接待管理制度

1、接待管理制度（试行）第一章总则第一条为树立公司的良好形象，加强业务接待工作的管理，使 接待工作规范、有序，结合公司实际，特制定本制度。第二条接待工作的原则是：热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、 统一协调。第三条本制度适用于公司全体人员。第二章管理职责第四条行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作 的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任 务，提供后勤保障。第五条行政部分管领导，负责审核接待计划、协调有关接待事 项及接待费用，报总经理审批。第六条公司各部门负责本部门的接待工作，同时应完成公司安 排的各项接待任务；重要接待结束后，及时向行政部反馈接待纪要。第三章管理规定第七

2、条 各部门、项目部业务接待需实行“先审批后执行”的原 则。第八条公司业务接待的用餐、住宿一律安排在凯旋宫大酒店。 如特殊情况，确实需要在其他酒店消费的，须报分管总经理审批，经 董事长批准后方可安排。否则，一律不予报销。第九条 业务接待中，应严格控制公司陪同人数，原则上不得超 过来宾人数的50%o第十条业务接待需填写“业务接待申请表”(行政部领取)，按 照规定程序办理审批手续。如来不及办理审批手续，由分管领导电话 通知，并在三日内办理审批手续。未按规定审批的，费用由接待人自 行承担。第十一条 接待需用烟、酒由接待部门填写“接待物品申请表”, 并到公司指定的商店或凯旋宫大酒店(内部招待酒)领取。第

3、十二条 接待用礼品由行政部管理，凭“接待物品申请表”(行 政部领取)到行政部领取。如遇特殊情况,报请总裁批准后另行办理。第四章类型与标准第十三条 本办法所指接待对象，按来访事由不同，主要分成以 下几种类型：公务接待政府职能部门、行政主管部门工作人员来公司检查、调研、 指导、联系工作；总经理、董事长重大客人来访；有合作意向的投资项目部、金融机构等来公司考察。参观接待各级党政机关领导来公司视察工作；各地机关、企事业单位来公司参观考察；会议活动接待应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。业务性接待业务相关部门重要客户或一般客户因特殊情况需要接待的。其他因工作需要接待的。第十四条 按接

4、待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分位重要来宾和一般来宾。第十五条接待标准：接待根据需要安排用餐的，接待标准如下:档次参加人员标准备注高董事长、总经理200元/人该标准不包括烟酒中副总、总助、经理100-130 元/人和礼品。低其他员工60-80元/人该标准均指上限，原工作餐其他员工30元/人则上不得突破。住宿标准：一般来访客人安排凯旋宫大酒店标准间或大床房。领导出面接待的重要来宾住宿，由行政部根据需要安排。用车标准：一般来宾接待，需安排用车的，由行政部统一调度。重要来宾接待用车，公司应先予以保障，车型、驾驶员、 用车天数等内容应事先在接待计划中明确。接待规格：根据重要来宾的档次可安排对口

5、业务的分管副总经理或总经理、 公司总经理、董事长出面接待会晤；其他来宾接待根据情况由相关人 员接待。第五章接待计划与准备第十六条 行政部在接到公司领导通知或相关项目部重要来访预 约时，应做书面登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基 础上拟定接待计划，排出日程安排表，报总经理审批后及时通知相关 部门和领导；对一般来宾接待的安排业务对口部门接待。第十七条公司各部门在接到重要接待预约后，须报公司行政部, 并协助拟定接待计划。需公司领导出面、行政部协调的重要接待一般 应提前2天告知行政部；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电 话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。第十八条重要来访接

6、待计划应载明以下内容：接待类型：公务接待、参观接待、会议活动接待、业务性接待和其他接待。来宾基本情况：来访领导姓名、职务等；来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数；来访的目的和要求；来访本地天数。具体接待安排：(1)明确主要接待部门，相关配合部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员;（2）参观路线或洽谈、举行活动的场所；（3）接待费用预算。第十九条 重要接待计划还应考虑以下内容：安排车辆接送；需要会场布置，包括横幅、音响设备、烟茶、领导席笺等；制作欢迎牌、指示牌；安排接待礼仪；邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像；安排宴请，包括宴请时间、地点、参会人员、标准；安排住宿，是否

7、在房内放置鲜花水果；准备接待赠送礼品；准备公司宣传资料；其他需要说明的事项。第二十条对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会 晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检 查相关设施，确保电梯安全完好，环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌 的设置和内容正确，摄影机、照相机电源充足。第二十一条 对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据 计划和来宾要求，提前预定好来宾下榻的宾馆；根据计划预定宴请的 酒店；依据锁定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮 料；定制的礼品要保证质量。第二十二条对大型会议或活动的来访接待，主管部门应事先准 备公司简介等相关资料；检查会场水电、桌

8、椅、投影仪、音响等设施； 安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。第二十三条行政部按接待人数调度接待所需车辆，并留有余地;须保证车辆清洁，安全性良好。第六章接待行为规范第二十四条 接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体；举止：稳重端庄，从容大方；言语：语气温和，礼貌文雅；态度：诚恳热情，不卑不亢。第二十五条接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司 门口、车站机场或酒店门口；接待人员引见主宾时，要注意顺序；接 收名片时，要双手接收，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通 常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手 示意，并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进， 先出；

9、客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同 事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手带客人 远去，方可离开。第二十六条 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特 别注意保密；接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严 守公司项目商业机密；对不宜摄影摄像的场合，应想参观人员说明。第二十七条接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不奢侈浪费。第七章接待费用管理第二十八条业务接待费在报销时，必须持有业务接待申请单和 发票，如缺一或手续不全，财务管理中心不予报销。超过标准且无领 导批准的，超标部分由部门自行承担，公司不予报销。第二十九条接待烟酒及礼品由行政部据实开具发票后，由接待 部门自行报销，报销时，需持有接待物资申请单和发票，缺一不可。第三十条所有招待费用均由行政部和财务部负责结算，以行政 部登记备案的记录为准，未经登记备案的不予结算支付或报销。第三十一条财务部负责对业务接待费用的使用情况进行全程监 督，如发生严重违反本规定的行为，有权制止并向总经理或董事长报 告。第三十二条违反本制度者，所用业务招待费一