工作岗位分析的方法课件

1、工作岗位分析的方法在企业进行调研与咨询的过程中，经常会听到业务部门的一些抱怨：职务说明书，那是人事部的人关在办公室里想出来的，根本与实际情况不符。于是乎，花了大量的时间与精力做出的职务说明书被束之高阁，毫无用处。而人事经理也是有苦难说，要么认为业务部门没有配合工作；要么感到迷茫，不知道应该如何进行工作分析？这主要是由于人事经理缺乏掌握工作分析方法的训练，不知道该怎样去正确、科学地收集与工作活动和职责有关的资料。个案研究1：M公司的工作分析M公司最近在总经理的要求下正进行工作分析，目的是为了明确管理岗位的岗位职责，将公司所有应该完成的工作按实际情况分配到各个岗位中，并准备按工作岗位制定岗位考核体

2、系。公司的人力资源部承担了此项工作。人力资源部的经理采用结构化的问卷首先对各部门的职责进行了调查。经过初步信息收集工作后，就各部门在调查问卷上列出的职责、工作任务进行访谈，明确了各部门的部门职责。在此基础上，对各工作岗位进行结构化的问卷调查，收集各工作岗位的信息，再对工作岗位的职责进行访谈，在与任职者本人核定岗位职责的基础上，将初步制定的岗位分析文件交给任职者上级进行核定。工作进入到一定阶段时，人力资源部将对总经理助理的工作岗位进行信息收集和访谈。总经理助理没有对岗位调查表进行填写，他说：“我很忙，没有时间做这种作业，而且我的工作也不固定，经常要处理一些临时性的工作，我的岗位不适宜制定工作说明

3、书。”人力资源部在公司的部门例会中汇报工作时向总经理汇报了工作进展，并解释了为什么总经理助理的工作说明书未能完成。总经理说：“既然大家都很忙，总经理助理的工作说明书就由人力资源部根据观察制定吧。”由于公司高层管理人员对工作岗位分析工作不配合，最终M公司的工作分析未能达到预期的效果。如果你是人力资源部经理，你会怎么做？在工作岗位分析的过程中，所分析的工作岗位的信息应该由谁提供？在以下的章节中，我们将看到，工作岗位分析的方法有很多种，其中包括观察法，即通过工作分析人员对任职者工作过程的观察、记录，形成工作说明文件。但观察法比较适用于对以身体操作和运动性为主的工作岗位进行观察、记录和分析，对以脑力劳

4、动为主的工作岗位的工作职责、工作任务记录、分析效果不及其他方法。在此例中，工作岗位的任职者是提供工作岗位分析所需信息的最佳人选，工作分析人员不仅要取得工作岗位任职者的配合，使其为工作分析提供材料，同时也需获得高层管理人员的支持，要求工作岗位任职者为工作分析提供详尽的信息。 王强到底需要什么样的工人 “王强，我一直想像不出你究竟需要什么样的操作工人，”江山机械公司人力资源部负责人李进说，“我已经给你提供了4位面试人选，他们好像还满足工作说明中规定的要求，但你一个也没有录用。”“什么工作说明？”王强答道，“我所关心的是找到一个能胜任那项工作的人。但是你给我提供的人都无法胜任，而且我从来没有见过什么

5、工作说明。”李进递给王强一份工作说明，并逐条理解给他听。他们发现，要么是工作说明与实际工作不相符，要么是工作说明规定以后，实际工作又发生了很大变化。例如，工作说明中说明了有关老式钻床的使用经验，但实际中所使用的是一种新型数字式机床。为了有效使用这种新机器，工人必须掌握更多的数学知识。听了王强对操作工人必须具备的条件及应当履行的职责的描述后，李进说，“我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以此为指导，我们就能找到适合这项工作的人。让我们今后加强工作联系，这种状况就再也不会发生了。”上述情况反映了人事管理中一个普遍存在的问题：工作说明对完成工作所需职责和技能的说明不恰当。因此，人力资源部负责人李进

6、无法为具体所需技能的人确定岗位。工作分析是解决这个问题的关键所在。工作分析的方法多种多样，但没有一种“最好的方法”。工作分析的内容取决于工作分析的目的与用途，不同的组织所进行的调查分析的侧重点会有所不同。因此，在工作分析内容确定后，工作分析方法就需要正确选择了 工作分析的方法，依靠不同的标准有不同的形式。依照功用划分有基本方法和非基本方法；按照分析内容和确定程度划分有结构性分析和非结构性分析方法；依据分析对象划分有任务分析与人员分析方法；依照基本方法划分为观察法、访谈法和问卷调查法；按照结果可量化程度又可将工作分析的方法分为定性和定量两类基本方法等。当然，每种方法都有各自的优缺点，在实践中，要

7、把不同的方法结合起来使用。一、工作分析方法的分类（传统的和量化的工作分析方法）（一）观察法1、观察法的含义观察法是指在工作现场观察员工的工作过程、行为、内容、工具等并记录，以收集有关工作信息进行分析与归纳总结的一种方法。2、观察法的优缺点观察法是一种直观的方法，它可以直接了解到被观察者的行为、所需完成的操作，同时，分析者能观察到操作者消耗在各项工作中的时间，所得到的信息也不会受任职者自我报告的影响。因而，在主要是由身体操作的活动所组成的工作岗位中，观察法比较有效。观察法的缺点（1）不适用于脑力劳动成份比较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作。例如：律师、教师、急救站的护士、经理等。（2）对有

8、些员工而言难以接受，他们觉得自己受到监视或威胁，从而从心理对工作分析人员产生反感，同时也可能造成操作动作变形。（3）不能得到有关任职者资格要求的信息。3、使用观察法的前提条件（实务指南）（1）要求观察者有足够的实际操作经验（2）要求工作应相对稳定，即在一定时间内，工作内容、程序、对工作人员的要求不会发生明显的变化。（3）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力劳动为主的工作。 4、观察法的工作分析程序 第一步：初步了解工作信息（1）检查现有文件，形成对工作的整体概念：工作使命、主要任务和作用、工作流程（2）准备一个初步的任务清单，作为面谈的框架（3）为在数据收集过程中涉

9、及到的还不清楚的主要项目做一个注释第二步：进行面谈（1）最好首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈，因为他们最了解工作的整体情况以及各项任务的配合。（2）确保所选择的面谈对象具有代表性第三步：合并工作信息（1）工作信息的合并是把以下各种信息合并为一个综合的工作描述：主管、工作者、现场观察者以及有关工作的书面资料。（2）在合并阶段，工作分析人员应该可以随时获得补充材料（3）检查最初的任务或问题清单，确保每一项都已经得到答案或确认。第四步：核实工作描述（1）核实阶段要把所有面谈对象召集在一起，目的是确定在信息合并阶段得到的工作描述的完整性和精确性（2）核实阶段应该以小组的形式进行，把工作描述分发给

10、主管和工作的承担者（3）工作分析人员要逐字逐句地检查整个工作描述，并在遗漏和含糊的地方作出标记。5、使用观察法时应注意的事项（1）要注意工作行为样本的代表性（2）观察人员在观察时尽量不要影响被观察者的注意力，干扰被观察者的工作。（3）观察前要有详细的观察提纲和行为标准。（4）观察者要避免机械记录，应反映工作有关内容，并对工作信息进行比较和提炼。（二）访谈法 1、访谈法又称面谈法，是一种应用最为广泛的工作分析方法，指工作分析者就某一个职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。此种方法可对任职者的工作态度与工作动机等深层次内容有详细的了解。面谈的程序可以标准化、以可非标准化。

11、一般情况下，应用访谈是一般以标准化访谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答相互比较。面谈法具有三种具体形式：与员工个别面谈、与员工集体面谈、与主管领导面谈。 2、访谈法的优点 （1）可以对工作者的态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解。 （2）运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料。 （3）由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。 （4）使工作分者了解到短期直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题。 （5）为任职者解释工作分析的必要性及功能。 （6）有助于与员工的沟通，缓解工作情绪。3、访谈法的缺点 （1）访谈法要专门的技巧，需要受过专门训练的

12、工作分析专业人员。 （2）比较费口、费力，工作成本较高。 （3）搜集到的信息往往被扭曲，失真。 （4）访谈法易被员工认为是他工作业绩的考核或认为是一种薪酬调整的依据，故会夸大或弱化某些职责。2、适用访谈法需注意的事项（注意访谈技巧）（1）选择适当的时间和地点（2）选择适当的访谈对象（3）向被访谈者介绍访谈的目的，建立信任（4）多采用开放式问题（5）每次只提一个问题（6）所提的问题按逻辑顺序排序，每一个问题最好有一个主题（7）进行记录（8）针对工作分析的目的，使用结构化的访谈方法（9）客观地收集信息（三）问卷法1、问卷法的概念问卷法是让有关人员以书面形式回答有关工作岗位问题的工作分析方法。问卷调

13、查法是工作分析中最常用的一种方法。具体来说，是通过调查问卷来获取工作分析的信息，实现工作分析目的的一种方法。问卷法通常由相关人员事先设计出一套工作分析的问卷。然后由员工填写问卷，也可以根据具体情况有工作分析人员填写。最后，再将问卷加以归纳分析并做好详细记录，据此写出工作描述，在征求任职者意见的基础上进行补充和修改。2、问卷法的优点（1）费用低，速度快，节省时间，可以在工作之余填写，不致影响正常工作。（2）调查范围广，可用于多种目的，多样用途的工作分析。（3）调查样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况。（4）调查的资源可以数量化，由计算机进行数据处理。3、问卷法的缺点 （1）设计理想的

14、调查表要花费较多的时间，人力、物力、费用成本高。 （2）在问卷使用前，应进行测试，以了解员工理解问卷中问题的情况，为避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率。 （3）填写调查表是由工作者单独进行，缺少交流和沟通，因此，被调查者可能不积极配合，认真填写，从而影响调查的质量。 （4）问卷的回收率通常偏低，这种情况既与被调查者的态度有关，也与问卷编制的合理性有关。只适宜有文字理解能力并有一定书面表达能力的人群。3、问卷法的类型（1）既有通用适合各种职务调查的问卷；又有针对某一专业岗位的问卷（如:一般工作分析问卷和推销员工作分析问卷）（2）既有效度、信度很高的标准问卷（如PAQ）

15、也有非标准化的问卷（如某公司部门的工作分析描述表格）（3）既有针对脑力劳动者、知识管理者、技术岗位的问卷，又有针对蓝领操作工人的问卷（4）既有结构化程度较高的问卷，也有开放式问卷（四）工作日志法（工作写实法）如实描述工作的是任职者本人。是由员工本人自行记录的一种信息搜集方法。由任职者将自己每天所从事的每一项活动按时间顺序以日志的形式记录下来，要记录的信息包括所要进行的工作任务、工作程序、工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等，一般需要填写工作日志10天以上。如果由主管人员对任职者的工作进行记录与分析，则又被称为主管人员分析法。工作日志法的优缺点1、优点：（1）信息可靠性很高，适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息（2）所需费用较低（3）对于高水平和复杂性工作的分析，比较经济有效2