工程设计与管理文秘入门

1、在信息社会的今天，许多人是通过电视、报纸、杂志等大众宣传媒介来认识的。然而，无论是在那些令人扑朔迷离的电视剧中，还是在那些情节波澜起伏的连载小说里，人们看到的大多是一些身材修长、容貌姣好的年轻女郎。她们穿着时髦，身手不凡。当然，也有一些人认为缺乏个性，默默无闻，专为人作嫁衣裳，这就使成为一种既让人熟悉又不了解的职业。究竟？的职业特点是什么？都做哪些工作？一、的涵义（一）宫中秘藏之书在我国古代，了管理这些秘藏是指皇宫里珍藏的资料，而不是指人。 东汉后期，设置监”，的官府，名之为“监”。主管称“令”或也称“地位相当于“卿”，职务相当于馆长或者馆馆长，副职为“丞”，分管官员名为“郎”。此时的，已发展

2、为不仅指物，也指机构、指人了。但和近代的意义还是不同的。中国古代几千年的历史上有许多相当于现代的职位，但它们都不叫，而被称为“史官”、“御史”、“尚书”、“掌书记”或“中书舍人”、“翰林学士”等等。真是叫的不是，不叫的却是。我国有现代意义的为首的临时。（二）辅臣、机构和工作，始于 1912 年临时处，配备有时期。以长和参照欧美政体，实行总统制，在总统府下设的英文名词是secretary，在西方国家，通常有“大” 和“小”的说法：和印玺、掌管Secretary：“辅臣”。原指在英国国王身边参与机要政务、掌管宫廷内务的文职大臣。后来沿用为世界许多国家主管事务的部长或常务副部长。如欧美国家有“国务”

3、The Secretary of Se 又可译为“国务大臣”（国务卿）。、坦有“”，实为部常务副部长。secretary：泛指“帮助上司处理文书和事务的（三）行政职位”。在现代中国，一直被当作一种行政职位，被看作行政的一部分，而且是的一部分。各级机关都设长和，大中型国营企业和事业则设和。（四）社会职业均属国家，长属于政务类，一般则属于事务类与工人、农民、教师、工程师、等一样，已经成为一种社会职业。所不同的是，职业不仅存在于某一个行业领域或者某一类组织机构中，而是在工、农、兵、学、商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构中，大多都有，都需要工作。属于第三产业(服务性行业)，以其处理文书

4、、事务的知识与能力以及管理社会为社会服务。不仅服务于机关、社会团体和企事业，也服务于私人。：是指以全面处理信息和事务的方式直接辅助该定义可从 3 个角度来理解：者（或雇主）实施管理的。服务的根本对象是者。活动的基本方式是处理信息和事务。活动的根本性质是辅助性。二、的职业特点不论是机关、企事业或是私人，也无论的类别和层次，其工作性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点。（一）辅助性（根本性质）辅助，是指在主导的、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。就是处于助手的地位，他的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的也终究是比他更高一级的的助手。

5、各级各类都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。（二）综合性（全面性）所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。工作就明显地具有综合的性质。既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。（三）有人戏言：企业、私人的性（事务性），姓“秘”名“书”，一离不开，二离不开文书。不管是机关、，其工作内容都或多或少地涉及到机要和，或者是个人的隐私。所以，保守就成为的首要职业道德。性）（四）服务性（职业属于第三产业

6、，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。1985 年的提出了工作要做到“三个服务”：长会议（1）为本机关和机关服务；（2）为本机关其他平行的服务；（3）为下级机关和人民群众服务。通俗地说，工作应为“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为、为上司、为雇主服务，但也不能忽视的另外两个服务。只有认清工职业的四个特点，才能摆正自己在机关、中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各作。三、的工作内容（一）管理简单来说，就是操办设备的使用和管理、接打工作中的有关事务和实务，例如、时间管理、值班工作、印信管理等环境管理、（1）环境管理环境包括人文环境和物理环境

7、。人文环境指由营造出的和谐舒心的工作气氛，它是的软环境。理想的应该是温馨与和谐的，这种温馨和谐首先表现在的团队精神上，大家既各司其职，最大限度地发挥自己的潜能，同时又精诚团结、互相协助、造上。一是协力，做好工作。其次，这种温馨与和谐还表现在成员人际关系的营与的和谐相处，作为助手，要自觉地与联络感情，与领导人建立良好的关系，及时与沟通，尊重体谅；二是与同事之间的相处。要与同事沟通相处，坦诚相待，同事有了难处要伸手相助，同事有了成绩要祝贺，要心胸宽广，不计较个人得失。三是守承诺，以自己的完善的服务，为与外部的接触。要热情、耐心、负责、信广结人缘，赢得信誉。同事，要加强品格修温馨与和谐的养，注重自身

8、素质，拓宽心理容量，保持乐观自信的态度，这也是营造工作气氛不可缺少的。物理环境的管理。的布局要从实际出发，根据的规模、作用、人数、工作程序、工作要求等方面来具体安排各种设施的数量和摆放位置。原则上要求美观、整齐、适用。灯具要光照明亮，窗帘要朴素，颜色柔和并有利于保洁，桌上物品要摆放适当有序，室内要有适当的绿色植物。每天上班后，整理自己和上司的（2）办公用品和设备管理办公用品的管理。保证办公用品适时、适量、按需要，并对办公用品进行科学有效的管理。办公用品具体分类为：纸簿类消耗品，办公复印纸、信纸、信封、笔记本、复写纸、卷宗、纸；笔尺类消耗品：铅笔、钢笔、签字笔、橡皮、胶水、胶带、章、日期章、日期

9、戳等；装订类消耗品：大头针、图钉、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机；办公设备耗材：墨盒、色带、硒鼓、优盘、光盘等。采购办公设备和用品时，要提出申请，填写办公设备（用品）申购表，说明购买理由、型号和数量；将申请表交由财务部门，确认采购费来源，财务主管签字后交采购；根据价格、质量、服务和可靠性选择供应商，签订供货合同；收到货物后要填写入库单，库房要签字；会计部门收到后，对照交货单、入库单和订购单，货品与数量相符，经财务主管签字批准，支付货款。办公用品的库存保管与库存的余额，学会使用库存出货卡和库存卡三卡一致。办公设备的使用和管理 办公机械设备和电器设备有好资产登记，二是定时定人负

10、责。每次物品或接收时都要填写库存控制卡，并该项，填写库存卡，保证填写的办公设备和办公用品的进货卡、机、复印机、传真机、保养；三是科学合理使用。、数码相机等，一是要做（3）接听管理三声内拿起话筒按照国际通用惯例，响铃不过三。长时间不接，不但对打的人不礼貌，还会使为开放式布局，铃对方以为无人接听而挂断，可能导致公司失去一些机会。如果声也会影响其他同事的工作。如果让对方等了一会才接听，拿起话筒后要赶紧方道歉：“对不起，如果是久等了。”但也不应该铃声刚响起就立即接听，因为对方往往没有心理准备，打进的，铃声初响立即接听容易掉线。为了延长机的使用，正确的方法应该是在响铃的间隙拿起。拿起话筒，问候并自报家门

11、。接听首先应该说“您好，我是*科的*，请问您是哪位？”语气要礼貌友好，热情周到，不能态度生硬、简单。确认对方，合适内容，做好。接听应该养成一手摘机、一手拿笔，随时的。要记清：来电时间（准确到几点几分）、对方、回电号码、内容要点、接话人签名、处理结果（传达给上司、再来或回）。对重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要准确，并复述一遍，和对方核实，确认无误。如果是陌生来电，对方问“*经理在吗？”不能随便回答“在”或“不在”，应该反问对方：“请问您是？”在明确了对方、和目的之后，这样回答：“请稍等一下，我去看看*经理在不在。”放下话筒后，马上向汇报，并如何答复。结束通话。礼貌用语“再见”、“

12、您了”，放的动作要慢，不要匆忙把挂断。 一般情况下，要等对方先放下传达，如果对方是长辈或上司更应该如此。请来听。把转给时，要把来人的、所在以及来的目的汇报清楚。不在。不能简单挂断了事，也不能这样回答：“他还没有来上班”或者“我还没看到他”。正确的处理方法是：说明不在的原因和回来的时间；询问对方是否可以由别人代接或者委托自己；询问对方是否愿意留言或是否愿意另定通话时间。授意不接的。既要有原则性，又要有技巧性。可以回答：“*经理出差去了，今天不会回来，请问您有何事？”如果对方追问：“*经理明天会不会回来？”应该婉拒：“我对他明天的日程安排不太清楚。请问您紧要的事，可否由我转告？”如果正在开会，“正

13、在开会，请问您是否有急事？”如果对方确实有急事，应暂时把保留或挂断，再去会议室该如何处理；如果正在会客，不能照实说，应该回答：“*目前不在这儿，请问您是否有急事？”如果对方确实有急事，应说“请稍等，我去找找看”，然后去会客室向。正在开会或会客时，不能当着客人或与会人的身边贴着耳朵说话，正确的做法是将电员的面大声向汇报的内容，也不能到话内容写在便条上，当面交给一下。”拨打。同时向客人点头致意，并歉意地表示：“对不起，打搅准备通话提纲。打出前要做好准备，人名、地名、时间、数据要核实无误，必需的资料应放在手边。尽量在对方的上班时间，找合适的时间，打给国外的应该考虑时差。核查拨出号码。打前应该先熟悉一

14、下对方的号码。，问候并自我介绍，确认对方。拨通应该先问好，接着自报家门、或者工号，要请谁接等。如果要求的通话人不在或者不方便接，简单事项可请接听人记下并转告，或者请接听人转告回电或另约时间再打。陈述内容，并复述核实。说话应该吐字清晰，音量适中，速度不快不慢。重要的内容请对方道别，记完再请对方复述核实。通话结束，应说“”或“再见”，方可挂断。（4）值班管理在办公时间之外以及节假日期间，在里处理一般常规性或者非常规性事务的工作。主要任务有：处理来函来电；接收和传递信息；公务接待；处理交办的其他事务及一些突发性事件。编制值班表。值班表示例。做好值班：值班（来电时间、来电、来电、等）、来电内容、处、来

15、访事由、联系方法）。理结果、记好值班人署名）、记号值班接待（来访的（认真登记外来的信函、电报、反映情况、（5）日程安排将上司的各种会议情况、安排、个人活动制定日程表，有年度计划表、月内计划表、周计划表和日程表等。年度计划表，公司在一年中的例行活动或者公司所属母公司在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，要事先列入表中；月计划表，从全年计划表中抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的活动；周计划表，正确填写会议、等预定活动，包括时间安排。在周末要向上司下周计划，并得以确认；日程表，一天下午或者当天清晨，根据周计划表，抄制当日日程

16、表，并于前一日或者当天清晨得到上司确认、计划表要设日期、时间、地点、预定事项、备注。工作日志示例。出差。要为拟定交通计划（了解出差的目的，一行有几人，目的地在哪里，出差的时间多长，要在哪些地方停留，查明出差交通费的报销标准、确定交通工具、了解中途是否转车换乘，要把换乘的时间预留得充足一些）、组织购票（飞机票应该至少提前一周，买好票后，要确认票面上规定的时间与实际起飞时间是否一致，如果不一致应及时更正或退票）、住宿安排（预定房间时应该考虑到的报销标准、工作需要、住宿与、与办事地点的远近）、拟定出差旅程表（王总经理出差旅程表）、到财务部门预支旅费、准备出差时应该携带的物品等。出差当天，提前安排交通

17、车，准时把出差途中协助整理出差（6）送到车站或飞机场，确认飞机起飞或火车发车的时间是否提前或延迟。办理业务，搞好生活服务。出差回来整理出差票。财务部门报销，或和介绍信的管理公章具有标志、法律、凭证等作用，是机关职责权力的象征，介绍信用来证明本员工的，以便联系业务，开展工作，因此公章和介绍信一般由部门专人负应由保管人责保管，应该放在带锁的抽屉或保险箱内，随用随开，用完即上锁，员随身携带，不可委托他人代管，更不能私自将带出；主要加盖公章，用印人必须填写“用印申请单”，经办或经的专人审核签名批准，一般证明用印可由款处盖章，带存根的介绍信证明信要分别盖骑缝章和（7）零用现金的管理批准；正确用印。正式公

18、文只在文本落落款章；用印以后要进行用印登记。用来支付本市交通费、邮费、停车费和添置少量办公用品。保管和支付备用的责任。必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期，收据取得现金后要负起、金额，支出现金的日期、用途，零用现金凭单、金额、余额等；需要使用领取零用现金时，应填写零用现金凭单，提交花销的项目和用途、日期和金额；认真核对零用现金凭单，经行政主管签字后，方可将现金给付需用者；认真核对领取者提交的等凭据上的用附在零用现金凭途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将等单后面；每支出一笔现金，都要在零用现金账簿上；当支出的费用到一定数额或月末，到财务保险部门报销并将现金返还到零

19、用现金箱中进行周转。（二）文书工作（1）处理以本名义制书的过程。包括草拟、拟制、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、处理办毕文书等程序。对外发出的公文，首先要拟稿。要求能够撰写事务文书和专业文书。事务文书包括类文书（、启示）、信息类文书（简报、消息、会议）、信函类文书（请柬、邀请信、贺信、感谢信、传真、备忘录）、计划总结类文书（计划、总结）和讲稿类文书（述职、稿）。专业文书，例如商务文书，有经济合同（购销合同、承包合同、贸易合同等）、等。（市场、可行性等）、文书、产品说明书、招标投标书收文处理对收到的文书的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文书整理归档将在现实

20、工作中已经处理完毕的并具有一定利用价值的文书材料，遵循其在形成过程中的规律，保持它们之间的有机联系，区分不同的价值，以“件”为盒、归档的过程。，分类整理并进行装编制分类方案类目：在一年的实际文件形成之前，事先根据机构工作活动的规律，预测下年度可能形成的内容，按照文件整理原则，拟制出来的归档文件的类别和条目。一般的分类法：年度机构（问题）保管期限。初步整理：平时整理，在一年的工作中，分阶段依据分类方案将已经处理完毕的文件材料以“件”为进行装订，并按有关类目装入袋或者夹，到年终或者第二年年初再严格按照归档要求进行调整。系统整理与归档：在每一个年度的工作结束后，档。应及时将整理完毕的文件进行归（三）

21、接待工作接待工作是的经常性的工作之一，是事务活动中不可缺少的重要内容。在全球经济，交往越来越多的形势下，接待工作显得尤为重要，接待工作的质量将直接关系到组织机构在人们心中的形象和声誉。所以巧和方法等方面的知识。要掌握接待工作的程序、日常接待工作的技了解情况（/人数/迎接来访客人/级别/目的）、制定接待方案、做好准备工作说好问候语、做送别预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍针对不同类型的来访者采取不同的接待方法：对于预约来客，客人到达时，应立即热情接待，将其引入会议室并通报上司知晓，如果是陌生客人，应充当介绍人，按照介绍礼节介绍双方相识；对于未约来客，应问明对方来意，并把客人的来意传达给

22、相关的。同意见面并时间允安排客人直接与会面。时间不合适，让对方稍等或者另外选择会见时间；对于不速之客，要采用冷处理的方式，先稳住对方，平息他的怒火，带对方的情绪稳定下来之后，再了解清楚对方来访的真正意图和他发火的原因，然后依据具体情况谨慎处理。（四）会议组织（1）会议准备制定会议计划When时间，提出会议召开的时间，确定召开会议时间的长短。要告诉所有的参会，会议开始的时间和要进行多长时间，这样能够让参加会议的Where地点，是指会议在什么地点进行。很好地安排自己的工作。Who人物，确定会议的规模和规格，提出与会范围或，确定、发言人。出席，是不是以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来

23、参加，公司这边已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。What会议议题，就是确定会议要的主要问题和要议定的事项，会议名称一般包括会议主办的名称、会议的和会议的类型，例如“*公司经贸洽谈会”。有的会。例如“*公司*年全体员工总结大会”。的类型、目的，需要哪些物品和材料，比议名称还可以包含时间和范围等Others会议物品的准备，就是根据如文件、纸、笔、笔记本、投影仪等，是否需要做会议等。，是否需要用餐或咖啡、小点心根据以上内容拟定会议日程，日程安排大体包括时间（具体到小时和分钟）、内容和地点三大要素，有的还要写明活动或等。根据会议的日程安排与会议规模编制会议，分为会议费（场地、茶水费、设备）、培训

24、费（的讲课酬金）、资料费（文具费和资料印刷费等）、食宿费、交通费等。会前物品准备会议文件准备：准备会议资料和会议用具（麦克风、投影仪、签到表、烟灰缸、笔记本、笔、牌、会议胸牌等）制定和发出会议通知：会议通知应该包括的具体起止时间、详细的会议地点、会议的议题、参会的对象等。一般应当发出件通知。通知，也可以当面告知、打、发传真或电子邮选择与布置会场：要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行，大小是否合适；交通是否便利，是否有足够的停车位；确认与检查会场内的灯光设备、音响设备、空调设备、设备等。布置（会场分为相对式：“而”字形会场、礼堂型会场；全围式、半围式、分散式）与装饰会场（台、会场背景的装饰

25、，例如张贴标语、布置花卉、悬挂气球、调节灯光等）安排会议食宿。（2）会中管理与服务彩色会前检查：摆好牌、在宾馆或者酒店的大门口设置进入会议室的示意板。组织签到：接站、签到，确认出席者、与延迟未到者的联络。会议服务：协助正确使用会场设备并会议用品、提供饮料和茶点、会议（用笔和纸或者笔记本电脑做好会议文娱活动等。（3）会后扫尾，用笔来补充手工），安排合影、组织参观、会议用品、文件资料的收集、清退和立卷归档；会议经费结算；安排与会返程；整理编写会议纪要（是如实记载，纪要则是根据会议的，用准确而精炼的语言综合记叙议事要点和决定事项，是在会议评估与总结。的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件）；（五）

26、研究准备阶段：明确调研目的（题目）（如何降低产品成本、提高经济效益）、选择调研对象（好中差各十个）、选配调研问卷和表格、准备相关信息资料、编制确定调研计划、设计实施阶段：联系确认对象、实施、阶段性小结并复查验证结果研究分析阶段：对材料的取舍、审定、核对和证实；分类整理，将初级信息通过技术转化为结论次信息；对调研内容进行研究分析统计；确定研究结果阶段：写作调研、调研总结（六）信息资料工作处在信息时代，不仅要掌握广阔的信息来源，更要掌握收集信息的有效方法，还要有将冗杂的信息进行整合的能力，并能将整理好的、准确的、具有内在联系的信息及时传递给包括上司在内的决策者，在收集、整理、传递信息的过程中充分体

27、现了的角色特征。收集与公司有关的信息（公司的一些经营方面、财务方面和人事方面的辅助决策活动）与上司业务有关的信息（如果你的上司是负责研发的经理，你就要收集一些研发计划、知识和技术合作的信息；上司在物方面的权限；上司出席公司内外各种会议的相关事项；上司所负责的部门的运营和管理情况）员工的信息（ 无误地传达给上司）从公司是上层和下层之间的桥梁，有责任将流传于员工之间的各种信息准确收集上司需要的信息公司外部的信息（与公司或者上司业务相关的书籍、）充当上司的目、耳、手、足，绝对不要试图成为上司的大脑。为收集的信息准确真实，不要过于加工（任职的，农场主的儿子，沾着泥巴的红皮洋葱）；避免信息污染（不做长舌妇。两经理不合，如果上司，不要主动说，如果上司问起，如实讲出自己听到的或者看到的，不要推测。“看见他们在不说