人事档案管理技能训练课件

1、档案管理技能训练第8章人事档案管理技能训练第8章人事档案管理技能训练学习任务和目标1提高学生收集、鉴别、排序、编目、保管、查阅、转递人事档案能力。2提高学生拟写人事档案管理规章制度能力。3提高学生管理流动人员人事档案的意识和能力。内容概述 1人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。 2目前个人需要的司法公正、职称申报、开具个人证明、办理退休手续等都要用到个人人事档案。如何管理流动人员人事档案是高职毕业生经常面临的问题。第8章人事档案管理技能训练8.1 认识人

2、事档案8.2 管理人事档案8.3 管理流动人员人事档案8.1 认识人事档案人事档案特点（1）现实性（2）真实性（3）动态性 （4）机密性 人事档案的作用（1）考察、了解员工的重要手段 （2）解决当事人个人问题的凭证 （3）编写人物传记和专业史的宝贵资料8.2 管理人事档案人事档案分类 正本10类、副本7类保管、查阅与转递 1.查阅程序和手续 查阅必须持介绍信或审批表，由主管负责人签字并加盖公章，报人事档案部门审批后方可查阅。 人事档案部门接到介绍信或审批表后，应认真审核其查档理由、范围、手续等，提出处理意见报领导审批。 提供利用时，将介绍信或审批表留下，办好借阅登记手续后方可阅档。 不外借，特

3、殊情况经批准，可短期外借，并严格办理手续。 8.2 管理人事档案2.出具证明和复制档案的手续 人事档案管理部门可以根据利用者需要，出具证明材料，经领导审阅批准后，加盖公章，然后登记发出或直接交给利用者。3转递（1）转递原因 （2）转递要求 及时 准确 安全8.2 管理人事档案 （3）转递程序和手续 转出：必须完整齐全，不扣留材料或分批转出，转出前认真清理和整理，材料齐全、装订整齐。通过机要交通转递或派专人（中共党员）送取，不得转往无人事权部门或民办机构。零星转递时应在转出材料登记簿上登记，在人事档案底册上注销，仔细填人事档案转递通知单，以机密件寄出，将收到单位退回的“回执”粘贴在转递存根处；转

4、出档案，逾期一个月未退回执的，及时催退回执。成批移交，除登记、注销外，应编制移交文据和移交清册一式两份，派人护送，双方应在移交文据上签字。对“无头档案”，认真查转；对确属查不到下落人员，又有保存价值的档案，转到当事人的原籍档案馆保存。 接收：仔细检查转来档案是否属本单位所管理的范围；如属本单位，应查对与转递通知单或移交清册上的记载是否相符；确认无误后，在转递通知单或移交清册上签字，加盖公章；将回执寄给转档单位，对接收的档案登记后入库。8.3 流动人员人事档案管理1996年12月中共中央组织部、人事部印发流动人员人事档案管理暂行规定 流动人员人事档案范围（1）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单

5、位专业技术人员和管理人员的人事档案；（2）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；（3）待业的大中专毕业生的人事档案；（4）自费出国留学人员的人事档案；（5）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；（6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；（7）其他流动人员的人事档案。遵循“集中统一，归口管理”原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。（1）管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人

6、事档案。（2）跨地区流动的，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。（3）尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。（4）人才流动服务机构应认真做好流动人员档案收集、整理、保管、利用、转递等工作，做好与有关人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。流动人员人事档案管理机构1转递（1）人才流动服务机构凭符合国家有关规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函15天内，将档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。档案必

7、须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才服务机构经审核后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。（2）流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交由流动人员本人自带。（3）人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。（4）人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。管理流动人员人事档案2收集、整理与利用（1）人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案

8、的内容。（2）工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。（3）建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。3保管“服务为主，适当收费” ,不得以赢利为目的。（1）人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件，八防,四分开。（2）建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。（3）流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。4处罚 对下列情形视情节轻重，给予批评教育、党纪政纪处或依法追究责任。（1

9、）擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；（2）擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；（3）擅自向外公布、泄露档案内容的；（4）在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违反本规定行为造成严重后果的。案例1：阅读下列案例，并结合企业职工档案管理工作规定有关条款，回答问题。 王某是外地来上海的大学生，单位与其签订的劳动合同中规定，王某在5年合同期内不得解除劳动合同，否则，要承担1万元违约金。 一年后，王某想“跳槽” ，主动找到单位，要求交1万元违约金后解除劳动合同。单位领导此时却认为，交1万元让他走，太便宜他了，于是提出交5万元才能走。王某认为单位的要求没有道理，且自己根本也拿

10、不出5万元。但是，单位最终作出决定：王某可以先走，但其个人档案要由单位暂时扣留，待王某交清5万元后，单位才能放走其档案，同时还威胁到，若在王某走后两年内，不交清5万元，单位就会毁掉其个人档案。 本章案例解析：案例1 解答：法律依据： “第十八条”企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门，职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。接上频： 由此可见，不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出。现实中，经常会有企业以员工在离开公司时不交培训费、不退住房、

11、不交纳违约金等为理由扣住员工的档案不放，也不给办理有关手续，以为这样就可以制约住员工，殊不知企业以这种非法的手段来纠正员工的违法行为，也是错误的。应该说，企业无权以任何理由扣留已解除劳动合同的员工档案。如果员工因为拒绝承担违约责任不辞而别，企业正确的做法应该是，通过劳动争议仲裁等法律手段来维护自己的合法权益，而不应该扣押其个人档案。当然，大部分企业在员工离职时，还是能够按规定转移员工个人档案的，但相当一部分企业让员工本人将档案自己带走的做法，也是不符合企业职工档案管理工作规定的，应当按规定通过机要交通或派专人送取的办法转移档案。 案例2 谁移动了我的档案? 上海市民许从一家公司离职后多次应聘，

12、每到最后关头却总是落榜。终于有一次，许偶然发现自己档案里被原公司塞了一份“处分”决定，称其“长期在外四处招摇撞骗”、“公安部门已立案查处”等。面对这份有争议的“处分”决定，许把原公司告上了法庭。 您是否确切地知道自己的档案在哪里保存?正受哪个部门管理?您是否曾经有意识地关心过自己的档案情况? 随机调查显示，在所有受访者中，有45的人完全不知道自己档案的管理情况；40的人对档案管理存在着不同程度的误区；54的人对于自己档案袋中的内容不知晓；接近半数的人从来没有关心过自己档案的相关问题。 然而，随着市场经济体制的不断深入，各种类型的用人单位也越来越多，加之人才流动频率也日益频繁，这使得档案管理的难

13、度不断增大，随之引发的涉及有关档案的问题也多了起来。案例21、第一必须明确档案对个人的作用对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。 按照有关规定，在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才中心将保障其合 法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级 、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为 依据的各种法律证明等。 2、要了解如何关心自己的档案。要关心自己的档案首

14、先要了解自己的档案在何处，其次就是对自己档案的保护。那么我们的档案在何处呢？对于我们现在来说我们的档案应该在学校，毕业后过了学校保管期的档案会打回生源地 ，还有一种情况就是如果是升入高等学校继续深造的,档案会跟随着你本人走,学校会把档案异动到你的学校。当然为了档案的安全我们应该在毕业后不久就将档案转走。案例3 次级按揭，是指美国向个人信用不高、收入不多、负债较重的人提供住房贷款。贷款人可以在没有资金的情况下购房，仅需声明其收入情况，无需提供任何有关偿还能力的证明。次贷危机是指一场发生在美国由次级按揭引起的次级抵押贷款机构破产、投资基金关闭、股市剧烈震荡的金融风暴。美国“次贷危机”从2006年春季开始显现，2007年8月席卷美国、欧盟和日本等世界主要金融市场。2008年横扫全球，引发金融危机，进而引发实体经济危机。次贷危机的爆发，也引起人们对个人信用档案的高度重视。 思考：阅读“小资料：个人信用档案”，谈谈你打算怎样用自己的实际行动建立个人信用档案?案例31、从小实例，个人信用档案，我们了解到个人信用档案的基本结构。在个人信用档案中除个人身份、工作履历等还有荣誉记录和不良记录。2、因此为了让用人单位对你有好印象当然要有一份好档案，好档案可不是凭空产生的