某建筑公司档案管理规程p

1、某建筑公司档案管理规程为加强公司的档案管理、提高工作效率，特制定本规程。一、档案分类及归档范围公司档案分为行政档案、工程档案和财务档案三大类分别归口管理。1行政档案范围：政府文件、公司文件、计划总结、合同协议、来往信函、法律诉讼、人事档案等资料。详见行政档案分类办法（附件一）。2工程档案范围：建设项目前期文件、设计文件、施工文件、设备材料、试验记录、竣工文件等资料。详见工程档案分类办法（附件二）。3财务档案范围：会计凭证、账薄、报表、统计、审计资料、劳动工资等。二、档案管理责任行政类档案由办公室负责管理；工程建设项目规划设计、施工、竣工验收、决算等技术文件由总师室负责管理，前期立项、规划、土地

2、、七源以及销售等文件由办公室负责管理；财务类档案由财务部负责管理。档案管理须专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级资料保证安全。三、档案的收集1为了保证档案的全面性，各部门报批文件必须经办公室上报总经理，经总经理审阅、批示后，办公室先办理归档手续，再交有关部门执行。原则上禁止越过办公室直接报总经理批示，如遇紧急情况，事后到办公室补办归档手续。2所有加盖公章、合同章、人名章的文件，由办公室存档，与财务有关系的文件，财务另行存档。3所有加盖工程章的文件由总师室存档，在建工程的预算、结算、材料、设备等文件资料由经管部保管，待项目竣工验收后按分类办法进行分类，一并移交总师室。4在建工程由

3、项目部保管的文件、资料待工程验收后，项目部按分类方法进行分类，分别移交办公室和总师室。5档案管理责任部门有权力向各部门查阅、收集相关文件，各部门有责任配合档案管理责任部门的档案收集工作。6各部门日常工作中对微机里的电子文档每月至少集中整理一次，每年十二月份下旬办公室集中拷贝，刻录光盘存档。7各部门每月工作总结要把资料归档作为一项内容汇报。四、档案的借阅1档案主要供本公司使用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并上报总经理，经批准后，方可限期借阅。2档案借阅人要填写借阅登记卡并签字。3档案借阅者应负责档案的完整和安全，不得擅自拆散调换、拍取、污损、加注标点。4借阅档案一律借阅复印件。

4、借用原件资料需离开公司办事者，需到办公室办理借用呈批件，报总经理审批后，到相关责任管理部门办理借用手续。5借用原件（存档只一份）资料永不交回公司的，由经办单位必须留用的，需总经理签字同意方可办理。五、本管理规程由办公室负责解释，经总经理批准后实施。附件一：行政档案分类办法附件二：工程档案分类办法附件一行政档案分类办法类别序号文件材料名称保存期限政 府 政 策 类1与土地使用权相关的政策长期2与城市规划、工程设计等有关的政策长期3与房地产开发、旧城改造、拆迁等有关的政策长期4财税、统计及各种行政收费类政策长期5水、电及三线两气等配套类政策长期6施工及工程质量管理类政策长期7与物业管理有关的政策长

5、期公 司 内 部 文 件 类1重组协议、公司章程等重大决策类文件永久2项目开发意向、合作意向、项目考察类文件永久3与银行、资金有关的文件永久4报政府的申请、报告，及政府的批复永久5公司内部申请报告及批复永久6公司内部规章制度决议等文件长期7公司的年检资料及报审年检的相关劳动合同等长期8物业公司产生的文件长期9公司对房屋销售所制定的政策类文件长期10公司领导讲话、发言稿永久办 公 日 常 工 作1当年发生的会议纪要类文件长期2当年发生的计划总结类文件短期3当年发生的部门会议纪要短期4当年的考勤纪录原始凭证短期5出车总结短期证 书 类1土地证、房产证长期2办公用品说明书长期3荣誉牌匾、达标证书长期

6、合 同 协 议 类1广告发布、代理类长期2就餐、消费签单、挂帐类短期3汽车加油、维修类短期4网络通讯类短期5租赁承包类长期6聘请法律顾问长期7综合类长期来 往 信 函 类1与项目一有关的信函长期2与项目二有关的信函长期3与项目三有关的信函长期4某项事件的信函汇总长期5其他长期法 律 诉 讼 类1与项目一有关的法律纠纷类文件永久2与项目二有关的法律纠纷类文件永久3与某人有关的法律纠纷文件汇总永久4与某事件有关的法律纠纷文件汇总永久人 事 资 料 类1与工资、待遇有关的规定、文件长期2与任命、罢免有关的决定、文件长期3公司内部奖罚表彰类文件长期4对员工绩效考评的资料长期5养老保险、员工福利、员工体

7、检类资料长期6公司的机构设置和岗位职责等文件长期7有关道德、教育、岗位培训等文件长期8员工档案、个人资料长期附件二工程档案分类办法类别序号文件材料名称保 存期 限建设项目前期文件建设项目前期文件1建设项目计划书等重要文件：1、项目立项书、可行性研究报告及批复等立项依据文件。2、项目评估、环境预测、调查报告。3、计划任务书及匹夫。4、会议记录、领导讲话、专家意见等文件。长期2建设项目用地、征地拆迁等文件：1、建设项目选址报告及土地规划部门批复文件。2、建设用地许可证及用地地形图。3、移民规划安置等方面的文件及拆迁协议书及补偿协议书。4、承发包合同及协议书（设计、施工、方案等）。5、施工许可证。重

8、要的协调会与有关专业文件。工程建设大记事长期3勘察、测绘、设计、招投标文件：1、工程地质、水文地质、地质图。2、红线桩位置及测量成果报告。3、勘察设计、勘察报告、记录、化验、试验报告等。4、重要岩石、土样及有关证明。5、地形地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备、安装测量定位、观测记录。6、水文、气象、地震等设计基础资料。7、工程招投标文件及有关合同（设计、施工、监理等）8、工程照片、声象等资料长期4设计文件：1、初步设计和技术设计。2、设计评价、鉴定及审批资料。3、施工图设计和设计计算、技术秘密材料、专利文件。4、关键技术试验。5、总体规划设计、方案设计、扩建设计长期5工程概算、预算、决算：

9、1、工程概算书。2、施工预算表。3、工程竣工决算。4、固定财产清单及明细表。长期6工程监理文件：1、工程监理合同。2、工程监理规划及实施细则。长期7工程施工总结：1、综合性的概述：建设项目立项、可行性研究报告、予结算等；施工招投标、监理情况；四通一平情况。2、设计施工等情况、主要技术措施。3、工程进度、质量、经验教训等。长期工程技术文件1施工文件：1、建设工程规划许可证。2、建设工程开工许可证。长期2施工组织设计、技术交底：1、工程开工报告及工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。2、施工组织设计及施工计划、方案、工艺、措施。长期3图纸会审、设计变更洽商记录：1、设计变更、工程变更洽商单、通知单

10、。2、图纸会审记录（工程技术交流）长期4原材料试验报告、定位测量等：1、原材料、构铸件出厂证明及施工现场复检质量鉴定报告。2、建筑材料试验报告。3、材料、零部件、设备代用审批单。4、岩土试验报告、基础处理、基础工程施工图。5、地质描绘图及有关说明。长期5设备试验报告记录：1、设备管线焊接、管线强度、密闭性能试验报告及施工检验探伤记录。2、设备管线安装记录、质量检查评定。3、设备管线调试、性能测试及校核。4、管线清洗、通水消毒记录。5、设备装置交接记录、电气仪表操作联动实验。6、单元、分部、单位工程质量检查、评定材料。7、施工大事记、记录来往函件。8、竣工验收记录、施工总结、技术总结。9、竣工报

11、告（验收报告）长期6予检记录：1、土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告。2、管线标高、位置、坡度测量记录。长期7隐检记录：1、建筑物测试及沦陷、位移变形等观测记录。2、隐蔽工程验收记录。长期8工程质量事故处理记录：1、工程事故处理报告。2、重大缺陷处理和处理后的检查报告。3、记载施工重要阶段、过程和重大事故现场的声象材料及有关文字说明。长期建设项目竣工文件1竣工文件：1、建设项目竣工验收申请、批复等。2、建设项目验收会议文件及有关材料。3、建设项目现场声象资料。长期2竣工技术资料：1、建设项目竣工图（工程建设总平面布置图、管网综合图、大型设备基础图）。2、电气平面布置图、剖面图、系统图及设

12、计说明书。3、水、暖的平面图、剖面图、管线系统图及设计说明书。4、生产设备图、设备安装施工图及说明书。5、建设项目质量评审材料。6、建设项目设计总说明书。7、建设项目竣工验收小组会议记录及鉴定书。长期3决算、审计：1、建设项目财务决算。2、建设项目审计结论。长期设备材料1记录、检验、合格证：规程、路线、试验、技术总结。产品检验、包装、工艺图、检测记录。设备、材料出厂合格证。设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单。设备图纸、说明书。设备测绘、验收记录及安装调试、测定数据、性能鉴定。长期运行技术准备1运行技术准备1、技术准备计划。2、技术培训材料。长期2试运行：1、试运行管理、技术责任制。2、开停车方案及试车、验收、运转、维护记录。3、试运行质量鉴定报告。4、安全操作规程、事故分析报告。5、运行记录。长期建设项目科研项目1科研计划：1、立题报告、任务书、批准书。2、研究项目协议书、合同书、委托书。3、研究项目方案、计划、调研报告。长期2试验分析、计算；1、试验记录、图表、照片。2、试验分析、计算、整理数据及提出阶段报告，科研报告、技术鉴定材料。3、试验装置及特殊设备的图纸，工艺技术规范说明书等。4、试验成果的申报、鉴定、审批及推广应用材料。5、有关考察报告。长期建设项目涉外文件1项目涉外有关文件：1、建设项目询价、报价、谈判记录。2、建设项目谈判协议