财务表格与人员使用excel表格

1、袄也许你已经在E啊xcel中完成凹过上百张财务报按表，也许你已利盎用Excel函败数实现过上千次斑的复杂运算，也啊许你认为Exc罢el也不过如此哎，甚至了无新意暗。但我们平日里佰无数次重复的得巴心应手的使用方鞍法只不过是Ex奥cel全部技巧柏的百分之一。本叭专题从Exce案l中的一些鲜为爱人知的技巧入手敖，领略一下关于懊Excel的别哀样风情。捌一、建立分百类下拉列表填充啊项捌我们常常要般将企业的名称输佰入到表格中，为阿了保持名称的一氨致性，利用百“叭数据有效性癌”昂功能建了一个分肮类下拉列表填充艾项。啊1.在Sh澳eet2中，将昂企业名称按类别熬(如蔼“耙工业企业邦”拜、般“叭商业企业傲”氨

2、、叭“癌个体企业哎”把等)分别输入不碍同列中，建立一癌个企业名称数据哀库。耙2.选中A爱列(坝“柏工业企业笆”搬名称所在列)，昂在俺“八名称般”柏栏内，输入昂“翱工业企业鞍”碍字符后，按白“霸回车懊”白键进行确认。熬仿照上面的捌操作，将B、C盎八列分别命名为案“邦商业企业肮”班、拌“拌个体企业案”百3.切换到懊Sheet1中懊，选中需要输入皑“蔼企业类别耙”鞍的列(如C列)爱，执行安“岸数据扒罢有效性靶”霸命令，打开罢“吧数据有效性昂”般对话框。在挨“霸设置板”百标签中，单击凹“坝允许斑”癌右侧的下拉按钮碍，选中白“氨序列捌”瓣选项，在下面的澳“半来源笆”岸方框中，输入板“敖工业企业班”稗，罢

3、“奥商业企业啊”傲，懊“挨个体企业艾”摆序列(各元素之拔间用英文逗号隔版开)，确定退出盎。颁再选中需要扒输入企业名称的半列(如D列)，把再打开稗“艾数据有效性柏”哀对话框，选中傲“敖序列把”奥选项后，在隘“矮来源拌”疤方框中输入公式扮：=INDIR跋ECT(C1)稗，确定退出。碍4.选中C哎列任意单元格(哀如C4)，单击啊右侧下拉按钮，拌选择相应的鞍“白企业类别背”笆填入单元格中。扒然后选中该单元挨格对应的D列单按元格(如D4)罢，单击下拉按钮绊，即可从相应类岸别的企业名称列伴表中选择需要的把企业名称填入该氨单元格中。爱提示：在以啊后打印报表时，奥如果不需要打印埃“笆企业类别隘”唉列，可以选中

4、该肮列，右击鼠标，邦选俺“捌隐藏熬”傲选项，将该列隐胺藏起来即可。颁二、建立皑“俺常用文档跋”把新菜单爸在菜单栏上把新建一个扮“白常用文档皑”罢菜单，将常用的扮工作簿文档添加伴到其中，方便随肮时调用。稗1.在工具胺栏空白处右击鼠败标，选袄“按自定义败”俺选项，打开拌“爸自定义把”唉对话框。在扳“吧命令唉”阿标签中，选中百“捌类别扮”绊下的半“翱新菜单佰”捌项，再将唉“霸命令澳”百下面的哎“白新菜单爱”氨拖到菜单栏。伴按百“叭更改所选内容癌”疤按钮，在弹出菜吧单的疤“百命名绊”扳框中输入一个名啊称(如颁“耙常用文档敖”盎)。肮2.再在办“凹类别挨”扮下面任选一项(芭如埃“盎插入拔”挨选项)，在右

5、边办“鞍命令昂”按下面任选一项(氨如绊“扳超链接斑”叭选项)，将它拖靶到新菜单(常用靶文档)中，并仿斑照上面的操作对翱它进行命名(如耙“哀工资表半”傲等)，建立第一阿个工作簿文档列盎表名称。隘重复上面的爱操作，多添加几叭个文档列表名称笆。靶3.选中昂“癌常用文档哀”扒菜单中某个菜单奥项(如胺“埃工资表挨”半等)，右击鼠标邦，在弹出的快捷啊菜单中，选凹“罢分配超链接八拌打开俺”岸选项，打开凹“败分配超链接艾”挨对话框。通过按吧“暗查找范围埃”拔右侧的下拉按钮办，定位到相应的艾工作簿(如氨“搬工资.xls背”安等)文件夹，并傲选中该工作簿文肮档。叭重复上面的暗操作，将菜单项背和与它对应的工疤作簿文

6、档超链接吧起来。靶4.以后需胺要打开挨“把常用文档靶”拌菜单中的某个工颁作簿文档时，只办要展开稗“肮常用文档啊”皑菜单，单击其中搬的相应选项即可背。背提示：尽管鞍我们将白“盎超链接拔”摆选项拖到了伴“摆常用文档啊”敖菜单中，但并不鞍影响耙“懊插入鞍”艾菜单中半“哀超链接笆”板菜单项和爱“拜常用挨”俺工具栏上的傲“绊插入超链接吧”坝按钮的功能。爸三、让不同矮类型数据用不同鞍颜色显示白在工资表中巴，如果想让大于埃等于2000元暗的工资总额以袄“岸红色傲”败显示，大于等于耙1500元的工熬资总额以伴“巴蓝色半”扳显示，低于10佰00元的工资总氨额以败“艾棕色疤”哀显示，其它以白“吧黑色斑”澳显示，我

7、们可以班这样设置。鞍1.打开哎“按工资表背”氨工作簿，选中胺“般工资总额败”斑所在列，执行爱“碍格式百奥条件格式伴”艾命令，打开稗“扳条件格式俺”奥对话框。单击第疤二个方框右侧的岸下拉按钮，选中颁“斑大于或等于俺”拔选项，在后面的昂方框中输入数值奥“啊2000斑”哀。单击背“斑格式把”挨按钮，打开哀“凹单元格格式吧”坝对话框，将碍“坝字体摆”隘的埃“巴颜色哎”埃设置为百“耙红色半”拌。搬2.按瓣“安添加爱”拌按钮，并仿照上爱面的操作设置好稗其它条件(大于搬等于1500，芭字体设置为袄“鞍蓝色瓣”蔼；小于1000靶，字体设置为巴“俺棕色霸”凹)。坝3.设置完扮成后，按下把“碍确定氨”摆按钮。艾看

8、看工资表碍吧，工资总额的埃数据是不是按你案的要求以不同颜扳色显示出来了。罢四、制作摆“邦专业符号跋”癌工具栏盎在编辑专业按表格时，常常需埃要输入一些特殊百的专业符号，为氨了方便输入，我罢们可以制作一个安属于自己的罢“隘专业符号拌”瓣工具栏。艾1.执行鞍“坝工具板芭宏傲搬录制新宏哀”扒命令，打开隘“爸录制新宏懊”案对话框，输入宏坝名如跋“懊fuhao1背”唉并将宏保存在靶“暗个人宏工作簿埃”岸中，然后邦“叭确定哎”般开始录制。选中版“案录制宏哎”稗工具栏上的皑“肮相对引用佰”靶按钮，然后将需败要的特殊符号输摆入到某个单元格埃中，再单击颁“笆录制宏爱”胺工具栏上的哎“爸停止般”把按钮，完成宏的翱录

9、制。熬仿照上面的佰操作，一一录制罢好其它特殊符号懊的输入拔“伴宏伴”拔。板2.打开隘“熬自定义芭”捌对话框，在绊“胺工具栏拌”坝标签中，单击肮“肮新建癌”艾按钮，弹出跋“板新建工具栏澳”拔对话框，输入名埃称埃“傲专业符号板”癌，确定后，即在盎工作区中出现一叭个工具条。罢切换到胺“把命令岸”挨标签中，选中挨“挨类别啊”啊下面的般“斑宏哎”哀，将昂“巴命令癌”斑下面的岸“颁自定义按钮稗”巴项拖到叭“爸专业符号凹”澳栏上(有多少个蔼特殊符号就拖多斑少个按钮)。唉3.选中其按中一个艾“蔼自定义按钮拌”暗，仿照第2个秘白技的第1点对它艾们进行命名。伴4.右击某氨个命名后的按钮跋，在随后弹出的唉快捷菜单中

10、，选鞍“吧指定宏扳”案选项，打开班“案指定宏办”扮对话框，选中相爸应的宏(如fu拔hao1等)，案确定退出。隘重复此步操熬作，将按钮与相耙应的宏链接起来白。办5.关闭罢“熬自定义跋”皑对话框，以后可傲以像使用普通工扳具栏一样，使用袄“摆专业符号隘”唉工具栏，向单元佰格中快速输入专扳业符号了。按五、打印工作表昂的不同区域败有的工作表俺，经常需要打印柏其中不同的区域挨，用办“癌视面管理器扒”稗吧。翱1.打开需安要打印的工作表昂，用鼠标在不需奥要打印的行(或办列)标上拖拉，败选中它们再右击岸鼠标，在随后出拔现的快捷菜单中拜，选瓣“哀隐藏氨”傲选项，将不需要拜打印的行(或列氨)隐藏起来。皑2.执行阿“

11、昂视图扒败视面管理器鞍”肮命令，打开傲“板视面管理器背”跋对话框，单击捌“昂添加罢”拔按钮，弹出懊“奥添加视面盎”败对话框，输入一俺个名称(如般“芭上报表柏”百)后，单击版“矮确定扒”办按钮。伴3.将隐藏芭的行(或列)显碍示出来，并重复皑上述操作，巴“伴添加扮”背好其它的打印视伴面。翱4.以后需袄要打印某种表格熬时，打开胺“坝视面管理器邦”凹，选中需要打印盎的表格名称，单扳击捌“奥显示把”背按钮，工作表即盎刻按事先设定好叭的界面显示出来佰，简单设置、排澳版一下，按下工爱具栏上的瓣“败打印挨”笆按钮，一切就O搬K了。敖六、让数据白按需排序罢如果你要将傲员工按其所在的鞍部门进行排序，奥这些部门名称

12、既盎的有关信息不是板按拼音顺序，也奥不是按笔画顺序颁，怎么办?可采俺用自定义序列来瓣排序。拜1.执行搬“阿格式傲拔选项啊”坝命令，打开昂“跋选项瓣”背对话框，进入翱“敖自定义序列矮”傲标签中，在八“隘输入序列吧”蔼下面的方框中输氨入部门排序的序跋列(如唉“笆机关,车队,一扒车间,二车间,扒三车间阿”背等)，单击邦“啊添加败”矮和扒“蔼确定半”唉按钮退出。柏2.选中捌“唉部门澳”邦列中任意一个单盎元格，执行白“爱数据鞍扒排序摆”跋命令，打开瓣“按排序板”阿对话框，单击伴“安选项霸”扳按钮，弹出斑“百排序选项懊”板对话框，按其中爸的下拉按钮，选袄中刚才自定义的奥序列，按两次熬“八确定吧”扒按钮返回

13、，所有俺数据就按要求进翱行了排序。鞍七、把数据案彻底隐藏起来爱工作表部分坝单元格中的内容背不想让浏览者查耙阅，只好将它隐绊藏起来了。拌1.选中需鞍要隐藏内容的单暗元格(区域)，柏执行翱“伴格式靶爸单元格坝”叭命令，打开阿“办单元格格式斑”安对话框，在傲“皑数字爸”熬标签的肮“啊分类吧”班下面选中般“巴自定义艾”翱选项，然后在右霸边稗“邦类型扒”斑下面的方框中输氨入巴“笆;白”摆(三个英文状态邦下的分号)。把2.再切换芭到袄“芭保护矮”盎标签下，选中其白中的斑“氨隐藏凹”鞍选项，按熬“邦确定伴”氨按钮退出。坝3.执行案“懊工具啊摆保护隘肮保护工作表颁”案命令，打开鞍“靶保护工作表摆”芭对话框，设

14、置好昂密码后，扮“扒确定岸”白返回。氨经过这样的佰设置以后，上述捌单元格中的内容背不再显示出来，昂就是使用Exc哀el的透明功能肮也不能让其现形扮。澳提示：在版“熬保护氨”癌标签下，请不要俺清除邦“安锁定俺”埃前面复选框中的版“”耙号，这样可以防癌止别人删除你隐懊藏起来的数据。斑八、让中、肮英文输入法智能捌化地出现吧在编辑表格搬时，有的单元格扳中要输入英文，扮有的单元格中要爸输入中文，反复哎切换输入法实在阿不方便，何不设挨置一下，让输入凹法智能化地调整哀呢?懊选中需要输熬入中文的单元格隘区域，执行柏“矮数据伴八有效性拜”扳命令，打开澳“拜数据有效性瓣”俺对话框，切换到拌“叭输入法模式氨”哀标签

15、下，按把“暗模式肮”邦右侧的下拉按钮把，选中阿“癌打开艾”阿选项后，岸“敖确定八”碍退出。拜以后当选中安需要输入中文的鞍单元格区域中任扳意一个单元格时版，中文输入法(懊输入法列表中的唉第1个中文输入摆法)自动打开，安当选中其它单元哎格时，中文输入佰法自动关闭。搬 九、让捌“盎自动更正板”奥输入统一的文本哎你是不是经拌常为输入某些固霸定的文本，如拜“巴中华会计网校搬”办而烦恼呢？那就摆往下看吧。按1.执行爱“霸工具伴澳自动更正版”敖命令，打开搬“拜自动更正昂”哎对话框。拜2.在颁“稗替换肮”芭下面的方框中输哎入罢“佰pcw罢”爱(也可以是其他艾字符，哀“罢pcw班”熬用小写)，在佰“袄替换为皑”

16、唉下面的方框中输懊入办“埃中华会计网校背”柏，再单击挨“唉添加把”拜和阿“扮确定埃”暗按钮。盎3.以后如熬果需要输入上述埃文本时，只要输哎入鞍“把pcw柏”办字符，此时可以挨不考虑半“般pcw斑”氨的大小写，然后皑确认一下就成了白。扒十、在Ex岸cel中自定义败函数巴Excel皑函数虽然丰富，胺但并不能满足我安们的所有需要。板我们可以自定义癌一个函数，来完碍成一些特定的运吧算。下面，我们般就来自定义一个疤计算梯形面积的百函数：坝1.执行癌“办工具芭绊宏颁昂Visual 班Basic编辑疤器肮”颁菜单命令(或按盎“岸Alt+F11暗”艾快捷键)，打开瓣Visual 摆Basic编辑把窗口。癌2.

17、在窗口瓣中，执行隘“伴插入案哎模块搬”鞍菜单命令，插入案一个新的模块盎熬模块1。扮3.在右边皑的翱“办代码窗口霸”耙中输入以下代码伴：绊Funct拌ion V(a背,b,h)V 皑= h*(a+稗b)/2End拌 Functi暗on安4.关闭窗伴口，自定义函数半完成。碍以后可以像白使用内置函数一八样使用自定义函背数。暗提示：用上拜面方法自定义的伴函数通常只能在跋相应的工作簿中败使用。拌十一、表头奥下面衬张图片败为工作表添傲加的背景，是衬皑在整个工作表下盎面的，能不能只般衬在表头下面呢版？半1.执行俺“坝格式瓣哀工作表艾版背景安”袄命令，打开盎“岸工作表背景板”氨对话框，选中需白要作为背景的图拔

18、片后，按下版“芭插入熬”艾按钮，将图片衬瓣于整个工作表下翱面。翱2.在按住邦Ctrl键的同爸时，用鼠标在不矮需要衬图片的单隘元格(区域)中佰拖拉，同时选中挨这些单元格(区碍域)。傲3.按扮“安格式班”爱工具栏上的澳“袄填充颜色拜”摆右侧的下拉按钮埃，在随后出现的鞍“板调色板懊”坝中，选中百“疤白色芭”蔼。经过这样的设罢置以后，留下的笆单元格下面衬上颁了图片，而上述拜选中的单元格(啊区域)下面就没拔有衬图片了(其碍实，是图片被跋“啊白色懊”哎遮盖了)。靶提示：衬在氨单元格下面的图盎片是不支持打印隘的。俺十二、用连佰字符暗“奥&艾”肮来合并文本岸如果我们想败将多列的内容合皑并到一列中，不昂需要利用

19、函数，把一个小小的连字扒符蔼“绊&傲”安就能将它搞定(熬此处假定将B、版C、D列合并到坝一列中)。傲1.在D列疤后面插入两个空挨列(E、F列)胺，然后在D1单霸元格中输入公式半：=B1&C1捌&D1。翱2.再次选案中D1单元格，傲用碍“吧填充柄芭”隘将上述公式复制罢到D列下面的单敖元格中，B、C蔼、D列的内容即敖被合并到E列对凹应的单元格中。吧3.选中E俺列，执行巴“啊复制败”胺操作，然后选中扮F列，执行昂“百编辑翱颁选择性粘贴霸”霸命令，打开摆“唉选择性粘贴懊”肮对话框，选中其巴中的把“昂数值挨”扒选项，按下邦“疤确定敖”碍按钮，E列的内疤容(不是公式)耙即被复制到F列白中。阿4.将B、氨C

20、、D、E列删盎除，完成合并工把作。挨提示：完成疤第1、2步的操佰作，合并效果已埃经实现，但此时熬如果删除B、C唉、D列，公式会哎出现错误。故须佰进行第3步操作案，将公式转换为斑不变的伴“坝值哎”百。十三、生成绩条邦常有朋友问凹“袄如何打印成绩条岸”佰这样的问题，有敖不少人采取录制罢宏或VBA的方拌法来实现，这对疤于初学者来说有叭一定难度。出于颁此种考虑，我在摆这里给出一种用蔼函数实现的简便安方法。熬此处假定学靶生成绩保存在S八heet1工作袄表的A1至G6邦4单元格区域中懊，其中第1行为绊标题，第2行为败学科名称。拌1.切换到柏Sheet2工挨作表中，选中A蔼1单元格，输入霸公式：=IF(扳M

21、OD(ROW败()，3)=0稗，癌盎，IF(0MO办D?ROW()氨，3(=1，s八heet1！A颁办，INDEX(坝sheet1！盎$A：$G，I癌NT(RO凹W()+4)/颁3)+1)，C班OLUMN()奥)。拔2.再次选澳中A1单元格，艾用背“伴填充柄柏”般将上述公式复制澳到B1至G1单啊元格中；然后，盎再同时选中A1挨至G1单元格区瓣域，用皑“案填充柄拜”办将上述公式复制袄到A2至G18霸5单元格中。摆至此，成绩版条基本成型，下傲面简单修饰一下埃。拜3.调整好颁行高和列宽后，傲同时选中A1至扒G2单元格区域吧(第1位学生的鞍成绩条区域)，氨按班“阿格式疤”挨工具栏凹“袄边框芭”碍右侧的

22、下拉按钮吧，在随后出现的爸边框列表中，选巴中奥“败所有框线艾”爸选项，为选中的鞍区域添加边框(霸如果不需要边框霸，可以不进行此翱步及下面的操作鞍)。拔4.同时选跋中A1至G3单拌元格区域，点击暗“拌常用霸”蔼工具栏上的拔“氨格式刷瓣”埃按钮，然后按住案鼠标左键，自A阿4拖拉至G18八6单元格区域，氨为所有的成绩条白添加边框。败按八“拜打印隘”爱按钮，即可将成扮绩条打印出来。扒十四、Ex八cel帮你选函皑数八在用函数处芭理数据时，常常伴不知道使用什么盎函数比较合适。俺Excel的碍“板搜索函数背”笆功能可以帮你缩唉小范围，挑选出翱合适的函数。柏执行稗“凹插入白挨函数懊”凹命令，打开巴“傲插入函数

23、办”柏对话框，在氨“傲搜索函数办”拌下面的方框中输笆入要求(如啊“癌计数瓣”俺)，然后单击皑“俺转到昂”耙按钮，系统即刻把将与把“拌计数拜”坝有关的函数挑选翱出来，并显示在俺“扳选择函数暗”安下面的列表框中扒。再结合查看相翱关的帮助文件，疤即可快速确定所版需要的函数。板十五、同时瓣查看不同工作表岸中多个单元格内八的数据阿有时，我们版编辑某个工作表懊(Sheet1八)时，需要查看爸其它工作表中(按Sheet2、啊Sheet3般按)某个单元格的熬内容，可以利用拌Excel的爱“把监视窗口般”艾功能来实现。搬执行靶“拌视图罢肮工具栏袄蔼监视窗口澳”般命令，打开吧“稗监视窗口案”白，单击其中的板“俺添

24、加监视啊”办按钮，展开疤“笆添加监视点八”胺对话框，用鼠标瓣选中需要查看的拔单元格后，再单芭击奥“哀添加邦”岸按钮。重复前述矮操作，添加其它挨“搬监视点笆”捌。隘以后，无论败在哪个工作表中碍，只要打开跋“班监视窗口俺”摆，即可查看所有爱被监视点单元格案内的数据和相关昂信息。昂十六、为单柏元格快速画边框阿在Exce鞍l 2002以笆前的版本中，为摆单元格区域添加柏边框的操作比较扒麻烦，Exce案l 2002对绊此功能进行了全澳新的拓展。扒单击翱“隘格式哀”癌工具栏上瓣“柏边框霸”氨右侧的下拉按钮百，在随后弹出的搬下拉列表中，选凹“按绘图边框办”癌选项，或者执行绊“巴视图拜拜工具栏拔碍边框爸”鞍命

25、令，展开肮“佰边框隘”昂工具栏。蔼单击工具栏啊最左侧的下拉按班钮，选中一种边傲框样式，然后在熬需要添加边框的瓣单元格区域中拖把拉，即可为相应伴的单元格区域快扳速画上边框。隘提示：般艾如果画错了边框霸，没关系，选中昂工具栏上的鞍“搬擦除边框蔼”罢按钮，然后在错唉误的边框上拖拉翱一下，就可以清肮除掉错误的边框疤。昂啊如果需要画出不版同颜色的边框，矮可以先按工具栏挨右侧的啊“凹线条颜色敖”艾按钮，在随后弹奥出的调色板中选背中需要的颜色后跋，再画边框即可懊。蔼埃这一功能还可以奥在单元格中画上懊对角的斜线。办十七、控制肮特定单元格输入巴文本的长度斑你能想象当稗你在该输入四位捌数的单元格中却挨填入了一个两

26、位扳数，或者在该输半入文字的单元格白中你却输入了数半字的时候，Ex癌cel就能自动氨判断、即时分析哀并弹出警告，那爸该多好啊!要实袄现这一功能，对伴Excel来说矮，也并不难。肮例如我们将败光标定位到一个岸登记佰“暗年份凹”埃的单元格中，为按了输入的统一和皑计算的方便，我板们希望翱“哎年份般”百都用一个四位数安来表示。所以，皑我们可以单击搬“罢数据奥”哀菜单的巴“氨有效性芭”啊选项。在挨“爸设置爱”胺卡片笆“搬有效性条件跋”按的跋“颁允许傲”啊下拉菜单中选择埃“邦文本长度蔼”皑。然后在爱“皑数据碍”芭下拉菜单中选择皑“碍等于哀”盎，且搬“柏长度矮”伴为奥“颁4疤”摆。同时，我们再拜来到案“摆出

27、错警告熬”澳卡片中，将氨“盎输入无效数据时按显示的出错警告盎”扒设为氨“伴停止哎”挨，并在班“办标题拔”般和瓣“癌错误信息瓣”安栏中分别填入案“拜输入文本非法!挨”把和扒“颁请输入四位数年哎份。伴”摆字样。白很显然，当伴如果有人在该单扒元格中输入的不盎是一个四位数时按，Excel就班会弹出示的警告版对话框，告诉你扮出错原因，并直柏到你输入了正确佰“案样式傲”扳的数值后方可继暗续录入。神奇吧岸?其实，在Ex百cel的百“颁数据有效性八”阿判断中，还有许白多特殊类型的数稗据格式可选，比瓣如爱“澳文本类型爸”皑啊，笆“半序列大小啊”皑啊，蔼“袄时间远近爱”笆啊，如你有兴趣隘，何不自作主张昂，自己设计

28、一种盎检测标准，让你隘的Excel展岸示出与众不同的白光彩呢。瓣十八、成组懊填充多张表格的疤固定单元格凹我们知道每岸次打开Exce拌l，软件总是默靶认打开多张工作把表。由此就可看盎出Excel除佰了拥有强大的单罢张表格的处理能把力，更适合在多邦张相互关联的表盎格中协调工作。巴要协调关联，当班然首先就需要同罢步输入。因此，瓣在很多情况下，百都会需要同时在艾多张表格的相同板单元格中输入同案样的内容。哀那么如何对哀表格进行成组编巴辑呢?首先我们半单击第一个工作蔼表的标签名澳“氨Sheet1傲”阿，然后按住Sh版ift键，单击百最后一张表格的拌标签名唉“安Sheet3胺”摆(如果我们想关袄联的表格不在

29、一摆起，可以按住C靶trl键进行点碍选)。此时，我昂们看到Exce疤l的标题栏上的拔名称出现了般“疤工作组靶”拔字样，我们就可艾以进行对工作组皑的编辑工作了。啊在需要一次输入爸多张表格内容的蔼单元格中随便写懊点什么，我们发胺现，坝“哎工作组案”敖中所有表格的同搬一位置都显示出背相应内容了。班但是，仅仅般同步输入是远远哎不够的。比如，般我们需要将多张伴表格中相同位置瓣的数据统一改变爸格式该怎么办呢捌?首先，我们得叭改变第一张表格岸的数据格式，再把单击扒“矮编辑半”爸菜单的背“斑填充袄”笆选项，然后在其安子菜单中选择奥“稗至同组工作表拔”绊。这时，Exc皑el会弹出翱“隘填充成组工作表办”凹的对话

30、框，在这阿里我们选择拜“稗格式艾”哀一项，点捌“版确定盎”扮后，同组中所有白表格该位置的数俺据格式都改变了坝。伴十九、改变矮文本的大小写皑在Exce胺l中，为表格处柏理和数据运算提傲供最强大支持的霸不是公式，也不肮是数据库，而是背函数。不要以为邦Excel中的阿函数只是针对数唉字，其实只要是阿写进表格中的内芭容，Excel罢都有对它编辑的板特殊函数。例如半改变文本的大小矮写。阿在Exce啊l 2002中哎，至少提供了三盎种有关文本大小氨写转换的函数。笆它们分别是：氨“版=UPPER(把源数据格)背”阿，将文本全部转碍换为大写；扳“肮=LOWER(癌源数据格)熬”盎，将文本全部转按换成小写；唉“

31、稗=PROPER靶(源数据格)稗”隘，将文本转换成稗“盎适当芭”绊的大小写，如让暗每个单词的首字隘母为大写等。例胺如，我们在一张耙表格的A1单元百格中输入小写的败“坝excel俺”暗，然后在目标单搬元格中输入鞍“胺=UPPER(坝A1)芭”唉，回车后得到的伴结果将会是氨“昂EXCEL瓣”澳。同样，如果我袄们在A3单元格肮中输入胺“绊mr.weiw佰ei拌”按，然后我们在目芭标单元格中输入按“岸=PROPER版(A3)笆”扒，那么我们得到碍的结果就将是罢“办Mr.Weiw笆ei氨”凹了。隘二十、提取叭字符串中的特定扳字符芭除了直接输艾入外，从已存在阿的单元格内容中八提取特定字符输靶入，绝对是一种

32、背省时又省事的方奥法，特别是对一挨些样式雷同的信癌息更是如此，比白如员工名单、籍癌贯等信息。邦如果我们想班快速从A4单元阿格中提取称谓的捌话，最好使用扒“伴=RIGHT(埃源数据格，提取皑的字符数)板”把函数，它表示扒“爱从A4单元格最绊右侧的字符开始吧提取2个字符奥”捌输入到此位置。绊当然，如果你想捌提取姓名的话，巴则要使用般“版=LEFT(源唉数据格，提取的暗字符数)霸”艾函数了。还有一扮种情况，我们不岸从左右两端开始稗，而是直接从数败据中间提取几个隘字符。比如我们摆要想从A5单元啊格中提取按“懊武汉哎”案两个字时，就只罢须在目标单元格坝中输入柏“跋=MID(A5班,4,2)瓣”艾就可以了

33、。意思澳是：在A5单元颁格中提取第4个埃字符后的两个字巴符，也就是第4白和第5两个字。 跋二十一、把佰基数词转换成序邦数词绊将英文的基盎数词转换成序数唉词是一个比较复白杂的问题。因为败它没有一个十分碍固定的模式：大奥多数的数字在变吧成序数词都是使半用的爸“拌th懊”吧后缀，但大凡是安以靶“拌1哎”拔、唉“坝2佰”唉、拔“澳3耙”捌结尾的数字却分白别是以败“办st吧”拜、碍“袄nd敖”拜和半“耙rd碍”懊结尾的。而且，败“敖11鞍”稗、熬“蔼12靶”岸、矮“背13挨”般这3个数字又不颁一样，它们却仍昂然是以啊“斑th摆”岸结尾的。因此，柏实现起来似乎很般复杂。其实，只鞍要我们理清思路拌，找准函数

34、，只稗须编写一个公式百，就可轻松转换百了。不信，请看挨：埃“埃=A2&IF(斑OR(VALU凹E(RIGHT靶(A2,2)半=11,12拌,13),奥翱th坝笆,IF(OR(斑VALUE(R颁IGHT(A2艾)=1,2芭,3,CH爸OOSE(RI靶GHT(A2)八,爸俺st班隘,懊艾nd癌八,巴哎rd板艾),背摆th拔俺)暗”哎。该公式尽管一半长串，不过含义摆却很明确：笆百如果数字是以唉“罢11吧”澳、瓣“扳12搬”暗、扮“唉13哎”稗结尾的，则加上懊“胺th岸”案后缀；皑摆如果第1原则无哀效，则检查最后蔼一个数字，以霸“绊1皑”扮结尾使用哀“芭st耙”罢、以傲“凹2佰”霸结尾使用昂“癌nd笆

35、”哀、以捌“八3版”鞍结尾使用罢“安rd阿”绊；挨哀如果第1、2原隘则都无效，那么鞍就用扮“爸th傲”白。因此，基数词翱和序数词的转换般实现得如此轻松搬和快捷。爱二十二、用靶特殊符号补齐位懊数埃和财务打过肮交道的人都知道癌，在账面填充时按有一种约定俗成熬的半“摆安全填写法八”昂，那就是将金额澳中的空位补齐，拔或者在款项数据皑的前面加上按“绊$般”八之类的符号。其盎实，在Exce百l中也有类似的皑输入方法，那就板是白“摆REPT芭”柏函数。它的基本斑格式是爸“绊=REPT(斑“懊特殊符号按”哀，填充位数)昂”皑。扮比如，我们扳要在中A2单元案格里的数字结尾奥处用拌“案#胺”爸号填充至16位按，就

36、只须将公式搬改为胺“按=(A2&RE傲PT(斑伴#矮芭,16-LEN罢(A2)阿”捌即可；如果我们按要将A3单元格吧中的数字从左侧罢用啊“拌#霸”昂号填充至16位瓣，就要改为懊“霸=REPT(扮澳#鞍背,16-LEN扒(A3)&绊A3袄”百；另外，如果我白们想用按“啊#凹”扳号将A4中的数哀值从两侧填充，耙则需要改为翱“盎=REPT(氨啊#叭蔼,8-LEN(拜A4)/2)&绊A4&REPT扮(凹翱#斑白)8-LEN(艾A4)/2)跋”疤；如果你还嫌不案够专业，要在A埃5单元格数字的唉顶头加上扮“伴$耙”佰符号的话，那就啊改为：瓣“坝=(TEXT(跋A5,奥背$#,#0.敖00跋扮(&REPT(

37、芭柏#哎按,16-LEN版(TEXT(A俺5,芭摆$#,#0.稗00敖扳)佰”扒，一定能满足你扮的要求。白二十三、创凹建文本直方图暗除了重复输按入之外，埃“安REPT八”癌函数另一项衍生肮应用就是可以直傲接在工作表中创耙建由纯文本组成捌的直方图。它的白原理也很简单，扮就是利用特殊符唉号的智能重复，哎按照指定单元格芭中的计算结果表板现出长短不一的笆比较效果。拜比如我们首鞍先制作一张年度稗收支平衡表，然埃后将隘“板E列哀”败作为直方图中拔“瓣预算内袄”罢月份的显示区，拜将摆“拌G列般”唉则作为直方图中啊“斑超预算叭”稗的显示区。然后扮根据表中已有结把果般“百D列捌”败的数值，用埃“坝Wingdin

38、败gs傲”哀字体的爱“办N跋”柏字符表现出来。哎具体步骤如下：隘在E3单元板格中写入公式班“氨=IF(D30鞍,REPT(按按n摆败,ROUND(氨D3*100,柏0),拔拌)背”半，也拖动填充柄颁至G14。我们奥看到，一个没有案动用Excel哎图表功能的纯文斑本直方图已展现敖眼前，方便直观佰，简单明了。扒二十四、计爸算单元格中的总叭字数巴有时候，我般们可能对某个单瓣元格中字符的数耙量感兴趣，需要敖计算单元格中的背总字数。要解决敖这个问题，除了俺利用到扳“败SUBSTIT拜UTE斑”挨函数的虚拟计算傲外，还要动用拜“半TRIM背”艾函数来删除空格挨。比如现在A1蔼单元格中输入有奥“唉how m

39、an爸y words案?版”半字样，那么我们扮就可以用如下的隘表达式来帮忙：拔柏“哀=IF(LEN岸(A1)=0,吧0,LEN(T安RIM(A1)柏)-LEN(S哎UBSTITU伴TE(TRIM八(A1),蔼巴,蔼颁,疤拌)+1)袄”霸该式的含义熬是先用版“胺SUBSTIT叭UTE安”阿函数创建一个新叭字符串，并且利般用熬“按TRIM跋”扮函数删除其中字搬符间的空格，然暗后计算此字符串颁和原字符串的数败位差，从而得出奥“哀空格拜”班的数量，最后将奥空格数+1，就案得出单元格中字按符的数量了。蔼二十五、关于版欧元的转换瓣这是Exc拜el 2002瓣中的新工具。如熬果你在安装Ex案cel 200氨

40、2时选择的是默板认方式，那么很暗可能不能在啊“翱工具昂”搬菜单中找到它。昂不过，我们可以坝先选择案“肮工具岸”癌菜单中的矮“扳加载宏坝”拜，然后在弹出窗傲口中勾选耙“熬欧元工具稗”胺选项，岸“办确定昂”笆后Excel 唉2002就会自摆行安装了。暗完成后我们办再次打开拔“半工具吧”埃菜单，单击败“啊欧元转换佰”版，一个独立的专稗门用于欧元和欧捌盟成员国货币转啊换的窗口就出现般了。与Exce霸l的其他函数窗柏口一样，我们可啊以通过鼠标设置捌货币转换的哀“傲源区域柏”昂和艾“败目标区域拌”班，然后再选择转俺换前后的不同币凹种即可。所示的唉就是把“隘100欧元熬”袄分别转换成欧盟翱成员国其他货币佰的

41、比价一览表。奥当然，为了使欧败元的显示更显专板业，我们还可以搬点击Excel靶工具栏上的八“案欧元笆”俺按钮，这样所有凹转换后的货币数敖值都是欧元的样坝式了。般二十六、给芭表格做个超级搜板索引擎拌我们知道，稗Excel表格哎和Word中的板表格最大的不同盎就是Excel笆是将填入表格中矮的所有内容(包靶括静态文本)都氨纳入了数据库的哀范畴之内。我们靶可以利用澳“扳函数查询白”奥，对目标数据进颁行精确定位，就拜像网页中的搜索癌引擎一样。笆比如在所示斑的表格中，从A爱1到F7的单元阿格中输入了多名爱同学的各科成绩艾。而在A8到A安13的单元格中般我们则建立了一按个敖“俺函数查询半”扳区域。我们的设

42、哎想是，当我们在隘“爱输入学生姓名办”案右边的单元格，氨也就是C8格中跋输入任何一个同哎学的名字后，其版下方的单元格中肮就会自动显示出跋该学生的各科成瓣绩。具体实现的翱方法如下：熬将光标定位跋到C9单元格中癌，然后单击碍“隘插入暗”傲之肮“拜函数奥”澳选项。在如图1拌8弹出的窗口中拜，选择把“傲VLOOKUP斑”板函数，点碍“八确定胺”扳。在随即弹出的耙“岸函数参数跋”耙窗口中我们设置案“芭Lookup_鞍value氨”澳(指需要在数据坝表首列中搜索的熬值)为版“佰C8八”耙(即搜索我们在罢C8单元格中填袄入的人名)；埃“敖Table_a巴rray邦”傲(指数据搜索的凹范围)为柏“啊A2罢板B

43、6蔼”柏(即在所有学生绊的霸“凹语文笆”奥成绩中搜索)；拌“氨Col_vin拜dex_num疤”氨(指要搜索的数把值在表格中的序绊列号)为案“隘2拜”碍(即数值在第2拌列)；奥“扒Range_l八ookup扒”扳(指是否需要精班确匹配)为扮“班FALSE按”八(表明不是。如扒果是，就为凹“隘TURE吧”哀)。设定完毕按爱“叭确定耙”傲。熬此时回到表俺格，单击C9单坝元格，我们看到案“澳fx矮”碍区域中显示的命背令行为凹“昂=VLOOKU吧P(C8，A2傲氨B6，2，FA扒LSE)肮”敖。复制该命令行艾，在C10、C巴11、C12、坝C13单元格中碍分别输入：暗“爸=VLOOKU扒P(C8，A2

44、芭蔼C6，3，FA氨LSE)斑”拌；爸“氨=VLOOKU瓣P(C8，A2邦邦D6，4，FA伴LSE)氨”板；笆“版=VLOOKU搬P(C8，A2岸艾E6，5，FA稗LSE)唉”蔼；翱“敖=VLOOKU袄P(C8，A2瓣扒F6，6，FA吧LSE)啊”邦(其参数意义同坝C9中一样，不爸再赘述)。百接下来，我巴们就来检验爱“佰VLOOKUP暗”坝函数的功效。试背着在笆“翱C8坝”伴单元格中输入某俺个学生名，比如鞍“艾赵耀拔”扳，回车之下我们班会发现，其下方哎每一科目的单元霸格中就自动显示白出该生的入学成芭绩了。芭二十七、E巴xcel工作表柏大纲的建立傲和Word懊的大纲视图一样扒，Excel这扳个功

45、能主要用于矮处理特别大的工半作表时，难以将澳关键条目显示在鞍同一屏上的问题蔼。如果在一张表败格上名目繁多，罢但数据类型却又爸有一定的可比性芭，那么我们完全巴可以先用鼠标选鞍择数据区域，然叭后点击爱“捌数据办”白菜单的靶“爱分类汇总啊”凹选项。并在弹出摆菜单的笆“凹选定汇总项叭”邦区域选择你要汇芭总数据的类别。班最后，如图19案所示，现在的表按格不是就小了许扳多吗?当然，如搬果你还想查看明败细的话，单击表霸格左侧的败“白+颁”靶按钮即可。 笆二十九、熟悉百Excel的哀“翱从文本到语音皑”拌尽管目前已板经有许多软件都袄致力于文本的机白器朗读，但微软熬的Office扳不论从语音的柔坝和度和语气的抑

46、翱扬顿挫都是其它败同类软件不可比霸拟的。颁按照Off隘ice的默认安爸装，你可能还不澳能在Excel班的菜单中找到它摆，在我们确认安碍装了版“盎从文本到语音按”拌的选项后，就可挨以在Excel疤的昂“摆工具唉”案菜单中看到般“搬语音爱”懊项目了。如图2颁1所示，打开一坝个表格，随便选败择其中的内容，板然后单击肮“叭从文本到语音败”拔工具栏上的颁“拌朗读单元格袄”袄按钮，此时一个挨带有磁性的声音斑就开始一字一句盎地朗读了。值得挨一提的是，当碰坝到标点符号时，拔Excel的朗敖读会自动停顿一暗会儿，然后再接巴着朗读，这一点艾和其他软件完全拔不同，笔者认为安这样的处理更加拌自然。凹还有一点需佰要说明

47、的是，如疤果你想调整Ex哀cel 200矮2中语音朗读的案速度，可以在瓣“捌控制面板埃”靶中双击敖“坝语音蔼”吧图标，然后在瓣“按文字到语音邦”柏卡片上调整即可扒三十、Ex敖cel中叭“芭摄影把”邦功能的妙用白这个功能比皑较另类，似乎和唉计算、统计、排隘序等等唉“佰正统挨”肮功能格格不入，懊因为它的作用竟啊然是半“绊抓屏皑”半!而且还不是像斑“拌PrintSc拔reen隘”摆按钮那样背“芭一把乱抓哀”奥，而是允许让你叭通过鼠标进行选稗择，靶“白指哪抓哪吧”霸。敖要找到这个靶功能还不太容易摆，我们点击Ex叭cel阿“办工具摆”癌菜单的芭“吧自定义拜”安选项。在爱“盎命令板”白卡片的拔“阿类别岸”

48、罢中点背“叭工具捌”吧，再在命令栏中半找到百“暗摄影坝”扮按钮，并将它拖挨到工具栏的任意罢位置。如果我们八想要对表格中的安某一部分氨“爱照相凹”败，只须先选择它般们(图23)，埃然后按下袄“般摄影翱”哎按钮，这时该选笆定区域就被斑“耙拍班”巴了下来。然后将笆鼠标移动到需要把显示扮“翱照片昂”懊的地方(当然，跋也可以是另一张八表格)，再次按办下捌“盎摄影哎”敖按钮，这样刚才巴被叭“笆拍摄埃”巴的般“绊照片拌”袄就立即粘贴过来案了。当然，和捌“袄照片靶”癌一同出现的还有跋“埃图片奥”背工具栏。很显然胺，Excel是拜将它作为一幅图把片来对待了，我鞍们可随意将它进翱行旋转、缩放处巴理。挨不过，请各扳

49、位一定要注意：捌这可不是一般的哎照片!你可以试暗着改动原来被我阿们矮“爱拍摄袄”疤下来的表格数据挨看看岸爸刷新一下皑“案照片扮”百，结果般“摆照片斑”氨中的数据竟然也翱被同步更新了！拔三十一、在艾多张表格间实现拜公用数据的链接啊和引用伴也许我们会捌奇怪，为什么每扒次打开Exce八l，软件总是打唉开了一个由3张埃空白表格组成的邦文件组呢？如果邦你是专业的会计摆师、统计师或者胺谙熟于此的表格捌高手，就一定会芭明白，由于计算靶项目的名目繁多艾、数据信息的头板绪复杂，单*一斑张表格往往解决懊不了所有的问题柏，多表格数据链肮接、多文件数据伴互动才是以一当斑十的制胜法宝。败比如我们首摆先制作敖“佰Shee

50、t1坝”拔为百“暗一班学生成绩表爱”颁，瓣“吧Sheet2案”啊为案“爸二班学生成绩表挨”啊，然后来到挨“芭Sheet3百”澳，想进行暗“岸一班靶”佰和矮“鞍二班百”扒各科成绩的比较敖以及唉“罢年级平均分爸”岸的计算。此时我捌们就可以将光标绊定位到目标位置班，选择好相关函扒数。然后在Ex哀cel弹出的函笆数对话框中，利摆用数据列表右侧霸的柏“”斑按钮点击一下其傲他表格中想引用爱的单元格就行了扒。你看，如图2俺4所示，这时函袄数窗口中就会出背现邦“瓣班学生成绩表!岸拔单元格埃”鞍的字样了。此后盎，不管我们在源八单元格中进行怎矮样的修改，在罢“俺Sheet3背”扳的目标位置都会巴适时进行重新计百算。 吧三十二、把“颁驯服靶”拌剪贴板窗口艾每次当你连碍续使用两次熬“岸复制爱”案或败“扒剪切埃”唉命令时，剪贴板阿就会弹出来，和鞍你争夺有限的文澳档显示空间，让笆人讨厌。好在，班“奥驯服凹”挨剪贴板的方法非白常简单。斑笔者建议，疤如果你不希望剪俺贴板总是出其不