某同仁堂股份有限公司办公自动化系统详细需求分析书

1、XX同仁堂股份有限公司办公自动化系统详细需求分析书 目 录291目 录 42前 言 43组织机构 433.1同仁堂公司组织机构树 54功能模块组成 54.1个人办公 54.1.1个人通讯录 64.1.2内部邮件 64.1.3内部论坛 74.2文档管理 74.2.1公文传递 74.2.2收文管理 114.2.3发文管理 114.2.4档案管理 134.3日常办公 134.3.1公司值班管理 144.3.2费用管理 154.3.3人力资源报表上报 154.3.4部门工作汇报 164.3.5工资更改通知 174.3.6个人存工管理 184.4资源管理 184.4.1用章、用证申请管理 204.4.2

2、车辆管理 224.5会议管理 224.5.1会议通知 234.6信息发布管理 234.6.1简报管理 234.6.2简报发布 234.6.3党委信息发布 234.6.4信息发布专栏 244.7业务管理 244.7.1药品信息管理 244.7.2客户投诉管理 244.7.3专项资金管理 244.8电子公告 244.8.1政策法规 244.8.2规章制度 254.8.3员工学习天地 254.9内部论坛 254.10相关链接 254.11系统界面 254.11.1用户logo及banner设置 275同仁堂公司各部门需求 275.1.1经理办公室 275.1.2党委工作部 275.1.3团委 275

3、.1.4工会 285.1.5人力资源部 285.1.6品质保证部 285.1.7技术工装部 295.1.8财务部 295.1.9投资管理部 295.1.10生产制造部 295.1.11经营公司 305.1.12药材采购部 305.1.13安全保卫部 316其他技术要求 316.1领导远程办公 316.1.1授权委托，设置工作代理 316.2公司与驻外单位文件的传递 316.3手写体签名 316.4运行环境与条件限制 327产品功能说明 328关于本需求书的一些说明 前 言经XX浪潮通软科技有限公司与XX同仁堂股份有限公司协商，经浪潮通软实施人员调研后，双方制定本需求分析书。本系统共分为以下几个

4、部分：组织机构树、各模块详细功能需求、各部门需求汇总等几个组成部分。组织机构同仁堂公司组织机构树根据同仁堂公司的组织机构及每个部门的人员，构建系统组织机构。XX同仁堂股份有限公司公司领导经理办公室党委工作部人力资源部品质保证部工会财务部证券部物业管理公司技术工装部生产制造部采购部安全保卫部新品经营公司投资管理公司商务部经营质量管理部销售服务内务部财务二部功能模块组成根据XX同仁堂股份有限公司、XX浪潮通软科技有限公司协商，结合浪潮技术人员具体的调研及同仁堂公司目前的实际情况，经双方认可，浪潮公司为同仁堂公司提供以下功能模块。同时为了充分发挥办公自动化的效用，提高采用办公自动化后的工作效率，对于

5、那些对繁琐、冗长的工作流程与方式在本次实施中不予采用。本次项目实施在功能模块的设计时宗旨是：简单、实用、易操作。个人办公个人办公的事务主要有三项：个人通讯录、内部邮件与内部论坛。这部分功能全公司内部人员都可使用。目的是为了给全公司人员提供一个方便的个人办公平台。个人通讯录通讯录属性的设置个人通讯录包括联系个人信息项的设置，如联系人名称、办公电话、住宅电话、手机、电子邮件地址、联系地址、邮政编码、传真等信息，可以根据用户的需求进行更改。需要说明的是，全公司人员所用个人通讯录表单是统一的，这部分内容是完全私人管理的，其它人无法查看其中的内容。个人通讯录需由本人进行输入，也只有本人才可以查询与修改。

6、联系人的增加、修改、删除与查询用户可以在其个人通讯录中增加、修改、删除与查询联系人信息。内部邮件内部邮件为企业用户提供一个内部联系的平台，。对于发件人，既可以一次将文件发给一个人，也可以发给许多不同的人，其流程如下： 本OA产品的内部邮件系统的使用方法与国际互联网上的电子邮箱功能相差无几，唯一的区别就是无法与国际互联网的邮件互相通讯，只能在企业内部网上使用，其详细操作方法在此不再做描述。说明：此“内部邮件”功能只是为了方便职工之间互相传送邮件，并不是正式的办公程序。建议大家凡是工作中正式的文稿采用“公文传递”而不要采用“内部邮件”。内部论坛内部论坛主要是实现企业内部员工自由发言的平台，在内部论

7、坛中设有一个权限最高的论坛管理员，他可以管理所有的发表言论，他可以设置论坛内的所有栏目的名称与该栏目的管理员等权限。除了论坛管理员之外，每个栏目还可以分配一个栏目管理员，这样就能实现论坛的分块管理，每一个栏目的管理员仅可以管理自己权力范围内的文件，无法越权删除其它不在他管辖范围内的文件。论坛中还支持个人图片的上传、用户呢称、匿名发言等功能。文档管理根据日常的办文习惯，把公文管理分为公文传递、收文管理、发文管理以及档案管理四个组成部分。公文传递公文传递是日常办公当中最常用的功能之一。在以前传统的办公模式中，各部门之间要互相传递公文，只能由一个人手拿着公文，满栋大楼内到处找人发送，这样公文传递不及

8、时，效率低下，而且浪费纸张。而目前，同仁堂内部的公文基本上已实现了电子化，文件格式已经统一为Word 或Excel ，这就为网上传递电子公文打下了良好的基础，在使用的本OA系统以后，各个部门可以随意给相关部室发送公文，数量与容量均不受限制，能最大程度上满足同仁堂的机关大楼内日常公文的传递需求。公文发送人在选择接收人员时，可以发给某一个部门的所有人员，还可以同时选取多个部门的任意人员，这样就很容易实现将一个公文一次群发到各个相关部门，公文的接收部门越多，效果越明显。尤其是在OA项目挂上国际互联网时，同仁堂机关与下属的各经营分公司、零售药店、制药厂等电子公文的传递的效率将会被大大提高。投诉登记投诉

9、登记是专为品质保障部的人员设置的应用，分为用户咨询记录与投诉记录两个模块。品质保障部的人员可以在其中登记、管理用户的咨询或者投诉记录，并可以生成一个分类统计报表，以方便领导查询某一种产品的哪一类投诉比较多，从而可以了解到用户的反馈意见，及时对产品的质量问题做调整。这就要求品质保障部的人员要及时的添加用户投诉的记录，每一个电话都要有记录，系统会自动生成相关的报表。报表在使用一段时间以后，可以将记录导出成Excel文件另外进行保存。收文管理收文管理主要是进行外单位来文办理过程，行政来文需由同仁堂公司经理办公室的人员启动流程，党委来文需由党委工作部的人员启动流程。根据同仁堂公司的实际办文情况，一般分

10、为来文登记、来文生成的扫描件可以进入系统、拟办（办公室主任）、批办（公司经理级领导）、承办（各部室领导和具体承办人），办理完毕后直接归档到档案室中进行保管，以方便以后进行查阅。收文流程图来文登记来文登记是收文管理的第一个环节。来文登记人员主要做的事情有以下几项：填写来文登记表；填写文件处理表；完成原件的上传工作(如果是电子件原件，可以直接上载到系统中进行流转；如果是纸质件，须借助扫描仪完成纸质件的扫描工作；如果把扫描的图像文件转化为可识别的文本文档，须购买具有OCR识别功能的扫描仪)。填写文件处理表后上发送给下一环节审批人员进行办理。文件办理无论是公司领导审批还是其它领导审批，其办理过程的操作

11、是完全一样的。主要是分为对表单的审批及对原件的审批。对于收文来讲，主要是对表单的审批。环节审批人可以查看前面环节的办理意见，在表单相应位置填写本人的办理意见，系统根据用户的登录身份，自动生成个人签名及办理时间，保证该环节人员的办理意见不被其它环节人员所改动。在收文管理中对原件的审批主要是进行浏览。审批人员可以打开原件进行浏览。需进行批示时，填写在审批栏。本环节人员审批完毕后，可以把文件发送给下一环节人员进行办理。审核可以由多个人员进行，在同仁堂公司发文管理中，主要是拟稿人的部门领导审核操作主要也是对原件的审批及对表单办理意见的填写。原件的审批每个用户可以把原件从服务器下载到本机进行审批，包括直

12、接修改或排版等，办理完毕后再利用界面上的一个按钮上载到OA系统中。该份文档标识为当前审批人办理的文档。表单中意见的填写审批人可以查看发文处理表中各项信息及前面环节的审批意见，在发文处理表中相应位置填写本环节的办理意见,系统提供常用的批示选项设置。当前环节人员办理完毕后，可按流程图发送到下一环节继续进行审批办理工作。公司领导审核或会签会签是把文件发送给多位公司领导进行审核，该环节审 批的可能是多个人员。每位领导都可以在发文处理表中填写的自己的审核意见。文件会签完毕之后发送给文书定文号。收文流程说明 拟稿文书在本机上完成拟稿工作后，把原件上载到OA系统中，填写发文处理表单，把文件发送给下一环节进行

13、审核。（应填项目：来文日期、来文单位、来文编号、来文标题、收文日期、来文单位类别、收文编号、文书、附件） 经理办公室主任审核经理办公室主任收到文件后，对文件进行审核，审核完后填上自己的审核意见及签字，将文件发送回文书。（审批意见可以是同意，也可以是不同意）（应填项目：主任姓名、主任意见） 通知文书（1）文书收到经理办公室主任发送回的文件后，将文件先发送给公司高管审批，在受到公司高管的审批后再将文件发送给总经理审批。（应填项目：无） 总经理与公司高管审批总经理与公司高管在接到文书发送来的文件后，对文件进行审批，审核完后填上自己的审核意见及签字，将文件发还给文书。（审批意见可以是同意，也可以是不同

14、意）（应填项目：高管意见、总经理签名、总经理意见） 通知文书（2）文书在收到总经理及公司高管的审核文件后，确认总经理、公司高管、办公室主任的签字齐全后，将文件发送给执行部门。（应填项目：无） 执行部门由执行部门负责执行文件，同时结束流程。（应填项目：承办人意见）收文登记说明收文登记与传统的办公思路一致。主要是为了在收文管理的处理结束以后，可以有收文记录可查询。收文登记的权限设在办公室的文员张丽娜，只有她一个人有权限将总经理办公室的文件分类登记。将收文登记用OA解决比传统方法有几个明显的好处，那就是查询方便、快捷。由于同仁堂的外收文全部是纸介质文件，所以外收文归档仍然必须交档案管理员归档，收文登

15、记只做为归档前的文件备查时使用。发文管理在发文管理中，公司任何一人都可以启动该流程，但最后发文的权限在经理办公室，即经过一系列审批之后，文件最后需由经理办公室文书发送，发送完毕后由打字员打印并交档案员归档保存。 打印打印环节权限在经理办公室的打字员。打字员可以根据领导签发的版本进行排版工作，并在排版结束之后将正式文件上载到OA系统中，进行文件下发工作。对于公司大楼内部的部门，本系统提供电子发文方式，若需要发文到驻外单位，仍应将签发完的附件下载到本地,然后打印出正式文件的纸质件，并将纸质件下发到相应的部门。说明：由于目前所有的外收文与外发来文均是纸质文件，要实现在网络上处理收、发文审批流程，必不

16、可少的工作是把纸质文件扫描成电子形式的，这就会造成收文处理人员的工作量大增加，甚至于比传统的办公方式还要繁琐，在与办公室的文件管理员多次交流以后，一致认为，收、发文处理暂仍采用原传统方式处理，本OA系统只处理收、发文件的目录登记工作。档案管理档案管理模块，由档案管理员进行管理。档案管理模块主要是为了与公文流转部分相衔接，实现电子归档与计算机查询。但目前同仁堂公司的档案软件尚无法与OA系统进行连接。所以如何与真正的档案管理软件进行无缝衔接将放在同仁堂公司办公自动化的二期建设中进行考虑。本期主要提供档案借阅申请的网上审批流程。档案借阅申请档案借阅，公司任何人都可以启动该流程，经过一系列审批后，最终

17、处理权在档案管理员，系统实施方为同仁堂规范的档案借阅流程如下： 档案借阅申请流程说明 申请人申请人填写完“档案借阅申请单”后，将申请单发送给部门领导审批。如果部门领导较忙，申请人也可以将申请单发送给公司高管审批，如果公司高管同样较忙，申请人也可以直接将申请单发送给档案管理员。（应填项目：借阅人、借阅说明、借阅人部门、申请日期、档案名称） 部门领导部门领导在收到“档案借阅申请单”后，如果同意该申请，则填上自己的审批意见及签名，将申请单发送给公司高管，如果公司高管较忙，也可将申请单发送给档案员。如果不太阳该申请，部门领导也可将该申请单用“退回上一环节”按钮退还给申请人。（审批意见可以是同意，也可以

18、是不同意）（应填项目：是否同意、部门领导意见、部门领导签名） 公司高管公司高管在收到部门领导发送来的申请单后，对申请单进行审批，如果同意，则填上自己的审批意见及签名，将申请单发送给档案管理员。如果不同意，也可将该申请单用“退回上一环节”按钮退还给部门领导。（审批意见可以是同意，也可以是不同意）（应填项目：是否同意、公司高管意见、公司高管签名） 档案管理员 档案管理员在收到“档案借阅申请单”后，根据具体情况决定是否同意借阅档案，同时将处理意见及自己的签名填写，再将“档案借阅申请单”发送给申请人。（应填项目：档案室同意、借阅日期、档案室意见、档案室签名） 通知申请人 申请人接收档案管理员发送来的“

19、档案借阅申请单”，并结束流程。（应填项目：无）申请人接到这个通知书以后，如果档案管理员同意申请人的请求，则会与申请人约定档案查阅的具体时间。如果档案管理员不同意申请人的请求，则直接通知申请人本次申请失败。日常办公简报管理 简报管理主要功能是为了方便普通员工网上投稿，流程图如下所示： 投稿人在OA主页面的下载专区里的公文模板下载栏目中先下载简报模板，然后在本机上进行编辑工作，在编辑完成以后，将文件当作附件，并填写好发件人姓名、发送人部门等内容，提交到党委工作部，可以提交给一个人，也可以提交多个人，党委工作部的每一个工作人员均可以处理上传的简报。公司值班管理公司值班管理包括值班信息的录入、值班情况

20、登记、值班费用的统计三部分。此功能模块主要由安全保卫部负责。值班表的录入与发布安全保卫部相关人员可以在系统中录入本单位下月的值班表，并发布在网上（信息发布栏目），公司所有人员均可查阅，并且值班人员在相应的时候收到通知，了解最新的值班安排情况。值班情况登记根据值班信息表的情况，值班员在值班后应向值班表单中输入本次值班情况， 由于值班情况要作为以后值班的一个记录长期保存。所以值班员应审慎填写，因为一旦填写完毕并保存后，任何人均无法自行修改，也无法删除，包括填写者本人也无法修改或删除。碰到这种情况，请填表人对安全保卫部去要求做修改，此时应向安全保卫部的相关人员说明情况，在安全保卫部人员的监督下完成值

21、班记录的修改。值班情况的统计根据值班员录入的值班情况，安全保卫部可以统计某个月每个值班员的值班费用情况，并且能自动生成一个报表，可导出成一个EXCEL表格。费用管理费用管理包括值班费、高温费、尘毒费、饭费的上报与申领等组成部分。各种不同费用的上报与申领最后落实到不同部门的负责人手中。值班费由安全保卫部负责，高温费、尘毒费由技术工装部负责审批，饭费由物业管理公司负责审批。费用申请流程的设置、启用与审批可以在服务器端中，由系统管理员设置费用申领上报表及图示化申请流程。系统实施方提供的规范流程图如下：费用申请流程说明 承办人申请人填写完“费用申请单”后，将申请单发送给部门领导审批。（应填项目：费用类

22、别、上报人、上报部门、上报日期、相关说明） 部门领导 部门领导收到“费用申请单”后，进行审批，并将自己的审批意见及签名填写，将“费用申请单”用“退回上一环节”按钮发送回申请人。（审批意见可以是同意，也可以是不同意）（应填项目：是否同意、部门领导意见、部门领导签名） 承办人申请人在收到部门领导的审批后，再将“费用申请单”发送给职能部门处理。（应填项目：无） 职能部门职能部门收到申请人发来的“费用申请单”后，进行处理，同时结束流程。（应填项目：无）人力资源报表上报每月月初，各部门将本部门上月的考勤报表上报到人力资源部。考勤报表以附件形式挂在表单上。其它如奖金表、一次性奖励、季度奖等需报往人力资源部

23、的相关报表，也在此应用中进行上报。人力资源部考勤负责人将报表下载到本地即可。流程如下：人力资源表上报流程说明 上报人公司各部门考勤员填写完“人力资源报表”后，将人力资源报表发送给人力资源部审批。（应填项目：部门名称、上报人、上报日期、备注、标题、费用类别、附件） 人力资源部 人力资源部对上传的人力资源报表进行审批，同时结束流程。（应填项目：是否同意、接收人签名、人力资源部意见）部门工作汇报每月月初，各部门领导可在此将本部门的工作情况汇报到公司高管领导。工作情况以Word文档形式，挂于附件上，然后将文件传送至各分管领导即可。流程如下： （普通员工） （部门领导）部门工作汇报分为两种情况：一是公司

24、普通员工，二是各部门经理。部门工作汇报（普通员工）流程说明 上报人上报人将“部门工作汇报表”填好之后，发送给部门领导。（应填项目：上报人、上报部门、备注、附件） 部门领导 部门领导收到“部门工作汇报表”后，可将“部门工作汇报表”的附件（即工作情况）保存至本地，然后再将“部门工作汇报表”发送给经理办公室。（应填项目：无） 经理办公室 经理办公室收到部门领导发来的“部门工作汇报表”后，可将可将“部门工作汇报表”的附件（即工作情况）保存至本地，然后再将“部门工作汇报表”发送给公司高管。（应填项目：无） 公司高管公司高管收到“部门工作汇报表”后，进行审阅，并结束流程。（应填项目：无）部门工作汇报（部门

25、领导）流程说明 部门领导 部门领导将“部门工作汇报表”填好之后，发送给公司高管。（应填项目：上报人、上报部门、备注、附件） 公司高管公司高管收到“部门工作汇报表”后，进行审阅，并结束流程。（应填项目：无）工资更改通知此功能模块仅涉及人力资源部与财务部，由人力资源部下发变更通知到财务部。人力资源部可以将要变更的情况以EXCEL或WORD的形式挂靠在此处，财务部收到文件后下载即可。流程如下：工资更改通知流程说明 人力资源部人力资源部将要变更的情况以EXCEL或WORD的形式添加到附件栏后，将工资更改通知发送给财务部审批。（应填项目：发件部门、标题、备注、发件日期、附件） 财务部财务部在收到人力资源

26、部发来的“工资更改通知”后，将附件下载到本地，再进行处理，同时结束流程。（应填项目：无）个人存工管理个人存工和请假管理的权限由公司各部门专人负责。个人存工信息的录入系统提供一个表单，由各部门指定专门人员将本部门人员的存工情况依次录入。（按小时）个人存工信息的统计在存工情况录入后，各部门人员可以在此查询个人的存工情况。系统根据录入的存工情况，自动提供一个报表，并可导出成一个EXCEL表格，下载到本地。资源管理用章、用证申请管理印章管理涉及同仁堂股份公司印章、同仁堂制药厂印章两个公章。这两个公章的审批权限在经理办公室，申请人员为业务员。建议经理办公室指定专人进行审批。证照管理涉及同仁堂股份公司证照

27、、同仁堂制药厂证照两个证照。这两个公章的管理权限在经理办公室。建议由经理办公室专人进行管理。申请人员主要是经营部门的业务员。用章、用证申请流程的设置可以在系统管理端中设置用章、用证申请表及图示化处理流程。流程如下：用章、用证申请流程说明 申请人 申请人填写完“用章、用证申请表”后，将申请表发送给部门领导审核。（应填项目：用章部门、申请人、用途、所申请证章） 部门领导部门领导在接收到“用章、用证申请表”后，对申请单进行审批，如果同意，在身单上填写上自己的审批意见及签名，并将申请单发送给经理办公室审批；如果不同意，可以将申请单用“退回上一环节”按钮退回给申请人。（应填项目：是否同意、部门领导意见、

28、部门领导签名） 经理办公室（1）经理办公室在接收到“用章、用证申请表”后，对申请单进行审批，将自己的审批意见及签名填在申请单上。审批完后将申请单发送给主管副总审批。（应填项目：管理员意见） 主管副总主管副总收“用章、用证申请表”后，对申请单进行审批，并将自己的审批意见及签名填在申请单上，发送给经理办公室。（审批意见可以是同意，也可以是不同意）（应填项目：是否同意、主管副总意见、主管副总签名） 经理办公室（2）经理办公室在收到主管副总的审批后，再将“用章、用证申请表”发送给总经理审批。（应填项目：无） 总经理总经理在收到“用章、用证申请表”，对申请单进行审批，并将自己的审批意见及签名填在申请单上

29、，发送给经理办公室。（审批意见可以是同意，也可以是不同意）（应填项目：是否同意、总经理意见、总经理签名） 经理办公室（3）经理办公室在收到主管副总的审批后，确认部门领导、主管副总、总经理意见及签名后，对所申请证、章进行编码，再将“用章、用证申请表”发送给申请人。（应填项目：使用日期、管理员同意、各申请证章编码） 申请人接收经理办公室发来的“用章、用证申请表”，同时结束流程。（应填项目：无） 用章、用证申请流程的启用、审批申请人在系统中启用申请流程，填写印章申请表并发送给相关人员。流程中每一审批人员都可以看到前面环节的审批意见，并在申请表相应位置填写本人的审批意见，发送给其它相关人员进行审批。用

30、章、用证申请资料的查询经理办公室的印章管理人可以在此查询以往的印章办理记录，支持两种查询方式，一种是按业务流水号进行查询，所查询的是这一个完整的业务信息的相关内容。也可以按业务生成的用章的编码来查询，这样可以查到任何一个想要查询的用章代码的信息以及申请人的所有相关信息。车辆管理车辆管理包括车辆信息的录入、用车申请及车辆使用情况统计等三个组成部分。这部分功能模块主要涉及经理办公室与车队队长。公司其它部门人员如需用车可以申请向经理办公室申请，车辆管理人员根据情况予以回复。公司高管人员用车不在此列。车辆信息的录入车辆管理员可以在系统中录入本单位所有可供使用的车辆资料，方便进行车辆的管理。用车申请需要

31、用车的用户在系统中填写用车申请表，填写完毕后发送给相关人员进行审批。流程中相关人员在审批过程中可以查看前面环节的审批意见，在用车申请表中填写本人的审批意见，并发送给下一审批环节。工作人员能看到现有车辆的使用情况，即外出时，应有记录。系统实施方为同仁堂规范的用车申请流程如下： 用车申请流程说明 申请人 申请人填写完“用车申请表”后，将申请表发送给部门领导审核。此时，申请人也可以将申请单直接发送给车管人员审批。（应填项目：目的地、用车事由、用车方式、用车周期、拟乘人数、申请人、发车时间、出发地点、申请部门） 部门领导部门领导在收到“用车申请表”后，对申请表进行审批，在申请单上填上自己的审批意见及签

32、名，如果同意，就将申请单发送给车管人员审批；如果不同意，可用“退回上一环节”按钮退回给申请人。（应填项目：是否同意、部长签名） 车管人员车管人员在收到部门领导或申请人发来的“用车申请表”后，对申请单进行审批，并将自己的审批意见及签名填上，再将申请单发送给车队队长。如果当时没车可派，将申请表退还给申请人。（应填项目：是否同意、车管人员意见、车管人员签名） 车队队长车队队长在收到申请表后，对申请单进行处理，并将自己的处理意见及签名填上，将申请单发送给申请人。（应填项目：是否同意、车队队长意见、车队队长签名） 申请人接收已审批的“用车申请表”，并根据审批结果处理，并结束流程。（应填项目：无）车辆使用

33、情况录入在审批过程当中，车辆管理员如同意申请人的申请，应在系统中填写相应的记录表单，作为该申请人使用车辆情况的统计。若不同意，则退回。车辆预订情况修改在车辆申请审批流程流转到车队队长时，车队队长通过选择司机外，系统自动选出车型和车牌号，同时系统自动修改车辆预订情况表。以方便公司其它人员申请车辆时，知道车辆的预订情况。车辆派出情况查询全公司人员都可以查询到当前车辆的派出情况，可以一目了然的看到哪些车还在楼下停车场，哪些车已经派出去了。可以辅助申请人判断当前时刻申请车辆成功的可能性，免去一些不必要的盲目定车申请，减轻车管人员的负担。车辆使用情况统计车辆管理员可以查询某一个时期某辆车的使用情况或某个

34、部门的用车情况。会议管理会议管理主要是会议通知的发放。会议通知用户可以利用电子邮件的形式把会议通知发送给与会人员。公司会议通知的使用权限在经理办公室。流程如下：其中由于会议的性质不同，参加人员也就相应不同。当会议是“业务会”时，参加人员为全体人员，当会议是“行政会”时，参加人员是公司高管及各部门（分公司）副部长（副经理）以上级领导（包括副部长及副经理）。会议通知流程说明 发布人会议发布人将“会议通知单”填好之后，将其发送给应该参加会议人员。（应填项目：开会时间、会议地点、主办部室、主持人、会议主题、备注、参加部室、人数、发布日期、发布人、会议地点、会议编号、会议内容） 参加会议人员参加会议人员

35、接收“会议通知单”，并结束流程。（应填项目：无）信息发布管理简报管理简报上报流程说明各部室将需发布简报上报党委.系统实施方规范的流程如下： 拟稿人拟稿人将“简报材料上报单”填好之后，发送给党委办。（应填项目：简报标题、上报人、上报部门、上报说明、附件） 党委办党委办接收“简报材料上报单”，将“简报文件”下载到本地，再进行发布，并结束流程。简报发布由党委工作部在此进行简报发布，具体内容为各部门上报到党委工作部，并经党委工作部报批公司高管领导审批后，准予发布的简报内容，公司其它人员可以浏览发布的简报内容。党委信息发布由党委工作部在此进行相关信息的发布，如“公示”、“人事任免通知”等，公司其它人员可

36、以浏览发布的信息内容。信息发布专栏公司其它各部门均可在此进行信息发布，信息维护遵循“谁发布、谁维护”的原则，其它部门对该信息均只能进行浏览。业务管理药品信息管理财务二部在此处可以把有关的药品品种信息输入到系统中来，由财务二部根据需要决定公司哪些部门可以查询，具体操作权限需协同系统管理员一起进行。客户投诉管理品质保证部在此处可以对客户打来电话进行的投诉或反应的情况以及处理的结果输入OA系统中，以备将来进行查询，公司高管领导可在此按类别查询到相关的情况。专项资金管理技术工装部可将工程、专项资金的有关信息的进行上载，以供领导查询等。如需要将专项资金的使用情况上报公司高管领导，可以通过内部邮件来实现。

37、电子公告政策法规系统管理员可以在系统中进行政策法规信息的发布工作。系统中用户可以浏览所发布的政策法规信息。系统实施方在实施过程当中将发布国家最近颁布的一些药品法规、安全保卫法规以及一些重大的政策（党委工作部提出的党员的学习内容可在此发布、权限在系统管理员）。规章制度系统管理员可以在系统中进行规章制度的发布工作，系统中用户可以浏览所发布的规章制度信息。如人力资源部的新人调入或调配需知，安全保卫部的管理制度以及公司其它方面的一些重大规章制度。员工学习天地员工学习天地，主要是将各部门需要让员工学习的内容挂靠在网上，为统一管理权限，仅限系统管理员将各种学习资料挂靠在网上。比如，党委要求党员学习的“三个

38、代表”方面的内容、团委要求发布的“团章”的内容、安全保卫部要求的“安全保卫”方面的学习内容等。内部论坛内部论坛，提供一个员工自由发表言论的场所，在此处，所有员工都可以就某件事情发布观点，其它人员可以进行回复。论坛设管理员一名，由系统管理员在服务器端指定。相关链接系统提供链接功能，可以链接到单位内部网站或外部网站。（注：系统链接到外部网站需要相关物理环境的支持）系统界面提供个性化的系统界面。根据使用方的要求，开发单位进行系统界面的设计。用户logo及banner设置由同仁堂公司提供公司电子版的logo企业标示及banner页面，作为系统主界面的logo及banner。同仁堂公司各部门需求经理办公

39、室收文、发文管理 (见3.2.1、3.2.2)车辆管理 (见3.4.4)印章、证照管理 (见3.4.1、3.4.2)会议通知(见3.5.2)简报发布、简报汇编及上报(见3.7.13.7.3)党委工作部党委收文转发(见3.2.1)党委信息发布(见3.7)人事任命通知(见3.7)党委简报发布(见3.7.1)公示(见3.7.1)党员学习内容发布(采用“员工学习天地”解决，见3.10.5)公司内部投稿(用内部邮件解决，见3.1.2)外地下属机构文件传递(整体规划)党委盖章申请(整体规划)团委青年文明号的宣传、团章的信息公布（见3.7，采用信息发布）优秀团员名单公布(见3.7，采用信息发布)工会可在网上

40、及时公布工会的人员组织情况（见3.7，采用信息发布）及时发布全国总工会最新公布的消息（见3.7，采用信息发布）与基层各工会之间互相交流文件。（整体规划）对困难职工的帮助情况可以在网上发布。（见3.7，采用信息发布）先进工作者可以在网上通报表扬，先进事迹供大家学习。（见3.7，采用信息发布）工会的各种活动（运动会、书法比赛等）的情况、比赛结果在网上公布。（见3.7，采用信息发布）及时在网上公布各种意外伤害赔偿法、保险法、劳动合同法等与职工的切身利益密切相关的法律条款。（采用“政策法规”一栏实现，见3.10.1,由系统管理员管理）人力资源部全公司职工的人员情况一览表。（可采取“超链接”实现，权限在

41、系统管理员）在本大楼内各部门月底上报本单位的人员考勤表格。（见3.3.4）各下属基层单位能上报本单位的人员编制情况、人员变动情况。（整体规划）将工资变动情况及时通知财务部门。（3.3.6）下面基层单位的养老保险、失业保险金、医疗保险金的上报。（整体规划）有人事变动时，可以及时在网上发布消息。（见“信息发布管理”）人员临时借调申请。（见3.4.3）职工培训信息的发布。（见“信息发布管理”）品质保证部客户服务中心，对用户的来电内容进行登记。（见3.9.2）药品批号的审批流程。（整体规划）药品信息的公布，可以在网上公布，以供员工随时查阅。（见3.9.1）技术工装部固定资产管理，固定资产的采购流程。（

42、见“3.9.5”）固定资产报废流程。（见“3.9.5”）固定资产的盘点，建立一个固定资产一览表。各基层单位上报固定资产表。（整体规划）专项资金的使用情况可以发送给领导审阅。（可用“内部邮件”）固定资产管理办法可在网上发布。（可在“规章制度”一栏发布）设备调拨管理。（见3.6.3）财务部成药价格的网上发布，包括内部结算价与销售价格两种。（用“信息发布管理”）基层单位的药品价格上报。（整体规划）高管领导可以查阅财务报表。（见3.9.3）财务部的文件管理，财务档案的管理。（整体规划）投资管理部各投资公司可以互传文件，年报、季报等内容。（整体规划）发布各投资公司的基本情况，供全公司员工查询。（在“信息发布管理”中实现）各投资公司的审计情况可供相关人员查询。（在“信息发布管理”中实现）生产制造部货号的报批流程，从生产基地上报到生产制造部。（整体规划）各基地的生产计划上报。（整体规划）生产基地上传的产品包装的审订。（整体规划）经营公司与财务二部的文件共享。（见财务部“成药价格的网上发布”）通过网上直接发送公司文件到下属各经营公司，以后不再转发公司文件。（见“收文”、“发文”，或采用内部邮件方式）网上发送与接收会议通知。（见“会议管理”）公文的属性分为急、特急、一般等几种。（在公文中加一字段，设置这三个属性即可）药材采购部工作