物资管理信息化系统管理规定

1、鲁南矿业公司物资管理信息系统管理办法（试行）为了加快鲁南矿业公司数字化发展进程和适应形式的发展需求，更好的利 用计算机技术进行物流管理，使公司的物资流管理工作纳入程序化、网络化、 资源共享化，对物流数据的传送将全面实行无纸化，提高工作效率，提高公司 整体自动化管理水平。公司自2007年元月起开始应用“鲁南矿业公司物资管理 信息系统”，该系统从材料计划的申报、审批、汇总，采购计划的制定，领料单 的申报、审批，材料的入、出库管理等都可通过网络进行高效、快捷的管理。 为了保证系统的整体推进和稳定运行，充分发挥其作用，结合公司物资管理 规定特制定本办法（在鲁南矿业公司施工有材料需求的单位同样适用本办法

2、）， 望各单位认真执行。第一章物资需求计划申报、审批管理一、物资需求计划的类别公司各材料需求单位物资需求计划的申报分为月度计划、追加计划、技措 项目、临时紧急四种。月度计划：材料类为每月28日申报下月需求计划。备件类为每月25日申报下月需求计划。追加计划：各单位每月可追加三次。临时紧急：属临时出现或设备突发事故。技措项目：各单位技术、设备改造，设备大修等项目，必须10日前申报用料计 划。二、物资需求计划的申报、审批材料计划申报审批人的设定，根据单位设定二级审批，第一审批人为本单 位分管负责人，第二审批人设定为供销部门相关业务负责人，计划申报要求材 料与备件分开上报。最后审批人为供销相关业务负责

3、人，顺序不能颠倒。外围单位材料需要计划的第一审批人为鲁南公司相关业务，第二审批人为 供销相关业务负责人，顺序不能颠倒。材料申报必须保证材料的名称、规格型号、数量的的正确性，在材料计划 未被审批前可以进行相应修改，进入审批程序后，将不能进行再修改，当申报 材料为仓库原来不存在的新材料时，先通过供销部增加此物资材料的编码及材料名称、规格型号等。1、各单位根据生产、技措项目的需要，由各单位材料员申报物资需求计划， 计划申报后，由本单位领导审核确认，最后由供销部相关业务负责人审批。2、机关各部室、医院每月28日前申报下月物资需求计划，无特殊原因中 间不得追加。3、东方管业自行进行市场采购。如需要领用物

4、资可每月28日前申报下月需 求计划，中间不得追加。4、外委工程物资需求计划的申报、审批生产部计划业务、项目办根据公司生产建设工程，确定外委施工队伍，每 个施工队确定专人进行工程用料计划申报、材料领取，要求工程施工前10日中 报整体工程用料计划。施工周期长的工程每月28日前申报下月物资需求计划。 零星工程于施工10日前申报整体工程用料计划，中间不得追加。特殊情况经专 业管理部门同意可追加一次计划。材料计划申报由施工单位领导审批后，同样 通过鲁南物资管理信息系统进行材料中报，第一审批人：建设工程由计划业务 审批，地采工程由项目办审批，最后由供销部分管领导审批，顺序不能颠倒。5、为了保证系统的稳定运

5、行，在系统试运行过程中，将实行纸质与电子网 络同时申报材料需求计划的办法，内容必须一致，在试行过程中只有两种方式 同时申报且计划内容一致才给予列入公司采购计划采购，否则不予采购，造成 损失单位自行承担责任。待系统运行正常后取消纸质材料计划上报。第二章物资采购计划的管理一、根据各单位申报的物资需求计划，由相关人员对所有单位的审批后计划 汇总后，申报物资采购计划。二、物资采购计划的审批由供销部业务领导或主任审批后形成公司物资采购 计划。三、按照公司规定大宗物资必须经过招标后方可采购，零星物资须经过比质 比价后方可采购。四、必须按照招标确立的供货商采购，不得随意选择供货商。五、所有采购物资要求必须附

6、带随货同行单，一式四联，仓库、财务、供销 各存一联，原则上要求发票与货物同时到达，不能及时到达的，要在月底结帐前必须到达。帐务处理按照谁经办谁处理的原则，不得形成呆帐、死帐。第三章物资的仓储管理物资的出入库管理时，各相关人员根据自己的权限各负其则，不得用它人 帐号进行出入库。物资的出入库没有特殊情况时，一般要求当日下班前入帐或 随领随出库，下班后不能再进行数据的处理。物资入库、出库时，如出现差错， 将不能进行修改，必须经领导批准后用用负数冲减后更正，必须注明原因。临 时入库物资待手续其全后必须及时办理临时入库转正式入库手续，有相应出库 的同时将临时出库转为正式出库。在入出库过程中有新增物资名称

7、、新增使用 单位、新增供应商时供销部业务相关人员及时办理增加手续。一、物资验收程序：供应厂家及供应商将物资送到（或自提）仓库后，保管 员首先进行质量验收，包括：物资采购计划、产品质量合格证、质检报告，然 后根据供应厂家和供应商提供的随货同行，核对物资名称、规格型号、发货数 量，并填写实收数量（如发票已开，发票与实收数量不符，欠货方填写欠条，下次供货时补齐，如发票未开，开发票时应按实际数量开具）。双方认可后在随 货同行上签字，送货人应将随货同行结算联、业务联送交供销部业务部门办理 结算业务。如质量出现异议或物资规格型号不符，验收人员要反馈供销部业务处理。二、物资入库为了确保新采购物资入库的及时性

8、、正确性，验收合格的物资要求必须当天 入库，供销部每月必须不定期进行抽检、核对相应物资入出库情况，并做好记 录。1、正式入库：经验收后有随货同行单，保管人员根据随货同行单上提供的 物资名称、规格型号、数量、金额办理入库手续（入库金额为不含税价）。办理 入库时必须填写并确保物资名称、规格型号、数量、金额、采购人、供应商的 正确性，并做到无遗漏项，在同一入库单中，只能使用一个入库单号并将单号 写在入库单上以备将来查询。2、临时入库：货到无发票和随货同行单时，办理临时入库手续，注明供货 方的厂名，以便将来正式入库。三、物资出库1、正式出库：根据领料单中的领料单位、物资名称、规格型号、数量，在 库存中

9、查询是否有相应材料，核对数量，当库存中数量大于实际领用数量时可 直接办理正式出库手续。2、临时出库：当领料单中的某一规格型号物资的库存量小于实际领用数量 时，若临时库中存在并满足时，可以办理临时出库手续。待物资正式入库后， 及时转为正式出库。第四章领料单管理一、领料单计划的申报、审批在领料单与网上申报领料并行运行过程中，领料单与网络申报领料明细必 须同时申报，内容一致，在并行运行过程中只有两项同时上报才给予发料（供 销部门及相关部门、人员必须进行领料单签字和网络审批），否则不予发料，造 成损失单位自行承担责任。待系统运行正常后取消领料单发料，全部实行网络 申报领料。领料单审批人的设定，设定二级

10、审批，第一审批人为本单位负责人，第二 审批人设定为供销部门相关业务负责人，顺序不能颠倒。要求领用材料与备件 分开申报领料。外围单位材料需要计划的第一审批人为鲁南公司相关业务负责人，第二审 批人为供销相关业务负责人，顺序不能颠倒。二、领料程序根据各单位申报领料单的情况，经过二级审批后形成审批后的领料明细表， 由供销仓库打印最终审批后的明细表，凭此明细表到仓库中进行领料，领料人 与发料人必须仔细核对物资的规格、名称，数量，确认无误后由领料人在明细 表中签字（出现修改时双方必须在表上签字），并以此做为出库依据，留存明细 表。第五章其它一、帐户管理各单位根据自己的实际需要及鲁南矿业公司管理的实际需要，

11、申请开通或 注销帐户，申请或注销帐户必须注明原因并加盖单位公章上报供销部业务部门， 同时通过邮件进行相应发送。供销部根据申请填写帐户开通或注销表单，加盖 单位公章上报到生产技术部相关部门，同时通过邮件进行相应发送，生产技术 部根据表单开通或注销帐户。所有物资系统使用人员必须妥善保管自己的帐户密码，帐户开通后初始密 码请立即修改，如密码泄露造成损失，由个人自行承担责任。各单位负责人必须在本单位物资系统使用人调离或调入本单位时及时中 请注销或开通帐户。外围单位施工完毕撤离公司或进行入公司施工时，相关业务部门及时协调注 销或开通帐户。二、物资编码、使用单位、供应商管理在系统运行过程中，有新增加物资、

12、新增加单位、新增加供应商时，由供 销部相关部门进行相应编码并及时增加，增加编码必须符合相应编码则，新增 加部分必须有纸质的存档，并将其月底交生产技术部存档。对所有已经存在的 物资编码、使用单位、供应商不能进行修改、删除。生产技术部负责及时监督、 检查。三、系统功能的扩展系统运行正常后，根据实际需要增加其它功能时，由生产技术部负责审核 功能的可行性，并确定功能的扩展情况。四、系统数据的维护为了确保数据的安全，生产技术部必须每周对物资系统的数据进行一次备 份，数据的备份必须在正式下班后进行。当数据遭到破坏时，必须及时进行备 份数据恢复，并分析原因做好记录。第六章 考核1、所有申报材料计划内容必须按

13、规定要求填写，规格、名称、数量必须准 确无误（申报错误责任由相应单位承担责任），视情况并扣单位100-1000元，相 关单位负责人0.2分。2、物资材料申报月度计划、追加计划（含计划外）计划外使用物资等相关 考核安照原物资管理规定进行正常考核。3、外委工程计划考核：要根据生产建设的实际需求申报物资需用计划，凡 造成物资流失，按照流失物资2倍金额扣施工单位工程款。提报的物资3个月 未领用，造成积压，因施工方提报计划不准造成积压，按造成积压金额30%扣 施工单位工程款，因我公司原因造成物资积压，追究相关责任人的责任。4、出现下列问题每人次扣责任人100元。无需求计划进行采购的；随意选择供货商采购计划未审批而实施采购的5、物资采购发票到达率月度不低于95%,每高于一个百分点扣供销部100 元，扣相关负责人0.1分，年底到达率要达到99.5%。发票到达率完成年度指标， 相关负责人各加0.5分，奖供销部500元。6、仓库的入出库管理要求工作认真，细致，帐务处理无差错，工作不认真 造成无合格证、残次物资入库，每出现差错一次视情况按规定处理。物资的入 出库必须当天记帐，入出库差错率月度不能高于0.5%，控制较好月度奖供销部 100元，差错率每提高0.5个百分点扣供销部100元。7、生产技术部负责所有物资管理应用点网络的畅通，负责及时备份数据， 负责系统帐户的管理