sop-fin004经营期公寓项目采购操作指引

1、公寓项目经营期采购操作指引一、集采类物品采购操作指引集采类物品是指公司采购部通过集采招标确定供应商和单价，并签订年度集采合作协议的运营物品。步骤程序备注1. 本级采购部下发集采执行文件本级采购部将已完成集采的中标资料通过行政部以通知形式下发至公寓各项目，中标资料包括详细物品 、中标供应商 、集采使用说明及采购订单模板等。各项目应严格遵照本级下发的集采文件执行相关采购，如对执行文件有疑问，请及时 本级采购部。详见集采执行文件2. 项目制定月度采购计划对于集采范围内的物品，各项目应根据库存物品的实际库存量、使用量及使用趋势，制定月度采购计划，注明物品名称、上月用量、现库存量、预计采购数量等相关数据

2、。并将项目 签字确认的月度采购计划于前一个月 25 号前提交给本级采购部备案。各项目可根据自身的具体情况编制本月度采购计划，以便采购部集中采购提高工作效率，降低采购成本。附件二：月度采购计划模板3. 确认实际采购各项目结合实际经营需要，依据本级下发的集采执行文件中的物品，选择所需物品的品类，并填制采购需求，包括物品的名称、品牌、规格型号、单价、总价等信息，并对物品的申购数量、到货时间要求等细节进行确认。实际采购物品应在采购计划范围内，超出计划的要在采购申请呈批时说明原因，本级采购部将对此进行。附件三：采购需求模板4. 采购申请 OA 呈批登录 OA 系统-调用模板-公共模板-公寓事业部-公寓项

3、目-采购类-集采物品-集采物品订单呈批；根据采购需求，按照 OA 中集采物品订单呈批的表单格式正确填写，表单均为必填项；OA 呈批需随附月度采购计划、采购需求以及本级才发的集采中标资料PDF 文件；采购申请经项目总经理、本级运营总监、本级采购部、本级财务总监、总经理审核完毕后方可生效。5. 生成采购订单集采物品订单呈批 完成后，项目采购经办人根据本级下发的集采执行文件中后附的采购订单模板，联系中标供应商确认物品的品种、数量、价格、供货时间及交货地点等细节，并经 签字/盖章后生成正式的采购订单。参照集采下件执行6. 采购订单跟进项目采购经办人跟进申购物品到货情况，执行完毕的采购订单按类别存档。7

4、. 验收收货部、采购经办人、供应商共同对到货物品进行验收，收货部凭合格采购订单及实际采购物品填制收货单，并分别在收货单上签字。验收程序遵循公司财务部下发的物品收货管理制度执行。收货单模板详见公寓收货管理制度附件8. 付款项目财务部门凭正规有效、采购需求表、原始送货单、收货单，遵照公司支付规定流程申请付款。按照订单付款要求付款二、自采类物品采购操作指引自采类物品是指未签订年度集采合作协议，由项目自行采购的运营物品。1. 确定采购需求各项目根据实际经营的需要，确定采购需求，如申购物品为非集采范围内物品，则遵照以下自采类物品采购操作指引执行。2. 选取正确的采购方法项目根据申购物品的类型，判断物品的

5、性质，选取正确的采购方法。常用的采购方法有：零星采购、简易比价采购、招投标采购；非常用的采购方法有：周期性定价采购、询报价采购、比较性谈判采购、单一来源采购。具体选取依据请参考附件采购方法适用范围参考表。也可参考公司下发的保利商业地产采购方法管理制度3. 合格供应商入库呈批除了零星采购外，所有参与比价采购或投标的供应商必须为经公司审核批准的合格供应商（至少三家），优先选取公司合格供应商库中的供应商，若现有合格供应商库中不能满足需求的，需按照公司采购制度进行合格供应商入库呈批。合格供应商入库呈批：登录OA 系统-调用模板-公共模板-公寓事业部-公寓项目-采购类-合格供应商入库呈批，正确填写OA

6、表单，并随附供应商基本资料表盖章扫描件、 及组织架构图、三证、 证（如 品牌,需提供 书）。项目采购经办人应对新增的供应商进行严格的资质审核和筛选，资格不符或资质不全的将不予通过4. 采购申请 OA 呈批登录 OA 系统-调用模板-公共模板-公寓事业部-公寓项目-采购类，根据确定的采购方法，完成相应采购方法项目下的呈批流程。以项目使用较多的零星采购和简易比价为例：零星采购（通常采购金额1000 元以下）：正确填写采购需求表，包括申购原因、申购 、价格，完成后便可执行现金采购。简易比价采购（通常采购金额1000 元以上）：采购需求表：经办人应正确填写采购需求表，包括申购原因、申购 （超过5 项，

7、可另附清单）、 价格、比价供应商名称（如新增供应商，需关联新增供应商呈批流程，供应商可以是知名 网购商城），此流程不涉及正式报价。确定供应商及合同呈批：1）经办人收集供应商加盖公章的报价单（报价单必须按照采购需求表的品项报价，并注明是否含税、运费、安装），或 商品信息报价截图及 ； 2）经办人对收集的报价单进行比价，并与供应商谈判、议价后确定意向供应商（一般情况，以价格作为选择的标准）。3）金额较大的采购（通常是 1 万以上），需签订采购合同，并在此流程附上格式合同。金额较小的直接订单采购。其他非常用采购方法可参考公司下发的采购方法管理制度规定执行，在此不做详述。OA 附件需包含正式报价单、比

8、价表、格式合同（必要时），并关联合格供应商入库呈批（若为新增）采购流程环环相扣，上一流程审批完成后方可发起下一流程，并关联上一流程。5. 下单确定供应商及合同呈批完成后，项目采购经办人联系供应商对物品的申购数量、价格、到货时间要求等细节进行再次确认，签订采购合同（如涉及合同），并跟进到货。执行完毕的合同或订单按类别存档。6. 验收收货部、采购经办人、供应商共同对到货物品进行验收，收货部凭合格采购订单及实际采购物品填制收货单，并在收货单上签字。验收程序遵循公司财务部下发的物品收货管理制度。收货单模板详见公寓收货管理制度附件附件一：采购方法适用范围参考表采购方法定义适用范围表单7. 付款项目财务部

9、凭正规有效、采购需求表、原始送货单、收货单，遵照公司支付规定流程申请付款。按照合同或订单付款要求付款一、零星采购经营急需且金额微小的采购方法需同时满足以下条件：1、经营中急需或偶用且数量少的物品；2、申请总金额1000 元；3、未签订周期性定价采购协议。、杀虫剂、水、手套、防蚊液、抹布、马桶吸、洗衣液、 玻璃水、包装袋等）、办公用品（收据、笔、A4 纸、胶布、文件夹、记事本、计算器、订书机、硒鼓、墨盒等）、员工用品（工鞋、工牌等）、工程用品（网线、工具、墙纸）以及金额较小的宣传物料等。采购需求表（零星采购）二、简易比价采购采用传真或电子报价单等简单形式进行比价确定采购价格的采购方法需满足以下条

10、件之一：1、经营活动中偶用的物品，数量少，且单价不高，一般采购金额1 万元；2、商品更新换代较快、价格变化幅度较大且价格比较透明，且不适合签订周期性定价采购协议；注：常规标准化物品，且通常金额在 1W 以内的建议签订采购订单，非标准物品且金额在 1W 以上的建议签订采购合同。例如：紧急采购的电脑、，其他数码产品、电子产品、办公 家具、设备以及金额较大的宣传物料等。采购需求表（简单比价）确定供应商及订单呈批确定供应商及合同呈批三、周期性定价采购公司就采购物品向多家（三家或三家以上）合格供应商询价，并经过比价确定采购物品单价及合作供应商的采购方法需满足以下条件之一：1、使用频率较高的物品的采购；2

11、、采购的物品规格、标准，货源充足且价格变化幅度不大。例如：使用频率较高的办公用品、耗材、客用品、工程工具（协议只约定单价，不约定采购数量）采购文件呈批表（含采购需求）确定供应商及定价采购协议预呈批表定价采购协议呈批表采购执行：采购订单四、询报价采购公司就采购物品向多家（三家或三家以上）合格供应商进行询价，并经过比价确定采购物品价格及需同时满足以下条件：1、非通常规格的物品或服务、使用需求较复杂，存在充分竞争市场；2、物品或服务价值不高，一般采购金额在 0.1 万-5 万元；询报价文件呈批表（含采购需求）确定供应商及合同预呈批表例如：经营中需要紧急采购的客房清洁用品（扫把、拖把、清洁剂附件二：月

12、度采购计划表模板合作供应商的采购方法3、未签订周期性定价采购协议。此方法项目公司使用较少。合同呈批表五、招投标采购公司采用招标方式确定采购价格与采购供应商的采购方法，一般采用邀请招标。采购项目（物品和服务）价值较高，一般采购金额5 万元招标文件呈批表（含采购需求审批）定标及及合同预呈批表合同呈批表六、比较性谈判采购就特殊采购项目直接与供应商进行谈判，确定采购价格的一种采购方法需满足以下条件之一：1、招标后没有供应商投标或者没有合格标或者重新招标未能完成的采购；2、具有特别的设计或者特殊竞争状况，但未形成完全竞争性市场，存在相对性，且采购项目多为使用。例如：招聘服务、技术复杂的设计方案，自营、独家。此方法项目公司使用较少。采购需求表（比较性谈判采购）确定供应商及合同预呈批表合同呈批件七、 单一来源采购所购商品的来源单一，只能从唯一供应商处进行采购的方法需满足以下条件之一：1、绝对的物品或服务采购；2、发生了不可预见的紧急情况只能从唯一供应商处采购的；3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，采购单价不变且添购总额不超过原合同采购金额5%的；4、属于定向设计或定制类的产品或者服务；5、直接指向唯一供应商采购的物品或服务；