孚盟邮件客户管理业务员操作手册

1、SOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处 #/18 /18孚盟C3业务员操作手册零一三年十月上海孚盟软件有限公司东莞办事处上海孚盟软件有限公司东莞办事处o刊阴上海孚盟软件有限公司东莞办事处 #/18 /18 /18目录TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark4 引言3由0件部分3 HYPERLINK l bookmark8 【基础篇】3 HYPERLINK l bookmark10 1邮箱绑定设置：3 HYPERLINK l bookmark28 2、企业邮局的邮件如何导入到系统里面.5 HYPERLINK l bookmark52 3如何设置新建邮件模板、回复邮件模

2、板6 HYPERLINK l bookmark64 由0件日常处理操作指导7 HYPERLINK l bookmark66 1待处理的使用7 HYPERLINK l bookmark70 2、查看新邮件8 HYPERLINK l bookmark74 3如何通过邮件建立客户档案8 HYPERLINK l bookmark92 4、如何回复客户邮件10 HYPERLINK l bookmark96 5、重要邮件如何设定跟踪11 HYPERLINK l bookmark98 【技巧篇】11 HYPERLINK l bookmark100 功能一：如何使用邮件规则功能11 HYPERLINK l b

3、ookmark102 功能二：如何对邮件进行分类12 HYPERLINK l bookmark104 功能三：如何对重点及同类邮件管理.13 HYPERLINK l bookmark112 功能四：如何关注重点客户14 HYPERLINK l bookmark122 功能五：如何利用分发功能取代转发.15 HYPERLINK l bookmark130 功能六：如何做开发信的推广17零KI找杵RJMASOFT引言非常感谢您使用我司软件，希望这套系统可以给您工作带来便利性，同时也希望这套系统可以很好的帮助您管理好邮件和客户资料。在使用这套系统之前，我希望您可以摒弃之前使用网页、OUTLOOK、F

4、OXMAIL的习惯，因为这套系统将带给您不一样的思路去管理。如在收件箱下面根据客户名称建文件夹等，这不是最有效的方法，在教程里我会选择让你们放弃这种管理思路，当然我也会推荐一些管理思路给到您。我制作这个教程，结合了大量客户的使用经验，接下来的教程分为基础篇和技巧篇，希望孚盟软件可以助您一臂之力。邮件部分【基础篇】在使用邮件部分之前，您需要确定以下三个步骤（简称头三步）是否已经完成了。1邮箱是否绑定到系统里面了，并且已经验证可以正常收件和发件了；2、之前的邮件是否导入到系统里面了；3个人模板是否已经在系统设置好了。范本截图见下：1、邮箱绑定设置：1）操作流程：模块-系统设置-邮件-邮件账户设置-

5、咖亩出|点.一A站令1娠冷Kif冃戶皿白希知輿;锁检狀巳嘶册可iS幌teAaHitSS：洋可纯戰却I工悴主2）点开邮件账户设置，点击左上角，可以看到如下界面，在首页里填写好邮箱账号、密码（邮箱密码，如果网页上有改动的话，这里也要变动的，不然会收发不了邮件的）、显示名称（对外您的称呼）、账户类型（业务员选择个人的）拥有人（该邮箱属于谁负责的拥有人就是他），设置好后如下图范本：6円阳口SOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处6円阳口SOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处flJRAASOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处 #/18 /18 /18I收信设置7尢许舷鞘取拮V尤许客户體总荷允许孵詰般*允许

6、itr扳石此=冲非.务畧费求?ESL；冠哇按:筍沪时科嘶遥置附对以现旺起所牧至片抽曲启用IMAF户名5aCi20.qzfvmssgh.3otti收即岳世甌個氏后叶抿临即件it先切.hftflHU收jStfiBWl耳渤收隹间翩梱呷丄-邮件用g备&运）-UDBA3）设置邮箱的PO（收件服务）SMTP（发件服务）不同的企业邮局有不同的如163的是和,QQ的是和,具体问贵司的企业邮局供应商，设置范本如下：刼|沪yI发信徳送|瞬即件卿i=op劳器I-al.fumeMjft.DXTnPC喘口号4）设置好后，测试设置是否成功，分测试收件和发件，收件测试：点开邮件界面，点击收取倒三角，选择要测试的账号,如果只

7、有1个账号的话，直接点击收取即可，如果收取得了邮件的话，那么表示成功了。发件就不截图了，点到发件界面，发送一个邮件即可。如果设置都可以的话，那么恭喜您邮件账号设置成功。症m沏.规陰遑碍*晨观聪OS曰fEg暮詛巻報匪壮卫听百氏吕xk.相关宮户FUMA!哄SAlesO2O.q_salesOZO.q.J=viiG1CZ.llii；孚盟较件口亘土TTFLSd&F扫:啊?湖於卜与产二的事、弓|用“弗玄冋尊耐rt=列理Z弓irniTirKfrtswnTKfTiis!：n)用EnH玄:片上|口口口*ETSEBI4WSr?t=3WSEf1=fflfSdr_S*3E3tffTE現出U佚主.专业立題.削听手岂率甸

8、迂EOVi问w耿耿.HjniHDirtjCgt呼叭抄出1mUJB./(*!FITKffiSJa用齢内1ff睛屮王G刊H曰期寧HUIKHFUMAS-OFT上瞩手蜚网I主勿蛙可刃宓上:罰MiqNI=drnasQliCo,Ltd.CngguanOfflcQ)war七万江医芒二血三犖三5帖Room502.2-2ulldnoLhlang0769fotn.Jna日sEct.DE口口u”city.Tall0769-33tSaSE-aaS5SdSBfaSSSBMabi：LSa64DaiiBlMliEAxDQCmilimrrLaadM.izxfnQq.257ia41933I射用薦終再内环II以上三步做完之后，那

9、么恭喜您，可以正式使用孚盟软件了。在使用我司邮件系统之前，您需要做好以下几个改变：1改变之前在收件箱下面建立很多文件夹，然后按照文件夹给客户分类；2、改变之前内部同事邮件外来或老板/经理转发邮件给业务同事，转发是很繁琐的，用内部分发来取代;邮件与客户关系管理的无缝链接图示：圭中妄户锁圭廿间刊未碍W虫醐客户ffi聲立L客口豳工宕宅广旳客户1焙逵复晦示Wai云祥L毎蔭匚新EL件.换亲入客戶僵1辰匪客户密科件邮件日常处理操作指导1、待处理的使用每天打开系统，先到待处理查看今天收到的新询盘以及昨天未回复的询盘，待处理的意思指没有回复的邮件，只要是未回复的邮件都会永久性的到这里。用途：有效的帮助您整理新

10、询盘，清晰的知道哪些是还没有回复的，特别是一天下来询盘量多的业务员，非常直观，有序的完成相应的询盘。如图：6flJIMASOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处6flJIMASOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处 #/18 /18晒rats-：69dl:W.；.阿电巴壬粧T哀赤一FE有W石业呦牛，cISd(13)ffl回收站i：9：三1昨埜W封）氐；F?edbflckAuq.7,2013Ef丘恒弔.、蛊:门之凸回Mf牛QAhNDtT注业不吕注人f弋丢专8匚荃订走丙台底荷“虫孕元国岳77口丘=虫.丘岳任恬护EDCISTP：噩可饪I-6?P3Eshun|ie匡m回墓：Toheioforeiq-itr

11、decompaniescRqiRi!FedbckAuq.7,2015義31.【期寸黑干苕蛋檔】【亦i&且云莎H斎华日勖庇CHANNs.dli&20.jfll?i020.ni.jfll?i020.q.CleilpiZlS：1.talesOZO.q.salesOZO.Q.miDM口电旦.冲dflviIpi2l.PatrickbbrffjwFanZhshu-ijie广加罚*SF?2、查看新邮件新邮件分为老客户发过来的新邮件和新客户发过来的询盘邮件，一般推荐查看方式：先看老客户的，再看新客户的（因人而议），如果是老客户的话，要查看之前的邮件往来历史和附件历史的话，可以查看右边的联系人、往来邮件、往来附

12、件。如果是显示陌生邮件的话，需要执行流程图的第二步建立客户档案。如下图：pKHrtSBIRrEfiiEfl0G-i：i09.1720i垮為11至笛丸匕铮垢码皿11:如壬二麻申谭：BN三农坛陀d$aoOflii?-广州电幡咼一岂阔玉蛋】广轉电*顆刨鼻宦n09-241&55tira:|弋朋翼慣宦口0元+仁】Cjlfc!urqGr=flX.Wai-Vjt017OSziBQ:碧电左4B如鼻百埠L#SUE|!S.VbMartK-1607:07:竭一浜左并t進HWti-Vj1点评旨广储初王比齟射.djMipaEi!&-ddlllZI.dguipiaQi-dcbidpiEi.鼬v3|pi乩“时妃岡时去网邸C

13、D谆讦更册ED吗讦芷点萍团AauitPindodiphldev4podekilplzj血3piaiCHAMMELQRE5O.Dii呵呦irrfcrruiLmBnLLa|&】石跑E-D2比茁糞译童ILIM丽二：五年1】fcififTEZC,Wri-VjlOS-27QS27口辞用:【冲总SffiS仝昭2DHJBEERIGHTCA.W-VToa-aoj37f?F?s:班目！!/趣曬】.AV-VTM-1?血药刁奢因恨妄帝朮珂*冊戸nu=tt!ffrt*4丫芒1devipiaa.湖歸tL点蓉团.曲団dflvipii0t.deulpiZiO.deulpidO.devldddevilcizidedlplzl

14、deiclzldeMioldh电鱼IBDD)E33-6Z72羊机I叭4恥51眄関MessageBasicsandContactDetailsMessagecadeaaXTSKWsGtaDale&timee：ent2013-06-30010SJ9iGMTOS.DO；Beipng.HongKongSenderMr.jignBBhs-hahCompanymgtrDpl?Edc：ltdEmailt日匚hm匚Ue日ldgcipcok&Eifthnica醴-ccFgnjjjpm活血0MOTREPLi:ennpljfkjljar(3!TiBCsii-thra.cDmlTplAphone2S1-20-5510

15、97SMIEpit*柜圭那*TWHn冲:TVI收片人轴垃对-帖I朋元歩幻陀园观人下午来I茁元甲安大.毬院無啕貝单devlllpiizl萌竝-仙-口斗盟兀密SEE园观扎睨駁1（1Itl市一茗耳devlllpiizl2012-09-03-上老老顶帕G5蚀歸逅.devilpizi2cn-09-o.m帀方程JQ12-P9-03,-.三顶方耀2012-QEJQ.li$元荣华双苗A麗鱼月mj9.9元Filml=L咬吕卡.dlQVOpixi.nr瑞诗痔耶诗陣2012-OS-2.行舌老呗.祢荷卩为卒未渎新消息devilpiixldsvilpizidevilpiLEidvlllpiifl每BSE示匕血*握远工：

16、112）老客户新联系人建档，B2B平台和客户自己邮箱直接发过来操作与1）相同，只是在快速客户录入界面不同，点击客U牝戸快妙录入j別hi柯序血面坦匸最耳|“iftfi纭尸3*押工尸fli:声.4户主档一选择客户/联系人，如图：X，会弹出选择老客户界面，选择好老客户保存即可。上海孚盟软件有限公司东莞办事处上海孚盟软件有限公司东莞办事处 /18 #/18f密鬆软卅C痒户匚弄尸苗養叨回更十耳尸圭fSSK5J密户iWk电衽正这儿更武电衽Dragjcc4urribeaderheretogmupb?kmn!E户程尸时户冬沐RJHAFEt-KiAN品条记录：当前加b長瞬十氏唤映旬圧即復电刘斑芋也onfljMu

17、anflJCO-J_TDTenflJX.LTDDe回MMlEk.-QEM2MUJLaEHOHCO.L-tuNOhCO.LHAOEk.3時孤盂嗣兀琳珂3EJNS戊帖旦皿B匕工KfitKElmcE.LTD00,LTDW|莊尸主It為丸myiN时FUWSOX15円MSAH:ASJ峙M4firtr-ujKtmJDPF-fflFU叭HKOL.片硝FLMDCo：!蓉尸氏如HKDFTW.ET阳一jr.*al晶壯P1HGWg.LTDXOiiEJf._aDfMr瞻日羽SPRSA+SPRSA若手若手在立日朋在立日朋咅户慈3件谨址咅户慈3件谨址Wf4WWf4W帝豆匚IW5E團ffEtjN社-工閒老客户老联系人建档，

18、类似于我们手机通讯录客户更换手机号一样的，B2B平台和客户自己邮箱直接发过来操作与1)相同，只是在快速客户录入界面不同，点击客户主档一选择客户/联系人，如图：会弹出选择老客户界面，选择好老客户以及该老客户的联系人保存即可。目砂应快連抑+育户主甘C需尸越枣il4SAWWtW时ii盼客尸英兀苦Oao-aBkmiheacwhwe忆grmititrythatroijwwiiiLK345tJfSSSJ驾口粋.f.S.PffPJ7iSPlftiA农沁酯世FFLHHQHiaFlHAFiJHASCFTCRH屯.IL曲“也上工他SW北HA冃目那h姬BflHi=-ffiK沁SMJtSW-Tfl-BrLK*35P1

19、TKV4PffZMPffftlTJCX.L1DPINWN界斟hLH/KHULOiDJSZOHCfLA!CUZMLILLULi/iXt比LuDf!CDIX电适臣立日期刖佯电址竝:口SPrrJJ.答P豪系人61厲,-r唏昭客尸O页无*东拆密尸aWL-JiWSPSPrrJJ.4、如何回复客户邮件分为回复和全部回复，回复应用于该邮件发件人是客户、收件人是自己，回复时只显示单一收件人。全部回复应用于该邮件发件人是客户、收件人有多人，回复邮件需要回复多人，如图：RJIMASOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处 /18 /187甲愿狀件-上海孚盟软件有限公司东莞办事处技术部淋旭周忌结9-27收件人：denc

20、ifgzbUccortCLE.gz!Jlt；諂*口2,.尹时间；2013-09-2820:0|5_发祥人：孚姿炊件一頊建韋5al&502).gzfu.并幵馆ZD35-W-OKQQ-txmraiJ-WdKWHkEWr暮咖ElRQD;.并幵馆世讯血廉車试佩幻点m3J33-1D-Onasi.来片帰Oa-uppcrtC19igz-derg:.gz；suiopcrtCIB.gz（全部回复）5、重要邮件如何设定跟踪针对重要的邮件，如报价、合同等如果客户不及时回复需要系统提醒的邮件，可以在回邮件界面一跟踪一设定跟踪日期，届时如果客户规定时间内客户没有回复的话，软件会自动提醒您该客户没有回复邮件，提醒您及时跟

21、进。所有跟踪记录可通过SPEEDTAIK查看。如范本下图：推荐应用：该功能我一般所有发出去的报价和合同都要做提醒，这样一周下来可以很清楚的知道客户的跟进情况，有些客户没有回邮件但是在电话或SKYPE有沟通的也就非常清楚了。【技巧篇】功能一：如何使用邮件规则功能相同点：邮件规则功能相信您不会陌生，在使用OUTLOOK和FOXMAIL有使用过，就是在收件箱下面建立一个文件夹，后期所有该邮箱的邮件会自动到这个文件夹里面不同点：由于之前使用的一个客户建文件夹这种模式完全被我司邮件建立客户档案灵活取代了，这里讲的是如何最大化使用该功能。操作：首先在邮件界面-收件箱-设立多个文件夹（这里建议将阿里巴巴、中

22、国制造等B2B邮箱建立到下面即可），效果图J.1KJ(11如：，然后点击模块-系统设置-邮件规则设置-左上角新建，会出现如下界面：（这里以阿里巴巴的邮箱汇总为例）或QI缶陆叵里卫汇总动诈移动到匸査询爭件上移下移标注：规则名称：可自由填写，便于自己记忆。参数:点击右边的.一新建条件选择发件人地址或者收件人地址，由于阿里巴巴主要统计收到的，如上图选择发件人地址一等于.cn，确定即可。如果是要将某一个客户的所有邮件汇总的话（不推荐使用），需要选择发件人地址一包含（一般相同域名的所有邮件汇总，后面邮箱回填如等域名）或等于（具体某一个邮箱，如）,操作完毕后，点击新建关系-选择并且（两个条件符合后才可以执

23、行）/或者（某一个条件符合后就可以执行），其他操作如上一步。接收邮件时有四个选项：启用（打勾表示执行）标记为（与邮件标签功能一起使用，标记该客户邮件的属性，如重要等）接收时自动回复（设定好模板，会自动回复邮件给客户）接收时提醒我（打勾表示系统会提醒收到该类新邮件）；邮件归并后有三个选项：启用（同上）标记为（同上）转移到文件夹（选择具体转移的收件箱下的文件夹，如刚才收件箱建立的“阿里巴巴文件夹）；发送邮件后有五个选项：启用、标记为、转移到文件夹（前面三个与前面意思一样）自动请求回执（会自动发送回执给到客户）回复跟踪（可自定义设置天数，类似于发邮件/回复邮件界面的跟踪功能）。功能二：如何对邮件进行

24、分类相同点：一般如FOXMAIL、OUTLOOK、网页的分类，可以按照日期、发件人、主题分类。不同点：1）不能多层分类，如按照日期、邮箱来分类；2、分类种类不够灵活操作：打开邮件主界面，邮件主题/相关客户横杠，会显示四个选项：全局排序（单一排序，一般用的比较多的按日期、账号、相关客户等）分组方式（与全局排序类似）显示分组栏（可以设置多层分类，如按照日期、账号同时分类）列设置（筛选需要显示在邮件界面的字段，优化显示界面，同时可以先后排序）7乎鼎*井pf-上海孚盟软件有限公司东莞办事处宀n-序排序1（4十斥？1弐-17项，荷人桃證你-点评孔广洲电蘇冏一到因疋至.rr老本f*交:耗.主！dlpizl

25、.d&vllplzi局壊厉ilpiziO.devilpiziF1C4L9.,新口黑W号学紀2571041939尢逹壬企F、枚El日期重点讲解显示分组栏：单击点开显示分组栏，会出现主题，将需要分类的字段拖上去即可，如按照日期、账号分类段拖上去即可，如按照日期、账号分类，也自由拖动轮换丿顺序，设置好后单击横杠，关闭，也自由拖动轮换丿顺序，设置好后单击横杠，关闭主題注璋分组栏，上面的就会显示，如图：-于天片耳】JjJStt-:2571419IGqq.CDm（1封）jJ!IK：delpiii-1空団VAS1d(nWiJSSuD.i.-ftirt菇十-城雅-!JlW4t7(2,.1碣册囲柏a4ESF3*

26、01：申ffiu*0莖団网4rs.-s-gfi岂业：出IW.吊J-NMI勺评BL【龙矍曲单人tl囱等据WiEWS尸itWiaSMFJfiA匹SSL稍世n;ttai齐为旳H料去可已2OL3-LMSD5：0D建愛棵记尋出件10-D305ai：id-dHtiTBRr户zrrtiBriS.吿Eh査口拽训，后期需要查询的时候，通过万能模糊查询功能操作，范本如下：功能四：如何关注重点客户相同点：FOXMAIL/OUTLOOK都是采取一个客户建立一个文件夹的方式来汇总，将所有邮件统一到一起。不同点：建立文件夹的模式比较固定，不灵活，无法快速的定位到客户，查询起来不方便。孚盟软件采取的是邮件与客户快速建档，详

27、见上面的邮件与客户快速建档”然后针对近期要合作的或重点客户采取添加关注，关注客户会全部汇总到关注客户里面。操作：对于建好档的客户，如果近期要合作或重点的话，在邮件主界面右边点击添加关注即可，后期直接到关注客户查看。范本如下:QHhiNiLip口FS5+4；=33725LyfiKdikl.ih-ItfTUKhGMEIMii*ib:iMM.kri*cfixr?T!Djamp功能五：如何利用分发功能取代转发相同点：都是将邮件给到相应的同事不同点：1）同事之间转发的邮件，无法及时提醒该人员及时关注，另外需要到收件箱里面查阅，没有专门的转发邮件汇总，查找比较麻烦；2）针对B2B平台的询盘邮件，转发后会改

28、变发件人，造成一定的影响。3）主账号的邮件自动分发给相应的同事，节省大量的传统分发时间。操作：分发分为主动分发和内部分发，（1）主动分发，主动分发主要应用于主账号如admin、sales账号，系统自动分发给相应同事，先在邮件账户管理设定公共账号，具体操作见邮箱绑定设置，点开主动分发设置，一共有九条分发规则，分别是1）按联系人的分配权限分发邮件（应用于客户如果发邮件到主账号的话，软件会自动将该封邮件转移给相应人员，比较常用），2）将此邮箱所有邮件转发给接收人（应用于将某一个邮箱的邮件一次性转移给相关同事），3）按邮件内容关键字（应用于同类邮件分发给相关人员，如内容如涉及到quatation、US

29、A的），4）按邮件主题关键字（同上类似，应用于同类主题邮件分发给相关人员），5）按发件人关键字转发给收件人（应用于同一后缀邮件的分发，如后缀是feedback，全部分发给相关人员），6）按收件人关键字转发给收件人（应用不多，与2）类似）7）新客户邮件按工作效率随机分发（应用于公司询盘量比较大，老板或经理没有时间分发，可以按照业务同事的工作效率来分发，老客户多分发一点），8）按发件人关键字随机分发（应用不多，主要针对单一客户，某些公司一个大客户可以这样来操作，同7）类似），9）按发件人发送地区（应用于按照区域来分发邮件，主要针对公司按照区域来跟进客户来使用），范本如下：上AH罰暑Mi上上JSZA

30、擒期、召时禧上塾P:-:-:上皿1輕可:.胡酣临2)丹宣期I1)|甘空F:H1；弓，卿麻序甘空三二：；：；:：弓匕甘空丘3)此勺：？二T軒-i.T干二戈嗥巳:4) /18 /187巒鼎*龙杵-上海孚盟软件有限公司东莞办事处邮箱地址砖TJ按彊件字希提给晴人-HJLM3iAndn!R5S.U丄Ki，冷医和甘迎口印1組皿郁?:汗“丰TFa；hhr/.=2方理舟部上觀:W（询限綁沙官妙耳人环如耳hjmnso代:甘迎口印ALLMsiAddi-e5)AJLMia匕芒芒5：胡.瞬军Mceo&二右吟片：rii日斶电1卜二”:有限会司:=営丑貝部二泪心、：7T出*1八专理耳帘卜逅如石瞋心刊sJ1FH吊5RL6A

31、9)而内部分发主要针对单一邮件。打开邮件主界面，针对需要分发相关同事的邮件，单击选择内部分发一收件人一是否提醒是否添加备注（价格敏感的添加注意价格等）范本如下:主62|=ad:手!Si冗忤合叵.1風甲J1KT讥白购聲乩雪.离抨反土遇31牛人三Rtl牛.!辰.【手早IF*kw門0&;.点;怦囱J.水津哇磚堆稿気:事芮冠零卫辛沽取人二I上闽凸口対1豪步十一丸促审电丸鸚Wt止美H:fFLL孚芒壬晶二整回【黑必5&CR跑昔稠ft.陪处理忻.5B2畑CHCScricsk码ww晞si=ET口后也IS就世件人地址汨：尖魏手可便用呻犠0曰範；毘件人K键于ihL：:|TH件tfiE尢己另St林占HfiL番抽悌f

32、itOS江CtSiRend;乎ST坎fl17MIejYi亡rjI=A.*!bQ-JD.oea.y-1(我JCQ3SOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处SOFT上海孚盟软件有限公司东莞办事处 /18 #/18功能六：如何做开发信的推广相同点：开发信主要是发送节日祝福、公司或公司产品介绍、促销活动给大量成交或潜在客户。不同点：1）孚盟软件可以帮助您做到收件人地址单显和称呼自动提取，客户收到之后会感觉到这封邮件时单独发给自己的，不是群发的。2）孚盟软件自定义推广分析报表可以让您很清楚的知道哪些邮件发送成功了，哪些邮件客户查阅了（大量客户使用后感觉非常好），哪些邮件客户拉黑了（乍十对拉黑的邮箱，下次推广是否换一个邮箱发送）操作：点击模块-邮件推广，打开推广主