CSCEC8XN-OA-办公室主任操作手册

1、项目实操手册CSCEC8XN-OA-办公室主任2021 年版目 录一、适用范围及术语定义. - 1 -三、主要工作内容及要点 - 3 -1 施工实施阶段 - 3 -1.1 文秘业务 - 3 -1.1.1公文管理 - 3 - 收文管理 - 3 -1.1.2 保密管理 - 4 -1.1.3 督查督办管理 - 9 -1.2 后勤服务 - 9 -1.2.1 会议管理 - 9 -1.2.2 接待管理 - 20 -1.2.3 办公环境管理 - 27 -1.2.4 车辆管理 - 32 -1.2.5 资产管理 - 36 -1.2.6 值班管理 - 42 -1.2.7 信访工作管理 - 43 -1.2.8 突发

2、事件应急管理 - 44 -1.2.9 食堂管理 - 45 -2 竣工收尾和维保阶段 - 50 -2.1 文秘业务 - 51 -2.1.1 保密管理 - 51 -2.2 后勤服务 - 51 -3 系统操作 - 52 -3.1 公司 OA 平台操作 - 52 -3.2 其他类合同评审办公 OA 操作流程 - 54 -3.3 合同专用章使用申请 - 55 -3.4 合同专用章的使用 - 56 -3.4.1 个人注册并实名认证 - 56 -3.4.2 管理员邀请新成员加入企业 - 57 -3.4.3 申请使用电子印章 - 58 -3.5 财务一体化报账操作流程 - 61 -3.5.1 差旅申请单 -

3、62 -3.5.2 差旅费报销 - 63 -3.5.4 通用报销单 - 64 -3.5.5 对外成本费用付款申请 - 64 - PAGE 9 -一、适用范围及术语定义本手册主要结合房屋建筑工程施工总承包项目的工作特点和经验，根据公司各项管理制度要求，总结罗列了项目施工全周期范围内办公室主任的主要工作内容。鉴于不同业务形态和合同形式所导致的差异性，本手册所述内容适用于公司施工总承包项目中，以房屋建筑工程为代表的各项管理行为和行业操作方式类似的项目。工程总承包（EPC）项目、基础设施项目等就施工周期内工作及标准化管理行为方面，可供参考。部分术语定义：1、参与类型主导型指该项工作由项目办公室主任牵头

4、组织，工作的主要过程由项目办公室主任亲自进行或指导完成，项目办公室主任对该项工作的成果负首要责任。参与型指该项工作由相关部门人员发起，工作需综合办公室部门参与完成，在项目办公室主任的参与或指导参与下进行，项目办公室主任对该工作成果负直接责任。审核型指该项工作由项目办公室主任或其他部门人员发起，并在相关人员指导下完成，成果须由项目办公室主任审核后实施，项目办公室主任对该工作成果负领导责任。配合型指该项工作由相关部门人员发起，工作需在综合办公室部门配合下完成，该工作成果由相应主责部门负责，项目办公室主任承担配合完成工作的职责。2、工作频次单次指该项工作在该阶段内，在一个短期持续的时间段内完成，其完

5、成过程可能经历数次调整修改，但该项工作成果经各方/各部门认可后，在该阶段内告一段落，称为单次工作。按需/次指该项工作无固定的周期或指征，根据项目各项工作的实际需求发起，受制于项目各参与方及项目内部各部门工作推进的要求，但根据需求发起的工作具有单次工作的特性。年度、季度、月度、周、天指该项工作具有周期特性，或按年度/季度/月度/周/天的周期重复进行。按计划指该项工作具有一定前瞻性和计划性，各子项工作根据前期排定的计划进行。可根据实施效果反馈，动态调整计划。3、涉及部门本手册针对项目办公室主任主要工作编制，项目办公室主任作为项目综合办公系统领导，其主要工作由项目综合办公室分工完成，因此本手册中涉及

6、部门指其他相关部门，不再赘述综合办公室部门。三、主要工作内容及要点施工实施阶段本手册中的施工实施阶段指的是：在施工准备阶段后，从项目正式破土动工开始，到项目实体工作完成、竣工验收时间前，按照项目目标策划、施工组织部署，组织各方面资源，通过各项管理手段，最终完成合同约定各项工作，而进行的系列工作活动的一段时间。就施工实施阶段而言，劳务主管在各实施系统主要的工作内容，总结汇总按参与类型分共有主导型 12 项，按工作频次分共有按需/次工作 9 项、按日/次工作 3 项，如表 2.0-1 所示:表 2.0-1 施工实施阶段办公室主任主要工作阶段所属实施系统主要工作参与类型工作频次涉及部门施工实施阶段通

7、用要点文秘业务工作公文管理主导按需/次各部门保密管理主导按需/次各部门督查督办管理主导按需/次项目全员后勤服务工作会议管理主导/参与按需/次各部门接待管理主导按需/次各部门办公环境管理主导按日/次各部门车辆管理主导按日/需次各部门资产管理主导按需/次各部门值班管理主导按需/次各部门信访管理主导按需/次相关部门突发事件应急管理主导按需/次相关部门食堂管理主导按日/次各部门文秘业务公文管理收文管理1、工作类型及频次收文类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需/次工作。2、工作依据依据公司办公管理手册（第 1 章第 3 节）要求进行。3、关键动作收文管理：局、公司、分公司文件、通知等内部文件统一由

8、办公室主任签收、登记（甲方函件、设计变更等外来文件由资料员负责），办公室主任根据文件性质填写文件处理单，确认来文部门；阅办管理：在第一时间交项目经理进行审核，提出拟处理意见并列出各部门应负责的工作；流转管理：办公室根据项目经理拟处理意见分发至相关部门由相关人员执行办理；督办管理：督促相关人员具体执行办理及回复处理结果及意见；留档备查：文件、传阅处理单进行整理、留存、备查。4、注意要点外来党政文件、公司、分公司内部文件由办公室统一管理；外来党政文件、公司、分公司内部文件统一由办公室人员签收、登记，并在第一时间交项目经理进行审核，提出拟处理意见并列出各部门应负责的工作，办公室人员根据项目经理意见，

9、发送至相关部门签收，相关人员具体执行办理，并回复处理结果及意见，资料由项目各部门负责人识别风险，原件交由办公室存档；公司平台发布的电子公文，在满足利用和浏览的条件下，可不再打印纸质件备案。5、参与部门及人员项目部-相关部门、综合办公室-项目经理、相关部门负责人6、产出文件CSCEC8XN-OA-B10101 收文登记表CSCEC8XN-OA-B10103 文件传阅处理单（项目部）7、工作流程图保密管理1、工作类型及频次保密管理工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需/次工作。2、工作依据依据公司办公管理手册（第 1 章第 3 节）要求进行。3、关键动作涉密人员和专家管理；涉密载体管理；涉

10、密区域管理；涉密会议管理；涉密信息化系统管理；保密监督检查；解密。4、注意要点涉密人员和专家管理对涉密人员进行资格审查、建档，并与涉密人员签订涉密人员保密责任书；涉密人员因公（私）出国（境）执行局出国（境）相关规定；涉密人员调动或离（职）岗应由保密办公室审批，并签订涉密人员保密承诺书；涉密人员培训，执行长期聘用的涉密专家，每年培训教育不少于 15 学时；应对临时聘用的涉密专家进行保密培训；涉密人员应明确涉密信息保密等级和接触权限，并有权知悉工作职责范围内的涉密信息；涉密人员享受保密补贴，保密办公室提出涉密人员的保密补贴发放金额，报公司保密委员会核准审批。保密补贴的发放从上岗的当月起发放，脱密期

11、满后停止发放，对有突出贡献的部门及个人，保密办公室提出奖励方案，报保密委员会批准；涉密载体管理涉密载体的密级划分，应符合相关要求，并在载体的规定位置加以标识；涉密文本类文件、电子文档的密级标识应在文件首页的左上角处用黑体字标出；处于起草、设计、编辑、修改过程中的文档、图表、图形、数据的电子文档和文本文件的密级标识应在文件起草时开始；承载涉密文件的硬盘、光盘等载体，应粘贴密级标识贴，密级标识一般应粘贴在载体的正面右上角处；制作涉密载体时，应到保密办公室办理登记审批手续，并在专用或指定设备上进行；需要印刷时应在有涉密载体制作资格的定点单位印制，并签订保密协议书或有专人负责全程监控。制作涉密载体过程

12、中形成的不需归档的材料，应及时销毁处理；涉密载体的收发均应履行清点、登记、编号、签收等手续，建立使用、收发记录。对外传递涉密载体时应填写涉密载体外送审批单，经部门负责人签字后，送保密办公室审查，并履行登记手续；应包装密封，包装袋应标明密级、编号和收发单位名称，必要时，包装物应使用防透视材料制作，封口及中缝加盖密封章或粘贴密封条，应使用机要通信或专人送达方式；收到涉密载体后，由保密办公室办理收文登记手续，然后由公司分管保密工作的领导根据涉密载体的密级和制发机关、单位的要求及工作实际需要，确定公司知悉涉密人员范围，由保密办负责将收到的涉密载体按照规定范围传递、阅读和使用，并履行传阅使用手续；需要电

13、子拷贝、复印、印刷涉密载体时，必须履行审批手续，复制后不得改变其密级、不得改变保密期限和知悉范围，复制必须履行登记手续，加盖复制单位印章，复制（印）件应按原件相应的密级文件管理；不能加密的涉密载体，应使用密码文件柜存放，所有技术文件、上级来文、保密档案资料、涉密销售合同、用户档案等存放在保密办；涉密人员不再从事相关涉密工作，离开涉密岗位前，应将所使用和保管的涉密载体全部移交，办理移交手续；涉密载体的销毁应履行审批手续。由涉密载体产生部门填写涉密载体销毁申请单，写明销毁载体名称、编号、需销毁原因、申请部门，交保密办公室审核后报公司分管领导 批准，方可销毁。销毁时必须进行清点登记，并由销毁人和监销

14、人共同完成；涉密区域管理涉密场所安全防护应符合国家、上级保密主管部门的有关规定。安排专人对涉密场所进行值班、巡查，对出入涉密场所的活动进行实时监视和记录；工作人员离开办公环境，应将信息设备锁定，工作人员下班或节假日期间，应关闭信息设备，锁好门窗，切断电源，未加密涉密载体及设备应放入保密柜中；涉密场所须有禁止拍照、录像等提醒标识，未经批准不得带入有录音、录像、拍照、信息存储等功能的设备；特别保密区、重点涉密部门、重点涉密部位，未经许可，无关人员不得进入或接触；客户及外来人员的参访活动应有专人接待和陪同，参访重点涉密部门和涉密部位应事前得到保密办公室批准并受到严格控制；涉密会议管理涉密会议应在具备

15、安全保密条件的场所召开，重要涉密会议必须在内部场所召开，须提前制定保密工作方案；会议组织单位（部门）应核对参会人员，履行签到手续，确保参会人员准确无误，防止无关人员进入会场；会议主办单位（部门）应指定专人负责安全保密工作。召开重要涉密会议应会同保密办公室对会场进行保密安全检查，共同做好安全保密防范工作；涉密载体发放应当指派专人负责，履行登记和签收手续；记录涉密会议内容，须使用保密本。休会期间的涉密文件资料，必须集中管理或专人看管，与会者不得擅自带出会议场所；涉密会议使用的技术设备应当符合保密要求；会议结束，应对会场进行全面检查，防止文件等涉密载体丢失；参加会议人员不得将会议涉密事项以任何形式向

16、无关人员泄露或擅自扩大知悉范围，不得擅自向宣传机构提供资料，公开报道会议内容；参加外单位组织的涉密会议，应对参会人员外出携带的涉密载体进行审批，并对带回的涉密文件、资料做好登记和管理；涉密信息化系统管理网络设备（交换机、路由器、网关、网闸、VPN 设备等）台账至少包括：部门、使用人、品牌型号、使用情况（在用、停用、维修、报废、销毁）等；保密产品（计算机病毒防治产品、密码产品、身份鉴别、访问控制、安全审计、入侵检测、边界防护、电磁泄露发射防护等产品）台账内容至少包括：使用人、品牌型号、检测证书名称和编号、购置时间、使用情况（在用、停用、维修、报废、销毁）等；定期（绝密级 3 个月，机密级 6 个

17、月，秘密级 12 个月）对网络设备和保密产品进行清查核对和登记；涉密网络设备必须粘贴相应的标识，标明密级、部门、责任人信息；非密网络设备必须标明用途；网络设备的密级由其处理和存储信息的最高密级确定，未经本单位保密管理部门批准，不得对密级进行变更；保密监督检查定期对保密责任制、保密组织机构、保密规章制度建设、涉密人员、涉密载体、保密场所、信息系统等管理等进行检查；涉密项目对涉密部门负责人进行保密检查，每年至少 4 次（每季度 1 次）；涉密部门对本部门的保密工作进行自查，涉密人员对本人的保密工作进行自查，分别每月 1 次；保密检查应根据实际情况和需要，采用综合检查（全面检查）、专项检查、技术检查

18、、交叉检查（互查或巡查）、突击检查（抽查或随机检查）、例行检查、单位及个人自查等方式、方法；保密检查结果应作为绩效考核和保密奖惩的重要依据；解密：对解除涉密信息的人员进行签名、留档；涉密（涉军）项目属于国家秘密的应遵守业主等保密措施落实与防护。保密措施包括以上，但不限于以上措施，确保保密工作符合法律法规相关要求。业务部门序号商密内容密级保密措施保密期限备注综合办公室1项目班子重要会议记录核心商密商业秘密归档永久2项目重要决议内容核心商密商业秘密归档披露前3项目重要合作协议普通商密商业秘密归档长期4侵犯商业秘密事件的处置及追责方案普通商密商业秘密归档长期5重大维稳、信访事件处理材料普通商密商业秘

19、密归档长期6突发事件应急预案普通商密商业秘密归档长期商业秘密主要内容：（综合办公室）5、参与部门及人员项目部-项目全员6、产出文件：序号所属实施系统标准化手册手册编号表单名称表单编号工作频次1办公管理系统办公管理手册CSCEC8XN-OA-2020涉密项目信息跟踪台帐CSCEC8XN-OA-B10401按需/次2涉密人员保密资格审查登记表CSCEC8XN-OA-B10402按需/次3涉密项目来访人员出入登记表CSCEC8XN-OA-B10403按需/次4涉密人员离岗(离职)审批表CSCEC8XN-OA-B10404按需/次5保密补贴发放登记表CSCEC8XN-OA-B10405按需/次6涉密载

20、体密级审批表CSCEC8XN-OA-B10406按需/次7秘密载体制作登记表CSCEC8XN-OA-B10407按需/次8秘密载体外送登记表CSCEC8XN-OA-B10408按需/次9涉密载体移交手续单CSCEC8XN-OA-B10409按需/次10秘密载体销毁申请表CSCEC8XN-OA-B10410按需/次11涉密会议审批表CSCEC8XN-OA-B10412按需/次12参加涉密会议人员资格审查表CSCEC8XN-OA-B10413按需/次13涉密会议会场保密安全检查记录表CSCEC8XN-OA-B10414按需/次14秘密载体发放登记表CSCEC8XN-OA-B10415按需/次15秘

21、密载体存档登记表CSCEC8XN-OA-B10416按需/次16涉密部门、人员检查表CSCEC8XN-OA-B10423按需/次督查督办管理1、工作类型及频次督办工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需/次工作。2、工作依据依据公司办公管理手册（第 1 章第 3 节）要求进行。3、关键动作负责督办工作管理机制在项目的执行落地；负责督办立项、过程促办等日常管理工作；对督查督办工作情况定期总结汇报，加强成果应用和交流；完成领导交办的其他督办任务。4、注意要点任务立项：项目班子会决议部署事项、有明确时限要求的公文以及领导交办的其他需督办的重要事项须立项督办，填写立项督办表；承办部门明确完成时间

22、、过程节点及责任人等，并在立项督办表上确认签字，办公室备案；责任部门（人）在过程中及时反馈所督办事项的节点进度及管理成效。办公室备案并将阶段性办理情况形成督办通报，保证承办事项正常运转；办公室定期将任务完成情况汇总，对任务完成率等关键指标分析上报。5、参与部门及人员项目部-相关部门负责人6、产出文件CSCEC8XN-OA-B10501 立项督办表7、工作流程图后勤服务会议管理1、工作类型及频次工作类型为办公室主任主导/参与型工作，工作频次为按需/次工作。2、工作依据依据公司办公管理手册（第 2 章第 3 节）要求进行。- PAGE 65 -3、关键动作建立健全管理制度；审核会议申请；会议室的综

23、合协调及会务服务；组织召开项目早班会；组织召开项目班子会；承办会议的会议纪律监督及通报。4、注意要点根据上级单位有关项目部“三重一大”事项管理办法，建立健全适合项目实际的项目班子会议事规则并执行（含议事清单）,落实党支部委员会会议前置审议程序；审核会议室的使用申请，贯彻积极倡导视频会议形式，非必须召开的可采用文件、视频、电话等方式传达部署，可根据情况对会议的组织召开予以协调要求，确保会议制度的落地执行；负责项目早班会的组织工作；会议分类会议类型会议时间会议内容参会人员承办部门记录外部会议视需要进行大型观摩局领导（视需要）、公司领导、项目部 全体人员主办责任部门承办部门迎接上级单位检查上级领导调

24、研、慰问业主考察内部会议每月一次项目班子会项目三重一大会议项目部班子成员办公室办公室党支部委员会每周一次项目经理工作例会项目部全体人员办公室办公室生产周例会施工部施工部安全周检查例会安全部安全部质量例会技术部技术部商务例会商务部商务部会议筹备外部会议提前一周拟定会议筹备方案、提出会议主题、主要内容、形式和建议时间、地点等要素。需核实是否邀请公司领导参加公务活动，如需公司领导层面出席向公司报CSCEC8XN- OA-B20202 邀请局领导参加公务活动申请表邀请公司领导参加公务活动申请表；提前一周发布会议通知，确定会议时间、地点、参会人员、议程、参会要求等要素；提前三天做好会议材料准备，如领导讲

25、话稿、项目汇报材料、会议/接待手册、项目宣传册、影像设备、纪念品等。项目现场、办公区域、卫生间、宿舍、食堂等场所打扫干净，无异味并保持清洁；提前一天做好接待室会议室的现场布置，如会场 PPT 背景、LED 屏幕欢迎词、投影仪、翻页笔、录音笔、话筒、垫板夹、文稿纸、签字笔、中建茶水杯、定制矿泉水、湿纸巾、会议资料、会议/接待手册等。按照公司标准化要求制作桌牌并按职务顺序摆放整齐无误；提前一天做好现场环境布置，如规划好现场参观路线、确保施工现场各区域整洁干净、施工管理人员着装统一、提前准备干净的安全帽并摆放整齐等。 再次短信或电话通知参会人员相关事项（会议时间、会议地点、着装要求等）；制定会议安保

26、及突发事件应急预案；会前注意事项提前一天进行会议设备调试，PPT 试播一遍，检查各项会议物品，会场 PPT 背景、LED屏幕欢迎词、投影仪、翻页笔、录音笔是否能正常使用，话筒电量是否充足，签字笔要提前试写确认书写流畅、墨水是否充足、不漏墨，湿纸巾可放 4 片，文稿纸至少 4 页；会中服务会议当天提前 1 小时开启空调、投影等设备，再次检查音响话筒设备、摄影拍照、PPT或视频播放工作。并指定专人进行会务服务，包括倒茶、指引、过程中续水（每 20 分钟一次）等；做好会议现场安全及突发事件应急保障工作，对会议中出现的突发事件，要及时启动应急预案，保证会议的顺利进行；会后工作项目会议组织业务部门整理会

27、议纪要后报项目办公室，经项目经理签发后报分公司办公室备案；项目会议组织业务部门在活动结束当天撰写新闻稿，报分公司党群工作部审核，及时通过公司 OA 平台、微信公众平台和各类社会媒体宣传报道；项目办公室做好会议资料归档工作，包括会议照片视频、资料文件、会议纪要、新闻报道等，便于编撰年度大事记；会后及时复盘，认真总结会议组织过程中的不足，以便下次改进提高；内部会议原则上每月召开一次项目班子会，审议项目部涉及“三重一大”的事项以及其他需项目班子集体决策的事项，其中“三重一大”事项须执行党支部委员会会议前置审议程序。项目班子会由办公室主办，办公室主任收集会议议题并参加会议。将会议情况进行记录，并形成会

28、议纪要，需要会议督办事项，需经项目主要领导审批后，填写立项督办表，由办公室传递给相关人员及部门办理；项目其他专业系统会议，由相应部门主办，办公室提供会议物品，会议结束后，与会人员应主动将会议椅回归原位及所在区域的垃圾主动清走。投影仪、LED 屏、电灯、空调等电器关闭，会议物品移交办公室；会议纪律会议前，参会人员因故不能出席，需提前向会议组织部门请假，否则按缺席处理。所有参会人员需提前 10 分钟到达会场签到并将手机调至静音，不得迟到、早退、旷会。无特殊要求，各类会议参会人员应着工装出席，会前整理好自己仪表，做到衣冠整齐、精神饱满参会；会议中，参会人员应做到“两必”、“三直”、“八禁”，即：必备

29、签字笔、必备记录本；头要直、背要直、腰杆要直；禁止在会场接打电话、禁止玩手机、禁止交头接耳、禁止手托头、禁止打瞌睡、禁止随意走动、禁止吸烟、禁止做与会议无关的其他 事；会议结束后，与会人员应主动将会议用椅回归原位并将垃圾应主动清走；会议组织部门应主动将会议室投影仪、电灯、空调等电器关闭，相关物品回归原位。每违反一项会前要求，扣罚相关人员绩效 200 元；每违反一项会中要求，扣罚相关人员绩效 300 元（缺席属于违反会前纪律，但按照违反会中纪律执行，迟到 30 分钟以上视为缺席。）；每违反一项会后要求，扣罚相关人员绩效 200 元。处罚由会议组织部 门、办公室共同裁定实施。人力资源部根据相应处罚

30、通报，在被处罚人员的下月工资中扣除；会议手册范本三折页手册模版（适用于短期工作交流）翻页手册模版（适用于一天以上检查工作、调研指导、项目观摩、对标学习等）确定来访单位人员，姓名、职务等信息，视情况由领导或相关部门出席；视情况安排对接表（一般适用于检查工作、对标学习等）会场布置（会场旗子摆放要求：左国旗、右司旗）一体式会议桌会场标准化布置条形会议桌会场标准化布置会场座次安排主席台应排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2 号领导在 1 号领导左手位置，3 号领导在 1号领导右手位置（如附图 1）；领导为偶数时，1、2 号领导同时居

31、中，2 号领导依然在 1号领导左手位置，3 号领导依然在 1 号领导右手位置。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数会谈座次排序原则上与主席台座次排列相同会谈座次安排桌式：接待室座次安排沙发式：仪式座次安排主方一般安排在主席台的左边（面向台下），客方安排在主方的右边。双方鉴签人数一般对等，按主客左右排列。5、参与部门及人员项目部-所有部门-部门负责人6、产出文件序号所属实施系统标准化手册手册编号表单名称表单编号工作频次1办公管理系统会议审报表CSCEC8XN-OA-B20103按需/次2办公管理手册CSCEC8XN-OA-2020会议签到表CSCEC8XN-OA-B20105按需/次3会议记录表C

32、SCEC8XN-OA-B20106按需/次4“三重一大”议题审核表按需/次5“三重一大”决策议题管理台账按需/次6“三重一大”议题落实反馈按需/次7“三重一大”事项督办立项表按需/次7、工作流程图接待管理1、工作类型及频次工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需/次工作。2、工作依据依据中建八局西南公司接待标准化手册要求进行。3、关键动作按照接待级别制定相应的接待方案；根据接待级别发起接待活动，编制活动策划方案并报分公司审批；按照获得批准的方案组织实施；应急措施；费用核销、总结；接待台账建立。4、注意要点接待分级项目接待按级别划分为一级接待、二级接待、三级接待三个级别；一级接待主要为业主

33、、监理方领导及以上、政府各职能部门领导来访、检查、视察、慰问等；外部单位交流、调研等；公司、分公司领导调研指导及公司综合性检查工作以及项目经理安排的其他重要接待活动，一级接待需分公司领导参加，由项目经理、项目副经理、项目总工陪同；二级接待主要为业主、监理方部门经理来访、检查、指导；政府部门主管公司来访、检查、洽谈等；分公司部门经理检查、指导等，由项目经理、项目副经理、项目总工和各对口部门陪同；三级接待主要为项目建设单位、监理单位一般人员、政府部门一般工作人员、公司及分公司部门经理以下人员检查、指导，由项目对口部门主管进行对接陪同；接待方案编制：收到接待任务后，提前编制活动策划方案，按照接待方案

34、进行人员分工，接待方案包括人员分工、接待流程、住宿安排、车辆安排、就餐安排、人员对接等方面，同时在接待方案完成后应报项目经理审批，一级接待需报分公司，由分公司办公室主任审批；信息收集：积极主动联系相关方，获取参加人员信息，包括所在公司、职务、行程信息、是否需要住宿、接送等，汇总在接待方案各板块内；资料准备：接待手册、会议资料（按各板块）；住宿安排提出 2-3 个酒店备选，酒店的选择应尽量交通方便、设施完善，经领导审核后，确定来宾入住酒店；根据来宾级别行程、人数及行程信息安排房，人员较多时应预留机动房间，需要往房间配送物品的提前配送：如：企业宣传册、欢迎卡、入住明细单、茶叶、矿泉水、酸奶、小食品

35、、果盘、洗漱包等；注意预定房间时将入住天数增加一天，避免来宾房卡过期而造成不便，办公室负责人员或领导秘书的房间尽可能靠近主宾房间；安排专人在酒店大堂等候协助客人办理入住手续，并送至房间；车辆安排根据来宾人员，准备好备用车辆，观摩车辆，以及过程备用车辆，安排专人指引车辆停放，项目车辆按照标准摆放随车物品，做好清洁及检查，并做好驾驶员交底，做好接待礼仪；提前一天确认来宾信息有无变化，接站人员或司机提前与对接人发信息。短信模板（尊敬的 XX 领导您好，我是中建八局西南 XX 分公司 XX 项目部驾驶员 XX，很荣幸本次由我为您服务，我将提前到达 XX 出口等候您。祝行程愉快！*市，天气：*，温度：*

36、）。了解接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作；准备接机（接站）牌、行李牌，并通知接机（接站）车辆出发时间以及了解来宾抵达时间，确定是否准点到达，及时告知接站领导；协助来宾领取行李并在行李上套挂行李牌，送往住地，上车后可提示领导车上备有饮用水等其他物品；落实来宾回程信息，并了解有无晚点、延误等变化。根据需要，搜集来宾相关证件信息，提前打印登机牌、车票并协助办理行李托运手续等；接送车辆要保持车内干净卫生，要配备并及时更新纸巾、湿纸巾、矿泉水、雨伞、充电宝、数据线、便签纸、签字笔、打火机等；接送机接待物品乘车座次安排轿车座次安排一般商务或公务接待场合由职

37、业司机驾车，第二排司机斜对角位置为上座，前排副驾驶一般为陪同人员座位。由主人或熟识的朋友亲自驾驶汽车时 , 副驾驶位置为上座；商务车座次安排考虑乘客的乘坐舒适性和上下车便利性，车辆中前部靠近车门的位置为上座，随行人员、年轻下属，要提前上车坐于后排；考斯特车座次安排以司机座后第一排即前排为上座 , 后排重要性依次减弱，同一排中重要性由左侧向右侧递减；行进中的位次排列礼仪平面行进商务人员陪同客人行进时，位次顺序是 : 前者尊于后者内侧尊于外侧, 中央尊于两侧。电梯内站立电梯内无接待人员：陪同人员应先上电梯，后下电梯；电梯内有接待人员：陪同人员应后上电梯，后下电梯。当在电梯内站立时，客人应站在中间位

38、置，陪同人员应靠近电梯按钮区以方便操作。用餐安排：提前落实就餐人员，确定来宾人数、职务和就餐陪同人员及用餐地点；按要求布置就餐地点，酒水、饮料、香烟提前放置，红酒需要醒的提前准备，茶水在领导到达时冲泡，提前与厨师沟通菜品准备情况；根据主宾或主要领导口味提前配菜，配菜要求：菜单包括凉菜、热菜汤、甜点、主食、水果；了解来宾口味合理搭配，体现当地特色和时令菜式；控制好用餐标准及菜量，不铺张浪费。重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席位卡；如在外部接待，应提前预订 2-3 家餐厅，领导确认后提前点好菜单，提前到达做好餐前准备和餐中服务；布置好来宾休息区、安排茶水等，确认来宾到达时间，告知相关陪

39、同人员提前15 分钟到达餐厅等候；用餐结束前 15 分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好车辆准备，并协助领导将来宾送至门口或上车地点道别，同时在来宾离开时及时关注是否有遗留物品；宴请座次安排：若为中餐宴请时，主人位一般为面对房门的位置，1 号客人在主人的右手位，2 号客人在主人的左手位，其他主客方嘉宾依次排列；设主陪、副陪时只设主陪时若为西餐宴请时，一般为长形桌，主客方各坐一侧若为大型宴请时，桌次可参考下图：会议安排（参考会议管理）接待总结：根据接待情况，总结接待过程中存在的问题及不足，提出改进措施；接待费用核销：建立接待台账并汇总接待费用，进行合规报销；接待礼仪着装要求：全员着公司工装；迎接来

40、宾时：要注意把握迎候时间，提前于公司门口或车站机场等候，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出； 过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；送客时根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开；合影站位：一般职位最高居中，拍摄者视角右侧为第一主宾，左侧为第二主宾，领导站位同主席台位置。两排合影主要领导可站或坐在第一排；多排合影主要领导可站在第二排或坐在第一排，注意两端的位置不要留给客人；5、参与部门及人员所有部门项目部-部门负责人6、产出文件CSCEC8XN-OA-B20201 接

41、待申请表CSCEC8XN-OA-B20202 邀请局领导参加公务活动申请表7、工作流程图办公环境管理1、工作类型及频次工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按日/次工作。2、工作依据依据公司办公管理手册（第 2 章第 3 节）服务要求进行。3、关键活动：全面实行办公环境 7s 管理措施，即整理、整顿、清扫、清洁、安全、节约、素养；覆盖办公区、食堂、车辆，根据“三定”（定点、定类、定量）原则，明确摆放物品类别及数量，实现易取、易放、易管理。4、注意要点办公区域 7S 管理项目办公室按要求购买 7S 定位标识贴，对办公桌面物品进行标准化布局，分类放置，创造整齐、整洁的环境。标准图如下：办公区“

42、7S”管理的做法做法做 法 说 明责任人整理职工每个月对自己负责的文件（包括电子文档）进行整理，及时将过期或无效文件销毁，无用的电子文档全部删除，自己整理好的需要保存的资料统一打包，定期进行统一的归纳整理。全体职工各级办公室所管辖的物品、设备等保持整洁、干净、摆放整齐、规范，并每半年进行一次盘点，该保存的做好分类保存，该处理的及时处理办公室整顿办公桌物品摆放要求：除文件夹、电脑、鼠标、笔筒及小型绿色盆栽和个人日常生活必需品如水杯外无其它物品；人离开半个小时以上在离开前应将桌上物品摆放整齐；桌上不得堆放杂物。全体职工座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正归位桌下：不得随意摆放除垃圾桶

43、外的其他物品。电线：各类连接线捆扎有序，固定有序放置。绿植：适时浇灌，盆中无垃圾、杂物，花叶无尘土，花草无发蔫、坏死现象。全体职工清扫划分责任区域制定清扫计划，定时清理不需要的物品。工作场所彻底打扫干净，杜绝污染源。办公室对各自办公室、办公设施周围定期清扫、清洗，保持无垃圾、无脏物，保持过道通畅。个人区域：桌面干净、整洁，桌下无垃圾、无杂物，保持干净。项目安全帽、工具包、设备、施工工具彻底清理，规定位置摆放整齐，设专人保管，建立责任保养制度。全体职工清洁随时保持责任区域内的整洁，不要放过任何“死角”。制定目视管理及展板管理的标准，明确各项制度的责任人，将各项制度传达到人。办公室做法做 法 说

44、明责任人安全对于危险品要有明显的标识，安全通道口不得堆放任何物品，灭火器应在指定位置摆放且处于有效期内。经常检查电源、线路、开关、插座是否有异常现象建立防火、防盗、防汛等应急制度。办公室3.加强涉密工程管理工作，严格执行国家涉密管理规定及业主相关要求，切实保障国家安全利益。定期组织开展保密安全培训，如经营信息、技术信息和管理信息机密等，提升全员保密意识。全体职工节约发起降本增效宣传活动，对用电、用水、用纸等进行统一颜色标识，鼓励大家厉行节约。设立回收箱，对于可回收再利用的物品进行回收归类，再利用。节约纸张、文具等办公用品，提倡文档双面打印，能用网络传递的尽量不用纸制文件传递。计算机、电源、水源

45、等在离开时必须关闭开关，区域无人时要切断电源，禁止长明灯，长流水现象。合理使用空调、风扇等设施，提倡节能环保理念。空调温度设置，冬天20，夏天26，下班前15分钟关闭，不使用时切断电源。对办公用品、用具开展月度盘点，优化领取采购及调拨流程，保证高效合理利用。办公室全体职工素养增强团队意识，培养主动积极的精神。按规则做事，并持之以恒的实施，从而养成习惯遵守作息时间，服装整齐，戴好工作牌，按时出勤，待人接物有诚有礼严格遵守公司的各项管理制度，工作时保持良好的状态。爱护公物， 用完归位。爱护环境，下班及时整理，保持整洁全体职工食堂 7S 管理做法做 法 说 明整理全面检查工作场所及范围，明确区分所有

46、物品常用与非常用。及时清理垃圾、物品袋、过期食品及调味品等。清除要坚决、及时。坚决清除不使用物品，将其它物品按照“最经常使用的物品放置于最容易取得的地方原则”分类放置于指定位置。整顿对可供放置物品的场所进行规划，划分成若干区域。要考虑过道的畅通及合理，尽可能将物品集中、隐蔽式放置。将物品在规定区域进行标识：如“生、熟食菜板”、“熟食”、“生食”、“青菜池”、“荤菜池”、“消毒池”、“保洁专用工具”“调料货架”、“调味品”等。合理利用空间，大量使用“目视管理”，标识清楚明了，能够让任何人都能简单查找。清扫底清洁工作场所内物品，防止污染源（污迹、废物、杂质）的产生。划分员工清洁责任区域，各岗位员工

47、上班，首先对负责卫生范围进行检查清洁和整理，过程中保持卫生整洁，设备工具谁用谁清洁。下班前对负责区域卫生及设施清理干净，经检查合格后方离岗。对一些不易污染及不便清洁的区域或大型设备，实行定期清洁、定期检查的计划卫生制度。达到“四无标准”（无废物、无污迹、无灰尘、无死角）。清洁将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化，标准化，规范化，维持清洁的状态。每日食堂负责人对照检查表逐一进行检查，未达标的，限期整改，并进行复查。每次检查应有记录，结果予以公布，成绩与员工奖惩挂钩。做法做 法 说 明安全消除工作中不安全因素，杜绝不安全现象。规范职工食堂安全行为，保障食品卫生安全，确保职工的身体健康。食堂应严格

48、执行“三不”，即不使用变质的食物和含有农药残毒的蔬菜；不使用过期伪劣的食品和调味品；不混放或混切生熟食物。所用餐具、灶具、必须经过“一洗、二涮、三冲、四消毒、五保洁”。每日每餐所有餐食必须做好留样。留样时间为 48 小时；食堂工作人员每年进行两次健康检查，无健康合格证者，不得在食堂工作。注意安全操作，严禁持菜刀等利器嬉戏打闹，不得在厨房吸烟；在厨房和餐厅内严禁穿拖鞋、短裤和赤膊；生病时应及时就医，不准带病上岗。使用明火时,人员不得离开岗位；熟悉机具的操作方法，熟悉安全装置及知识，使用压力锅、蒸饭箱要正确开启，防止蒸汽烫伤；熟悉电气用具用电常识，湿手不得操作带电设备和接触电源插座及开关，以免触电

49、；严格遵守液化气、煤气安全使用规定，做到勤检查、不泄露，使用后关闭气阀，防止火灾。食堂管理人员对食品质量卫生、食堂卫生及工作人员卫生要进行日常督促检查，每月进行一次全面检查并做好相关记录，对提出整改的问题跟踪解决。节约倡导降本增效理念，合理利用资源，养成成本节约意识。每日所需食材量提前预算规划，合理储存及使用粮油蔬菜，避免腐败、浪费；节约用水，不开长流水，用后及时关闭；节约用电，不用时以及下班后及时关闭电源；节约用气，使用液化气之前做好实物的准备工作（如摘洗蔬菜，油盐酱醋等调味品都预备好，然后点火使用）；节约食品原材料，在择菜、洗菜、炒菜等加工过程中，精细操作，不浪费。素养采取各种方式，使每位

50、员工养成良好的职业习惯，并严格尊守企业规则，培养员工主动、积极、向上的工作态度和状态。实行强化周、强化月活动。新员工培训、在岗培训和“7S”管理培训，培养尊重他人、爱护公司财物、遵守企业制度、有强烈的时间观念、待人大方得体、保持长期的学习态度、真诚等。车辆 7S 管理做法做 法 说 明整理整理的目的在于明确所有物品的用途。车辆内配备用品、区分出正在使用、常用、不常用物品的摆放标准、使用频率、定时清点。整顿整顿的目的在于明确物品摆放标准、定位位置。车辆内常用物品等按公司规定粘贴”7S”标识进行标准化摆放。要求标识粘贴平整，边角无卷起，易损坏的部位应定期更换。清扫划分责任区域制定清扫计划，定时清理

51、不需要的物品。工作场所彻底打扫干净，杜绝污染源。清扫的目的在于清除驾驶室及后备箱多余物品。将不要的东西清除掉，保持车内整洁、无垃圾，无多余物品，将常用东西摆放归位。控制台表面、座垫、车门槛踏板、门缝处、后备 箱、后隔板清洁干净，无垃圾、无杂物；车内禁烟，保持通风、无异味；车身漆面整洁、明亮、无刮痕、无斑脱、无凹凸、无积尘；车窗玻璃明净，开闭自如，无破损。清洁落实前面的“3S”，维持清洁的状态。定期不定期进行督促，将活动切实长期坚持执行，保持效果。安全消除工作中不安全因素，杜绝不安全现象。出车前应对车辆轮胎、刹车、车灯、电瓶、水箱、油箱等进行全面检查。行驶中起步缓行一段距离，检查离合器、刹车、方

52、向盘是否正常；行驶途中注意察看各种仪表，察听发动机及底盘是否异响；车辆定期保养，故障立即检修，确保车辆安全行驶。做法做 法 说 明节约倡导降本增效理念，合理利用资源，养成成本节约意识。司机出车前应充分了解自已要去的目的地，查明准确路线，避免绕路耗费油量。空调温度设置为室内事宜温度（夏天 26，冬天 20）；驻车期间不常怠速，不在车内长时间开空调休息；爱护车辆、及时维修保养；不得公车私用。素养目的是能够养成习惯，形成长效。素养不仅是最终“结果”也是管理的“目的”，养成遵守规章制度的良好习惯。驾驶员是企业形象的窗口，工装整洁、文明驾驶，礼仪服务等也是影响营销效果的因素之一，个人素养尤为重要物业管理

53、前台、保安、保洁等，办公室应完善对上述人员及单位的考核机制，对不能完成或履行合同约定的应及时清退。每月更新以上人员个人信息。要求物业公司对公共责任区实行每日巡查制度，确保办公区、生活区、干净整洁；公用设施进行定期检查维护，如门窗、灯具、花坛、灭火器、卫生洁具、监控系统等；建立治安巡逻、消防保卫制度，定期巡检、消除安全隐患，确保项目部安全运行；绿植管理项目根据实际情况采取租赁或购买的方式（建议：小植物选择购买，大植物租赁）进行布置摆放；挑选植物摆放应无毒无害、经科学证实适合室内摆放。如摆放植物有相关科学资料报道不宜摆放，需立即更换；盆土适宜植物生长无毒、无异味；花盆或套盆干净完整，无污垢、无残缺

54、、花盆图案清晰完整，花盆与套缸间用白石子、陶粒等遮掩；工装管理上班期间须统一着工装、佩戴胸牌，保持工装整洁；办公室定期进行检查，检查结果报分公司人力资源部，对违反规定者由人力资源部在当月绩效工资中扣除相应罚款；项目新入职员工试用期满后须将人员名单报分公司办公室，由分公司报总部办公室安排量体，确定时间后项目部负责组织员工量体工作；工装管理办法规定，发放工装之日起一年内离职的员工，离职人员交纳全部工装费用，不收回工装。工装使用达到一年未满两年的，离职人员缴纳工装费用的 50%，不收回工装；5、参与部门及人员项目部-项目全员6、产出文件序号所属实施系统标准化手册手册编号表单名称表单编号工作频次1办公

55、管理系统办公管理手册CSCEC8XN-OA-2020办公室区域7s检查评定表CSCEC8XN-OA-B20303按日/次2食堂7S管理考核表CSCEC8XN-OA-B20304按日/次3车辆7S管理考核表CSCEC8XN-OA-B20305按日/次4项目卫生间7S管理考核表CSCEC8XN-OA-B20306按日/次7、工作流程图车辆管理1、工作类型及频次工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按日、需/次工作。2、工作依据依据公司办公管理手册（第 2 章第 3 节）要求进行。3、关键活动车辆配置（购置/租赁）车辆购置严格执行申请审批流程，购车时执行“固定资产购置”流程；车辆租赁按照申请审批

56、流程进行；日常派车先申请后派遣；定期检查车辆及时维修保养；定期购买保险；车辆加油管理；洗车管理；过路费 ETC、停车费管理；车辆台账整理；驾驶员考评；制定驾驶员管理规章制度及驾驶员培训。4、注意要点车辆配置配置原则：项目原则上不得配置公务用车，车辆以租赁为主，有特殊情况需配备的，采取“一事一议”方式可申请配备（租赁）使用经营和业务保障用商务型车 1 辆，配置严格执行公司规定；由分公司负责车辆购置并报备；配置标准：项目配置车辆原则为：轿车排量 1.8 升（含）以下，价格 18 万以内。优先选用国产车、新能源车辆，车型、配置尽量统一；配置流程：购置车辆严格执行“固定资产购置”流程。项目部车辆租赁以

57、区域分公司为单位招标集采，禁止私自租车（严禁租赁内部员工车辆供本单位使用）。车辆租赁由分公司以正式文件提交申请，经公司办公室审核，公司分管领导审批后下发批复文件，后与集采单位签订补充协议，并将车辆档案报公司办公室备案；车辆档案：车辆配置后，按照一车一档进行归档并报公司办公室备案。车辆档案清单见下表；购置车辆档案清单1购车请示2购车审批3车辆购置会议记录（分公司、公司、局备案）4询价记录5购车合同6车辆一致性证明文件7购车发票8完税证明9首次保险单10车辆行驶证11车辆登记证12驾驶员驾照13车辆照片14固定资产验收单备注：其他相关车辆购置资料租赁车辆档案清单1租车请示2租车批复3租车会议记录4

58、租车合同5车辆一致性证明文件6购车发票7完税证明8首次保险单9车辆行驶证10车辆登记证11驾驶员驾照12车辆照片备注：其他相关车辆购置资料油卡管理办理及充值：公务车辆实行一车一卡，车辆租赁后，项目办公室提出油卡办理申请，于每月 20 日前将申请及下月车辆油卡充值台账上报分公司，分公司汇总将台账及转账凭证上报总部车辆管理员进行油卡办理及充值；台账统计：每月 3 日前回收小票，小票须注明加油车号和公里数、司机签字，记录车辆使用油料登记账，台账注明日期、金额、数量（升）、加油里程，计算百公里油耗，统计完成报分公司审核。具体规定详见关于统一区域公务车加油卡管理的通知（司办字2017118 号）；车辆管

59、理车辆调配：派车时应遵循合理调配的原则，按照紧急事务、重要公务、上级领导、日常事务的顺序安排车辆。用车前，用车人填写公务用车申请记录单，注明用车人数、用途、目的地、往返时间，部门用车由部门领导签字确认；办公室主任审批派车，填写公务用车派遣记录表；司机日常出车前检查车辆并填写出车前车辆准备自查表，车辆使用过程中出现行程变更使用人及时通知车辆主管进行车辆合理安排；车辆管理员根据每次用车情况记录车辆出行登记表；司机根据实际情况填写车辆行车任务记录表，详细记录行车轨迹，用车人，公里数；维修保养：租赁车辆采用费用包干。如因项目原因导致车辆有维修费用的，及时报保险进行处理，否则驾驶员应提前填写车辆维修保养

60、申请，写明车辆、具体维修项目、事由、费用预算，办公室主任及项目经理审核签字，维修结束驾驶员须提供明细清单及发票，交由办公室主任确认核销；驾驶员因个人原因造成车辆故障和损坏的，按照维修费 50%比例承担责任，从薪酬中扣除；车辆维修需记录台账，车辆管理员每次登记，于每月 3 日前整理完成车辆信息及维修、保养记录表，注明日期、项目、更换配件名称、合计金额、行驶里程等信息；保险年审：车辆保险和年审由租赁公司统一负责；车辆清洗：项目车辆清洗主要在项目进行，有重要会议、接待等需要用车是时，可以在洗车店洗车，并开好发票明细至项目办公室处进行核销；（注：每辆车每月洗车不得超过 6 次，下雨、长途等不可抗力因素