企业文档管理与应用整体解决方案

1、企业文档管理与应用整体解决方案-暨企业文件管理云平台建设方案编制人：吴地平CONTENTS 目录总体认知对文档、文档价值、企业文档管理的总体理解和认识1应对方法对企业文档管理的总体应对方法，提炼一套企业文档管理方法论2解决方案企业文档管理与应用总统解决方案，针对各种问题的处理方法3应用方案4企业文档管理应用解决方案企业文档管理云平台功能设计与建设方案对企业文档管理的总体认识与理解1文档是什么？-文件即信息，文件将是大数据时代下企业数据管理与应用的对象主体分为：结构化数据和非结构化数据，存储数量上非结构化数据约占企业总数据量的 80%1、结构化数据（字段数据）：基于二维表格，数据可拆分为字段，存

2、储于数据库；（eg.客户A拆分为名字、住址等字段，存储在数据库中。可通过数据库编程进行查询、分类、数据抽取组合成报表）2、非结构化数据（电子文件）：按整个电子文件而不拆分成字段存储的办公文档、运营报表、文件、图片、音频和视频等；4文件是在企业日常管理与业务运营过程中所形成的各类内容及数据记录，因而从企业的视角来看电子文档是：5文档是什么？-文件是信息、内容、知识、经验、，它是企业的记忆与思想，是重要的数据资产是员工日常工作的界面Word类文档、Execl表格、PPT文件、设计文件是企业工作产出的成果调研数据、咨询报告、设计图纸、解决方案是企业业务运营的凭证业务合同、采购单据、财务票据、费用凭证

3、是业务流程协同的载体项目方案、设计稿件、合作协议、分析报表是企业能力经验的积累知识库、总结报告、方法论体系、业务手册、FAQ是企业管理文化的体现公司章程、员工手册、人事财务制度、业务规范是员工能力智慧的展现业务分析、设计方案、技术报告、开发代码、报表是员工学习提升的导师技术文件、行业报告、培训文档、教学视频、是企业发展历史的记录企业档案、大事记、团建资料、活动照片、音视频文档是企业的脑细胞，是“企业法人”的神经元。在某种角度来看，企业的内涵就是由其文档所共同定义的。因此，文档管理将是每个企业都上好的一门必修课-高效的文档管理+激活文档的价值，将成为企业构建竞争优势的重要手段企业工作需要业务协作

4、需要满足管理要求数据时代要求满足相关法规、行业规定要求文档数据保管要满足审计要求及时为客户提供所需资料文档是业务协作的载体文档广泛连接内外部协作人员基于文件创造“协同效应”企业80%的工作与文档相关文件的管理涉及企业的每个人企业中文件无处不在文档是宝贵的数字资产数据的价值日益彰显我们正在进入大数据时代在未来的大数据时代，大概率是那些具备数据思维，能够充分挖掘、利用数据价值的企业会赢！当前企业文档管理的普遍现状7孤岛流失割裂沉没传统分散混乱随意繁琐异步低效失控分散存储与管理低效文件协作日用而不知串行封闭单向延时当前在大部分企业中都普遍存在的文档管理问题8信息孤岛、管理散乱文档散落在不同员工、部门

5、或系统中各个业务系统中也有大量文档，形成孤岛对不同部门或类型文档的管理和使用方式不一样文档存储与使用很混乱，效率很低共享不及时、版本混乱品牌、产品、促销活动等资料同步到各销售渠道时需要多次、反复发送确认，不及时培训资料下发到各网点、销售人员很麻烦反复文档的传输，导致相关文档版本不统一，员工经常使用旧有资料文件协作效率低通过邮件等进行文件的共享与协作，效率很低产品设计资料、活动图稿需要跟合作方反复的确认和修改，文件传输非常不便与外部合作人员通过微信等方式进行文件的共享与协作，效率很低安全隐患比较大客户信息等MG信息很容易通过外发、复制等方式外泄产品设计、促销活动等MG业务资料很容易在流转中在内外

6、部扩散员工离职前下载、带走大量业务文档员工离职后资料流失移动使用不方便大量市场、营销与销售管理人员经常在外出差，无法及时查看文档只能通过微信等方式接受、发送文档，对业务响应不及时因而，文件管理已成为企业面临的一个巨大挑战9当前对文件的管理，普遍没有引起企业的足够重视，投入不足，导致对文件管理比较薄弱的现状随着互联网技术相关技术在企业应用的普及，文件管理特别是协作与安全方面的需求越来越急迫由于非结构化数据的特点，使得对其的管理难度很大导致文件管理相关部门，特别是IT部门面临很大的压力强烈的需求集中管控，集合资源便捷操作，支持工作分享文件，高效协同全面防护，确保安全灵活应用，业务支持数据积累，挖掘

7、价值残酷的现实不够重视，投入不足管理很难，缺少工具信息孤岛，价值耗散各自为政，管理散乱信息离线，协作困难使用失控，安全隐患对企业文档管理方法论2那么，我们该怎么办？-当前企业文件管理中存在的各种问题的本质，以及应该采取的行动逻辑是什么？死离线活在线11混乱无序静滞孤立异步低效暴露割裂散耗安全流动关联集中聚合统一规范同步高效技术.工具.系统管理.制度.规范对企业的文档管理，必须要站在整个企业的视角来看待，基于整个企业的诉求来探讨在大量的行业研究、知识积累、技术探索以及项目实践的基础上，提炼出了一整套的企业文件管理方法论。以企业战略为中心，以解决问题为根本，以创造效能为目标在线化建立文件与人的在线

8、连接，让人们可以随时找到所需文件结构化实现文件数据与文件关系的结构化，是文件应用的基础协同化企业文件的本质与核心价值就是为了进行相关业务的协作规范性文件管理与应用必须符合企业的管理与业务规范及习惯便捷性文件操作的便捷性是确保文件管理应用能够落地的关键安全性安全是企业的内生需求，确保文件安全是最基本的要求12企业文档管理心法：激活数据&赋能业务&创造价值-业界提炼出了一整套进行高效文档管理并激活文档应用价值的方法论13在线化是企业进行高效文件管理与激活文件应用的前提-在线化的本质什么？怎样才能实现企业文件的在线化？在线化建立文件与人的在线连接，让人们可以随时找到所需文件随时访问资源集中实时反馈统

9、一规范数字化在线化的本质与核心是连接，连接文件与文件、连接文件与人、连接文件与设备首先，打破信息孤岛，建立统一平台建立一个统一的文件管理平台，将企业的各类文件集中起来进行统一的管理与应用其次，实现企业文件资源的集聚对部门文件、个人电脑中的文件、各类应用系统中的文件采集到统一平台上，进行集中、统一管理，确保文件资产不会流失然后，将平台与文件资源云化支持各类终端设备，内外(网)部人员随时可访问文件的操作与协作信息，实时反馈并同步最后，支持文件的在线使用提供在线使用功能，让用户可以在线使用文件实现文件的应用在线，而不仅仅是数据在线结构化(简称分类)是文件可以被系统化管理与应用的基础结构化实现文件数据

10、与文件关系的结构化，是文件应用的基础数据层面.建立结构索引非结构化数据必须建立相应的结构化索引，才能被检索管理层面.建立关系模型文件之间是存在相应的业务或管理逻辑关系的基于文件的内在关联,创建文件管理模型(即目录结构)方便应用，规范管理人是一种模式化的动物，需要借助各种模型（结构）来理解世界并指导行为文件管理系统就是要帮助用户实现对非结构化数据(文件)的结构化应用1415企业文件的本质及其核心价值就是协作协作成果协作界面场景化业务载体文件的使命就是协作，企业文件的核心价值就是用于支持相关人员进行相应业务的处理与协作首先，内外兼顾，支持内外部间协同需要支持内部人间的协作，同时也要能支持企业与外部

11、合作伙伴间的文件协作其次，信息一致，基于统一版本与动态保证协作者是基于统一版本的文件进行协作构建统一文件协作平台，文件操作与协作信息实时同步，协作人员可及时了解文件的动态然后，对接业务，支持撑各种业务协作场景与相关的业务应用系统进行整合，实现相应业务流程中有关文件的协同处理协同化企业文件的本质与核心价值就是为了进行相关业务的协作最后，构建体系，建立高效的协作网络提供丰富功能，支持各种企业业务文件协作场景广泛连接协作者，构建开放、高效的基于文件业务协作体系，为企业创造协同效应16文件价值只有在业务中才能体现，因此企业文件管理必须要以业务为中心，遵从企业业务及管理规范审计要求管理规范专业规范业务需

12、求文件管理与应用的规范性是检验企业文件管理水平的重要指标，也可直接体现文件管理系统的应用效果设计符合业务与管理要求的文件管理结构需符合企业业务处理与安全等管理要求需符合企业内外部的审计要求专业体系文件的管理需符合对应的审查要求确定一套符合规范的文件(夹)命名规则文件夹与文件的命名需满足归档、审计要求文件(夹)的命名尽量满足用户习惯，提高效率设置精准的文件使用权限控制体系基于业务协作的需要与管理要，设置文件使用控制体系、分配文件的使用权限文件的使用控制采用安全至上原则规范性文件管理与应用必须符合企业的管理与业务规范及习惯建立文件系统的使用与管理制度建立文件管理系统的使用、管理与审计制度指派专门的

13、文件管理系统管理人员ISO、CMMI、GMP等体系文件2. 各类专利、资质等申请文件3.其他行业专业文件17便捷性是决定企业文件管理策略能否真正落地的关键易学易用使用方便界面简洁快捷高效文件应用广泛性，几乎会涉及到企业中的每个人，这决定了文件管理系统必须易学、易用、快捷、高效便捷性文件操作的便捷性是确保文件管理应用能够落地的关键移动化随身应用高效的文件操作简洁的设计风格详细的操作指南流畅的系统应用丰富的快捷功能企业网盘从架构、功能与界面的设计上来保证系统的易用性与高效性，确保为用户提供良好的系统应用体验18安全即生命，文件安全已成为企业最关心的信息安全问题安全管理薄弱、环境恶劣，数据泄露事故频

14、发，后果严重当然，一切都在智能化19业界现在也一直在努力尝试并探索文件管理与应用的智能化，研发相关基于文件的智能应用，希望帮助用户实现文件更智能化的文件应用与管控企业文档管理总体解决方案3首先，基于互联网+文件为企业构建统一在线的文件管理云平台21基于互联网+文件，构建统一、集中、在线的平台，广泛连接文件、人与设备，重构人与文件的关系，实现文件的高效管理。员工电脑文件OA等系统文件各部门文件公司文件邮件中文件连接文件系统对接同步文件连接人员员工经理/管理者供应商合作伙伴/外部协作者IT管理员应用协作上传管理连接设备移动端PAD笔记本PC连接访问在线应用随时应用H5APPWEB客户端登录系统文件

15、应用其次，从数据与管理纬度为企业打造一高度结构化的文件管理云平台数据管理结构化要基于在行业中累积的丰富经验，为客户提供全面的文件管理咨询服务，协作企业梳理其文件的内在业务关系，并提供专业的建议，帮助企业构建合适的文件管理模型。自动记录文件基本属性，包括:名称、类型、大小、修改时间等1.用户可自定义文件标签2.文本类文件，自动建立内容索引自动记录文件夹所属，包括:目录名称、创建人、修改时间等1.可自定义创建目录结构2.基于企业业务与管理模式，建立合适的目录结构构建目录结构创建文件索引功能服务经验必须基于企业自身的业务特征与管理模式，根据文件间的内在业务关系，构建合适的文件管理模型（目录结构）22

16、23认为文件管理平台(企业网盘)只是一个通用型的工具，是不少企业在IT决策与实践中存在的一个很大误区企业基于过硬的专业知识，结合丰富的行业经验，借助专业技术团队，为用户提供完善的文件管理项目咨询与推广服务。通过对企业文件管理需求与要求的全面梳理，设计合理、规范的文件管理体系，帮助企业实现业务化的文件管理。专注于文件管理丰富的行业经验专业的服务团队完善的客户服务并且，通过细致的项目服务，帮助企业实现业务化的文件管理再次，基于统一云平台实现企业文件资源的聚集及统一存储可将用户在终端(同步目录中)创建的文件自动同步到云端利用企业网盘开放平台实现系统文件应用集成，将应用系统中的文件同步到企业网盘放入企

17、业网盘同步端的资料会自动备份到云端不影响前台使用者前台其他操作任一端修改后，本地和云端资料都会实时更新OAHRERP文件上传下载基于开放平台实现无感知的文件采集与统一存储2425之后，利用在线云平台为企业注入文件的在线化应用能力无须安装专业软件用户可随时随地查文件自动压缩文件提供最佳预览体验不仅支持word、ppt、excel、pdf等常用文件，还支持cad、psd等100+格式文件预览支持文件在线编辑(调用本地应用程序，完成后直接上传)带Online编辑功能的文件,本地无需安装应用软件，且可支持多人实时在线编辑继而，应用统一云平台为企业重构全新、高效的文件协作模式文件生产者文件使用者提供了多

18、种文件共享方式可以自定义文件共享范围和权限提供多种发起协作方式与应用功能重塑人与文件、人与人的协同关系提升了文件共享的便利性和有效性构建更高效的基于文件的业务协作最大程度上激活了文件的应用价值可以随时发起基于文件的业务协作可以在任意终端，任意地点访问需要的文件多种文件协作功能支持通过为企业搭建在线化的文件管理云平台，重塑了人与文件、人与人的协同关系，通过一系列的文件协作应用，可极大的提升企业内外部之间的文件协作效率，为企业构建高效的基于文件的业务协作体系。26创建分享查阅评论审阅修改此后，将企业文件管理云平台应用融入到真实业务场景中，解决业务问题27项目资料共享协作员工培训资料下发财务数据集中

19、收集投标方案一起编写产品研发资料保护员工知识汇聚分享另外，提供全功能APP，全面支持企业的移动化办公场景28全功能APP在线预览100+格式消息实时推送多人实时协同编辑由此，使用云平台去助推企业实现移动化工作模式的转型29* PC客户端支持Windows/Mac，APP支持iOS/Android随时随地：存储平台个人办公平台移动编辑PC全功能客户端/网页版APP/H5随时访问实现多屏协同畅享移动办公本地文件夹实时同步然后，再利用开放平台为企业建立统一开放的非结构化数据平台30企业文件整合平台价值：1、企业系统底层数据互通互用2、企业完整非结构数据实施监测，大数据分析，风险管控，智能推荐激活数据

20、的价值ERP文件成本文件CRM文件OA文件文件平台费用文件财务文件其他系统文件文件框架调用接口ERP系统外部系统OA系统CRM系统成本系统费用系统财务系统其他系统存档存档存档存档文件调用分别存档整体调用文件存储文件检索文件预览文件查毒基于企业网盘开放平台所提供的基础文件存储能力，帮企业实现对业务系统文件的统一存储与高效应用最后，在云平台中为企业内置了高标准、可信赖的文件安全保障体系31送货单据企业文档管理云平台ERP/OA等业务，日常办公作业索引录入&业务关联（部门、单号、业务类型、数额、）集中存储、管理、共享、发布资料采集(拍摄、扫描、上传、同步) SFZ凭证销售合同日常办公、过程性文件配送

21、、批发等业务流程接口.文档内容采集企业业务或管理流程 系统接口.文档预览接口内控管理类业务处理类工作文档报销凭据票据这样，通过构建云平台可实现对企业各类文件的全面管理与高效应用统计报表活动方案32文档管理云平台总之，我们提供了完整的实现企业级文件管理的方案与功能表述33文件统一管理文件存储使用文件共享协作文件安全管控便捷的文件分享与共享，支持跨部门、组织的文件协作助力企业构建基于文件高效、开放的协作网络从系统架构、功能、技术与管理多个纬度上，来保证文件的数据与内容安全保护企业文件资源的安全自动备份、集中存储，高效传输；在线预览与编辑，便捷共享、快速检索统一平台实现文件资源聚集统一设计文件管控目

22、录结构，设置文件权限体系帮助企业实现统一、业务化与规范化的文件管控企业文档管理总体解决方案335文件统一管理文件存储使用文件共享协作文件安全管控文件基础应用文件基础存储与使用支持功能概览36移动化应用支持批量上传下载文件去重秒传快速文件访问海外文件访问基于内容快速文件检索操作效率优化文件断点续传创建文件(夹)标签自动记录文件（夹)属性文件在线编辑文件在线创建文件在线预览个人文件空间管理全终端应用支持新建文件夹结构简洁界面风格 实时消息提醒文件自动同步邮件大附件一键发送支持PC/笔记本/PHONE/Pad等设备、Windows/Mac/Android/iOS系统，客户端程序、WEB、APP、H5

23、等方式访问，满足用户随时随地的档案资料访问/查看/应用，提高工作效率系统应用多设备、多平台、多应用类型使用支持37H5文件存储文件自动同步，及时归集员工文件38支持将云端的文件价同步到本地电脑上，可根据工作需要设置多个不同的同步目录企业网盘会自动将本地修改、新建的文件同步到云端，并将云端被更新的文件同步到本地不改变用户工作习惯，用户仍然可以在本地电脑上进行文件处理文件访问添加常用文件，快速文件访问入口39可添加常用文件、文件夹可定义常用标签，可快速访问相应的标签文件系统记录了用户最近使用的文件记录，用户可以直接查看文件为用户提供了多种方式快速访问所需要的文件文件预览支持多种格式文件在线预览，随

24、时随地看文件40无须安装专业软件用户可以随时随地查看文件自动压缩文件提供最佳预览体验不仅支持word、ppt、excel、pdf等常用文件，还支持cad、psd等100+格式文件预览还支持rvt/rfa/dwg/skp/stl/ifc/3ds/dwf/sat/dgn/igs/stp/nwd/nwc这些专业行业格式资料的预览资料无需下载，在线即可编辑修改支持自动/手动编辑锁定，避免多人协同编辑出现冲突41文件编辑在线编辑无障碍，锁定机制免冲突，历史版本可追溯文件管理自定义创建文件(夹)标签，分类文件管理与应用支持自定义编辑文件以及文件夹的标签每个文件（夹）最多可以添加50个标签添加、编辑标签需要

25、有文件的编辑权限添加标签后可以基于标签进行文件的检索可基于标签定义自己的常用文件文件检索快速检索定位文件，提高资料查找效率全局提供搜索入口，随时可以搜索，且搜索可在文件、消息、回收站中选择提供搜索历史，可在之前搜索过的词语中选择快速再次搜索（可清除记录）不论是文件(夹)名名称、文件内容、标签、说明、类型、时间都可以被检索 43文件传输极速大小文件传输，保证文件使用效率文件去重：根据文件特征值（SHA1），实现文件去重或者秒传。断点续传：网络断点或者意外断网，文件仍可续传。增量上传：每次修改文件后上传时，只上传修改的部门，大大提高了文件上传的效率效率优化：企业网盘会对批量小文件、大文件的上传、下

26、载进行优化，提高操效率44文件分享/外发安装Outlook插件，邮件大附件一键发送45当还未登录，仅显示“设置”选项，当已登录，显示从网盘，设置选择企业网盘上的文件 当从文件选择器中选择用户希望成为附近的文件，点下一步，插件会自动生成如下链接。用户可以预览这个文件，或者下载这个文件。移动化应用APP+H5，支持各种移动场景下的文件使用46提供全功能APP与H5应用支持支持各类Phone、Pad等移动设备支持Android、iOS系统支持移动端的文件上传、预览、下载等基础应用支持文件分享、在线评论、消息订阅等协作应用支持各类移动场景下的文件使用企业网盘带来的改变构建统一、在线的文件存储应用平台4

27、7提供了统一的文件存储应用平台用户通过统一的入口即可使用企业中所有文件文件分散在FTP、OA等多个不同的服务器或系统中用户需登录多个系统，使用不同文件统一存储平台，将散落在PC、FTP、OA中的文件集中起来实现企业文件的聚集与累积，形成知识库FTP或OA等系统都只存储了部分文件人员离职等原因会导致文件资源的流失没有完整的资源累积平台资源时刻在线支持PC与移动端随时访问平台资源支持用户在线预览与编辑文件自动备份文件支持移动使用文件支持秒传、断点续传等高效文件操作可一键分享大文件无法实现文件的自动备份不支持移动访问与使用文件分享等操作效率低统一汇聚累积在线高效孤岛分散流失离线低效&入口资源状态应用

28、存储使用文件分散存储，用户无法访问所需的文件FTP等服务器文件不支持在移动端访问无法在线使用文件48文件统一管理文件共享协作文件安全管控文件存储使用企业网盘的总体文件共享与协作体系及处理机制49文件共享文件分享邀请公司成员邀请外部成员通过链接邀请主动分享机制分享给同事通过链接邀请角色管控团队视角管理行为邀请机制业务时效安全管控个人视角操作行为指选机制指定时效文件协作的核心是文件管理与应用的场景化50 企业文件管理典型应用场景消息评论在线编辑文件共享工作资料统一归档、集中管理大文件、多文件极速分享快速业务运营报表收集培训等资料共享、快速文件下发跨部门项目协作与管理跨组织供应链高效协作多人协同，共

29、同编写业务文件企业文件资料安全保护建立企业统一的知识库统一版本管控，确保信息对称是基于文件协作的必要条件详细的版本信息系统将记录每次文件版本变更的详细情况，包括：编辑人、修改时间等全生命周期管理实时记录文件的修改版本，对文件进行全生命周期的管理最多可保存100个版本统一版本发布对所有用户都发布统一版本的文件，确保文件使用的统一性确保大家在统一版本上进行协作可查看并恢复历史版本用户可以查看、下载文件的所有历史版本可以将某一历史版本恢复为当前发布版本51工作中，大量问题是信息不对称导致的文件共享协作文件共享与协作应用功能概览52文件按需共享文件协作邀请外部协作支持文件主动分享文件一起写文件在线审阅

30、文件在线评论文件集中收集统一版本管理实时消息提醒海外协同支持文件在线编辑文件在线预览查看文件动态文件集中管理实时在线协作沟通文件编辑锁定移动协作支持内部协作支持文件快速下发53通过企业网盘建立组织文件目录使用企业网盘的文件分享，可将企业的多种文件资料进行下发，包括业务资料、行政通知、Bi文件等资料。选择下发的对象时，可选择单人或者多人分享下发完毕，可在“我的分享”中查询分享信息文件分享快速分享、下发文件，支持内部与外链分享 传统的企业内部跨部门协作往往通过NAS、文件服务器等方式实现，导致权限配置复杂，且不稳定，协作不灵活传统的企业内部与外部协作往往通过微信、邮件等方式实现，导致离线数据不可控

31、，文件版本管理混乱54内部协作邀请内部协作人员，实现跨部门高效业务协作供应链协同连接供应链上下游，实现跨组织的业务协同外部协作：邀请供应商参与外部协作文件夹，信息及时共享权限设置：通过权限管控，严格设置供应商权限评论：资料新增或更新，一键相关人员，消息即时提醒5556多个 加速节点，覆盖面提升 200%底层链路加速技术，提速 20%首创加密缓存技术，二次提速 50%缓存加速加速节点链路加速海外协作全球加速畅联，实现高效的跨境文件访问与协同57协作支持高效、主动收集业务文件，快速推进业务进展基于文件形成有效沟通信息永久保留，可追溯，可减少沟通成本，沟通更聚焦、更有效、更清晰58协作支持在线评论，

32、实现高效、实时的协作沟通59支持多人实时在线编辑同一文件支持Word、Execl文件的多人同时编辑支持Execl对于文本框的设置（对于行、列的管控、锁定）支持查看历史版本支持对于文件内容的评论协作支持多人同时编辑文件，协同编写业务资料 移动端（Phone、PAD）支持移动审阅、批示。 发起审阅后，会在发起人以及接收人的消息中心 中进行审阅消息的实时推送。 参与审阅的相关人员可针对审阅的文件进行在线预览，同时还可发起语音或者文字的评论。60协作支持快捷文件审阅、审批支持，实现快速业务流转61协作支持消息订阅，时实掌握文件动态，了解业务进度企业网盘带来的改变构建更加开放、高效的协作体系62统一内容

33、发布与协作操作平台基于统一版本文件确保所有协作者信息对称多个文件发布与使用入口文件的多个版本分散在不同人员处信息不对称是常态可连接企业内部人员与外部合作人员支持移动应用，可随时连接相关协作人员通过各类终端连接只能连接企业内部分使用PC的用户与外部人员连接只能利用邮件或IM只能连接部分时段自动备份、集中存储，高效传输支持在线的基于文件的实时消息互动支持文件审阅多级协作角色设置按照人员协作任务分配权限角色保证文件协作安全可随时调整角色权限管理粗放，无法根据业务需要进行细致的文件管理发送出去的文件无法再进行管控开放同步实时高效安全封闭单向延时低效失控&内容人员互动权限协作只能使用邮件或者QQ、微信等

34、异步工具进行互动无法随时掌握相关文件与协作人员的动态63文件统一管理文件安全管控文件存储使用文件共享协作统一文件管理企业文件管理功能与服务概览64统一文件权限体系设置系统配置管理部门架构管理分布式文件管理模式离线人员交接管理外协人员管理目录结构创建建议存储容量管理应用推广服务文件管理模型咨询系统日志管理群组管理第三方系统应用整合服务项功能项持续客户跟踪服务数据统计分析统一文件管理云平台用户管理统一开放平台统一文件管理目录设计应用推广服务从整个企业的视角，构设统一的文件管理(目录)框架与规则65企业文件管理框架业务团队知识管理产品研发设计管理生产造价成本管理品牌建设营销管理人事行政财务管理站在整

35、个企业的视角，基于业务特征与管理需要，去梳理、设计文件管理的整体框架、创建文件(目录)的统一规则以及文件使用的权限体系附：企业文件管理中常见的管理模型组织架构岗位职能业务流程项目管理企业最常用的文件管理模型，还是基于组织结构来构建文件管理模型，创建目录管理结构很多企业会开辟专门的项目文件管理空间，用来管理需跨部门协作的项目文件66公司文件管理公用文件部门文件项目文件历史档案管理制度.财务部IT部项目A项目B最常见的文件管理目录结构为按照总体规划设计，搭建企业文件管理的整体目录框架67基于统一文件管理体系与相关规则，创建文件夹与文件68设计文件管理目录的创建规则设计对应的文件夹与文件的归档命名规

36、则基于统一文件管理权限控制体系，配置文件目录协作权限示例：输出完整的文件管理框架体系与规则70示例：制作文件管理体系设计与使用说明及宣传材料分布式文件管理去中心化，更高效、精准的文件管控72可将相应部门文件的授权管理工作下放给部门管理者：系统管理员可以将不同部门的文件分配给部门管理员，由部门领导或所有者来对本部门的文件进行授权和管理按组织架构实现树状分级文件管理模式增加管理效率,减少IT部门工作文件管理和授权更加准确、细致73企业网盘采用默认继承的权限处理机制，即下级目录会自动继承上级目录的权限设置，进而大大减少管理人员的权限设置工作同时企业网盘又支持针对特定目录进行个性化的权限设置，以支持企

37、业多种不同的应用与管理场景采用这种机制既可大大减少管理人员的工作量，又可以保持权限设置与管控的灵活性支持上大下小、上小下大等多种不同的企业文件管控与应用场景可以灵活的满足企业的绝大部分的文件管控与应用需求灵活的权限设置默认继承+个性调整机制，支持不同场景部门空间设置个人空间设置容量管控配置个人与部门使用存储空间系统管理系统配置管理与系统使用情况数据统计分析75离职管理离职员工的文件交接76员工离职时将文件完整、安全一键转交给对接人，实现工作对接内容的完整性，规范离职人员文件的移交与管理，避免重要企业数字资产的流失统计分析丰富、精准的文件管理与应用数据统计与分析77整个平台内的使用数据一览无余，

38、通过大数据的分析，精准展现系统监控利用仪表盘，实时监控并掌控系统运行情况企业网盘带来的改变实现统一、高效与规范的文件管控79采用去中心化的分布式管理模式将文件管理下放到各级部门主管，提升文件管控精确性由IT人员进行集中式的文件管控，包括文件权限的设置文件权限分配不合理，管控不到位构建统一文件管理体系，包括：文件管理目录框架、权限分配规则、命名规范等基于管理与业务需求进行文件管控文件管理各部门、机构各自为政，制度各异、不成体系文件权限分配没有明确的规则对接完整组织架构管理文件目录框架管理权限分配规则管理文件命名规则管理空间等资源分配存储、计算资源可轻松扩展可视化的系统运行监控与预警自动版本功能升

39、级存储、计算等资源扩展非常麻烦需专人进行系统日常维护与版本升级对人员技能要求高体系化分布式规范的细致的简易的局部性集权式混乱的粗放的繁复的&模式体系范围维护管理由管理员根据日常需求创建文件管理目录根据日常员工规则需要来分配与调整权限不管控个人使用空间80文件安全管控文件存储使用文件共享协作文件统一管理首先，对文件安全管理的基本理解与认知内容文件内容安全数据文件数据安全文件丢失文件损坏内部扩散外部泄漏恶意窃取81误删除恶意删除数据损坏硬件故障感染BD设备丢失意外状况内部转发文件外发文件外带内容拷贝使用失控外部泄漏网络窃取确保文件数据不丢失并可正常访问与使用确保文件只在被允许的范围内使用、流转，文

40、件内容不会被扩散文件安全企业文件安全防护体系架构技术功能管理服务 网盘产品与厂商信用（能力、信誉、承诺）保证构建完整的文档安全管理支撑体系，提供高级别安全保障82文件数据安全文件内容安全DLP企业文档安全保障整体解决方案架构83应用安全平台安全第三方数据安全保障云盾众测平台漏洞扫描检测安全扫描数据存储安全传输存储全链路加密三重加密备份多地存储企业间数据隔离事前预防登录二次验证访问控制设备管理七级协作权限分享管控事中控制预览内容加密自定义开启义水印文件数据防泄漏历史版本事后追溯文件水印日志审计安全报表离职交接回收站混合架构本地存储碎片化存储云查毒Ddos等网络数据防护分享审核引入DLP技术，注入

41、企业级文件防泄漏能力84实时通讯、身份校验监控日志上传安全策略同步文档管理客户端DLP驱动程序数据自动加解密IO监控进程监控行为监控日志记录DLPDLP行为控制-下载、分享、复制、移动DLPDLP文件同步DLPDLP本地同步目录文件在线编辑加密解密行为管控实时监控根据DLP加密标识根据DLP加密标识只对开启DLP的文件进行管控开辟专门的文件空间，类似保险箱进程控制行为控制移动控制外发控制仅白名单进程可以读写不允许另存、内容复制不允许复制、剪切、拖出不允许IM发生不允许邮件发生所有同步到本地的数据全都写入到本地保险箱DLP极大延升了企业文件安全防护的范围与级别85将文件数据安全防护从云端文件延伸

42、到本地(同步目录)文件防护范围将文件安全防护从文件层级提升到内容(另存、复制、移动)层级防护级别86构建从事前防范+事中控制+事后追溯的安全防护闭环事前防范事中控制事后追溯架构管理技术功能保障-制度、网络、系统安全策略与制度制定安全意识教育与培训快速消灾，数据还原数据库数据恢复快速故障恢复传输全链路加密 Https 传输协议+ 数据二次 AES CTR 256算法流式分块加密网络安全保障网络访问控制&入侵检测&Ddos、Sync Flood、TcpWrapper防护第三方数据保障加持云盾&安全扫描&众测平台漏洞扫描检测企业间数据隔离高可用系统架构文件加密保护(脱离环境无法使用)安全操作日志审计

43、风险可视化监控泄露事件快速、精准追责同步文件、在线编辑自动加密文件下载、移动、复制、分享审批文件移动、拷贝，IM等发送控制文件内容另存、内容复制控制离线时间控制开启文件防泄漏(按目录)防护文件自动加密配置白名单程序设置行为审批规则数据三副本容灾备份数据碎片化存储数据加密存储数据库异地容灾备份规范、合理的文件管理结构设计精确的文件使用权限体系设置去中心化的部门分级管理模式离职锁定访问安全控制，登录二次验证设备认证管理、登录IP限制APP手势/数字/指纹锁定增量文件上传云查毒 三种文件夹属性系统网络攻击防护完备的系统与安全监控体系安全审计制度制定系统安全日志审计购买企业数据安全保险文件预览水印历史

44、版本还原回收站机制安全分析报表安全管理专员设定文件分享、流转等操作审批机制文件协作邀请机制安全风险实时监控机制全盘查毒七级协作权限分享安全控制协作权限自定义九大类操作日志禁止文件分享预览内容加密文件自定义水印87事前防范，防微杜渐，未雨绸缪安全的架构设计不同部门之间的数据隔离高可靠数据容灾架构高可用系统架构规范的文件管控(基于业务与管理要求)设计规范、合理的文件管理目录结构设置文件的使用权限体系离职文件转交制度去中心化的分级管理员模式多重的数据保护文件数据加密存储文件数据打碎存储多重副本数据存储数据库多重容灾备份事前防范，防微杜渐，未雨绸缪预防，大于治疗安全的系统接入用户访问安全控制系统登录二

45、次验证登记设备认证管理登录IP限制APP手势/数字/指纹锁定实时的云端查毒文件上传自动查毒多引擎架构快速查毒染毒文件自动隔离支持全盘文件查毒敏感文件DLP保护开启文件防泄漏(按目录.敏感文件)防护文件自动加密配置白名单程序设置行为审批规则数据存储安全88数据存储安全从底层架构的设计来保证碎片化数据存储三副本数据备份租户间数据隔离全加密数据保存对不同企业的数据进行独立的沙箱保护，确保企业间数据不可穿透采用三副本数据保存，且不同副本数据分布在不同的存储平台将单份文件数据打碎后存储，实现数据“化整为零”的存储管理所有文件数据确保进行加密后存储，确保在存储设备上保存的数据是加密的系统接入安全登录二次验

46、证+设备认证管理 二次验证：会在密码保护以外提供额外保护 设备管理：查看账户登录情况，识别风险89开启了“自动查毒”后，系统会对上传(增量)文件进行查毒并标记正在查毒的状态提供全盘查毒功能，用户可以在后台进行全盘查毒查到染毒文件后，系统会自动将染毒文件转移到隔离区，并有消息提示采用 多引擎架构 提升查毒率平均检测时间使用 50毫秒1.3G文件 1.5S 扫描完成文件查毒确保云端文件安全，防止BD感染9091事中控制，明察秋毫，严防死守细致的权限管控细致的文件操作权限控制七级文件协作权限文件预览缓存加密灵活的控制手段严密的文件分享控制，实现文件的按需分享分享功能禁用水印预览功能开启水印显示预览人

47、员信息严密的协作控制文件协作者邀请机制，实现按需文件协作协作权限自定义分享安全管控，禁止下载、时间限制等事中控制，明察秋毫，严防死守全天候，无死角敏感文件DLP保护同步文件、在线编辑加密保护文件下载、移动、复制、分享行为审批文件移动、拷贝，IM、邮件等发送控制文件内容另存、内容复制控制终端离线时间控制实时的风险监控安全管理员制度安全风险实时监控风险预警机制，可疑、风险事件消息提醒完整的痕迹记录细致的文件使用操作日志记录全过程文件操作轨迹追踪实时记录九大类操作日志细致的文件操作权限管控协作邀请机制+七级协作权限企业网盘实现了对文件精细的权限管控，包括：上传、预览、下载、编辑、分享、评论、审阅、管

48、理等采用文件协作邀请机制，由文件所有者邀请内部/外部人员进行协作针对不同的协作成员可分配不同的协作角色，设定不同的访问权限，确保文件的权限安全92按需文件分享确保文件只在被允许的范围内流转内部分享：大文件通过一键分享给内部相关的同事、部门以及群组，并可对分享链接进行访问权限（下载、只读预览）的设置。链接分享：大文件通过一键分享给外部的客户或第三方，可针对分享链接进行分享边界、操作权限、时效性以及MiMa的管控，同时还可将二维码一键转发至任何渠道和应用。93分享安全保障多手段文件外链分享安全控制分享权限可设置是否只能预览、是否可下载分享管控是否开启文件分享功能分享对象分享时可选择是企业内分享还是企业外部分享分享认证自定义设置打开时的MM分