办公环境管理 (2)ppt课件

1、工程二 管理办公室事务商务秘书实务办公环境管理学习目的 1.可以设计办公室环境的格局。2.可以维护办公室的任务环境。3.可以改良和优化办公环境。4.可以按照需求创建办公室环境。一、办公室的含义 关于办公室的含义,主要有两个方面:1、办公的房子,是任务人员办理公务的地方；2、机关和企事业单位内部办理行政事务的任务机构,是设在上司身边直接为上司效力的综合部门。themegallery1、办公环境的涵义：办公环境,或称为办公室环境。从广义上说，它是指定组织机构的一切成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指定的组织机构的秘书部门任务所处的环境，它包括人文环境和自然环境。人文环境主要是指任务气氛和办公

2、环境。自然环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、安康与平安环境。二、办公环境管理themegallery2、办公环境管理的原那么1温馨对于一个办公室来说,不论是其装潢.或是其摆设.都应以温馨为准光线,颜色,气候,噪音等在不同程度上对任务人员的心情都会有所影响2调和一个调和的办公环境,能激发任务人员的团队精神.因此,在优化办公环境时,要留意其调和性.如办公室的办公桌椅,橱柜等的大小,格式,颜色要尽能够统,这不但可以加强办公室的美观效果,更重要的是可以强化成员之间的平等观念,发明调和的人际关系.themegallery3适用首先是办公室规划应该力求方便,争取时效,如一样或相关的部门应尽能

3、够安排在相邻的地点,以防止不用要的交叉和迂迥,便利任务的亲密联络和同步进展其次,为了改善办公室的单调环境,可以适当地放置些工艺品或花草由于办公室往往就是组织的一个窗口.4平安保证组织的物品平安是涉外秘书的重要职责之一,也是优化办公环境不可忽略的一个原那么.布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的平安themegallery一 办公室环境格局设计 义务情境 某公司预备在上海兴办一个销售分公司，租用了某写字楼其中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的义务。对于一层大厅的格局需求重点思索的是该公司的产品需求一块两百平米的展区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财务部。小张将整个

4、一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半区域作为销售分公司的办公区，每个区域都运用能站立并可以挪动的间隔物来分隔，没有门，一切人的任务都能清楚可见。 思索：这样的办公环境规划能否妥当可行？义务一 办公室环境格局设计一、办公室环境办公室环境是指办公室中影响任务人员的心思、态度、行为以及任务效率的各种要素的总和。 硬环境：建筑设计、室内空气、光线、颜色、 办公设备等 软环境：办公室的任务气氛、人员的素养、 团体凝聚力等一 办公室环境格局设计二、办公室规划1.开放式办公室一 办公室环境格局设计(1)开放式规划的优点 建筑本钱的降低。 空间利用率

5、的添加。 重新规划的灵敏性。 易于沟通，便于交流。 易于管理。 容易集中化效力及共享办公设备。一 办公室环境格局设计(2)开放式规划的缺陷 缺乏单独办公的时机。 不容易集中精神。 很难进展性任务。 噪声太大。一 办公室环境格局设计2.封锁式办公室一 办公室环境格局设计(1)封锁式办公室的优点 比较平安，便于锁门。 可以保证任务的性。 易于员工集中留意力，专心致志于细致和专业的任务。 维护私人空间，易于维护隐私。(2)封锁式办公室的缺陷 建筑本钱高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 难以监视员工的活动。 难以进展沟通。员工被分隔开，易觉得孤单。三、办公室构造和规划需求思索的要素(1)职工的人

6、数。人数多，需求的空间就大，费用也要添加。(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必需仔细斟酌。(3)机构的建制和办公空间的分类。如需求多少个部室。(4)组织运营的性质或内容。 (5)便于部门间的任务联络，以确保科学有效地实施任务流程，减少或防止不用要的反复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少任务人员和文件流动的次数和间隔。一 办公室环境格局设计(6)办公室的间隔方式应符合任务的需求和严密的需求。如开放式办公室的设计能加强者们的交流，而封锁式办公室的设计那么易于严密。(7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通，符合平安需求，并安排好公用

7、区域。(8)办公室随组织的开展变化也要变卦，需求具有灵敏性。如采用容易站立、挪动或撤除的间隔物，给办公室的设计和改动提供更大的选择。四、办公室布置的原那么1、有利于沟通2、便于监视3、协调、温馨二 办公室环境优化 刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品分销的相关事宜，吃过了午饭，他计划回公司看看还有什么重要的事情需求他最后点头。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让他神色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过一道回廊，以前不断亮着的灯怎样今天没亮。他把秘书小张喊来，问他气味的事。小张解释说中午吃任务餐的时候，大家叫来的外卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好

8、，闻到的气味大约是这些小吃分发出来的。刘经理叫小张停下手中其他一切事情，处置掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都翻开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思索：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处置？二 办公室环境优化一、改善办公室环境的方法1.办公室的绿化2. 空气的优化(1)温度。空气温度的高低对人的温馨和安康影响很大。办公室的温度冬天普通在2022，夏季在2325之间为最宜。(2)湿度。(3)清洁度。(4)流动速度。办公室环境优化3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以维护任务人员的视力。4、颜色的优化暖颜色：红、橙、黄冷颜色：绿、蓝、紫中间色：黑、白、灰三 办公

9、室环境维护与平安管理 秘书小张每天上班和下班前都将本人的任务区域清洁整理得干干净净，同时她也自动清洁整理本人常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸零乱堆积，公用字典扔在窗台，废纸装满了没人倒，她都及时做些清洁整理任务，以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都仔细清洁整理本人的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及公用等都摆放有序。下班前也将办公桌拾掇得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如号码本、打孔机、档案夹等锁进本人的办公桌，经常让他人找不到，从而影响了任务。三 办公室环境维护与平安管理 秘书小李上

10、班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西找，每日常用的“访客接待本也总是找不到。本人的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。 思索：上述三位秘书的办公室环境维护与管理才干如何？三 办公室环境维护与平安管理一、办公室日常维护的内容 1、办公空间 2、办公桌椅 3、办公用品 4、计算机等自动化办公设备。二、办公室的平安隐患及处置一办公环境中常见的有碍安康和平安的隐患1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患；2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患；3、办公家具隐患；4、办公设备及操作隐患；5、任务中大意呵斥损伤的隐患；6、任务中大意呵斥泄密的隐患；7、

11、火灾隐患二.办公环境隐患检查的方法(1)确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进展平安方面的检查。(2)发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险。(3)假设发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进直到处理。( 4)将异常情况的发现、报告、处置等过程仔细记录在本企业的“隐患记录处置表中。隐患记录及处置表序号时间隐患情况造成隐患原因隐患危害处理人采取的措施111月4日电脑线交叉错乱地表裸线多无人处理绊倒人工程部王亮整理埋在地毯下211月11日标识牌掉落固定的钉子脱落牌子掉下砸伤人工程部王亮重新固定好311月18日机器卡纸使用设备操作不当机器损坏电脑部李华检修复印机411月19日靠窗一排电

12、脑屏幕晃眼无窗帘遮挡有损眼睛行政主管张强安排窗帘511月25日周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立同周一开会强调课 后 训 练一、案例分析题1姜成维进入民营公司大唐公司实习不久，办公室主任带着他到各个部门转了一圈，姜成维发现办公室崭新，办公设备与条件也不错。但各个部门也存在很多问题，比如，办公桌椅摆放不够美；一些公共设备摆放不合理；办公桌上杂乱无章，尤其是女职员办公桌上还摆放着个人DIY照片、小花盆、卡通小饰品等，把文件资料挤在一个小空间里；窗台上布满灰尘；房檐上走廊上的角落里隐隐约约有蜘蛛网丝；绿化植物没有好好料理。回到本人办公室后，办公室主任布置了一个义务交给姜成维：设计一个详细可行的改善办公环境的方案。姜成维不愧为秘书专业的高才生，充分了解公司是一个刚兴办不久的民营企业，根据对各个部门办公环境的认识与感受，结合民营企业特点及员工素质情况，不出几天就设计了一份详细完善的办公环境改善方案。课 后 训 练方案得到办