第5章20041110

1、文件编号及标识规定文件编号:WDWY-WI-MM5301版本状态:A/0生效日期:2005/01/01PAGE PAGE 1241 目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用。本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。2 本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“*物业”以“WDWY”表示。b) 文件类型代号管理手册 MM(Manageme

2、nt Menu)工作指引 WI(Work Instruction)标准表格 FR(Form Record)2.2 管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式WDWY-MM 某一节的自然序号（09） 所在章的自然序号（09） 管理手册代号 *物业代号如：WDWY-MM41 表示*物业管理手册中的第四章第一节，即方案管理。2.2.2工作指引的编号方式WDWY-WI-MM 作业指导书编号(0199) 所在章节的自然序号（1099） 管理手册代号工作指引代号*物业代号如：WDWY-WI-MM5101 表示源自*物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即物业员工奖罚管理规定。2.2.3

3、表格的编号方式WDWY-FR-MM 表格编号(0199) 所在章节的自然序号（09） 管理手册代号表格代号*物业代号如：WDWY-FR-MM7601 表示源自*物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即物业保修卡注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则 鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。公司名称代号：在WDWY的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“WDWY/DL”表示、吉林物业分公司的文件编

4、号前均用“WDWY/JL”表示，等等。文件代号质量手册QM 程序文件OP工作手册代号按业务模块分类约定如下：内部管理类：XZ行政 RS人力资源 PX培训 ZN职能 日常服务类BA保安 XF消防 GC工程 WS卫生（保洁绿化消杀）KF客户服务参考类AL案例 FG法律法规 HT合同范本 3.2物业分公司文件的编号规则3.2.1质量手册的编号方式WDWY/-QM 质量手册代号 物业分公司城市代号注：物业分公司建立其它体系如ISO14000、OHSAS18000等的，手册代号另行规定，本规定以质量手册为例。3.2.2程序文件的标号方式WDWY/-OP 程序文件的序号(0199) 程序文件代号 物业分公

5、司城市代号 如WDWY/DL-OP01 表示大连物业分公司制定的序号为01的程序文件。3.2.3工作手册的编号方式WDWY/- 文件序号（0199) 工作手册代号 物业分公司城市代号如：WDWY/DL-RS01 表示大连物业分公司人力资源（人事）工作手册中的第一个作业文件。3.2.4表格的编号方式WDWY/-FR- 表格修改版本号（AZ） 表格序号（0199) 文件序号（0199) 所在文件类别（QMOPRS等）代号 表格代号物业分公司城市代号如：WDWY/DL-FR-RS0101A 表示大连物业分公司人力资源（人事）工作手册中的第一个作业文件中规范使用的第一个工作表格。 WDWY/DL-FR

6、-OP9101A 表示大连物业分公司不合格、纠正及预防措施控制程序中规范使用的第一个表格。注：一些独立表格可用0001一直排序下去表示。关于修改版本号在本章节4.2有详细阐述。如WDWY/DL-FR-RS0001A 表示人力资源（人事）工作手册中未在任何文件中规范使用的表格。3.3特别约定一般而言，工作指引是支持某个程序文件的，因此工作指引编号可以与程序文件编号建立对应联系，但也不能绝对排除直接支持管理手册的工作指引文件，因此为简化文件编号规则，程序文件和工作指引之间不建立相互关联，都直接按某个业务模块的自然序号编排。针对某一类工作指引文件,如设备操作规程、保养规程、服务作业规程等，按上文件述

7、编号方式一类指引文件或表格只给出了一个编号，为区别不同设备和服务作业文件，在该类文件的自然序号后面加上(*)标识码，以保证每一份文件的编号唯一性。其中“*”由0099顺序排列使用。对需要使用编号予以标识区分的计划文件，可以使用SD(Schedule Document)对需要使用索引编号的外来文件，可以使用EF(External File)作为“文件类型代号”。对需要长时间使用的对顾客公开文件，可以使用PF(Public File)作为“文件类型代号”。4 文件版本标识4.1 管理（质量）手册、程序文件及工作手册版本标识管理公司物业管理制度中的管理手册、工作指引，物业分公司的质量手册、程序文件及

8、工作手册的修订采用按节或单个文件（程序）修订的办法，为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本，版本号采用英文字母A，B，C表示第一版、第二版;用阿拉伯数字0，1，2表示未经修改、第一次修改、第二次修改.。版本号与修改状态号之间的关系为：“版本号”适用与更大范围（整本手册或整分程序文件），“版本状态号”适用于手册中单个文件或程序文件的某一页修改。每一版之管理体系文件和资料可以允许修改9次，即修改状态号最高是9，当第10次修改时，该手册或程序文件换版,即由A版升为B版，B版升为C版以此类推。特殊情况下如一次性大规模修改文件，换版可不受此限制。管理公司物

9、业管理制度中的管理手册、工作指引内容页包括章节编号、章节标题、版本状态（即版本状态及章节修改状态，用AZ /09表示）、生效日期；质量手册、程序文件及工作手册的封面必须注明：手册编号、版号、与版号相应的生效日期、编制人、审核人、批准人签名、受控印章、发放编号等；质量手册、程序文件及工作手册的内容页中必须注明：章节编号、章节标题、手册版号、章节修订状态等。每个手册用修改控制页集中体现修改内容、页码、时间及修改人等。例（文件内容页标头）：不合格、纠正及预防控制程序编 号: WDWY/DL-OP01版本号:A/2以上表示经过两次修改的文件编号为WDWY/DL-OP01的程序文件。4.2表格编号的约定4.2.1标准表格编号必须在表格的右上角页眉处。编号末端采用大写英文字母表示版本号并连续写出，每修改一次，版本标识改为顺延下一个大写英文的字母。 如：WDWY/DL-FR-RS0101B 表示大连物业分公司人力资源（人事）工作手册中的第一个作业文件中规范使用的第一个工作表格，这个表格经过一次修改，版本号由A变为B，如此类推。4.2.2每一份预先设计的记录表格均必须标识表格编号、版号，并有明确的表格标题。4.2.3 每一份预先设计的记录表格均必须在