，此后是批复内容。 4批复内容篇幅都不长，涉及实质内容的公文，一般文字精炼，句句中的，言简意赅。同意性批复都不复述同意的理由。同意之后往往对落实批复内容提一些原那么性要求。不同意的批复，往往要阐述原因、理由，但亦应简明扼要。有的不阐述理由，直接明了不同意。 5批复件原那么上一文一事，一个批复针对一件请示。有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，分别行文批复，而不应一件批复数文。 6批复一般无特别的结束语。有的为加重语气加“此复、“特此批复的字样，实际上是多余的。 六、意见格式与写

18、作特点 1意见可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。意见的这一特点是其他文种不具备的。 2意见在行文格式上也具有较大的灵活性或者称之为不确定性。即意见可以抬头，也可以不抬头。可以直接行文，也可以要求上一级机关批转。成文时间、落款可以放在文尾，也可放在标题之下。 3意见作为下行文，一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见，对重要工作部署作出安排。在文字表述上一般是就某重大问题有感而发，有情况、有问题、有分析，有指导性意见。 4意见作上行文，在文字表述上应把重点放在解决问题的方法、措施上。另外，应特别注意，但凡本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。 5

19、实施意见都是下行文。 6意见作为平行文，在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位部门的事项，相互表达自己对某一问题的意见、见解。七、函 一申请函二建议咨询函(略)三商洽函(略)四照知函写作格式要点 1函是平行公文，其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属单位。 2“函作文种的使用，实质不在其内容上，而在于其形式上。如同样不属于本机关审批的事项请求批准，如审批权在上一级机关，那么使用“请示，如审批权在平行机关的业务主管部门，那么使用“函，其内容都是一样的。 3函的形式多样，除列举的如申请函、建议咨询函、商洽函、照知函之外，还有一些，如召开会议的函、报送文件的函等。函的内容多样，形式不拘一格，一般

20、来说，函的内容应一文一事，不宜一文数事，篇幅一般都比较简短。 4用函请求批准事项、征询答复问题、商洽工作，受文单位研究同意的事项、答复问题应使用复函。 5函的发送单位不是那么标准，需商洽单位多时可用“各有关单位代替，比较灵活，有时抬头还可以采取一文多发的形式，即函的内容一样，分别抬头给各有关单位。 6函的结束语，请求批准、征询类函，一般使用“请函复的字样。答复函、通报函可以用“特此函复、“特此函告或者什么都不用。八、会议纪要格式要点 1会议研究确定的事项、会议精神需有关方面遵守执行的，都可以形成会议纪要。一般来说例行会议、工作会议、协调会议多把会议决定事项写成纪要行文执行。会议纪要顾名思义，就

21、是把会议的要点加以记录整理。 2会议纪要的一般写法是时间、地点，什么人主持召开了什么会议，对什么问题进行了研究，作以纪要，把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明。会议纪要最常见的写法是：“会议听取了单位同志关于问题的汇报。此后在决定事项前应有对汇报内容的简要摘述，使决定内容有针对性，以保证纪要内容的完整性。会议纪要要求对实质性决定内容的表述要条理、明确，不含歧义，特别是对与会各方应承担的义务、职责、权利，涉及资金的列支渠道、数额、比例、时限等要清清楚楚、明明白白，以便于执行、检查落实。 一般情况下，会议纪要应把出席会议的单位、人员写明。法定例会，应出席会议而未出席的应注明原因

22、。3会议纪要的形式一般是会议名称加文种。会议纪要本身是一个文种。会议纪要直接下发具有记载和传达会议精神的功能。因此，实践中不应提倡再以通知的形式印发。 4会议纪要一般不抬头。但不管以什么形式印发，均应有明确的发送单位。第四讲 机关常用非标准性公文写作的有关知识一、 调查报告一综合调查报告二专题调查报告二、工作方案类公文一方案 二规划三方案三、工作总结类公文一年度工作总结(略)二专项工作总结三述职报告四、讲话稿类一工作报告 二工作会议、专业会议讲话三开幕词、闭幕词、主持词四发言稿五祝词、贺词 六说明、汇报提纲七讲话稿类公文写作格式要点综述五、书信类公文一贺信(电)二慰问信(电) 三公开信 四申请

23、书第五讲 机关公文的起草、校核和办理一、党政机关公文的起草一起草公文的根本要求1.必须符合党的路线方针政策和国家的法律法规及上级机关的指示，完整准确地表达发文机关意图，并同现行公文相衔接。2.全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。 3.观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表达准确。4.开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。5.人名、地名、时间、数字、引文准确。6.文种、格式使用正确。7.杜绝形式主义和繁琐哲学。二起草公文的根本步骤领受任务初步收集资料阅读资料讨论分析编拟提纲再次收集资料起草文稿修改完善文稿送审文稿定稿1.明确主题，确定起草方式。接到任务后，还应

24、确定起草方式。一是由领导人亲自动手或主持、指导。二是由办公厅室起草。三是由部门起草。四是联合起草。五是组成起草小组起草。2.占有材料，调研分析。3.搭建框架，安排结构。公文正文的结构一般分三个局部：导语。交代行文的原由、目的、意义、依据、背景、存在问题等，放在公文的开头局部。主体。为主要内容。说明行文所要求的具体“事项，在不同种类的公文中分别称为决定事项、通知事项、报告事项、请示事项等。结语。即说明有关结束全文或落实全文的话。在指示性公文中称为“执行要求，主要是对落实本公文提出组织领导、工作方法、时间限制等方面的要求；在执行和请示类公文中称为“结束语。 公文正文结构的安排，主要应当遵循三条原那

25、么：服从主题要求。符合逻辑要求。即表达内容的联系性和统一性。公文各局部和段落，应按照一定的逻辑关系进行安排，表达出其有机联系性，否那么就会造成条理不清，层次混乱；公文各局部和段落内部，应保持内容统一，不要在同一个局部或段落出现不同的内容，或同一内容分散到不同的局部或段落中去。适应文种特点。不同文种的公文，其结构方式不尽相同。如通知与决定，请示和规定的结构方式均有差异。公文安排层次的方式有：总分式，即各层次之间为属种或领属关系，在归纳的根底上表现出的一种演绎形式。通报、调查报告等常用这种方式。递进式，即要根据文中几个局部内容之间层层推进的关系安排结构。请示、调查报告、通报等常用这种方式。时序式，

26、即按照时间推移次序安排结构。会议纪要常用这种方式。段落划分方法主要有：按事物的单一性和完整性划分。单一性，指只说明一个中心意思；完整性，指说明的中心意思必须完全。按事物的条项内容划分。常见于指示、条例、实施细那么等。篇段合一式，即全篇为一段。适用于文字较少的公文，如批复等。 过渡和照应，是使公文脉络通畅，逻辑严密的手段。过渡，指上下文之间的衔接和转换，起承上启下的作用。常用的过渡有：内容转换时过渡。表达内容由总到分时过渡。照应，指内容前后的照顾和照应。常见的照应有：开头和标题照应。开头和结尾照应。行文中前后互相照应。 开头和结尾处理得当，就能使公文收放自如，游刃有余。常用的开头方法有：概述式。

27、概括写出公文内容的根本轮廓。请示等多用此方法。引叙式。引用上级指示、下级来文要求或有关函件内容。多用于批复、通知、决定等。 目的式。直接阐述发文原由和要求。多用于通知、通告、通报等。说明式。先说明背景或相关情况。多用于报告、通告等。提问式。先提出问题，引人深思。时间式。以时间入题。多用于报告、通报等。常用的结尾方法有：总结式。强调式。请求式。要求式。照应式。号召式。4.拟制提纲，起草正文。5.协商沟通，会审报批。三公文主题词的标引主题词要准确反映公文主题。标引流程是：主题分析提炼主题概念转换主题概念确定主题词标引主题词标引结果审核。二、党政机关公文的校核公文校核是办公厅室的一项重要工作。?国家

28、行政机关公文处理方法?规定“公文送负责人签发前，应当由办公厅室进行审核。这里所说的校核和审核都是同一内容。校核，不是一般性的文字校订或校对，是校正、修改、加工和核对，也就是审改和把关，这是公文制作过程中不可缺少的重要环节。公文校核，对领导决策起到参谋助手作用，对公文质量起着保证作用，能为领导节省审稿的时间和精力，协助领导对行文加强集中统一管理。各地、各部门要求党委、政府和办公厅室批转、转发的公文，必须先送办公厅室秘书部门进行校核，并提出处理意见后，送领导审示。一公文校核的重点1.报批程序是否符合规定。2.是否确需行文。如需行文，规格是否适当。3.内容是否符合党的路线方针政策和国家的法律法规及上

29、级机关的指示精神，是否完整准确地体发文机关意图，并同现行政策相衔接。4.涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。5.所提措施和方法是否切实可行。6.人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当、汉字、标点符号的用法是否符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法是否符合国家主管部门的规定。 二公文校核的要求公文校核要求精。校核公文时要围绕中心，站位大局，对公文进行质量检验，把好“五关。一要把好行文关。二要把好政策关。三是把好内容关。四要把好文字关。五要把好体式关。三、党政机关公文的办理公文办理是一个比较完整、独立的体系，是公文处理工作中的重要内容。一

30、公文办理的内容公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。二公文办理的根本要求准确、及时、保密、平安四、党政机关公文的审签、校对及发布方式一公文审签1.送审。又称呈批，即负责具体承办工作的秘书人员将通过认真审核确认无误的文稿报送有关领导同志审批签发。2.签发。签发是指机关或部门领导对拟以本机关、部门名义发出的公文送审稿签署表示核准的意见。签发是公文形成的最后一个关键性环节。公文经过领导人核准签发后即已生效。 3.审批权限的一般原那么。涉及全局性的重要公文，由主要领导签发，或者经过领导班子集体讨论通过后，再由主要领导签发；涉及某一方面问题的公文 ，由分管该方面工作的领导签发；对于一般机关事务性公文，可授权秘书长或办公厅室主任签发。一是各级党政领导机关，凡以党委或政府名义发出