行政接待流程

1、行政接待流程一、目的为树立公司良好形象， 扩大公司对外联系和交流， 本着“热情礼貌、 服务周到、 厉行节约、 对口接待，严格标准，统一管理”的原则。二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理人力资源部为公司接待工作的归口管理部门， 负责接待工作的安排和管理， 拟定重要来宾 的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后， 可提前 2 天邮件报人力资源部，并协助拟定接待计划， 及时填写会议预约申请表 （表单见附件二），有特殊需要的要在日程表中详细注明，需公 司领导出面、人力资源部部协调的重要接待，应提前 1 天告知相关接待人员。四、计划与准备1、

2、人力资源部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾 职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表, 酌情安排接待标准。 （详情请见附件一）2、人力资源部根据来宾实际情况，按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时 间及场所。3、人力资源部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排用餐标准；提前按接待标准 预约好来宾下榻酒店。4、人力资源部根据情况计划安排来宾游览路线、娱乐项目等。5、人力资源部根据会议需要，提前准备好会议所需物品，如：设备、会议资料、办公用 品、茶水等。6、人力资源部根据情况安排接

3、待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从人力资源部 经理和主接待人员协调安排，统一调度。7、人力资源部根据情况提前购买车票及机票。五、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间， 提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方， 不时左侧回身，配合客人脚步， 转弯处伸右手示意， 并说“这边请”。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主

4、人，先领导，后同事。9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 详情请见附件三服务礼仪 PPT六、注意事项接待中涉及机要事务、 秘密文电、重要会议， 要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司 情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。七、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息， 将与来访者交流中取得的信息汇总整理， 提取其中对 公司有价值的信息交有部门领导。附件一:行政接待流程序号事项接待申请确定接待类别细则申请人需要提前两天邮箱申请客户来访接待，填写会议预约 申请表确定来访接待类别，公司根据工作的需要安排接待人员，肩负

5、接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。负责人申请人人力资源部部门负责人人力资源部根据与部门负责人沟通内容进行安排行程确定行程安排获取信息：接待类别、是否用车、住宿、餐饮、礼品等提供信息：路线指引、泊车位置等；接待人员人力资源部接车（接机）人力资源部根据实际情况安排接待车辆，协调安排，统一调度。安排住宿、餐饮根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮接待人员 人力资源部接待人员 人力资源部会议用品准备根据接待需求，提前安排好会议中所需物品： 设备（电脑、投影仪、插线板、音响等）资料（企业简介、宣传片、会议材料等）办公用品（纸、 白板笔、签字笔、黑板擦等） 茶歇用品（红茶、绿茶、咖啡

6、、纸巾、杯子等）接待人员人力资源部主动招呼、来访登记、迅速联络（详情见服务礼仪PPT引领安排贵宾接待：前台迎接来客于招待室，公司领导陪客接待。 业务接待：业务部门主办人员迎接客户于商务室洽谈。接待人员人力资源部普通接待：相关来访部门接待并服务。请来访者到接待处等候，给客人泡上茶水或矿泉水，如是重要 客户，需茶水安排及时进入会议室添水。人力资源部会议结束礼品：来访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的 纪念品， 一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送行：须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。接待人员人力资源部清洁：接待完毕后，及时清理会场；电话回访，后续跟进，信息反馈，及时总结。后续工作适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。接待人员附件二:会议预约申请表申请申请部门信息申请人对接负责人申请日期董事长 口 总经理 口 部门经理口 业务员口 一般职员安排对口部门接待协调部门来访目的来访来访公司名称信息来访人数姓名到达日期预计离开日期性别电话备注访客信息接待类别贵宾接待业务接待口普通接待接待是否用车接机（机场、火车站）口市内用车（观光旅游）口其它用车时间是否住宿住宿付款方式接待用餐安排用车时间是否公司支付公司宴请月日时分口客人自行支付口协助预订要求餐饮费用标准礼品名称礼品