协同作业平台-用户操作手册v2

1、协同作业操作手册V2.2目录1.协同文档管理3操作界面图示3功能介绍3常用功能31.3.1.1.3.2.1.3.3.1.3.4.1.3.5.1.3.6.1.3.7.1.3.8.1.3.9.文档库新增3文档库编辑5新建文档6新建文件夹6文档上传7拖拽上传8文档.9编辑10文件.11高级功能121.41.3.1.1.3.2.1.3.3.1.3.4.1.3.5.1.3.10.1.3.11.1.3.12.文档删除12文档预览13文档迁移13批量删除14批量.15重命名15权限管理16任务下发162.多人协作编辑17Word 文档多人同时PPT 文档多人同时Excel 文档多人同时编辑17编辑20编辑2

2、13.文档权限管理233.1文档库权限设置233.1.1.3.1.2.3.1.1.赋予权限25编辑权限26删除权限273.2文件夹/文件权限设置27协同任务管理294.1使用场景说明294.4.2详细操作.303.2.13.2.23.2.33.2.43.2.5流程说明30新建任务（项目经理）30任务协作及沟通（任务成员）33任务进度跟进及（项目经理）36任务提交及审核（项目经理/任务成员）391.协同文档管理1.1操作界面图示协同文档管理界面1.2功能介绍协同文档管理功能主要包括“文档库管理”、“文件/文件夹管理”、“文档上传”、“文档操作”、“用户权限管理”、“多人协作编辑”等功能。以下将对

3、各项功能的操作使用进行介绍。1.3常用功能1.3.1. 文档库新增新建一个文档库，为某个项目组开辟管理文档的工作空间。点击导航栏上方【新建文档库图标】按钮，见下图左上角红框部分所示：新建文档库选择“新文档库”进入新建文档库页面，填写文档库的标题和其他信息，点击确定就能新建一个文档库。见下图文档库信息设置界面a) “每次编辑此文档库中的文件时是否创建版本?”建议设置为“是”，每次对文档修改后，系统自动创建版本，可以查看或回退每个历史版本。b) 可默认设定该文档库新增文档时，默认的文档类型。保持默认即可。新增的文档库，在左方导航栏中的“文档库”菜单可查看得到。新建后的文档库1.3.2. 文档库编辑

4、用户可修改文档库标题信息。在左边导航栏中点击文档库名称进入文档库，文档库中树状列表显示文件夹或者文件内容，包括类型、名称、创建时间、修改者和操作，如下图所示。文档库操作界面在该文档库中点击【名称、说明和导航】可以进入文档库设置修改界面，在该页面可以对文档库的名称、说明、菜单导航设置，如下图。文档库信息编辑界面1.3.3. 新建文档在文档库中点击“新建文档”按钮，选择对应的文档类型并输入文件名，可以新建一个空白文档。文档会自动增加到当前目录下，并进入编辑界面。新建文档填写文档名称1.3.4. 新建文件夹在文档库中点击“新建文件夹”按钮，并输入文件夹名称，可以在当前目录下新建一个空白文件夹。如下图

5、所示：新建文件夹设置文件夹名称1.3.5. 文档上传用户可以将本地的文档上传至协同，在文档库中点击【上载文档】按钮，选择本地磁盘中的任意文件（包括文档、等文件）进行上传，如下图所示。文档上传文档上传选择1.3.6. 拖拽上传除了上载文档之外，协同支持将本地多个文档通过鼠标拖拽至网页处，实现本地多文件的批量拖拽上传。具体操作如下图所示。(支持 IE10 及以上浏览器)文档上传文档拖拽上传1.3.7. 文档文档共享，可以将当前文档至协同其他用户，并为对象用户设置文档权限，通过邮件向用户发出提醒。在文档列表界面，选择的文档，并点击【】按钮。文档共享用户选择在“邀请他人”的输入框中输入用户名/邮箱信息

6、，并设置用户对文档的权限：“可编辑”、“可查看”，如下图所示。用户权限设置输入邮件邀请的附加个人信息，点击【共享】按钮，则可以成功将文档至用户。邮件提醒的内容填写同时对方用户会收到文档的邮件通知。在邮件正文点击，可以直接文档。另外文档者会收到文档的反馈邮件，显示邮件的发送状态以及相关信息。邮箱收到的邮件1.3.8.编辑协同作业提供 Office 文档（WORD、EXCEL、PPT）的编辑与。主要提供两种方式：1、本地 OFFICE编辑、2、WEB 浏览器中编辑1、本地 OFFICE编辑在文档列表界面点击【】按钮，使用本地的 OFFICE 客户端打开文档进行查看与编辑。采用 2010 及以上版本

7、的WORD、PPT 文档支持多人协作编辑（注：Excel 文档使用OFFICE 客户端编辑时，只允许单人编辑，不支持多人协作）。关于多人协作编辑的要求及说明，请参照“2、多人协作编辑”章节。使用OFFICE 客户端进行编辑2、WEB 浏览器中编辑另外，系统还提供浏览器编辑的方式，在本地没有安装 OFFICE时，可以直接在网页中查看与编辑文档。（注：EXCEL 文档在浏览器中编辑时，支持多人同时协作）。关于多人协作编辑的要求及说明，请参照“2、多人协作编辑”章节。在 WEB 浏览器中编辑1.3.9. 文件用户可对当前文件/文件夹进行，点击“”按钮，在跳出提示时，选择文档存储的目标地址，即可该文档

8、。文档文档保存1.4 高级功能1.3.1. 文档删除在文档列表界面，选择需要删除的文档，并点击文件名称后面的【】按钮。在展开的操作列表中，点击【删除】。提示“是否确定要将项目发送到回收站”，点击“确定”后，该文档被删除，如下图所示：文档删除1.3.2. 文档预览在文档列表界面，点击文件名称后面的【】按钮，可以打开文档预览界面。快速预览文档内容而不需要将文档进行打开。在预览窗口，可以对文档滚动、翻页等操作。文档预览1.3.3. 文档迁移在文档目录界面，选择多个文件/文件夹，并点击上方的【迁移】。可以实现同一级目录下的多个文件/文件夹的批量移动或。如下图所示。文档迁移在文档库目录选择界面，可以选择

9、某个站点，以及下面的某个目录，点击【迁移】或【复制】按钮。能够将选中的多个文件移动或至选择的目标目录中。目标地址选择1.3.4. 批量删除在文档目录界面，选择多个文件/文件夹，点击上方的【批量删除】。可以实现同一级目录下的多个文件/文件夹的批量删除功能。如下图所示。批量删除在批量删除的操作确认提示框，点击【确定】即可。删除操作确认1.3.5. 批量支持将多个文件/文件夹的批量功能，后将自动生成为压缩包并保存至本地。在文档目录界面，选择多个文件/文件夹，点击上方的【批量】。可以将同一级目录下的多个文件/文件夹的批量删除功能。如下图所示。多文件/文件夹批量1.3.10.重命名在文档列表界面，点击文

10、件名称后面的【】按钮，展开操作列表。选择【重命名】，可以对文档重新命名。文档重命名文档名称设置1.3.11.权限管理在文档列表界面，点击文件名称后面的【】按钮，可以进入文件/文件夹的权限管理功能（用户具有“完全控制”权限时，才能够进行权限管理）。关于文档权限的设置，请参考第三章节“文档权限管理”中的具体说明。权限管理1.3.12.任务下发可以将文档文件作为任务的协作文档，进行快速下发任务。点击后跳转至“新建任务”页面，并自动将当前文档与任务相关联。具体操作如下：任务下发2. 多人协作编辑协同系统提供了 Office 文档（Word、Excel、）三种文档多人协作编辑功能。允许多用户同时编辑同一

11、个文档而不会互相影响操作。上传的文档最好不要超过50M，超过 50M 保存所需要的时间会比较长。多人协同编辑要求如下：2.1Word 文档多人同时编辑Word 文档可实现多人同时协作编辑，点击“文档列表”界面的【】按钮，使用本文档类型多人协同编辑要求Excel1、 上传的 EXCEL 文档要求 2010 格式。2、 使用“在浏览器中编辑”。3、 文档不能包括：数据有效性验证、外部表。Word1、 上传的 WORD 文档要求 2010 格式。2、 使用“Word 客户端”编辑。3、 Office 客户端要求使用 2010 或以上版本。PPT1、 上传的 PPT 文档要求 2010 格式。2、 使

12、用“客户端”编辑。3、 Office 客户端要求使用 2010 或以上版本。地 OFFICE 客户端打开WORD 文件实现编辑。使用本地office 客户端编辑此时当有其他用户对同一个文档进行编辑时，可以进行多人同时协作。以下将介绍多人协作的过程。当多个用户同时编辑同一个文档，在客户端左下角将显示正在进行编辑的用户。编辑文档的用户在 Word 多人同时编辑中，对段落或行的编辑权限进行了限制，只允许一个用户对此段落或行进行编辑工作。如下图所示，用户“”正在编辑行 1，其他用户在文档中会出现下图红色框的提示，行 1 的左侧显示括弧和编辑的用户名。此时其他用户对行 1 的内容只能查看，无法进行任何编

13、辑的操作。待用户“”保存后其他用户方可查看行 1 中更新内容和对其进行编辑操作。这样可在多人同时修改文档时，不会造成。锁定用户编辑的内容编辑完后可以点击保存并上传到上，同时也具有刷新的功能，能将的版本内容传到本地，这样可查看到其他用户对文档的编辑内容。如用户 A 和 B 同时打开了文档 W 进行编辑，用户 A 在原有文档最后新增段落 1，用户B 也可对原有文档新增段落 2.在用户 A 保存时，用户 B 也会自动更新的版本内容。用户B 所新增的段落 2，放在段落 1 后，见下图。不同用户文档内容同步更新同时系统也提供了查看以前版本和还原功能。点击“文件”“信息”，可以看到各个版本，可以把旧的版本

14、进行还原。见下图：文档版本管理文档内容对比2.2PPT 文档多人同时编辑“PPT 文档多人同时编辑”与“Word 文档多人同时编辑”在操作上一致，在此不再累述，两者的区别在于：当用户对 WORD 文档的某一段落进行编辑的时候，会对当前段落自行锁定，从而避免在同步编辑文档所产生的内容，而 PPT 文档是对当前页自行锁定，其他用户对页面内容进行修改。2.3Excel 文档多人同时编辑Excel 文档可实现多人同时编辑，点击“文档列表”界面的【】按钮，选择“在浏览器中编辑”，可以在网页浏览器中实现编辑文档。此时当有其他用户对同一个文档进行编辑时，可以进行多人同时协作。以下将介绍多人协作的过程。在网页

15、浏览器中编辑 EXCEL 文档时，点击右下角将显示所有正在编辑的用户。浏览器中多人编辑Excel 界面各用户编辑的文档内容将会实时保存，并更新在其他用户的界面上（根据网络情况可能会有延时），各用户均可看到的文档内容。需要注意的是：EXCEL 文档在浏览器中多人协作编辑时，如果 N 个用户同时编辑同一个单元格时，不会像 WORD 或 PPT 一样对单元格锁定。所有用户可以各自操作，以最后一个焦点离开单元格的用户输入的内容为最终内容。当多个用户同时聚焦编辑同一个单元格时，会出现的情况。编辑之后，文档会自动保存，通过页面上方的导航菜单可以返回到文档列表。3. 文档权限管理在第一、二章节中，详细讲述了

16、协同文档管理与多人协作编辑的具体操作。协同作业提供灵活、强大的权限管理功能。通过对不同用户角色设置权限，来实现文档的安全可控制。（温馨提示：权限管理的操作较复杂，且对用户使用影响较大，建议对系统较熟悉的用户使用，如果有使用上的不明白之处，可以与研发中心的技术联系。）协同作业的文档权限默认是采用由上至下的父级继承方式，从“文档库文件夹文件”，每一级别用户或用户组都是继承于上一级的权限。例如 XX 文档库的权限为：用户 A、B 具有编辑、上传的权限。默认设置下，用户 A、B 在 XX 文档库下的所有文件夹、文件都具有编辑、上传的权限。3.1文档库权限设置如果需要对文档库或文件夹/文件权限进行新增，

17、修改，删除操作，将中断继承父级的权限，具有独立权限。在协同界面，选择进入某一个文档库，点击在下图红色框的【此文档库的权限】按钮，进入文档库的权限管理界面。协同界面进入“此文档库的权限”界面上方是权限管理界面的功能操作，下方列表是当前文档库权限的用户/用户组以及对应权限级别，如下图所示。文档库权限管理界面文档库权限默认继承于权限，如果需要单独管理文档库权限，点击操作栏的【停止继承权限】按钮，使文档库具有独限，如下图所示。停止继承父级权限停止继承权限后，就可以对文档库的用户权限进行随意修改。停止继承权限后界面3.1.1. 赋予权限点击【授予权限】按钮，在弹出的框中输入邀请的用户与设置对应的权限，用

18、户名可以直接输入用户或者公司邮箱地址（可以同时输入多个），勾选“发送电子邮件邀请”，可以自动邮件通知用户。新增用户权限界面系统中文档的权限主要以下 6 种，用户可以根据实际情况，分配不同的权限级别。设置完成后，点击【共享】按钮，完成权限的增加。权限操作有：查看、上传、编辑、删除、权限管理；3.1.2. 编辑权限对于已经拥限的用户，可以对权限进行重新编辑。如下图所示，勾选用户，点击【编辑用户权限】按钮，进入权限编辑界面。编辑用户权限选择对应用户的权限，当选择多个权限级别时，以别的权限为主。用户权限级别选择功能查看编辑上传删除权限管理完全控制OKOKOKOKOKOK设计、参与OKOKOKOKOKO

19、KOK仅查看OK编辑OKOKOK编辑及上传OKOKOKOK3.1.1. 删除权限对于已经拥限的用户，可以对用户进行删除权限。删除权限后的用户将无法查看到当前文档库。删除文档权限3.2文件夹/文件权限设置文件夹、文件的文档权限设置与文档库的操作基本一致。如下图所示，点击文件标题后面的【】按钮，可以进入文件/文件夹的权限管理功能（用户具有“完全控制”权限时，才能够进行权限管理）。权限管理与文档库的权限管理设置一致，需要中断当前文件/文件夹继承于文档库的权限，随后即可更改权限设置（更改文件夹的权限后，文件夹下的子文件夹/文件的权限也会跟着变更）。文件夹权限管理界面4. 协同任务管理4.1使用场景说明

20、通过实际案例的形式，贯穿系统各个功能的使用。诣在为用户介绍协同任务管理功能的具体使用场景与操作方法。使用户能够更快地熟悉任务管理的使用，提高工作效率，降低工作难度。本次将以“人数为 6 个人的无线项目组”为例，无线项目组通过“协同任务管理”功能，协作完成编制2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性的工作。具体工作安排：1.时间：2013 年 18 日 9:00 至 2013 年 25 日 15:00：张铁山（项目经理）、2.3.输出成果：2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性.docx4.2详细操作3.2.1流程说明新建任务界面4.在新建任务界面，按照本次工作的具体安排，

21、填写任务的基本信息。5.任务标题：填写“2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性”任务标题6.所属项目：选择“无线项目”。项目列表可以在【任务设置】【项目列表】菜单添加。选择项目7.分配对象：选择任务分配对象。根据具体工作的安排，填写本次任务的完成。在文本框输入用户名，系统会自动根据输入的内容搜索配对用户。选择分配对象8.抄送对象：根可以将任务抄送至相关跟进查看。具体操作方式同“分配对象”。9.优先级：根据任务的重要程度设置优先级为“高”。选择优先级10. 计划开始时间：设置任务的开始时间，在时间控件面板中选择“2013 年 18 日 9：00”。计划开始时间11. 计划结束时间：设

22、置任务的结束时间，在时间控件面板中选择“2013 年 25 日 15：00”。计划结束时间12. 是否审核：任务成员完成后需要下发人审核的任务可以勾选。由于本次工作输出的文档需要经过项目经理的审核，所以勾选此项。13. 是否纳入绩效：将任务完成成果审核评定完成质量，纳入。本次任务勾选。14. 是否转发：任务成员可以将待办任务的信息转发给其他用户处理。暂不勾选。15. 邮件提醒：勾选此项，启动邮件通知。邮件提醒设置16. 说明：根据工作的安排，填写具体的任务分工说明及注意事项。说明17. 文档库文档：从现有的文档库工作区中选择已有文档，作为任务文档协作完成。18. 协作文档：可以从本地上传文档，

23、作为任务文档。项目经理选择本地拟好目录的2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性.docx文档。本地文件上传19. 任务信息添加完成后，点击【提交】按钮。新的任务成功下发分配至任务成员。与此同时，系统会自动为任务的所有成员添加2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性.docx文档的操作权限，并且每个任务成员邮箱会收到系统发出的任务提醒邮件，极大地简化了以前任务通知及文档权限设置的步骤。20. 自动跳转至【已下发任务】列表菜单。在列表中可以看到刚才新增加的“2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性”任务。已下发任务列表3.2.3任务协作及沟通（任务成员）1. 任务下

24、发后，每一个任务成员可以进入协同的任务管理功能。根据任务安排的要求协作完成各自的文档内容。接下来以任务成员“”为例，介绍如何通过任务管理操作完成任务。2. 首先的邮箱会收到一封邮件。邮件会说明任务的详细信息及快速任务的。点击，可以快速进入协同查办任务信息。任务下发提醒邮件正文3.登录的账号进入协同任务管理功能区的【待办任务】菜单。列表中会出现“2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性”的待办任务。待办任务列表4.接下来将查办信息，并根据要求完成文档的编写工作。在【待办任务】菜单中，点击“2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性”的任务标题。进入【查办任务】界面。查办任务界面

25、5.在【查办任务】界面，有【任务详情】、【协作文档】、【留言】、【任务日志】、【任务审核】五个功能页。具体每个功能页的内容接下来将会一一介绍。在【任务详情】页，查看任务下发时设置的各项信息。可以看到项目经理规定的6.开始结束时间、任务成员、分工说明及任务要求等情况。点击【协作文档】页，查看到任务的协作文档库。下图中可以看到新建任务时，项目经7.理添加2013 年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性.docx。待办任务协作文档库点击【】按钮，可以对文档进行操作，在上完成各自安排好的文档工作内容。8.具体操作与文档库工作区操作的方式一致，协作文档库的文档（Word、Excel）支持多成员同时协作

26、编辑，文档内容同步实时更新。同时，任务文档库下方还提供文件上传控件。可以把完成工作中收集到的资料上9.传至文档库，向任务成员。选择本地文件部分参考资料.doc点击【提交】按钮。成功上传部分参考资料文档点击【任务留言】页，如果在工作中遇到什么问题需要提醒任务成员或者向项目经理反10.馈，输入内容点击【发送】即可。讯息内容即时刷新，可以查看到所有任务成员的留言信息。例如需要一份往年中国WCDMA 新建工程可行性作为参考，就可以直接在留言中提出。其他有相关资料就会在协作文档库中上传共享。任务留言信息。下一章节任务审核将会详细讲述。点击【任务审核】页，查看与任务审核11.12.当工作完成至一定阶段时，

27、可以更新任务进度，以便项目经理随时查看工作进度情况。在【任务详情】页，拖动进度条至 68%，点击【更新任务】。说明自己负责的任务已经完成 68%。任务进度更新与此同时，其他任务成员可以用自己的账号登录协同作业，通过“任务协作库”完13.成各自的文档内容，并及时更新各自的任务进度。在任务即将到期时，系统会以邮件的方式提醒成员，有即将到期的任务需要处理。起到14.督办的作用。任务到期提醒邮件正文3.2.4任务进度跟进及（项目经理）在以前的工作方式中，作为项目经理在任务时间长达一个多的时间内，需要经常性1.一一通过邮件、或 IM 的形式，询问项目组成员工作的完成情况，还有特地抽空提前审核每一个成员文

28、档成果的完成质量，有问题尽早指点改进。现在借助“任务管理”功能，可以大大简化项目经理跟进任务进度、任务执行情况、2.文档成果的步骤操作。以下将以“项目经理”的角度，说明是如果通过任务管理来对任务成员的工作进行管理。以项目经理“张铁山”的账号登录，在“2.2.2 新建任务”章节中提到，新建并下发任务3.后，在项目经理的【已下发任务】菜单列表中，会有新任务的信息。如下图所示：状态“进行中”，说明任务已经在开始的时间内，项目组已经在完成中。进度 55%是任务总进度，具体数值为任务成员各自的任务进度百分比之和/任务人数。点击任务标题，进入【查看已下发任务】界面。已下发任务列表项目经理进入【查看已下发任

29、务】界面，界面与【查办任务】的界面类似，增加【任4.务图】的选项卡。在【任务详情】页，显示任务的计划开始、完成时间、任务安排、总进度等信息。查看已下发任务界面文档成果：点击【协作文档】页，由于协同文档支持多人协作编辑，实时更新。5.所以每个成员各自编写的文档内容都会实时更新并同步显示。项目经理只要打开2013年中国WCDMA 主体网络新建工程可行性.docx这份文档，就可以查看到所有成员的文档成果内容，及时指正。免去以前对项目组文档逐一审阅的繁琐操作。协作文档库文档交流沟通：点击【留言】页，与待办任务中的操作一致，可以查看到任务所有留言，与6.任务成员进行交流反馈。任务留言任务进展：点击【任务

30、日志】页，这里任务的执行情况与变更情况。例如成员7.“”更新任务进度、删除文档等操作都会将事件内容、操作时间进行。项目经理可以项目组是否有按照要求完成任务，操作是否符合规范，将责任准确至每个任务成员身上。任务日志执行情况8.任务进度图形化展示：点击【任务图】页，项目经理实时把握任务计划开始、结束时间，查看每个成员的具体进度。通过“任务图”对任务的可视化管理，使每个人的任务进展及完成情况一目了然。图形化进度展示图9.通过一系列的方式对已下发任务进行有效地管理与，使得项目经理再也不需要像以往一样把大量的时间浪费在不断地跟进任务进度、文档成果整合及审阅上。只需要进入通过“任务管理”系统，点几下鼠标，项目成员的完成情况了如指掌。并且所有任务数据信息在系统中，有利于后期数据查询与文件归档。3.2.5任务提交及审核（项目经理/任务成员）当项目组成员完成编写“可行性分析”文档的工作后，接下来则是通知项目经理任务已1.经完成，并提交输出的文档给项目经理进行审核。同样借助任务管理系统来完成这部分的工作，同样以任务成员“”为例，完成了2.编写文档的工作并提交项目经理审核。在【查办任务】界面，