探析 高等学校档案管理办法 对成人高校档案管理的影响

1、探析 高等学校档案管理方法 对成人高校档案管理的影响摘要:?高等学校档案管理方法?是指导新时期高校档案工作科学开展的法规性文献,对促进和标准高校档案管理,特别是成人高校的档案管理工作具有重要的指导意义。本文从分析其内容变化入手,试图从改变档案管理形式、加快档案信息化步伐和搞好电子信息档案管理工作三方面谈谈个人对进步成人高校档案管理工作程度的几点认识。关键词:高等学校档案管理方法;成人高校;档案管理?高等学校档案管理方法?(简称新?管理方法?)是以1989年10月发布的国家教委第6号令?普通高等学校档案管理方法?(简称原?管理方法?)为根底修订的,共七章四十三条,2022年9月1日正式施行。修订

2、后的新?管理方法?,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的阐述,对高等学校档案的管理体制、制度建立和工作要求提出了更高的标准,充分表达国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的开展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。一、新?管理方法?的几点变化1.扩大适用范围,把成人高校纳入方法适用对象21世纪的高等教育事业蓬勃开展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到开展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一局部,很显然原?管理方法?中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的开展现状和要求。所以新?管理方法?扩大了适用范围,涵盖了各级

3、各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的开展。新?管理方法?明确规定“本方法适用于各类普通高等学校、成人高等学校,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于标准成人高校的管理。根据新?管理方法?,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理方法,这为提升学校的管理能级、标准档案管理工作和促进学校更加科学开展奠定了坚实的基矗2.明确了高校档案的管理体制和学校指导的机制新?管理方法?标准了高校档案工作的指导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。盛自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作,“国家档案行政部门和盛自治区、直辖市人民政

4、府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监视和检查,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监视和检查职责,明确了高校档案工作的指导关系和业务指导关系,指导体制层次明晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。档案管理工作既是一项根底性工作,又是一项效劳性工作。要做好这项工作,学校指导必须加以重视。新?管理方法?明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要指导在高校档案工作中的责任,?管理方法?还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告。这些规定的推出有助于高校指导更新观念,增强档案意识,理解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业开展规划,把档

5、案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。3.标准了档案管理制度和档案人员的职责新?管理方法?重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着标准化的目的开展,使学校档案的归档内容更加全面。新?管理方法?提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,以评促进档案建立;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度,强化学校各部门立卷制度。?管理方法?要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交,规定了各部门负责档案工作人员的详

6、细职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完好、齐全。4.增加了“学生类档案管理内容高等学校的主体是老师和学生,原?管理方法?片面强调了学校管理、老师和教学,而无视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新?管理方法?对此进展了修订。在新?管理方法?中归档范围里增加了“学生类档案的保管内容,详细内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等。学生类档案要求从学生入校开场到学生毕业完毕,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理方法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列

7、起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,表达了学校对学生的人性化管理。5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建立随着社会信息化的开展,数字校园的建立、数字档案馆建立势在必行,新?管理方法?明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建立,保障档案信息化建立与学校数字化校园建立同步进展。新?管理方法?在档案机构的管理职责上明确规定:“组织施行档案信息化建立和电子文件归档工作。提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,打破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音

8、带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时代开展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关心新?管理方法?中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人

9、高校档案工作开展的场面,为成人高校档案工作开展的人才需要奠定了基矗对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助,这使得多年来高校档案界竭力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法获得补助得到了落实,表达了以人为本的档案科学开展观以及对高校档案工作者的人文关心。二、新?管理方法?对成人高校档案管理的影响目前,成人高校档案管理工作的开展与教育开展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深化开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新?管理

10、方法?提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的根本思路有以下几点。1.改变档案管理形式,适应成人高等教育事业改革开展的需要在当前科学技术迅猛开展,知识经济和信息化浪潮日益开展的背景下,成人高等教育学校建立开场出现新的场面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育开展的需要。随着成人教育改革和开展形势的需要,档案工作重点应由以往搜集、整理、保管为主转向以开发、利用和效劳为主,进步档案的利用,扩大效劳功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和效劳领域,才能充分发挥信息资源的优势。2.加强档案管理人员的队伍建立,进步档案人员的业务素质要实现成人高校档案的

11、科学化管理,关键要进步档案管理人员的素质。首先要注重进步档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供承受继续教育的时机、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的进步,在管理理论中可以具有进展信息搜集、加工、存贮、传递的才能,可以积极开展档案利用工作,为成人高校的开展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育开展与改革工作的需要。3.大力加强电子档案管理,不断探究档案管理现代化的新途径随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传

12、播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与开展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开场,将学生的姓名、性别、照片等根本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理开展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和平安工作。总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理程度和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的根据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥