综合部文件管制程序综

1、文件制修订表文件版次生效日期制修订A20160401新制订核 准审 查主 办文件名称版次-日期A20160401文件综10分发制订综合部领用文件名称页次2/7文件综10版次-日期A201604011、目的：为使所有与质量有关之文件能迅速、正确地流通及应用，以确保各相关单位能获得适当且有效之文件，避免不当误用。2、范围：本公寓与质量系统有关之文件管理均适用之。3、参考文件：略4、权责：本公寓之文件中心设于综合部，以确保文件系统之有效。质量系统文件之制定、修订及废止，其权责如下表所示：5、定义：文件类别主办审 查核准程序书分管总经理标准书分管总经理文件名称页次3/7文件综10版次-日期A20160

2、401程序书为本公寓质量系统各要项管理 之基本文件，是部门内及各项跨部门作业的规范，如 作业管理程序、入住离住作业管理程序等。标准书程序书中作业内所发展、 之下一阶文件，作为确保质量之各项作业标准，是部门内单一技术或行政作业的步骤与顺序标准，例如：鼻饲 护理作业标准书。文件、非文件文件所有程序书与标准 列为 文件，须随时保持 版次及分发 ；修订后须重新分发，过时与废止之文件须由文件 中心依本程序处理。非文件凡不属前述之 文件，皆为非 文件。5.1 文件凡用于指导、叙述或规范各类质量活动之文件均称之，包含程序书、标准书。文件名称页次4/7文件综10版次-日期A201604016、流程图：文件制订

3、/修改/废止修订/废止No会签相关部门文件中心提供5.3 表单各程序书、标准书所衍生之各项表单，是工作执行的过程与结果的展现或工作指引，如查验表；各表单应附于其所对应之文件后。5.3 附件各项程序书、标准书所的示例、样张、本公寓外部所制定的文件属之。文件名称页次5/7文件综10版次-日期A201604017、作业内容：文件原则：程序书标准书S7.1.9 表单-会签相关部会签相关部门yes与与分发文件名称页次6/7文件综10版次-日期A20160401制中心依文件原则赋与，且登录于文件 表（综1001A）后，由主办填妥文件异动会签单（综1002A），会签相关后，呈权责主管及核准。在文件及核准阶段

4、，若有任何意见得由原主办修改之，必要时得召开会议研订。7.3.2 文件修订作业：注：表示 代号，其意义如下：客房部：客， 康管部：康 ，财经部：财 ， 部：营 ，综合部：综 ，及 ：表示流水号 ：表示相对应之文件：表示版本，从A、B、C、递增。文件版本编订系统：版本序号由AZ。新制定版本为A版，以后修改作业流程及作业内容时，版本随着更改，由BZ依序编定；但文件版次至Z版时，需重新从A版开始制定 。于文件内单独修改表单格式时，只要变更表单版本即可，不需修改文件版本。文件制订、修订、废止作业：文件制订作业：依组织任务与管理之需求，由权责主办填写，并依规定使用文件制 修 订表（ 附件10.1）及文件

5、标准格式（ 附件10.2），草拟制修订及文件内容，并由文件管文件若须要修改、增订时，应向权责主办提出请求研拟修 改，由权责主办填妥文件异动会签单及草拟文件修改内 容，会签相关后，呈权责主管及核准。核定修改文件须于文件制修订表（附件8.1）修订之要点。7.3.3 文件废止作业：文件之废止，得由权责主办填文件异动会签单提出文件废止之申请，呈权责主管核准后废止之。文件废止后原文件不得再重复使用。文件分发、回收作业：经核准颁布 之 文件，文件 中心主管应指定影印适当份数，加盖综合部 ，并由领用 于文件分 发、回收 表（综1003A）上签收；所有文件均列为管制文件。文件中心对文件须注明分发及领用以为区别

6、。文件修订及废止，旧版文件应于新版文件颁布之日起失效,旧文件由文件中心回收,经权责主管同意后销毁。文件销毁、保存作业：文件销毁作业:各文件中心于新版文件后应将旧版文件回收径行销文件名称页次7/7文件综10版次-日期A20160401毁，原稿由各文件中心留存，并自行注明且区隔，以防误用。7.5.2 文件保存作业:经核准颁布之文件原稿，公司由文件中心列册保管。文件之作业：文件中心应随时制作版次之文件管理汇总表（综1004A），以确保其所领用者为版次。文件领用因毁损或遗失文件时应填写文件领用申请表（综1005A）后申请补发，并将已损害或遗失后寻获之文件缴还文件中心。文件中心之文件管理须纳入质量稽核项目中，以确保系统之正确。8、附件：文件制修订表文件制作标