一个很实用的方法设置数据的有效性

1、数据的有效性-设-置输入条件如年龄为在很多情况下，设置好输入条件后，能增加数据的有效性，避免非法数据的录入。负数等。那么有没有办法来避免这种情况呢？有，就是设置数据的有效性。设置好数据的有效性后，可以避免非法数据的录入。下面我们还是以实例来说明如何设置数据的有效性。设置学生成绩介于0100分之间。ABCD1咗:迖玖语小孚成绩卷2姓名语文数学总分3白天雨4班宏伟5鲍瑞6鲍振兴7常二朋8陈健9崔颖图6-4-1假设试卷的满分100分，因此学生的成绩应当介于0100分之间的。我们可以通过以下几步使我们录入成绩时保证是0100分之间，其它的数据输入不能输入。第1步：选择成绩录入区域。此时我们选中B3：C

2、9。第2步：点击菜单数据有效性，弹出数据有效性对话框。界面如图642所示。数据有效性X谡箕二输入信息出诸警告有效性条件甞数语文叹语雨伟兴朋名天宏瑞振二健颖姓白班鲍鲍常陈崔对有同样设置的苴他所有单元格应用这些更改）14151応取消图6-4-2在图第3步：点击6-4-2中的默认的是允许任何值允许下拉按钮，从弹出的选项中选择输入的，见图中红色区域所示。小数。（如果分数值是整，此处可以选择整数）图6-4-3选择后界面如图6-4-4所示。在图6-4-4中，数据中选择介于，最小值：0，最大值：100。图6-4-4第4步：点击确定按钮，完成数据有效性设置。下面我们来看一下，输入数据时有何变化。见图6-4-5

3、所示。BCDEF2345&;91n名II瑞S健颖姓白班鲍鲍常陈崔语文数学总分图6-4-5从图中可以看出，我们输入80是可以的，因为80介于0100之间。而输入566是不可以的，因为它不在0100之间。此时，点击重试按钮，重新输入，点击取消按钮，输入的数据将被清除。第5步：设置输入信息在数据有效性对话框中，点击输入信息页，打开输入信息界面。如图6-4-6所示。图6-4-66-4-7所示。设置好输入信息后，我们再来看输入数据时，界面有何变化。如图1咗：迟玖语小孚成绫耘语文数学总分801!转入学生成議学生成議应当介于0100D名is瑞蠶健颖姓白班鲍飽常陈崔图6-4-7从图中可见，输入时多了人性化的提

4、示，而这个提示信息就是我们刚刚设置的内容。第6步：设置出错警告在数据有效性对话框中，点击出错警告页，在出错警告页我们可以设置警告信息。如图6-4-8所示。图6-4-8设置好后，我们来看一下输入错误时，有何提示。如图6-4-9所示。AB|CDE雨伟兴朋名天宏瑞膨二健颖姓白班鲍鲍常陈崔|700I转入学生成黄学生成続应当介于100分数值不在01CID范围之内是否继续？输入威绩出错56789图6-4-9从图中，我们可以看出出错警告也可以人性化设置。设置性别只能输入“男，女，未知”详细的设置略，关键地方见图6-4-10所示。图6-4-10说明：1.允许：序列。2.来源：输入“男，女，未知”，标点要求是英

5、文半角状态。下拉列表为这3项。如图设置好后，不仅能限制输入内容，而且右边还多了一个下拉按钮，6-4-11所示。6舸振兴1Pl7常一协臺知S陈健崔颖g图6-4-11另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选中选项数据外，表的连续单元格区域作为数据源，其操作方法相同，不再赘述。控制产品编号的输入如果用户为了统一产品编号的输入，要求录入者只能输入还可以直接引用当前工作8位的字母“A”开头的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤如下：第1步：选择数据源：A3：A8。如图6-4-12所示。ABCDEFGH1河北佰特橡胶有限公司入库数量明细袤2单据号品名规格型号产地单位数量完工员曰期3齿

6、形带VI3-680河北佰特条300魏丽2007-10-54齿形带KPZ-672河応佰特400魏丽2007-10-55劣楔带4PJ-12T0河E宿特条TOO魏丽2007-10-56李楔带8PH-1082河北佰特条1000魏丽2007-10-57冬楔带4PJ-12T0河応佰特300魏丽2007-10-58劣楔带0-885河E宿特条262魏丽2007-10-8图6-4-12第2步：打开有效性对话框，并按下图进行设置。图6-4-13所示。图6-4-13注：数据有效性只对用户直接输入的数据有效，而对于复制粘贴、查找替换的数据是无法控经过上述设置后，用户在A3：A8区域中输入数据时，只能是“A”开头，并且

7、必须是8位，否则不能完成输入。制的，因此大家在使用时一定要注意。用“数据/有效性”功能可以达到目的。以选择性别为例，制作有男、女选项的下拉菜单：选中“性别”数据区域；执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；单击“设置”选项卡，在“允许”栏选择“序列”，“来源”中输入“男，女”（不含引号，用英文单引号分隔）；单击“确定”按钮。“在下拉菜单中选择一个值之后能同时在另一个单元格里对应出一个数值或是文字”，这要根据实际情况再加工的哦！补充事例事实上，就是制作二级下拉菜单。试试、看看，是否所需！设置“数据”表A列B列部门员工A张三李四B王二郑大C刘一王五D初一赵钱命名：选中A列，在“名称框”

8、中输入“部门”，回车确认。选中B列，在“名称框”中输入“员工”，回车确认。在“菜单”表制作下拉菜单：制作一级下拉菜单选中A1：B1单元格区域；执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；在“设置”选项卡下，“允许”选择“序列”、“来源”中输入“部门，员工”(不含引号，用英文逗号分隔)；选中“忽略空值”、“提供下拉箭头”，单击“确定”按钮，完成一级下拉菜单制作。此时在A1、B1中，单击右侧的下拉按钮进行选择输入。制作二级下拉菜单从A单元格起向下选中单元格区域；执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；在“设置”中，“允许”选择“序列”、“来源”中输入公式=NDIRECT(A$1)”；选中“忽略空值”、“提供下拉箭头”，单击“确定”按钮，完成“部门”的二级菜单制作。同法制作“员工”的二级菜单