碧桂园流程管理操作指引V

1、碧桂园流程管理操作指引V1.5供使用流程管理的用户参考流程与信息管理部 文档修改记录时间版本备注2010年11月1.1全文编写2011年3月1.2修改完善请示汇报类流程审批注意事项2011年6月1.3增加“审批流程概览”和如何搜索流程和导出查询结果（详见2.3.2）2011年8月1.4增加“多级沟通”操作指引（详见）2012年12月1.5更新进入流程管理、流程发起和流程审批（详见2.2、2.3和2.4）目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc342656294 第一章流程管理介绍 PAGEREF _Toc342656294 h 2 HYPERLINK l _Toc

2、342656295 1.1流程简介 PAGEREF _Toc342656295 h 2 HYPERLINK l _Toc342656296 1.2功能简介 PAGEREF _Toc342656296 h 2 HYPERLINK l _Toc342656297 发起申请 PAGEREF _Toc342656297 h 2 HYPERLINK l _Toc342656298 审批申请 PAGEREF _Toc342656298 h 2 HYPERLINK l _Toc342656299 流程分类（根据审批内容） PAGEREF _Toc342656299 h 2 HYPERLINK l _Toc3

3、42656300 1.3业务流程概述 PAGEREF _Toc342656300 h 3 HYPERLINK l _Toc342656301 第二章流程管理操作指引说明 PAGEREF _Toc342656301 h 4 HYPERLINK l _Toc342656302 2.1客户端设置要求 PAGEREF _Toc342656302 h 4 HYPERLINK l _Toc342656303 2.2进入流程管理 PAGEREF _Toc342656303 h 6 HYPERLINK l _Toc342656304 2.3流程发起 PAGEREF _Toc342656304 h 7 HYPE

4、RLINK l _Toc342656305 提交申请 PAGEREF _Toc342656305 h 7 HYPERLINK l _Toc342656306 查阅申请 PAGEREF _Toc342656306 h 14 HYPERLINK l _Toc342656307 其它与流程发起相关操作 PAGEREF _Toc342656307 h 16 HYPERLINK l _Toc342656308 收藏申请文档 PAGEREF _Toc342656308 h 18 HYPERLINK l _Toc342656309 催办申请 PAGEREF _Toc342656309 h 19 HYPERL

5、INK l _Toc342656310 撤回申请 PAGEREF _Toc342656310 h 19 HYPERLINK l _Toc342656311 废弃申请 PAGEREF _Toc342656311 h 20 HYPERLINK l _Toc342656312 2.4流程审批 PAGEREF _Toc342656312 h 21 HYPERLINK l _Toc342656313 审批申请 PAGEREF _Toc342656313 h 21 HYPERLINK l _Toc342656314 流程授权 PAGEREF _Toc342656314 h 25 HYPERLINK l _

6、Toc342656315 非固定类流程审批注意事项 PAGEREF _Toc342656315 h 26流程管理介绍流程简介碧桂园BIP流程管理作为集团无纸化办公的一部分，主要面向企业员工、各层次管理人员及公司高层领导，旨在实现流程审批的无纸化。流程按业务类型分为文件类、人力资源类、财务审计资金类、IT管理类、物业服务类、营销中心流程、投资管理类、工程项目相关流程、行政、后勤类、成本管理类等。同时，流程按审批环节的固定性可分为固定类和非固定类流程。目前，绝大部分流程（如人力资源类、营销中心流程、工程项目相关流程等）均属于固定类流程；而文件类下的请示汇报(主席终审)、请示汇报(总裁终审) 、请示

7、汇报(非总裁终审)、请示汇报_付款、车辆购置类(经总裁办审核)以及营销中心流程下的文件审批等流程，由于存在不确定审批流向的中间审批环节，均属于非固定流程。流程管理是协同办公系统的经典应用，通过本类流程能规范流程的管理，提高工作效率，降低审批成本，优化传统的审批方式。功能简介发起申请提交流程申请：当员工本人有申请需要相关领导审批时，可发起流程申请，如职位申请或假期申请流程等。查阅流程申请：查阅自己有权限阅读的流程申请。打印流程申请内容：查阅流程申请时可打印申请内容。传阅流程申请：有传阅权限的员工根据需要还可将流程申请传阅给其他需要阅知的人员。被传阅的人员接收到传阅的待办通知，可打开申请进行阅读。

8、申请反馈：员工作为某个流程申请的反馈人时，可在流程申请审批通过后对该申请进行反馈，说明一些事项办理情况。收藏流程申请：员工查阅流程申请时，认为对自己有价值的文档可添加至个人收藏夹，方便以后的查阅。注：流程的发起一般适用于业务人员，由业务人员操作处理。审批申请审批员工申请：审批员工提交的申请，填写处理意见，审核方式多样化（包括通过、驳回、转办、沟通和废弃等）。注：流程的审批一般适用于管理人员及公司领导，由相关的领导对流程进行审批处理。流程分类（根据审批内容）按审批内容可以将流程分为表单类（固定格式）和附件类（上传Word、Excel等附件）表单类：审批内容需要发起人或审批人在流程发起或审批中填写

9、表单内容的流程。附件类：审批内容一般为发起人上传的附件文件。注：目前附件支持的文件格式主要有：.doc|.xls|.pdf|.jpg|.jpeg|.tif|.bmp|.rar|.txt，其中.doc|.xls支持在线阅读和编辑。单个附件大小不能超过60M。业务流程概述 一般代表性的业务流程参见图1.3（图1）。图1.3（图1）业务流程说明：员工在流程管理系统提交自己的流程申请。流程审批人接收到审批的待办通知，打开申请进行审批，审批人可做通过、驳回、转办、沟通、废弃等处理。流程申请通过后，相关的人员可进行查阅，还可打印申请内容。流程申请中设置的反馈人员接收到需要他反馈的通知，打开流程申请输入反馈

10、意见。具有传阅权限的员工可将此申请传阅给其他需要关注的人员阅知。流程管理操作指引说明客户端设置要求网络设置：集团内外网用户均可以通过“”访问BIP。建议非顺德碧桂园范围内的内网用户，以达到比较稳定快速的访问流程管理系统。IE浏览器设置：IE6.0以上版本，将“”加入可信站点。Office设置（注：如果不设置，在线阅读EXCEl时会一闪而过，导致无法浏览）：office2003版本，EXCEl需设置宏安全性：打开excel2003，点工具-宏-安全性-可靠发行商-信任对于“Visual Basic项目”的访问，勾上。具体如下图所示：图2.1（图1）图2.1（图2）office2007及以上版本，

11、EXCEl设置宏安全性：打开excel2007/2010，点左上角OFFICE按钮-Excel选项-信任中心-信任中心设置-宏设置-信任对VBA工程对象模型的访问，勾上。具体如下图所示：图2.1（图3）图2.1（图4）图2.1（图5）进入流程管理通过门户登录：在浏器地址栏输入,访问碧桂园信息门户，然后输入用户帐号和密码，登录门户。找到“流程管理”点击进入，参见图2.2（图1）。图2.2（图1）流程管理的主页界面参见图2.2（图2）。图2.2（图2）流程发起适用于业务人员或其他相关审批发起人。提交申请【概述】当员工本人有申请需要相关领导审批时，可发起流程申请。【提交申请】新建申请有两种方式。在“

12、按类别”方式查看下，选择需要创建申请的流程模板直接新建。这种方式下，直接打开新建页面，不需要打开模板选择对话框去选择模板。图2.3.1（图1）在其他查看方式下，点击“新建”按钮后选择申请所属的模板而创建申请。图2.3.1（图2）打开申请创建页面如下图。图2.3.1（图3）基本信息页签，按照页面信息输入各项内容。主题：本次申请的标题，为必填项。关键字：提供申请查询时使用。申请单编号：用户提交申请时系统自动生成，发起人暂存不会生成。实施反馈人：可以定义流程结束后希望其提供反馈意见或跟办结果的人员。辅类别：从另一个维度归类申请文档，可为申请查询时使用，目前暂未使用。审批内容页签，输入申请具体内容及上

13、传相关附件。流程页签：查看文档已设定的流程信息，起草人根据申请的具体情况选择即将流向分支，填写处理意见，定义流程审批人，查看流程图、阅读记录及流转日志。部分流程定义审批人需要在流程页签操作，下面以流程：人力资源类员工变动申请调职申请(适用于总部、房产公司范围的调职)为例，对于即将流向分支“区域同区域同公司”的情况定义流程审批人员。在流程页面，勾选即将流向分支“区域同区域同公司”，勾选“更多信息”，点击“高级”页签，点击“修改其他节点处理人”，在弹出页面“处理人”一栏点击“从组织架构中选择”定义相应的审批人员。图2.3.1（图4）如果有必须定义处理人的审批环节未定义人员，发起人点提交或暂存时，系

14、统将会弹出“节点为必须修改的节点，请设置该节点的处理人后再进行提交操作！”。请按照前述操作，完成相应审批环节处理人的定义。图2.3.1（图5）附：1. 在地址本如何快速选择审批人员？如知道用户帐号的部分信息：在关键字输入部分用户帐号或姓名，不要勾选“精确搜索”，然后点搜索或按回车键，搜索结果将在待选列表中显示，然后选中需要的用户点添加或双击需要选择的用户，即可完成用户加入已选列表。图2.3.1（图6）如知道用户帐号的确切信息：勾选“精确搜索”，在关键字输入完全用户帐号或姓名，点搜索或按回车键，用户将直接加入到已选列表。图2.3.1（图7）特别提醒1：对于姓名相同或帐号部分相同的用户，请特别留意

15、描述位置显示的部门信息，以免选错用户，从而影响流程的审批或造成信息不必要的泄漏。图2.3.1（图8）特别提醒2：对于按岗位关键字（如区域总裁）搜索到的岗位，系统会在岗位后自动解析到人员。如下图图2.3.1（图9）附：2. 在地址本如何快速选择部门（用于需选择部门的流程）？按组织架构选择部门：在“我的部门”下按组织架构所属定位到部门，然后点确定。图2.3.1（图10）按部门关键字搜索：输入部门关键字，不勾选“精确搜索”，然后点搜索或按回车键，搜索结果将在待选列表中显示。请注意描述位置显示的部门详细信息，以正确选择所需部门。图2.3.1（图11）关联文档页签：可设置此文档相关联的其它文档的链接。权

16、限页签：可设置文档发布后的可阅读者、可编辑者及附件权限。注：默认不需在权限页面设置权限，发起人、所有参与审批的人员、抄送人和传阅人可阅读流程和下载附件。如非必要，不用特别设置可阅读者和附件权限，否则可能会影响流程的正常审批。【暂存】点击“暂存”按钮，文档暂存为草稿，起草人可到“我的申请草稿”中打开重新编辑提交。【提交】点击“提交”按钮，提交文档进入流程审批。注意事项：如果流程提交而下一审批人未进行审批之前，下一审批人环节只有在业务上允许发起人撤回、废弃、催办时，发起人才可以执行以下三种操作方式：撤回：提交完流程申请而下一审批人未进行审批前，可撤回自己提交的申请重新修改后再次提交；（见【撤回申请

17、】的操作）废弃：提交完流程申请而下一审批人未进行审批前，也可直接废弃申请；（见2.3.7【废弃申请】的操作）催办：如果审批人长时间未审批自己的申请还可对其进行催办。（见【催办申请】的操作） 查阅申请通过查阅申请，可以了解所发起流程的审批情况，如审批的进度（流程已到哪个审批环节）、审批情况（上级领导的处理意见等）。【通过左边目录树查询申请】通过模块左边的目录树可多维度对申请进行查询。图2.3.2（图1）在“我的申请”中可按废弃、草稿、驳回、待审、发布、已反馈等流程状态查看本人提交的申请。 在“待审申请”中可查看到需要自己审批或回复沟通意见的申请；在“已审申请”中可查看到自己已经审批过的申请（含回

18、复沟通的申请）。在“所有申请”中可查看本人有权限看到的所有申请，包含抄送和传阅给我的申请。在“抄送申请”中可按待阅、已阅等流程的阅读状态查看抄送给本人的申请。在“传阅申请”中可按待阅、已阅等流程的阅读状态查看传阅给本人的申请。在“按类别”中可按申请所属业务范围及具体的流程模板来查看本人有权限看到的申请。还可按发起人所在部门、按申请所处的流程状态来查看本人有权限看到的申请。【通过搜索查询申请】通用性的查询在流程列表页面点击上方的“搜索”按钮，然后点“精确搜索”，如下图。图2.3.2（图2）在文档查询页面，点击“+更多查询条件”，可通过主题、申请单编号、文档状态等通用途径搜索。图2.3.2（图3）

19、其它与流程发起相关操作【打印申请内容】在图2.3.3（图1）中，点击【打印】按钮。图2.3.3（图1）然后在弹出的页面点【打印设置】按钮，如图2.3.3（图2）图2.3.3（图3）可选择通过【放大文字】或【缩小文字】以及【分页】设置页面的打印格式，并点击【打印预览】按钮预览和调整打印效果。【传阅申请】员工申请审批通过后，有传阅权限员工根据需要还可将该申请传阅给其他需要阅知的人员。在图2.3.3（图1）中，点击【传阅】按钮可对申请进行传阅。【指定反馈人】申请审批通过后，申请提交人根据实际情况可添加其他的反馈人员。在图2.3.3（图1）中，点击【指定反馈人】按钮。注意事项：新增的反馈人员后，原先设

20、置的反馈人仍可进行反馈。指定反馈人只能操作一次。【申请反馈】员工作为某个流程申请的反馈人时，可在流程申请审批通过后对该申请进行反馈，说明一些事项办理情况。比如招聘需求计划的结果反馈，建议通过此功能来实现。打开申请阅读页面如下图。图2.3.3（图4）点击实施反馈按钮打开填写反馈意见页面如下图。图2.3.3（图5）输入反馈内容及通知人员，提交反馈。通知人员接收到反馈通知，可查阅反馈内容。其他人员可在申请文档的反馈记录页面查看反馈内容。图2.3.3（图6）收藏申请文档【概述】员工查阅申请文档时，认为对自己有价值的申请文档可添加至个人收藏夹，方便以后的查阅。【收藏】在图2.3.3（图1）中，点击【收藏

21、】按钮可对申请文档进行收藏。催办申请【概述】流程停滞在某审批节点多天未处理，起草人可催办节点处理人，前提是该审批节点设置了催办权限。温馨提醒：如果流程提交而下一审批人未进行审批之前，下一审批人环节只有在业务上允许发起人催办时，发起人才可以执行。【催办】起草人打开自己提交的待审中的文档，页面如下图所示。图2.3.5（图1）选择“催办”操作方式，填写处理意见，提交流程，系统根据设置的通知方式给当前处理人发送催办通知。当前审批人会在待办事宜收到催办通知。撤回申请【概述】起草人提交流程后，发现文档有内容需要修改，可撤回流程至草稿状态重新编辑提交。前提是审批人节点设置了撤回权限。温馨提醒：如果流程提交而

22、下一审批人未进行审批之前，下一审批人环节只有在业务上允许发起人撤回时，发起人才可以执行。【撤回】起草人打开自己提交的待审中的文档，页面如下图所示。图2.3.6（图1）选择“撤回”操作方式，填写处理意见，提交流程，文档被撤回为草稿状态，并记录流程日志。同时会给审批人的待办事宜发送一条申请撤回的消息。撤回的流程起草人可在“我的文档草稿”中查阅，可重新打开文档进行编辑，再次提交。图2.3.6（图2）废弃申请【概述】起草人提交申请至审批后，发现申请已没有发布价值，可废弃文档。温馨提醒：如果流程提交而下一审批人未进行审批之前，下一审批人环节只有在业务上允许发起人废弃时，发起人才可以执行。【废弃】起草人打

23、开自己提交的文档，页面如下图所示。图2.3.7（图1）选择“废弃”操作方式，填写处理意见，提交流程，文档被废弃，并记录流程日志，废弃的文档不在系统中发布，也不可再次修改提交。流程审批适用于管理人员或公司领导。审批申请【如何找到需要审批的流程】在进入碧桂园信息门户后，找到需要自己审批的流程有两种方式：审批人在门户的待办事宜栏目点击“待办”链接或点击“MORE”可查看全部的待办信息，参见图2.4.1（图1）。图2.4.1（图1）审批人通过门户进入流程管理模块，在目录“流程管理待审申请”下可以查阅到所有需要自己审批的流程进行审批，参见图2.4.1（图2）。图2.4.1（图2）【如何进行流程的审批】打

24、开申请文档的流程页面进行审批，页面如下图所示。图2.4.1（图3）审批时可选择通过、驳回、转办、沟通、废弃等处理方式。当然，前提是该审批环节在业务上允许此类操作。在阅读相关审批内容后，审批时需要完成的操作有：选择审批的处理方式（流程页签的“下一步操作”），如通过、驳回、沟通等；如属于非终审的审批环节，选择审批流程的下一审批人（在流程页签的“即将流向”）。注：如发起人定义了下一环节的审批人或下一环节已固定了人员，审批人可不用选择下一步流向的人员或岗位。如下图图2.4.1（图4）填写审批意见（流程页签的“处理意见”）；如有需要，添加上传相关的文档资料（流程页签的“附件”）。常用审批操作方式说明：通

25、过：表示通过该流程。如果处于最后一个节点的最后一个审批人，则流程结束后文档正式发布；如果后续还有审批人，则流到下一个审批人进行审批。驳回：将流程驳回至起草人或已经处理过的节点。如选择“驳回的节点通过后直接返回本节点”，则驳回的节点处理通过后流程直接返回至当前审批人，不选则流程按原来的审批顺序流转。图2.4.1（图5）转办：审批人将需要自己处理的流程转办给其他人处理。文档转办处理后，转办发起人不能再处理当前文档，只能查看当前文档。在被转办人提交处理结果后，原转办人会收到已经处理的信息通知：您转办给被转办人的流程已处理，请查阅。沟通：当待审文档需要相关人员的支持时，节点处理人可以通过沟通方式，发起

26、沟通处理，收集沟通意见。在未结束沟通前，审批人是不能对流程进行通过、驳回或其他处理的，必须结束沟通才能对流程进行处理。为满足充分沟通的需要，审批人可选择进行多级沟通，下面以沟通hrtest01-hrtest02-hrtest03为例：hrtest01发起多级沟通。选择沟通后，系统默认勾选了“允许多级沟通”。点“沟通人员”一栏的“选择”（必填项）定义hrtest02，可发沟通给hrtest02；点“限制子级沟通范围”，将对后续子级沟通做参与人员限制，即被沟通人员再发出沟通时只能在此人员范围内选择，该项为空时不做限制。图2.4.1（图6）被沟通人hrtest02发起子级沟通给hrtest03。hr

27、test02如果觉得需要与hrtest03进行沟通，可填写完处理意见后，在“操作”一栏中选“沟通”，点“沟通人员”一栏的“选择”（必填项）指定hrtest03，可发沟通给hrtest03。如果不需发起子级沟通，在“操作”一栏中选“回复”，并填写处理意见。图2.4.1（图7）hrtest01取消多级沟通。hrtest01如果觉得沟通已经达到目的，可取消沟通以进入下一审批环节。打开该流程，系统已默认勾选取消沟通，点“提交”即可。图2.4.1（图8）废弃：审批废弃没有价值的文档，废弃的文档不可再次修改提交。流程授权【概述】审批人如果有出差等状况在一段时间内不能处理流程的，可以通过流程授权将需要自己审

28、批的流程交给他人处理。注：发给授权人的沟通不会传递给被授权人；授权不支持多级授权（例如A授权给B，B授权给C，则需要A审批的流程是不会转给C审批，还是由B审批）。【流程授权】在普通门户“个人办公导航”点击“流程授权”。图2.4.2（图1）接下来点击“新建”按钮。图2.4.2（图2）打开授权设置页面如下图。图2.4.2（图3）授权类型：授权处理，是指被授权人能够审批流程；授权阅读，只是给被授权人发送通知，告知有授权人要处理的流程，审批权限还是在授权人中。被授权人：选择授权代我审批流程的人员。授权范围：选择在哪些模块的哪些类别下的文档是需要授权的，为空则系统所有需要我审批的流程都被授权。授权时间：授权生效的时间范围。【保存】授权设置完成，保存即可。非固定类流程审批注意事项目前这类审批流程没有固定的流程，也就是每次申请有可能走的审批环节有所不同，是否需要更上一级