公司管理体系工作详解

1、公司管理体系工作详解引言麻雀虽小五脏俱全，公司如果是只麻雀的话，那管理体系就是这 五脏六腑。体系及系统，管理体系就是管理系统，任何组织要想有序 持续运行的话都离不开管理体系。管理体系为组织提供了一整套系统 化的运行机制，所以我认为管理体系是区分组织与乌合之众的基本特 征。中高企业加入世界贸易组织之后掀起了一股学管理管理的风气， 管理咨询曾经在中高大地上如火如荼，台湾的培训导师更是出尽风头。 然而更为实际的是，要想跟西方国家做生意必须通过质量管理体系认 证，这可能是大部分中国企业导入质量管理体系的主要动机。那么到底哪些是公司管理体系工作，管理体系工作是如何开展的 呢？这是个是比较小众的领域，通常

2、是体系工程师或者质量部门负责 人在操作。我本人进入这个领域属于摸着石头过河的类型，经过六年 的运营，基本上算是也内人士，我来对体系工作做个详细解释。1建立我们从头开始，新企业一开始是没有管理体系的，厂房设备人员 全部进场之后才开始逐步建立管理体系。因为公司的全部资源都是管 理体系工作的范畴，管理体系通过资源配置与利用完成业务节约成本。 通常资源配置的差不多的时候管理体系操作人员开始进场，着手建立 管理体系。1.1策划策划这块就是先期的筹划，盘点我们眼下的资源，如何利用这些 资源，要合情合理，不能高看也不能低估，一切都在操盘手的经验里。 策划阶段需要明确几项工作，首先公司运行的几个关键流程要确定

3、下 来，业务，开发，生产，质量等等；其次公司的组织机构图要定型， 确定要设置哪些部门，部门配置的人员，部门人员的职能职责；再次 公司要实施哪些管理体系，质量管理体系，环境管理体系，有害物质 管理体系等等。1.2编写策划阶段的工作定型之后我们就可以开始编写我们管理体系相 关的文件了。通常的体系文件应该包含以下四个层次：第一层，就是 纲领性文件，通常是就管理手册，可以单体系的编写如质量管理手册， 也可以融合起来编写如质量环境管理手册。第二层文件，就是程序文 件，这是对企业主要业务过程概述，比如产品开发管理程序，生产过 程管理程序等等。第三层就是操作性文件，各种设备的作业指导书， 生产装配工艺，检验

4、基准书等等。第四次就是记录性文件，各种表单， 记录，报告等等。当然辟邪完成之后不是就完了，编写之后还伴随着 修改，与相关部门，跨部门的人员进行沟通使各方达成共识之后才能 完成体系文件编写的定稿工作，最后高层审批才算编写工作基本结束。运行体系文件完成编写之后路最重要的工作就是要使其运行起来，那 么如何是管理体系运行起来呢？那就是管理体系导入，职业让公司相关人员都理解了解我们的管理体系之后，他们才能进行运营。2.1导入培训管理体系的导入途径就是培训，让大家都知道公司的管理体系是 如何运作的。将各个层次的文件进行培训，公司运行的流程进行培训， 企业各个部门各个岗位的职能职责讲解；部门员工在各个过程中

5、的角 色，各种记录表单文件的填写；各种操作性文件的培训与考核是员工 具备相应的资格，这些都是导入培训的必须要到开展的工作。2.2试运行管理体系导入完成之后我们就要正式运作这个系统了，公司如果 有接入业务的话最好，没有的话我们就要开个模拟业务，把所有流程 过程走一遍。从订单进入，生产开发，生产制造，质量检验到产品交 付全程模拟，只有这样才能检验我妈妈管理体系的成色，同时锻炼个 部门各个职能的操作能力，有充足时间的话可以多跑几遍系统。2.3持续改进通过管理体系试运行来发现问题，并逐步改善，通常将试运行的 时间设定为半年，这期间体系管理人员，要进行全程辅导，指导各个 部门体系管理活动开展，发现存在的

6、执行性或者体系缺陷问题并进行 消除。最终是体系能够有效运行。维护管理体系导入之后也不能万事大吉，企业随着业务增多客户多元 化，竞争环境变化，为了适应需要体系是要不断进行调整的，这个就 日常的维护。比如客户的一些标准发生变化，那么我们质量标准也要 进行修改，客户的产品交付方式发生变化，那么我们的送货方式也会 发生变化；这些细微的变化变更频率很高，管理体系也要跟随进行调 整维护。3.1内部审核内部审核就是对公司管理体系运行状况的自我检查，确认运行状 况是否符合管理体系的要求。公司整体式有没有按照惯例手册在操作， 各个部门有没有按照惯例流程在运行，各个岗位有没有正确履行自己 的职能职责。如何审查，通

7、常安排有内部审核资质的内审员对相关部 门人员进行问询，检查记录，按照内部审核表上面的项目一一进行核 实，以此作为判定公司管理体系运行状况的依据。完成逐项审核之后 由审核组织编写内审报告，对公司管理体系运行状况做个终结，将审 核发现不符合项发出，敦促相关部门人员进行整改。3.2外部审核外部审核跟内部审核本质差不多，只是审核的对象是第二份或者 第三方的人员。他们从客户角度，或者发证机构角度来审视企业管理 体系符合性的问题。一般企业做好了内审，外部审核就问题不大了。 但客户有客户的侧重点，他们更关心产品直接相关的过程，第三方公 正机构，更关心管理体系与管理条款符合性的问题。升级相对于管理体系的日常维护不同，升级是有比较大的变化的。升 级通常涉及到管理手册的变更，主要流程的变更，变动范围比较大变 动的层次也比较高。促成管理体系升级的原因有外部的也有内部的4.1外部外部原因引起的升级主要是体系文件升级，比如说质量管理体系 每个一段时间就会进行升级，从2008版升级到2015版。这种体系标 准的升级也会导致管理体系的升级，管理体系的文件就是基于这些国 际标准建立与编写的。4.2内部企业发展升级，企业发展升级也会导致管理体系升级。企业规模 壮大之后会增加部门岗位，或者企业开展新的业务都会对企业原有的 组织架构，部门设置，岗位设置，工作流程进行修改，