秘书工作工作课件二2010.10

1、秘书工作 赣南师范学院副教授 林俊华第二章 收文处理 什么是收文 凡是机关收进的一切以文字作为表达工具的关于公务的东西，都是收文。机关平时收进的文件（文书材料），大致有如下几种：一是文件；二是电报；三是信函；四是内部刊物、音像资料；五是其它文字材料等。 收文处理程序 指在机关内部文件运转处理的一系列处理程序，从签收、登记、分发、送批（拟办）、批办、承办、催办，到立卷（上交）、销毁、归档等。 一般来说，上级来文一般需要经过以上全部程序；而平级、下级来文则可以省略某些程序，如平级单位进行某项活动，不需要本单位配合的通知（通告）性质的函、电等来文则可以省略承办、催办等程序；下级的请示性文、电等需要答

2、复的来文则可以从批办转入发文程序。 一、签收（外收发） 文书工作的组织采用分散方式的大、中机关，大多数都设有外、内收发室。 机关收发室负责外收发，对收件要进行简要的登记，并设有专门的登记册 。外收发室对收件进行登记后，不进行拆封。然后，用各种方式通知应收部门负责内收发的同志来及时领去（或者送去）；其中，属于机要等级的收件不得在外收发室有失去控制期，即在上、下班前必须送到应收部门负责内收发的同志处，以免发生失窃、泄密事件。 二、登记（内收发） 1、收件登记（是内收发人员从外收发室签收件后的登记） 。有两种情况的收件内收发人员是不能拆封的：一种是国家绝密级、来件上标明由单位某领导在指定的时间内才能

3、拆封的；二是外单位寄发给本单位外单位寄发给本单位某领导个人的信件。 收件要进行详细的登记，并设有专门的登记册 。2、收文登记 在收件登记的基础上，进入文件处理的第一程序每份文件的收文登记，并设有专门的登记簿 。可以采取大流水方式（即：不分来文机关与字号）、分流水方式即：按照来文机关、或者按文件性质综合、财经、人事、保卫、司法、计划等分类；或者文件按字号分类“发”（综合）、字（机构设置、干部任免等）、函（临时性、工作联系性等）等分类等方法进行收文登记。 3、来文分发登记收到上级机关发给本单位一定级别部门（如县、团级）的文件后，机关内收发按照既定的发文制度进行文件分发下去 的登记。根据机关档案室工

4、作条例和有关规定，机关所属部门不宜将上级机关发给核定本单位一定级别部门文件进行归档。因此，上级机关发给核定本单位一定级别部门文件在一定时间（如半年）要交回机关文书处理部门（机关机要室）进行统一保管、处理。 三、拟办 文件进行收文登记后，每份必须办理的文件需要填写好“收文处理卡” 。在填写“拟办意见”栏时，要注意三个方面的问题：一是由谁来填写。按本单位办文的既定的制度办：或者由管理文件的内收发（秘书、干事）、或者办公室（厅）主任填写。二是如何填写？要根据文件的内容，结合本单位的实际情况，提出本单位如何贯彻执行的意见，提供给予批示时参考；有时候填写人自己拿不准如何贯彻执行的意见，则直接写上“请（领

5、导）批示”。三是填写好拟办意见后，要检查一遍，签好自己的姓名，填写好年月日，以示负责 。四、批办 批文的内容主要包括：一是处理文件的原则与方法。如：贯彻上级来文的具体措施；针对下级来文请示的问题给予原则性的答复意见；领导在阅读文件时发现的问题；等等。二是指明承办文件的单位（人）、时限。领导要明确指明此份文件由谁（单位或者个人）负责承办，以及承办的期限；如果需要两个或者两个以上的单位或者个人来承办，则要指明主办的单位或者个人。 对收进来的文件是否件件都要送给机关领导人批办？ 各机关（部门、单位）可以根据自己单位的实际情况制定出相应的规章制度。 属于已经明确分工的、一般性日常工作文件，可以由秘书部

6、门的负责人来承担批办的责任，直接送给承办单位（承办人）去处理；同时，批办人要及时向主管领导报告。 五、传阅 什么是传阅文件？就是两个以上的人轮流看一份文件。 机关领导成员之间利用传阅文件的工作方式来商量研究问题、决策事宜，是集体领导所必须的、需要的工作方法之一。 如果是待定向外发的正式文件，在传阅过程中，阅文人不仅要斟酌内容，而且还要咬文嚼字，看看有无不妥之处（包括文件的体式等）；如果是来文（包括上、下级来文）只是说明要办一件什么事，征求阅文人的意见，那么，阅文人只对文件所提出的事情表示自己的意见就行了，用不着特别的斟酌内容和文字；如果无特别的意见，也可以只写一个姓，写上阅文的日期就行了。 如

7、何进行批阅文件？ 第一种：需要办理的文件。例如发文或者其他办事文件等，阅文人一般批：“某、某、某阅后退（或者交）某人（或者某部）办理”；或者“某、某、某核后发文”等。第二种：为了互通信息、交流情况而毋需办理的文件。阅文人一般批：“某、某、某阅后退（或者交）某人（或者某部）存”；或者批：“某、某、某阅”等。 如何进行传阅文件？ 一般由文件管理人员按照主管领导的批示顺序进行传阅文件。 第一种：轮辐式。它是以文件管理人员为中心点，以文件阅文人为外圆，由中心点开始送给第一个阅文人阅文，第一个阅文人阅文之后退回到中心点；然后，中心点又送给第二个阅文人阅文，第二个阅文人阅文之后又退回到中心点；如此反复完成

8、文件传阅过程。 第二种：接力式。文件管理人员把要传阅的文件用“领导专用文件传阅夹”夹好放出去，让阅文人按照领导排序依次传下去，甲阅文后传给阅文乙；乙阅文后传给阅文丙；丙阅文后传给阅文丁；如此反复，最后一个阅文后退回给文件管理人员，完成文件传阅过程。文件传阅过程就像接力比赛的方式一样。 值得注意 为防止专用文件传阅夹里的文件意外丢失，文件管理人员在给领导送专用文件传阅夹时，要在专用文件传阅夹里上面附上一张“领导专用文件传阅夹内文件目录” 。六、承办与催办 一、承办，就是根据文件批办的内容，文件管理人员将文件送交承办单位（人）进行具体的贯彻执行和处理。 承办要进行承办登记（办文登记簿） 。二、催办

9、 催办，就是对需要办理文件、已经定下办理部门（人），并且承办部门（人）也将文件借去正在办理的事情进行适时加以催促，使事情得到更加快捷、有效的办理。 催办的办法主要有：电话催办、发信催办、上门催办等三种。其中发信催办是用文字催办的总称，包括发便函催办、发催办卡片等等，请承办单位（人）回复办理情况。 七、上交、立卷、归档、销毁 1、上交上交，就是本机关不宜保存的上级文件，按照文件规定的时间、限制（渠道）、办法退回发文机关。2、立卷立卷，就是将每年发生的文件按照国家档案法规的要求分类、分保管期限进行立卷。每年底到3月底之前，机关单位都要对上一年发生的文件进行立卷。在这个过程中，要注意的主要事项有：第一，文件是否齐全。第二，鉴定。按照保管期限进行分为永久、长期、定期（或者为短期）、不归档销毁五大类。第三组卷。按照文件某个特征（共有六个特征：问题、时间、名称、作者、通讯者、地区，选择某一个、或者几个特征）进行组卷；并且书写目录、装订、装盒。 3、归档 归档，将装好的档案盒造册，移交给予并机关单位档案馆。 4、销毁 销毁，就是不归档的、没有保存价值的文件造册，按照规定书写文件销毁报告，经过机关主管领导签字批准，到