书信礼仪与公文礼仪课件(PPT-52张)

1、章书信礼仪与公文礼仪1 对外书信联系已成为涉外工作的一部分，电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。 书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一面镜子。 一个优秀的秘书，以他（她）所写的具有条理和整洁之感的书信，为企业（社会组织）争得良好的形象和信誉。 2 书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。 书信有一定格式，使用语言也有一定规范。3 1、书信礼仪一、英文信的格式 （1）信头； （2）信内地址（只限于正式商业信）； （3）称呼； （4）正文； （5）结尾套语； （6）签名； （7）信封写法。 41、信头 欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上端，包括发信日期； 与中文信地址的

2、写法顺序相反，英文信的地址从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写中文信不同，年要放在后面； 排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。5 关于日期的写法:例: 2005年 3月30 日 美国人 3、30、2005 欧州人 30、3、2005 中国人 2005、3、30 国际标准化组织 2005、03、306 2、信内地址 是在信内写明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少的。 正确形式是： 收信人的地址放在信头左边， 发信人的地址放在信头右边。 信内地址有时也可以写在签名下面的左边。7（A）社交信 称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白） 美国 “My

3、dear” 比 “Dear” 客气；称呼后加“ : ”。 英国 正相反 , 称呼后加“ ，”3、称呼8（B）商业信 在商业信中，普通用的称呼都是： “Dear Sir”, “Grentleman”、 “Dear Madam”和 “Madames”。 凡是女人，无论她是否结婚均用 “Dear Madame” 来称呼。94、正文 书信是最主要的部分。 社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。 商业信：一纸不可写两面，加添的信纸上要有页码。 写英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打印）105、结尾客套 结尾客套写在正文下面二、三行的位置，大都从信纸中央写起，只有第一个字要大写

4、，末了放一个逗号。116、签名 写信人在结尾客套的下面略偏右的地方签上自己的姓名。打印的信，习惯上仍需要亲笔签名。 商业信中，签名上面可以用打字机打出公司的名称，下面也可打出他的职位。127、信封写法 西方国家写信封的格式： 收信人的地址写在信封正面的右下方，先写收信人的姓名、门牌号、所在城市、（地区）、国家，各占一行。 寄信人的地址写在信封正面的 左上角或是背面。13二、社交信 社交信顾名思义是作为人们社交活动手段的书信，如邀请信、祝贺信、感谢信、慰问信。14 邀请信在社交活动中使用得相当广泛。 邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清

5、楚，以免发生差错。1、邀请信15邀请信的内容：向对方表示简短的寒暄或问候；说明邀请对方参加什么活动以及邀请的原因；说明活动安排的细节；如有必要，请被邀请方确认能否应邀162、感谢信 感谢信在国际交往中是一种常见的书信形式。当受到邀请、接待、慰问，接到礼品以及得到他人的帮助之后，都应及时地给对方写感谢信，以示礼貌。 感谢信没有固定的格式，不宜写得过长，繁简要适度，语言要热情，用词恰当。173、庆贺信 分正式和普通两种。前者用于政府间、组织间、官员间。用语非常拘谨，使用一些客套话，后者多用于个人交往，用词亲切，不拘格式，具有个人感情色彩。 书写庆贺信时，语言要求简练概括，遣词造句要求充满热情、喜悦

6、，使人感到温暖和愉快。184、慰问信 慰问信是对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切的专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用于国家间、团体间、政府官员间。 慰问信要写得及时，行文简洁，感情真挚、词语朴实。19 三、商业信1、商业信通则 商业信笺的纸张，要求用高质量的证券纸。 商业信笺应印上公司的名称、地址和电话号 码、注册的办公地址、传真号码。 商业信笺不可用有颜色的纸。 与外商通信的第一封信的回信可按对方来信 时的落款形式给对方回信，商用信使用的语言比社交正规，用词也更严谨。202、介绍信 分私人介绍信和正式介绍信两种。 私人介绍信与普通书信相同，一般要写信封。 正式介绍信是写信人因公把自己的同

7、事介绍给某单位或某个人。正式介绍信要求语言和格式严谨、规范，一般不写信封（面呈）。21 3、推荐信 推荐信要求： 介绍被推荐者的基本情况； 介绍被推荐人的诚实、才干以及离职的理由； 实事求是，不作过奖之辞。224、辞职信 辞职信简单扼要，要有礼貌，应简述辞职理由。23四、如何打电话 “在打电话时，有三个因素构成你的个性：声音、态度、彬彬有礼的言词。” （美国， 尤金 埃里克） 打电话要态度友善、语调温和，讲究礼貌。 礼貌用语是使用电话的一个主要规则。24 1、电话的起始语英文的常用的问候语 “哈罗”（Hello）中文起始语（礼貌语）“您好！”打电话时的称呼要准确。25 2、语气语调 善于控制和

8、运用语调是打电话的一项基本功。要语调温和、音量适中、吐字清晰。263、电话的续接电话交际是发话、受话共同的信息交流。发话人要注意是否听清楚。受话人不要随便打断发话人的谈话。突然打断对方的谈话是很不礼貌的。如在通话时电话突然中断，应由先打电话的一方重拨电话。接电话遇到对方有重要事，要边听边记下要点。挂断电话，应先道别。274、与国外电话联系两个基本要求：准确；高效； 需要时间长的电话最好事先预约。在事务性的电话中严格守时是特别重要的。 在欧美特别是德国， 上午9时以前，下午1-3点之间和晚餐不打电话。28五、名片 名片是个人用作交际或送给友人纪念的一种介绍性媒介物。 名片在中国已有2000多年的

9、历史。291、在交际中日本人名片的使用 名片上使用英语和本国语言两种文字。 日本人是名片用得最多得国家，日本人的生活离不开名片。名片的作用是多方面的神奇的。30名片是见面礼；名片是介绍信；名片是礼品卡；名片是通知书；名片是借款单。312、英文名片 英文名片，妇女用的名片比男士要大些。 夫妻可以共同用一张名片。 名片除社交性名片外，还有商业或者职业性名片或非正式名片。 非正式名片是双折的卡片，比普通名片大，可写下简短的留言。非正式名片亦可以当作请柬用。323、名片的功能 名片用作自我介绍，是社交场合最简单的自我介绍方式。 其功能主要有：建立今后联系所必须的信息，便于长久保留。 使人们在初识时能充

10、分利用时间交流思想感情。 使用名片可以使人们初识时言行举止更得体。使用名片不必与他人见面便能与其相识。33 如在邮局寄发名片，可代替信件表示祝贺、感谢、辞行、吊唁、慰问、介绍等意，可在名片的左下角用铅笔写上表示一定含义的法文小写字母来表示。34 常见有： p.f. - 敬贺 p.c.- 谨言 p.f.c.- 结识 p.r.- 谨谢p.p. - 介绍 p.p.c.- 辞行p.m. - 备忘 p.f.n.a.- 贺新年352、公文礼仪 常见文书是日常工作运行有关的书面联络、通讯、指令等公文性质的文字材料，具有礼仪应酬、宣传鼓动等公共关系作用。 公文是指机关团体、企事业单位在处理各种事物中形成的体式

11、完整、内容系统的各种书面材料，如命令、指令、决定、通知、请示、批复、报告、公函、柬帖等。36 一、公文礼仪的特点 1、公文的格式 公文的格式包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。37 2、行文关系化 公文的关系应有原有的行政关系、职能关系、隶属关系为依据。应一级一级依次行文，不越级行文，拟制涉及部门职权的公文，主办单位要主动与有关部门会商，在征得一致意见后联合行文，平行或不相隶属的单位之间，只能使用平行文。抄、送、发的关系要明确。38 3、辞章逻辑化 提高公文写作技巧、写作水平是讲究礼仪的具体表现。 文书写作中的词

12、语组合要严密精确，不能产生歧义。39二、公文礼仪的规则 1、各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。 2、政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，也可以根据本级政府授权和有关规定，对下一级直接行文。 3、向下级机关的重要行文，应抄送直接上级机关。40 4、凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。 5、政府各部门可以联合行文。 6、各级国家行政机关不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。41 7、请示的公文，一般应一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下

13、级机关。 8、受理双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关， 由主报机关负责答复请示的问题，上级机关向双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。 9、经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。42三、公文办理的礼仪要求 1、公文办理一般包括：登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。 2、凡需办理的公文，文书部门应根据内容和性质，送领导人批示或送交有关业务部门办理。紧急公文，文书部门应提出办理时限。43 3、凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签，上报的公文，如有关方面意见不一，

14、要如实反应。 4、已送领导人批示或交有关业务部门办理的公文，文书部门要负责检查催办，防止漏办和延误。44 5、公文写作中要符合国家政策、法律，人名、地名、数字、引文要准确属实，时间要具体的年月日，数字书写一般用汉字，同一公文中的数字写法要前后一致。使用简称时必须先用全称，并加以说明。 6、各级行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公室主任根据授权签发。45 7、各级领导人审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。 8、拟写、签发公文时应使用黑色钢笔或毛笔。 9、各级国家行政机关的办公室在将公文送

15、领导人签发之前，应认真做好审核重点；是否需要行文、公文内容、文字表述、文件使用、格式等是否符合有关规定。46 10、上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公室主任批准，可以翻印，转发的、翻印时，要注明翻印的机关和时间。 11、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施、确保文件安全。 12、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正文和有关材料整理立卷。47 13、公文立卷应根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要情况，便于保管、查找和利用。 14、立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存存档的

16、公文。 15、没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏档。48四、常用公文写作的礼仪要求 1、简报 简报是一种对公务活动、工作情况作简要报道的公文，一般在组织、单位内部印发，具有向上级反映、向下属与平行单位通报情况的作用。要求一是简明扼要，二是快速及时，三是真实准确，四是符合格式。 简报分会议简报、工作简报、情况简报三类。49 2、会议记录和会议纪要 会议记录是指用书面文字的形式，把会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来，以备事后查考的材料。 会议纪要是指摘要记述会议概况、议程和会议基本精神、决议内容等

17、的一种公文。50 3、公函 公函是上下级和同级机关不相隶属的单位之间在商洽、联系工作、询问、答复问题以及委托和告知某一事项、情况时所使用的公文类型。51 思考题：1、名片的功能有哪些？2、商业信通则的主要内容是什么？ 521、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少

18、。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。8、

19、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就

20、成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，

21、但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，

22、差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却

23、平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来