经费申请与核销作业流程课件

1、國科會計畫經費報銷作業暨國外旅費說明 報告人：彭汝麟目 錄 壹、國外旅費核銷說明貳、國科會計畫結案注意事項參、線上經費報銷登錄作業 肆、常見錯誤案例伍、國科會歷年專題研究計畫查核意見彙整壹、國外旅費應檢附交通費機 票其餘交通費機票票根或登機證存根國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據生活費住 宿 費零 用 費市區火車、公共汽車、捷運車票費、洗衣費、小費等60%膳 食 費30%10%包 括辦公費手 續 費行 政 費在國外執行公務所必須之資料、報名、郵電、註冊費、翻譯及運費等 保 險 費包 括護照費、簽證費、黃皮書、結匯手續費及機場服務費等 包 括應向中央信

2、託局投保400萬元國外旅費一、出國前簽報核准事項檢附國際研討會之開會通知及議程等資料國外出差請示單出國人員、人數、次數、天數或地點與計畫原核定不同。國科會計畫結餘款須用於國外旅費出國前簽准一般案件其它情況(敍明奉派出國事由、最近航程、行程、日數、概估經費、預算來源)，且非經事先核准，不得延期返國。搭乘外國籍航空公司班機申請書(全程搭乘國內航空公司班機者免附)+因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書 國外出差旅費報告表(分欄式)支出憑證黏存單機票票根或登機證、旅行社代收轉付收據、註冊費收據、外幣兌換水單(未辦理結滙者，依出國前一日臺灣銀行賣出即期美元參考匯價結算，如逢假日往前順推-附件一）出國

3、前簽准文件(含相關附件)。二、核銷時檢附文件出國、返國當日，機關駐地與國際機場之交通費，比照國內 出差報支要點處理，檢附國內出差請示單及報告表核銷，且應由計畫之業務項下報支。核銷時差旅費日期、時間之計算，應以本國日期、時間計算機票票根或登機證之起訖含轉機地點，均應按實填寫於國外出差旅費報告表內，如為部分補助者，請註明實支金額。出差人員應辦妥保險費，並檢附保險費原始單據覈實報支；其保險之項目及保額應依規定辦理，出國人員應向中央信託局投保綜合保險新台幣400萬元，保險項目包意外死亡、意外殘廢、意外傷害醫療、航空旅行、疾病住院醫療及兵災保險等六項。三、國外旅費報支注意事項四、日支生活費住宿免費宿舍、

4、過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日以該地生活費日支數額40%報支。公差人員一日內跨越兩地區或兩地區以上者，其生活費日支數額均以當日留宿之地區為列支數額，不得重複。 生活費住 宿 費零 用 費60%膳 食 費30%10%五、國外旅費-核銷實例1、單一經費來源(附件二) 2、多處經費來源(附件三) 機票票根搭乘航空公司代碼當 地 起 飛日期、時間起訖地點國際都巿時差(資料來源：/2info/Time/Time.htm)歐 洲 地 區國 家與 台 灣 時 差與GMT時差(台灣與GMT時差為+8) 英國(Great Britain) 格林威治標準時區-80-7(3-10月)1荷蘭(Netherland

5、s)-71-6(3-9月)2德國(Germany)-71-6(3-9月)2國外出差人員生活費日支數額表 (資料來源：/2info/Time/Time.htm)六、相關法規依據1、國外出差旅費報支要點(P.44)2、 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員 生活費日支數額表 (會計室網站法令規章參考資料3.)3、行政院國家科學委員會補助專題研究計畫 作業要點(P.93)4、行政院國家科學委員會補助專題研究計畫 經費處理原則(P.102)貳、國科會計畫結案注意事項一、作業時程(以結案日96.09.30為例)依國科會規定應於計畫結案日三個月內完成經費報銷96.10.31前所有相關單據日期 均須界於計畫

6、執行 期間內，期限以外 之單據不得核銷。 憑證核銷完畢(1個月內)96.11.30前登錄經費報銷資料作業(2個月內)計畫憑證號數查詢 說明繳回國科會之款項96.12.31前線上彙整送出辦理結案(3個月內)會計室覆核計畫主持人登錄之收支報告表內容無誤後，執行線上彙整送出檢附報銷確認表， 函文辦理結案。二、計畫憑證號數查詢說明步驟一：以滑鼠點選網路請購系統進入查詢系統的帳號認證畫面。1.會計室網址。2.點選網路請購系統步驟二：輸入帳號與密碼後，點選【確定】鍵執行。 2.按【確定】鍵執行。1.輸入帳號與密碼。步驟三：點選【計畫請購查詢】，選定欲查詢之計畫後，按下【收支 明細】圖示。 1.點選【計畫請

7、購查詢】2.選定計畫。3.按下【收支明細】圖示。 步驟四：進入【收支明細】畫面，依本處收支明細登錄於 國科會線上經費報銷之相關欄位。 步驟五：由業務費經費項下開始，按”請購編號”依序排列 數之(預借費用除外)。 步驟六：得知本案之業務費起訖號數為150。 步驟七：最後，依各項經費用途憑證號數之起訖號碼，登錄 於國科會線上經費報銷之相關欄位即可。應將未購置項目之研究設備費繳回國科會研究設備費：未依經費核定清單所核 列之項目購置，亦未依 規定辦理變更，除依規 定辦理經費流出支用者 外。應將款項全部繳回國科會國外差旅費：因故未出國致未動支。應將未購置項目之研究設備費繳回國科會研究設備費： 未依經費核

8、定清單所核 列之項目購置，亦未依 規定辦理變更，除依規 定辦理經費流出支用者 外。款項全部繳回國科會國外差旅費： 因故未出國致未動支。三、繳回國科會之款項步驟一：於國科會首頁(.tw)，輸入帳號與密碼後， 點選【登入系統】鍵。1.點選研究人才鍵2.輸入帳號與密碼3.按登入系統執行參、國科會線上經費報銷登錄作業 步驟二：【執行中計畫】作業區，點選執行中計畫，按下”經費 報銷”圖示。於經費報銷處點選圖示。步驟三：進入【費用明細登錄】作業畫面，進行經費報銷相關 資料登錄；按下【明細】功能選項，進入費用明細登錄。1.點選明細功能選項2.若有經費流用情形，於備註欄內註明流用比率狀況。說明： 1、【實支金

9、額】請點選【明細】進入明細登錄畫面。 2、實施校務基金制度學校，除未購置研究設備費款 項及未動支國外差旅費、出席國際會議差旅費、 國際合作研究計畫等款項外，其餘經費結餘款納 入校務基金請於【校務基金】欄位輸入結餘 款。 其他單位計畫結餘款一律繳回。步驟四：輸入單據金額、實收金額及細項說明後，按下【明細 新增】。當費用明細輸入完畢後，按下【回上頁】， 關閉輸入畫面。 4.按回上頁。1.於單據金額欄輸入該補助項目之總支出金額（如：人事費之總支出數即可），按 TAB鍵後，將會自動於實支金額欄位內出現該筆數字。2.再於細項說明欄位內填寫資料(如:計畫主持人等人事費)3.資料輸入完後，按明細新增。說明:

10、各補助項目可只輸入單一筆資料，金額為該補助項目總額(實支總數)；抑或登錄各筆明細資料。 步驟五：按下【列印】，列印收支明細報告表並於製表人之 欄位簽章後送審(會計室)。 步驟六：確認登打資料無誤後，按下【送出】，將報銷資料 送至系所/執行機關承辦人審核。3.按存檔。先由學校網路請購系統下載收支結算表，依該補助項目之筆數逐筆編入號數（從01-XX）。2.如有結餘款納入校務基金，請於校務基金欄位內輸入結餘金額。說明： 1.按下【存檔】，僅暫存費用報銷登錄之資料，並 不會將登打之資料送出。 2.合計之結餘金額 = 各補助項目支結餘金額 校務基金。 肆、常見錯誤案例案例1肆、常見錯誤案例案例1(更正後

11、)肆、常見錯誤案例案例2肆、常見錯誤案例案例2(更正後)肆、常見錯誤案例案例3肆、常見錯誤案例案例3(更正後)1.其他費用憑證編號#45報支陳員參加研討會費用八元，經核非計畫相關人員，應予剔除，款請繳回。 2.其他費用憑證#52、#56報支門扣及鎖等六元、八六元，屬管理及總務費用，應予剔除，款一、四六元請繳回。 3.其他費用憑證編號#25報支冷氣維修五、九元，屬管理及總務費用，應予剔除，款請繳回。 伍、國科會歷年專題研究計畫 查核意見彙整4.其他費用下單據編號#68列支書籍費690元，查書籍依本會補助專題研究計畫作業要點第6點第2項及本會國家科學技術發展基金作業手冊第一目第一類一般專題研究計畫

12、第(三)項補助項目規定，係屬圖書設備費，查本計畫並未申請及核定圖書設備費，款請繳回。 5.研究設備項下憑證編號#24列支於89年5月3 日向晶智電腦有限公司購PENTIUM電腦42,600元及憑證編號#25列支7月10日購多媒體電腦二台42,400元，查非本計畫核定補助項目，應予剔除，款85,000元請繳回。伍、國科會歷年專題研究計畫 查核意見彙整 6. 業務費項下單據編號#25列支液晶螢幕9,051元，單據編號#41列支主機板8,938元、單據編號#46列支顯示卡7,957元、單據編號#47列支中央處理器6,649元、單據編號#52列支機殻、電源供應器、鍵盤滑鼠組3,924元，前述項目為電腦

13、設備組裝零件，係屬設備費，購置時不得化整為零由業務費項下列支，應予剔除，款請繳回。伍、國科會歷年專題研究計畫 查核意見彙整7.其他費用憑證編號#5列支張員出席第六屆資管研討會報名費500元。憑證編號#11列支陸員出席研討會報名費1,000。憑證編號#16列支陸員5/18-5/19差旅費2,214元，查以上皆非本計畫相關人員，應予剔除，款3,714元請繳還。 8.業務費項下憑證列支大型訂書機2,893元，屬管理及總務費用，請於管理費項下列支，款請繳回。 伍、國科會歷年專題研究計畫 查核意見彙整9.人事費憑證編號#569列支林員工讀金10,000元，憑證編號#571列支賴員工讀金10,000元，憑

14、證編號#572列支賴員工讀金20,000，憑證編號#573列支林員工讀金20,000元，憑證編號#576列支賴員工讀金6,000元，憑證編號#577列支林員工讀金6,000元，經查其工作內容均為協助（支援）系務，與計畫無直接關係，應予剔除，款72,000元請繳回。 伍、國科會歷年專題研究計畫 查核意見彙整 10.其他費用單據編號901205B00262報支石英液槽三、八元，單據日期為90年6月，不在本計畫執行期限內(90年8月-91年7月)，不得列支。 11.人事費項下90年8月-10月黃員同時支領大專學生研究助學金及臨時工資各九、元，係重複支領，溢領款九、元，不予列支。伍、國科會歷年專題研究計畫 查核