ERP项目管理与实施ERP系统的初始化

1、7.1 软件安装及系统管理的初始化7.2 ERP基础资料的初始化7.3 业务系统的初始化本章小结习题 7.1.1 软件安装当前市场上ERP的应用框架呈多样化，主要包括：两层客户/服务器(2t C/S)、三层客户/服务器(3t C/S)、浏览器/服务器(B/S)、N层结构(Nt)。前三种是从数据库应用角度来划分的，后两种是从Web开发技术角度来定义的。主流ERP的应用框架以三层客户/服务器为主，其结构包括数据库服务层、中间层、客户端三个层次。 7.1 软件安装及系统管理的初始化数据库服务层一般采用市场上流行的大型数据库管理系统，实现海量存储，支持Oracle、SQL Server 2000等数据

2、库系统；中间层封装了系统业务逻辑的组件，应用系统的大部分计算工作在此完成；三层结构中的客户端只是用户的界面外壳，不具有任何的复杂计算，它的工作就是将中间层传入的业务对象数据放置在界面中和控制用户的键盘鼠标操作。本章以金蝶K/3系统为例来说明ERP软件安装的策略与步骤。1. 部署策略K/3系统采用多层网络结构，包括三层结构(数据库服务层、中间层、客户端)以及Web应用层。数据库服务层主要安装数据库产品和K/3系统的数据库端组件，对目前的K/3系统而言，需要安装的数据库是SQL Server，所有的业务数据都是存储在这里的。中间层涵盖了K/3系统所有的业务逻辑，包括业务系统的业务逻辑组件，客户端的

3、业务操作，通过对中间层组件的调用来访问数据库。中间层是K/3系统的核心部分，对硬件环境的配置要求较高。客户端指最终用户进行业务操作或者业务设置的应用程序、交互界面和对话框。K/3系统的客户端是基于Windows 的GUI 桌面应用程序，需要安装在业务系统使用人员的计算机上。Web系统是基于C/S架构进行的扩展，我们可以用浏览器来访问K/3的结算中心系统、HR系统等。在Web系统的应用中，客户端只需要浏览器而不用安装任何系统。用户的环境和要求千差万别，依实际情况的不同，用户可能需要适当调整部署策略以满足特定需求。K/3系统的四个安装部分中，中间层和数据库服务层对于任何应用模式都必须安装，客户端和

4、Web系统则可以根据需要选择安装。K/3系统的多层结构可以安装在同一台机器上，但如果条件允许，应尽可能将各部分分别部署，以提升整个系统的性能。小型的应用场合，业务量较小，通常只有35个客户端，可以考虑将中间层和数据库服务层安装在同一台服务器上。超过10个客户端的应用，每个部分都应该装在不同的机器上，如果中间层服务器的负荷允许，也可以将Web系统安装在中间层所在服务器上。1) 数据库服务器数据库服务器作为业务数据的存储平台，无论从性能还是可靠性方面都有很高的要求。一方面我们可以通过增加内存和CPU来提升数据库服务器的性能，另一方面利用RAID来存储数据可以提高数据的安全和可靠性，同时也会带来一定

5、的I/O性能提升。如果数据库服务器成为性能瓶颈，可以考虑将业务分布到不同的数据库服务器上；如果本来就只有一个业务，即一个Database，就只能依靠提高数据库服务器的配置来提升性能了。2) 中间层服务器中间层的任务是运行K/3系统的业务组件，客户端通过访问中间层向数据库读/写数据，从而完成各种复杂的业务操作。一个中间层服务器往往要为多个客户端(包括Web)提供服务，因此对中间层机器的配置要求一般较高。中间层使用部门级的服务器即可。根据实际测试的结果，K/3系统中，一台配置为主流Xeon双CPU、1 GB内存的中间层服务器，所能负载的并发用户数为60个左右或者Web客户端为200个左右。 在超过

6、该并发数目时，可通过提升服务器的硬件配置解决；当单台服务器增加配置仍无法满足性能要求时，需要采用多台中间层服务器进行分布式处理。因此我们建议为每60100个GUI客户端或每200个Web客户端配置一台中间层服务器。业务量的大小及客户端的数目会影响中间层服务器的处理和响应能力，通过增加CPU、内存可以对性能的提升带来一定的好处，但这并不是万能的。当达到一定的并发数量后，配置的提升可能对性能的改进成效并不明显，此时应该考虑中间层的分布处理。3) 客户端用户通过网络终端的客户机对系统进行业务操作，客户端对硬件设备的要求并不是特别严格。如果客户端安装了K/3 系统的全部模块，或者安装了许多其他的应用软

7、件，会对系统的性能造成一定的影响。如果经常同时打开多个应用系统，对系统资源也会提出更高的要求。如果以Web应用方式为主，只要能很好地运行浏览器软件就足够了。 基本原则是如果系统运行很慢而且频繁地访问硬盘，就应该考虑提升系统配置了。有时系统慢并不一定是客户端的问题，中间层或者数据库性能下降也会导致客户端响应变慢。因此，通过必要的性能监测找到问题的根源是解决问题的关键所在。4) Web服务器K/3系统的Web部分需要安装在及以上版本的机器上，客户端通过IE浏览器访问Web 服务器上相应的虚拟目录来进行日常的业务处理。当确定Web服务器成为性能瓶颈的时候，可以考虑安装多台Web服务器，每台Web服务

8、器上执行Web系统配置工具指向不同的中间层。条件许可的话，可以建立Web服务器网络负载平衡群集以获得更好的效果。2. 安装步骤(1) 安装前的环境检测。K/3系统的正常运行需要很多第三方组件的支持，所以在安装K/3系统前我们要对安装机器做一次系统环境检测，以保证这些必需组件在目标机器上都具备并且运作正常。目标机器上不具备或者运作不正常的组件，在环境检测过程中会自动从K/3资源光盘中安装。(2) 安装应用软件。环境检测成功之后，用户可以根据实际需要进行所需服务部件的安装。放入K/3系统安装光盘，通过光盘自动运行功能或者手工运行安装光盘上的，可以开启安装主界面。根据所选安装内容的不同，安装过程中可

9、能会提示更换安装盘，安装完成后通常会要求进行重启操作，否则K/3不能正常运行。如果所选择安装的部件中包括中间层服务部件，安装完成后将会有一个安装中间层组件的过程，它将更新操作系统的COM+组件包。中间层组件的注册也是一个较长的过程。7.1.2 账套管理各种ERP系统中一般都提供账套管理的功能，账套管理系统为系统管理员维护和管理各种不同类型的账套提供了一个方便的操作平台。一个账套实际上就是一个数据库，它是存放各种数据的载体，各种财务数据、业务数据、一些辅助信息等都存放在账套中。以金蝶K/3为例，在账套管理中可以进行以下操作： 系统管理； 组织机构管理； 账套管理； 用户及权限管理。账套管理流程如

10、图7-1所示。1. 系统管理1) 数据库连接在使用新建账套、备份账套、恢复账套、注册账套等时都需要指定连接数据库服务器信息(需要选择登录方式，输入连接用户名、密码)。如果每次都手工设置，会比较繁琐，因此，很多ERP软件都提供了数据库默认的“连接”设置功能，在新建账套、注册账套时默认的数据库连接信息就是在此处设置的信息，这样用户就不需每次都手工重新录入。 图7-1 账套管理流程2) 系统参数设置 系统参数设置是对账套管理工具中的一些通用参数进行设置和维护。(1) 有效性检查：所有的账套实体都是保存在数据库服务器中的，而账套管理工具中显示的只是账套的连接信息。即使数据库服务器中账套实体已经不存在，

11、而在账套管理工具中账套连接信息却可能仍然存在。因此需要对账套连接信息的有效性进行检测，对于无效的账套连接信息将提醒用户及时进行删除。 (2) 日志管理：对于系统中的每一个账套，当用户对账套进行增加、删除、修改等操作时，都会对键操作进行日志记录，方便用户进行查看，确保账套数据的安全性。但是随着账套使用时间逐渐加长，日志记录就会不断地增加，若不进行清理，则有可能达到几十万条，过多的日志信息会影响系统的性能，因此需要进行控制。用户可以根据实际情况修改日志的最大条数。当日志记录数超过设置的数值后，登录客户端时系统会给出提示，用户只需按照提示上给出的步骤进行操作就可以了。 3) 系统用户管理以前版本的账

12、套管理系统只有一个固定的用户Admin，该用户具有使用账套管理系统中所有功能的权限。但是目前各公司系统管理员的主要工作是对系统及其网络环境进行维护，做好数据备份。由于系统将所有的权限赋予了管理员Admin，系统管理员以该身份进行登录和所有操作，拥有了账套管理的最高权限，因此给企业财务数据的保密和安全造成了潜在的隐患。为此，有必要对账套管理提供一个用户管理的功能，以及对账套管理工具中各种功能的使用进行相应的权限控制。通常我们将账套管理中的各种功能授权给不同的用户，从而增强账套管理的安全性。 2. 组织机构设置系统中允许存在多个账套，为了便于对多个账套进行管理，系统提供了一个组织机构的功能，可以按

13、组织机构对各种账套进行分类管理。一个组织机构主要包括表7-1所示的信息。 表7-1 组织机构信息该功能可以对组织机构进行新建、修改、删除操作。需要注意的是组织机构在系统中不是必需的，也可以不建立组织机构，直接新建账套。如果组织机构下存在账套，则这个组织机构是不允许删除的。必须先将组织机构下的所有账套都删除之后，才能够删除这个组织机构。3. 账套管理账套在系统中是非常重要的，它是存放各种数据的载体，各种财务数据、业务数据都存放在账套中。一个账套主要包含的信息见表7-2。表7-2 账 套 信 息 账套管理的功能主要有新建账套、修改账套、删除账套、账套备份与恢复等。(1) 新建账套：首先输入账套号、

14、账套名，其次选择账套类型，再输入数据服务器名称，选择登录数据服务器的登录方式，然后选择数据库的文件路径。 (2) 修改账套：账套新建后，允许用户修改账套的编号和名称。账套名称可以不同于用户的单位名称，它用来区分单位内部不同的账套。 (3) 删除账套：删除不再需要的账套。在系统中，删除账套有两种方法，一是一次删除一个账套；二是批量删除，即一次删除多个账套。用户可以根据实际情况选用。 (4) 账套备份：为了保证账套数据的安全性，需要定期对账套进行备份。一旦原有的账套毁坏，则可以通过账套恢复功能将以前的账套备份文件恢复成一个新账套进行使用。对于账套的备份和恢复操作，系统提供了多种方式供选择，这与数据

15、库管理软件提供的数据库备份与恢复方式是一致的。 对于备份策略主要有： 完全备份，执行完整数据库备份，也就是为账套中的所有数据建立一个副本，备份后即可生成完全备份文件； 增量备份，记录自上次完整数据库备份后对数据库数据所做的更改，也就是为上次完整数据库备份后发生变动的数据建立一个副本，备份后即可生成增量备份文件。增量备份比完全备份小而且备份速度快，因此可以经常备份，以减少丢失数据的危险。 (5) 账套恢复：通过完全备份文件恢复账套是指通过已有的完全备份文件，将账套恢复到上次完全备份点。通过增量备份文件恢复账套是指通过已有的增量备份文件和完全备份文件，将账套恢复到上次增量备份点，在该种恢复方式下，

16、需要使用到的备份文件包括： 账套增加备份文件； 账套完全备份文件。通过日志备份文件恢复账套是指提供将账套恢复到故障点或特定即时点的功能，在该种恢复方式下，需要的备份文件包括： 账套日志备份文件； 账套完全备份文件； 账套增量备份文件(非必需)。 4. 用户设置为确保数据的安全性，对不同的用户应该进行不同的权限设置。此处的用户管理是对具体账套的用户管理，即对用户使用某一个具体账套的权限进行控制，它可以控制哪些用户可以登录到指定的账套中，对账套中的哪些子系统或者哪些模块有使用或者管理的权限等。用户管理的功能包括了新建用户、新建用户组、修改用户(用户组)属性、删除用户(用户组)、浏览权限等内容。 (

17、1) 用户管理：除了系统预设的用户外，还可以根据情况新建自己的用户。用户信息主要包含以下内容： 用户名称，即登录账套时的所用的名称，它控制有哪些用户可以使用这个账套。用户名称在同一个账套中应该是唯一的，也就是说，不允许存在相同名称的用户。 认证方式，主要记录与用户密码有关的信息。系统采用了两种用户认证方式，即NT安全认证和密码认证。 用户组信息，即用户具体属于哪一个用户组。系统默认新建的用户都是属于Users组(Users组是系统预设的一个用户组，没有任何权限)。可以对新建的用户进行属性修改、删除等操作。 (2) 新增用户组：系统中有了用户，为什么还要有用户组？用户组的作用主要是方便对多个用户

18、进行集中授权。举例来说，如果有多个用户存在相同的权限，对这些用户一个一个授权将会比较繁琐和耗费时间。但是如果有一个用户组，所有用户都在用户组下，我们只要对用户组进行一次授权，这些用户都可以继承用户组下的所有信息，这样操作起来就简单快捷多了。可以对新建的用户组进行属性修改、删除等操作。 5. 权限管理权限管理提供了功能授权、数据授权、字段授权等多种授权方式，以满足不同的组织机构对用户的不同要求。 (1) 功能权限：对各子系统中功能模块的功能操作权限，只有当用户拥有了子系统的功能模块的功能权限时，才能进行对应模块的功能操作。 (2) 数据权限：对系统中具体数据的操作权限，分为数据查询权、数据修改权

19、、数据删除权。 (3) 字段权限：对各子系统中某数据类别的字段操作权限，默认系统不进行字段权限检查。当授权用户对指定字段设置了字段权限控制后，用户进行该数据类别的指定字段进行操作时进行权限检查。只有当用户拥有了该字段的字段权限时，才能对该字段进行对应的操作。 7.2.1 基础资料的作用 基础资料就是在系统中使用的各种基础数据的总称。用户在录入凭证或者录入单据时，都毫无例外地需要输入一些业务资料信息，如科目、币别、商品、客户、金额等信息。可以这么说，所有的凭证、单据都是由一些基础资料信息和具体的数量信息构成的。对于这些基础的数据，为了便于进行统一的设置与管理，一般的ERP都提供了基础资料管理这样

20、一个功能。7.2 ERP基础资料的初始化 从对企业数据处理的角度来看，企业资源规划是一个基于企业基础数据的集成的管理软件包。ERP系统对企业的生产、后勤以及销售等基础数据进行了有序化的集中管理。在企业物流、资金流和信息流中，以信息流为核心，建立有效的企业基础数据来源渠道，采用合适的数据分析工具来得到有效的信息，以提高企业的获利能力和核心竞争力为目标，就可以指导企业物资调拨和资金流向。所以，对企业基础数据结构的合理调整，对基础数据的有效管理和维护，是企业信息化管理的重要前提，也是ERP系统建立、使用和维护中的重点工作所在。7.2.2 基础资料的分类由于ERP系统功能众多，囊括的范围很广，因而有些

21、ERP软件将基础资料放在一个功能模块里进行统一管理，也有的软件根据业务性质将各种功能分在了不同的系统中进行维护管理。对于后一种情况，不仅存在着一些多个系统都会使用的公共基础数据，而且每一个系统都会相应地存在一些自己使用的基础资料，可以将基础资料又细分为两大部分：公共资料和各个系统中的基础数据。下面以金蝶K/3系统中的基础资料为例进行介绍。1. 公共资料公共资料是指与所有模块相关的公共资料(科目、币别、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目、辅助资料)。2. 其他资料(1) 与会计核算相关的辅助资料(运输方式、所有制、行业、职称、区域、职务、供应商类别、银行行号、结算方式、文化程度等)。(2

22、) 与会计核算有关的其他核算项目(凭证字、币别、计量单位、结算方式、客户、供应商、部门、职员、仓库、仓位、分支机构等)。(3) 与生产相关的物料、BOM、工程变更单(ECN)、物料替代、工作中心、资源清单、工艺路线、替代工序、班制、多工厂日历、工序、工种、班组、生产线与物料对应、班组和职员对应、计划展望期等资料。(4) 与质量相关的质检方案、质检项目、质量标准等，包括检验项目、标准值、上公差、下公差；质量管理系统的辅助资料，包括严格度、抽样方法、抽样方式、不良原因、检验水平、缺陷等级、AQL、检验方法、检验依据、检验值、不良处理、质量等级、供应商评估项目、组织结构、检验设备仪器、样本大小字码(

23、CL)、MIL-STD-105表、检验项目与检验值对应关系、投诉者身份、投诉方式、投诉类型、评估项目、组织结构、取样类型等资料。 (5) 与设备相关的保养规程、润滑规程、维修规程、点检规程以及设备辅助资料，如设备类型、类别、状态、ABC分类、保养类别、润滑类别、维修类别、点检类别、故障类别、故障原因等资料。7.2.3 基础资料的编码规则基础资料的编码主要包括物料编码、仓库编码、仓位编码、部门编码、工作中心编码、工艺路线编码、计量单位编码、计划员编码、采购员编码、客户编码、供应商编码、销售订单编码、采购订单编码、生产订单编码，以及财务部分的科目编码、核算项目编码等。编码是实施中的关键环节，编码原

24、则制定得是否合理，直接影响了系统管理的规范性、易用性、扩充性、易记性；也直接影响了系统数据输入与检索的正确率及效率；甚至决定了系统某方面功能是否能够实现。制定编码原则时要注意遵循下列一些原则： (1) 防止重码：重码指同一明细项目(如客户)在基础资料中有两个或两个以上代码或名称，基础资料中供应商、客户、物料极易出现重码。为防止重码应注意：对于同一项目尽可能只让12人有增加权限，增加时尽可能使用标准名称，客户、供应商以公章为准，物料以物资管理部门的规范为主；在查询时尽可能使用搜索功能；发现重码后尽可能将后增加的资料删除。管理员发现有重码时，要及时删除多余的资料；使用后不能删除的，要查看重码资料已

25、使用情况，将重码资料修改为一个，并将其他资料删除。(2) 留有余地：在编制基础资料时，其代码尽可能留有余地，以便以后将相同或类似的资料编在一起。例如，将杭州百货编为，杭州卷烟厂编为，后面还有等，那么以后新增杭州银泰商场时不能设为，为了管理方便，应将代码留下一定的空间，即如果将杭州卷烟厂编码为，那么新增的杭州银泰商场就可编码为。(3) 级次要合理：编码不宜连贯到底(从1号编到最后)，而应该根据其特点分有级次。(4) 编码要简单：编码的目的在于将信息化繁为简，便于信息的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因此编码在应用文字、符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续

26、，并可减少其中的错误机会。(5) 编号要唯一：同种编码要唯一识别，不能有二意性，不能重复。(6) 规则性：很多同类物料其规格型号有判别且有一定的顺序，那么编码时尽量按一定的规则从大到小或从小到大的顺序，如将5 mm、10 mm、20 mm的螺丝等按序编号。(7) 各部门协调性：在客户编码上一定要取得销售部门的支持，供应商及物料编码一定要取得供应部门的支持。1. 物料编码物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要

27、了。此时，物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而借助于物料编码，可使各部门提高效率、各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。目前工商企业所采用的物料编码方法，主要有下列几种。1) 阿拉伯数字法阿拉伯数字法是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是不仅需准备物料项目与数字的对照表，还需对照项目记忆，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：(1) 连续数字编码法。连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号

28、，但是顺序编码只能显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如：1078为3/8“3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“1”，其物料编码无法插入(因过去没有库存或采用这种物料，故无编码)，故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。(2) 分级式数字编码法。分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码，再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如此继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。表7-3为三种属

29、性的分级式数字编码法，共可组成36(343)个编码。这种方法的优点是一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标；其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。表7-3 分级式数字编码法(3) 区段数字编码法。区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。该方法使用位数较分级式数字编码法更少，但仍能达到物料编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如表7-4所示。表7-4 区段数字编码例1上述情形如用分级式数字编码法，则必须有3位数，但如改为区段数字编码法则仅需2位数即可，其情形如表7-5所示。表7-5 区段数字编码例2(4) 国际十进

30、制分类法(UDC)。这种方法于1876年由美国杜威首创，该方法新颖独到，可以无限制展开，颇受欧洲各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定以杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进制分类法(Universal Decimal Classification)，目前已有许多国家采用为国家规格。所谓国际十进制分类法，是将所有物料分类为10大类，分别以数字09为代表，然后每大类物料再划分为10个中类，再以数字09为代表，如此进行下去按金字塔(Pyramid)形态展开。国际十进制分类法举例如表7-6所示。表7-6 国际十进制分类法举例 采用国际十进制分类法

31、的物料编码，如编码编至三位数字之后仍需继续延长时，则应加“.”符号以表示划分。国际十进制分类法可无限展开，任何新物料的产生均可插入原有物料编码系统而不混淆原有的物料编码系统。但是，国际十进制分类法所能运用的符号只有10个(09)，故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。2) 英文字母法英文字母法是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z等与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃；以AA代表铁金属，以AB代表铜金属英文字母应用在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。3) 暗示编码法

32、暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为以下两种：(1) 英文字母暗示法：从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母(通常取主要文字的第一个字母)作为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字母，进而从暗示中得知该物料为何物。 例7-1 英文字母暗示法。VC=Variable Capaciter (可变电容器)IC=Integrated Circuit(集成电路)SW=Switch(开关)ST=Steel Tube (钢管)BT=Brass Tuber(黄钢管)EP=Ear Phone(耳机)(2) 数字暗示法：直接以物料的数字为物

33、料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。例7-2 物料编码代表的意义。例7-3 电阻值的编码。例7-4 钢筋直径的编码。 例7-5 钢球轴承轴径之编码，其编码为轴径(限于轴径20200 mm)mm数的1/5。 4) 混合法混合法物料编码是联合使用英文字母与阿拉伯数字来作为物料编码，多以英文字母代表物料的类别或名称，其后再用十进制分类法或其他方式编制阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进制分类法采用符号较多，故有不少企业乐于采用此种方法。例7-6 混合法。M=金属物料MB=螺栓、螺丝及螺帽MBI=带帽螺栓MBI-1

34、00=六角铁制螺栓带帽MBI-106-6=3/8“3/4”六角铁制螺栓带帽MBI-106-8=3/8“1”六角铁制螺栓带帽MBI-106-9=1/2“1”六角铁制螺栓带帽物料编码的原则基本上同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他需要编码的任何项目等。2. 部门编码部门编码可采用阶层编码方式，以方便按部门编码过滤、统计。例如，一级部门编码用二位数字表示，即用“0199”表示；二级部门编码用二位数字表示，即用“0199”表示，通过编码阶层体现部门所属关系。以业务部、生产一部为例，假如业务部部门编码为01、生产一部部门编码为02，则编码如下：

35、 01 业务部 02 生产一部0201本部(注意生产一部下设“本部”)0202车一0203车二 3. 员工编码员工编码可以采取顺序编码法，同一个部门内部按流水号编码。成品编码分为两部分，格式如下： 部门编码-流水号为确保员工编码的正确性，首先制定部门编码，相关部门确认后，才能进行员工编码。下面以业务部和生产一部为例进行说明。 假如业务部部门编码为01，生产一部部门编码为02，则员工编码如下：01业务部： 01001 XXX 01002 XXX02生产一部：0201001 XXX 0201002 XXX (本部)0202001 XXX 0202002 XXX (车一)0203001 XXX 02

36、03002 XXX (车二)4. 仓库编码仓库编码采用阶层编码方式，以方便按仓库编码过滤、统计。一级仓库编码用二位数字表示，即用“0199”表示；如果需要设二级仓库，则二级仓库编码用二位数字表示，即用“0199”表示，通过编码阶层体现仓库所属关系。说明：仓库编码最大长度为4位，也就是说，仓库编码不能超过4位。编码示例如下： 01 原材料库 02 包装物库 03 工具库 04 辅料库 05 模检具库 06 低值易耗 09 成品库 99 废品库5. 工序代号编码工序代号编码采用阶层编码方式，用来体现大工序与小工序的所属关系。大工序编码用二位数字表示，即用“0199”表示；小工序编码用二位数字表示，

37、即用“0199”表示。工序代号编码如下：01 车工0101 车一 0102 车二 0103 车三02 钳工03 清洗、烘干、包装6. 客户编码客户编码采用分段编码，格式如下：客户厂商标识-区域标识-国家标识-流水号客户厂商标识：“1”代表客户，“2”代表厂商。区域标识：“1”代表国外，“2”代表境外(港澳台)，“3”代表国内。国家标识：如“86”代表中国。流水号：“001999”代表客户流水号。7. 厂商编码厂商编码采用分段编码，格式如下：客户厂商标识-类别码-流水号客户厂商标识：“1”代表客户，“2”代表厂商。类别码：见下表。流水号：“001999”代表厂商流水号。说明：厂商编码最大长度为1

38、2位，也就是说，客户编码不能超过12位。8.固定资产编码固定资产编码分为两部分，格式如下：固定资产编码前辍-流水号流水号：“001999”代表固定资产流水号，要求按购买时间顺序编号。说明：固定资产最大长度为20位，也就是说，固定资产不能超过20位。备注：为避免出现“一物多码”或“一码多物”，各部门编码结束后，须将部门间的重复货品或往来单位进行检查，以防重复定义。各部门完成编码后，上交ERP项目组，项目组通过后才能录入编码，否则不允许任何人擅自录入基础资料。7.2.4 基础资料的收集整理与录入1. 基础数据的检验在ERP项目中，由于部分业务操作人员不能准确理解业务流程和业务操作的联系，极易造成在

39、系统切换的开始阶段数据处理混乱、错误率高、整体数据不准确，这直接影响后续业务操作的准确率。因此基础数据的检验工作显得非常重要。基础数据的检验是贯穿于整个基础数据管理的工作，其主要的工作内容是确保数据的规范性、及时性、准确性以及数据的完整性检查。ERP是一种管理信息系统，需进行大量的数据处理，因此，要求数据必须规范化，即必须有统一的标准。数据规范化是实现信息集成的首要条件。ERP对数据的另一个要求是数据的准确性。规范化是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是计算机辅助企业管理的基本要求。这里，及时性是指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理；准确性就是必须去伪存真

40、、符合实际；完整性是指要满足系统对数据项规定的要求，没有疏忽遗漏。软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，最多只能做出逻辑判断，如日期的先后、字段或数字的位数是否大于或小于某个值。ERP实施过程中，数据的正确性和完备性检验是一个比较复杂的问题，一些基础数据的准备过程需要领域专家参与，将这些专家的领域知识抽象成为检验规则，根据这些检验规则，使用知识推理机对数据的正确性和完备性进行检验，能够提高实施质量，加速实施过程。例如，如果企业需要进行MRP测算，那么物料的采购提前期、物料的组成信息、物料的安全库存等信息将构成一个数据链，数据链上的数据分别来源于不同的物理表，如果数据链上的某个数据项不能准确地提

41、供出来，MRP测算将不能正常进行。然而，如果将数据链的验证规则放置在程序中进行，程序的灵活性将大大降低，此时，使用知识推理机能够灵活地根据数据的不同来源和检验规则进行数据链的正确性和完备性检验。基础数据的准备必须充分，尤其是仓储等物流数据。ERP系统实施后，见效最快的是物流系统，但如果初始数据不准确，会造成有劳无功的后果。针对此问题，ERP项目实施小组可采取过程跟踪方法，跟踪业务操作人员的业务处理流程，还要进行进一步的现场培训，并根据实际情况进行抽查，及时解决问题。其中，对销售、采购、预算、质量管理等涉及业务操作的数据，采用实施过程控制的管理手段，在数据资源录入阶段，结合软件系统预警控制和严格

42、的业务管理，对数据资源的合法性和可执行性，加以审核、控制，将管控前移，减少无效数据对正常业务流程的影响。物流系统的数据初始化工作应该细致和充分，可以让公司的财务管理部门与物流管理部门联合，一起完成数据初始化和盘点等工作，这样有利于系统对接后账务数据的一致性和准确性，同时缩短实施时间。在项目实施过程中，可以把基础数据按管理职能分为五大部分，即产品、工艺、设备、人力资源和财务数据，分别对应企业相关的职能部门，由专门的人员进行整理和录入，同时将数据的质量和录入进度同部门的绩效联系起来，纳入部门的考核指标，用企业制度这个“法”来确保数据的准确性。以K/3系统为例，ERP基础数据准备就是按照ERP提供的

43、数据字典的统一格式要求，将零散的信息经过汇总、校验、确认无误后录入相应的Excel电子表格中，并在ERP系统试运行时将所有Excel表导入数据库中，然后借助系统集成来支持日常业务数据在各个部门之间流转，因此基础数据准备是ERP系统实施的基础。基础数据准备及录入原则如下：(1) 先准备基本数据，先准备基础数据中必须输入的数据，参考数据和其他数据以后再补充。(2) 无需关联其他的基础数据，但又被其他基础数据所关联的基础数据必须先进行整理，主要有币别、计量单位、结算方式。(3) 在整理某个基础资料时，可先整理不与其他基础资料字段相关联的字段。(4) 在整理某个基础资料时，某字段是关联其他基础数据的字

44、段，需先整理与其相关联的基础资料后再来整理该字段。 (5) 要求准备的数据可分为必要信息字段、有用字段和预留字段。其中必要信息字段为运行系统所必需的数据，有用字段是对系统有用但不是必需的数据，预留字段是系统目前还没有用到、将在以后的版本中予以扩充使用的数据。基础数据的准备方法如下：分步实施分步准备，按先后顺序准备需实施模块的相关数据，按基础数据整理顺序图进行基础数据的整理及录入；建议将各类基础数据建立相应的Excel文件，并校对正确性；可在初始化前通过数据转换一次性进入K/3系统(除BOM资料外)，以缩短实施周期。K/3基础数据整理及录入顺序见图7-2。图7-2 K/3基础数据整理及录入顺序公

45、共基础数据的初始化在会计科目体系中，不管总账还是明细账科目，除了定义其科目代码和名称之外，还必须定义它的类别、余额方向以及是否核算外币、数量、辅助账等属性。主要的属性介绍如下：(1) 科目代码：科目的代码在系统中必须唯一。科目代码必须由上级至下级逐级增加，即必须首先增加上级科目代码，只有上级科目代码存在后才能增加下级科目代码。科目代码由“上级科目代码+本级科目代码”组成。(2) 助记码：帮助记忆科目的编码。在录入凭证时，为了提高科目录入的速度可以用助记码进行科目录入。例如：将“现金”科目的助记码输为“xj”，则在输入现金科目时输入“xj”，系统将会自动找到“现金”科目。(3) 科目名称：该科目

46、的文字标识。在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。输入的科目名称一般为汉字和字符。(4) 科目类别：用于对科目的属性进行定义。科目的属性系统都已作了设定，共分五大类：资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类。系统中损益类科目的特殊处理主要体现在两方面：第一，在执行“结转本期损益”功能时，所有定义为“损益类”的科目的本期实际发生额都将全部自动结转；第二，在自定义报表中设置取数公式时，设定为“损益类”科目便可取出其实际发生额。 (5) 余额方向：该科目的余额默认的余额方向。一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直

47、接影响，系统将根据科目的默认余额方向来反映输出的数值。例如：如果将“现金”科目的余额方向改为“贷方”，则其借方余额在自定义报表中就会反映为负数。(6) 外币核算：指定该科目外币核算的类型。具体核算方式分三种： 不核算外币，即不进行外币核算，只核算本位币； 核算所有外币，即对本账套中设定的所有货币进行核算； 核算单一外币，即只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币，则要求选择一种进行核算的外币名称。系统在处理核算外币时，会自动默认在“币别”功能中输入的汇率。(7) 核算项目：多项目核算可全方位、多角度地反映企业的财务信息，并且科目设置多项目核算比设置明细科目更直观、更简洁、处理速度更快

48、。例如，企业的往来客户单位有1000个以上，如果将往来客户设置成明细科目，那么应收账款的二级明细科目至少达到1000多条；如果将往来客户设置成应收账款的核算项目，只要应收账款一个一级科目就可以了。每一科目可实现1024个核算项目的处理。可以对科目进行以下维护操作：科目组管理、科目的新增、科目的修改与删除等。在企业的经营活动中，都是以币别作为交易的媒介和度量单位的。对于涉外企业，其交易活动中不可避免地将涉及到多种币别，为了方便用户对不同币种的业务数据进行记录和度量，ERP软件中一般会提供币别这个基础资料。(1) 币别代码：货币币别的代码，本系统使用3个字符表示。建议使用一般惯例编码，如：RMB、

49、HKD、USD注意：在输入币别代码时尽量不要使用“$”符号，因为该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用该符号，那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。 (2) 币别名称：表示货币的名称，如人民币、港币、美元等等。 (3) 记账汇率：在经济业务发生时的记账汇率，期末调整汇兑损益时，系统自动按对应期间的记账汇率折算，并调整汇兑损益额度。(4) 折算方式：包括直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算公式，用户可根据实际情况选择其中一种。系统默认为直接汇率法。(5) 金额小数位数：指定币别精确度的小数位数，范围为04。 (6) 固定/浮动汇率：指定币别是固定汇率还是浮动汇率，用户可根据实际情况选

50、择其中一种。系统默认为固定汇率。3) 计量单位维护物料的设置必定涉及计量单位。在金蝶K/3系统中，计量单位的设置先要设置计量单位组，再在组中设置计量单位。金蝶K/3系统中允许存在多计量单位，为了便于管理，可以通过计量单位组对不同计量单位进行分类管理和显示。同时，为了管理操作的方便简洁，系统约定计量单位组只能存在一级，也就是说，计量单位组下不能再新增计量单位组，只能新增计量单位。金蝶K/3系统约定：在一个计量单位组中，有且只能有一个默认计量单位。因为有些物料的计量单位可能会有几个，一个为主计量单位，其他为辅助计量单位，为了能够体现该物料多种计量方法及这些计量单位之间的运算关系，所以可将其设置成一

51、个一个的计量单位组，在组中各计量单位是主计量单位和辅助计量单位的关系。因此，对于一个计量单位组系统只默认一个计量单位，默认计量单位的系数为1。此计量单位组中其他的计量单位都为辅助计量单位，辅助计量单位的系数为计量单位的倍数。在设置物料信息时，物料只能获取到默认的计量单位，所以用户有多少必须要用的计量单位，则必须要设置多少计量单位组，并且物流系统中各物流处理的核算都是用主计量单位来参与计算的。如果一个计量单位组内的默认计量单位已经被其他业务单据使用，则该默认计量单位就不能更改了。另外，因默认计量单位通常会作为物料计量用的基本单位，故系统约定默认计量单位必须为固定换算方式，换句话说，系统不允许将一

52、个浮动换算的计量单位设置为默认计量单位。K/3系统支持双计量单位：基本单位和常用单位，其中基本单位是不能修改的。基本单位与常用单位之间有一定的换算关系，例如，电线的基本单位是米，常用单位是卷，某种型号的电线一卷为100米，那么卷就是20米。这里要注意，如果同一种电线每卷长度不同则要变通处理：若这一次进的同一种电线长度变成了150米，则可变通为按卷来处理，或者另行编一物料代码。当需要双计量单位管理的特别少时，可以不用双计量单位，这样在查询时相对清晰一些。许多报表可以同时反映基本计量单位与常用计量单位。3. 财务数据的初始化账套在系统中是非常重要的，它是存放各种数据的载体。各种财务数据、业务数据都

53、存放在账套中。在账套建立的过程中需要对总账系统的一些初始数据进行输入。账套的建立流程如图7-3所示。图7-3 账套建立流程(1) 新建账套。新建账套是初始化的重要一步。(2) 系统设置。账套启用后，就可以登录K/3系统，对总账系统的一些基础参数进行设置。这些参数是总账系统的基础，它的设置关系到所有财务业务和流程的处理，用户在设置前要慎重考虑。(3) 基础资料设置。基础资料是总账系统以及其他各财务系统在操作中共同使用的基础数据，是各系统绝对不可缺少的资料，一旦不全或错误将会导致系统无法使用。因此，基础资料必须正确设置。(4) 初始数据录入。当各项资料输入完毕后，接下来就可以开始初始数据的录入工作

54、了。除非是无初始余额及累计发生额，否则所有用户都要进行初始余额设置。初始余额的录入分两种情况进行处理：一种情况是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始余额；另一种情况是账套的启用时间为非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。根据以上情况，在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账、各核算项目的本年累计发生额及期初余额。(5) 现金流量初始数据录入。尽管在系统中可以对启用期后的账套数据进行现金流量表的指定，但是如果账套为年中启用的账套，则需要对启用前现金流量的

55、数据进行录入，系统才能计算全年的现金流量表。2) 应收系统的初始化应收系统的初始化主要是对应收款管理系统的初始数据录入。应收系统的数据录入主要包括应收账款录入、应收票据录入、期初坏账录入。(1) 应收账款录入。初始化的单据分为销售增值税发票、销售普通发票、应收单、预收单四种类型。为快速完成初始化，可以把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入，这样减少了单据录入时的工作量，但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理，不利于对初始化的单据进行管理。如果单据资料不是很多，也可以按明细单据逐笔录入，缺点是工作量大，但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。还可以根据需要部分单据汇总录入

56、，部分单据按明细录入，如把已经核销的单据汇总成一笔录入，把未核销的记录按单据逐笔录入。(2) 应收票据录入。系统把应收票据作为一种特殊的收款进行处理，考虑到应收票据与应收账款核销后还可能进行背书、贴现、转出、收款等许多处理，如果应收票据与应收账款直接核销，势必造成单据无法修改，而不能进行以上操作。故应收票据并不直接冲销应收账款，而是在收到应收票据后，进行审核处理时，系统自动产生一张收款单(或预收单)，通过该收款单(或预收单)与应收账款核销。这样票据进行背书、转出、贴现及真正收款时直接冲减应收票据，不再冲销应收账款。此种处理方式也与凭证处理相对应，有助于总账系统与应收款管理系统进行核对。初始化时

57、，应收账款的金额应是与应收票据核销后的余额，即应收账款不包括应收票据的金额。应收票据录入的是已收到票据并已核销了应收账款的未进行背书、转出、贴现、收款处理的票据。已收到票据但没有核销应收账款的应收票据应在初始化结束后录入。(3) 期初坏账录入。期初坏账已经退出了应收款管理系统的往来核算，但为了对期初坏账在以后期间又收回的往来账款进行管理，可以在此处录入期初坏账。3) 应付系统的初始化应付系统的初始化主要是对应付款管理系统的初始数据录入。应付系统的数据录入主要包括应付账款录入、应付票据录入。(1) 应付账款录入。初始化的单据分为采购增值税发票、采购发票、应付单、预付单、农林计税发票、运费发票(商

58、业账套)六种类型。为快速完成初始化，可以把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入，这样减少了单据录入时的工作量，但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理，不利于对初始化的单据进行管理。如果单据资料不是很多，也可以按明细单据逐笔录入，缺点是工作量大，但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。(2) 应付票据录入。应付款管理系统把应付票据作为一种特殊的付款进行处理，考虑到应付票据与应付账款核销后还可能进行退票处理，如果应付票据与应付账款直接核销，势必造成单据无法修改，而不能进行以上操作。因此应付票据并不直接冲销应付账款，而是在开出应付票据后，进行审核处理时，系统自动产生一张付款单

59、(或预付单)，通过该付款单(或预付单)与应付账款核销。这样票据真正付款时直接冲减应付票据，不再冲销应付账款。此种处理方式也与凭证处理相对应，有助于总账系统与应付款管理系统进行核对。 初始化时，应付账款的金额应是与应付票据核销后的余额，即应付账款不包括应付票据的金额。应付票据录入的是已开出票据并已核销了应付账款的未进行付款处理的票据。已开出票据但没有核销应付账款的应付票据应在初始化结束后录入。4. 进销存数据的初始化进销存基础数据包括供应商供货信息、物料对应表、组装件BOM、条形码规则等。1) 供应商供货信息供应商供货信息一方面用于设定各物料的供应商对应代码、供应商对应名称，另一方面用于设置各物

60、料在各供应商的配额比例。不论供应链系统处于初始化阶段还是正常阶段，用户都可以进行供应商供货信息的设置、维护和查询工作。供应商供货信息主要的数据项如下：(1) 供应商代码：当前供应商的代码，可手工录入，也可按【F7】键选取供应商资料的信息。(2) 供应商名称：当前供应商的名称，录入供应商代码后，自动携带出名称，用户不能另行设置。 (3) 物料代码：当前物料的代码，可以手工录入。 (4) 物料名称：由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。 (5) 规格型号：由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。(6) 供应商对应物料代码：供应商开具的订单或送货单上标注的供应商对当前所供货