iOA通用办公自动化解决方案（DOC 34）

1、.：.； PAGE 35iOA通用办公自动化处理方案版本: 2.1目录 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc130054570 1对办公自动化系统的通用性讨论 PAGEREF _Toc130054570 h 4 HYPERLINK l _Toc130054571 1.1当前OA产品市场的几个特点 PAGEREF _Toc130054571 h 5 HYPERLINK l _Toc130054572 1.2办公自动化系统需求的产生 PAGEREF _Toc130054572 h 7 HYPERLINK l _Toc130054573 1.3电子文档类型数据的特殊性 P

2、AGEREF _Toc130054573 h 8 HYPERLINK l _Toc130054574 1.4针对电子文档管理，办公自动化系统的常见功能模块 PAGEREF _Toc130054574 h 9 HYPERLINK l _Toc130054575 1.5办公自动化系统对业务协作的支持 PAGEREF _Toc130054575 h 13 HYPERLINK l _Toc130054576 1.6办公自动化系统对决策的支持 PAGEREF _Toc130054576 h 14 HYPERLINK l _Toc130054577 1.7办公自动化中的任务流专题 PAGEREF _Toc

3、130054577 h 16 HYPERLINK l _Toc130054578 2企业用户运用特点 PAGEREF _Toc130054578 h 25 HYPERLINK l _Toc130054579 2.1iOA支持企业级运用 PAGEREF _Toc130054579 h 25 HYPERLINK l _Toc130054580 2.2企业用户的典型运用例子 PAGEREF _Toc130054580 h 26 HYPERLINK l _Toc130054581 2.3胜利客户例子 PAGEREF _Toc130054581 h 27 HYPERLINK l _Toc13005458

4、2 3政府机构运用特点 PAGEREF _Toc130054582 h 28 HYPERLINK l _Toc130054583 3.1特点：以公文管理为中心、业务处置为辅助，落实政务电子化 PAGEREF _Toc130054583 h 28 HYPERLINK l _Toc130054584 3.2iOA支持政府机构的运用 PAGEREF _Toc130054584 h 28 HYPERLINK l _Toc130054585 3.3政府用户的典型运用例子 PAGEREF _Toc130054585 h 29 HYPERLINK l _Toc130054586 3.4胜利客户例子 PAGE

5、REF _Toc130054586 h 30 HYPERLINK l _Toc130054587 4教育机构运用特点 PAGEREF _Toc130054587 h 31 HYPERLINK l _Toc130054588 4.1iOA支持教育行业运用 PAGEREF _Toc130054588 h 31 HYPERLINK l _Toc130054589 4.2教育行业的典型运用例子 PAGEREF _Toc130054589 h 32 HYPERLINK l _Toc130054590 4.3胜利客户例子 PAGEREF _Toc130054590 h 33 HYPERLINK l _To

6、c130054591 5通用办公自动化方案总结 PAGEREF _Toc130054591 h 34对办公自动化系统的通用性讨论回想办公自动化OA系统的开展，曾经有二十多年的历史了。OA来源于政府公文和档案管理的需求，它实现了政府部分任务流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处置、档案管理为中心，办公其实就是办文，并构成了以后OA的根本体系。所以，OA的雏形，完完全全按照政府的需求而确定其主要的功能模块。从二十年前根本的OA雏形，我们大约可以概括以下的几个突出运用功能点：通知公告电子化公告牌和公共讨论BBS文件的电子化传送、交换和共享对某个文档的电子化共同编辑比如：政府公文的共同拟稿

7、审批操作的流程实现划分流程义务，生成代办事宜，等等后期的OA系统，功能日趋多样化。比如经过整合电子邮件系统以满足员工之间进展沟通交流，有一个特别突出的运用就是任务流运用。同时，各种OA厂商进展更深层次的竞争，包括功能点的无休止扩张，比如整合客户关系管理CRM、人力资源管理HRM、营销自动化管理SFAM、财务管理FM，等等。二十年间，中国出现了超越1000家大大小小的OA产品。面对如此火爆的市场，客户的购买志愿马上就经过厂家的各种宣传途径得到不同程度提升，各行各业都跃跃欲试，纷纷把办公自动化系统的选型和购买提上议程。各种“无纸化办公、“协同管理、“准确管理、“协同政务等等的概念把办公自动化系统的

8、愉快运用前景进展了一次又一次的描写。经过一波又一波的产品普及，客户逐渐觉得到，产品的运用不象商家描画的那么完美。呆板的操作、系统功能的不稳定性、系统术语泛滥让人摸不着头脑，特别是任务流，说的是协同无敌？，但做的时候，却要用户派出来的实施人员花上长达半年时间了解系统，进而对系统修修补补，勉强推行了，操作人员一看到界面，需求点这点那就犯困。人员一旦分开了，系统就悄然瘫痪了。在贴近用户的一些中立论坛中比如：中知论坛 HYPERLINK chinakm/chinakmbbs/index.asp chinakm/chinakmbbs/index.asp我们看到了很多比如“OA系统上线一年多了，还是运用不

9、起来，“产品功能不够人性化，“我被OA害惨了等等令人惋惜的、针对运用OA系统的一些负面案例。这些过往的阅历都给宽广有意向购买OA产品的用户一个很剧烈的信息：“一定要选对产品。如何透过各种厂商的承诺，看出产品的真实容颜，结合本身需求来做出明智的选择，成为客户非常关注的问题。经过本方案的引见，我们置信能完美的回答上述问题。本文作为一篇对办公自动化通用方案的引见，绝对不限于仅仅对iOA产品的表述。相反的，经过本文，我们想“借读者一双慧眼，经过阅读我们搜集的关于办公自动化系统行业的各方面信息，以及对这些信息的全方位总结，透彻的了解OA产品的来龙去脉，以便客户进展贴近本身需求的产品选型。当前OA产品市场

10、的几个特点由于各行各业客户对办公自动化产品的关注，OA曾经构成一个成规模的市场。这个市场具有以下几个特点：大多OA提供商将产品定位在“对日常办公的管理客户对产品的期望，突出表如今“处理任务流问题客户对产品需求大，但成交少客户对产品的评价“仅靠搜集不同厂家的OA产品进展对比，也就是说：对本身确实切功能需求没有很多的建议市场的这些特点反映着客户对当前OA系统的一些认知程度。我们归纳为以下几个方面。对日常办公碰到的一些问题，比如：异地办公；信息的共享和透明性；任务的有序性；沟通本钱；以及业务的跨部门协作，等等问题，客户曾经可以归纳为“办公自动化系统能处理的问题。客户特别关怀部门的协作效率问题，把由于

11、多个部门共同参与某个业务的完成而导致的“信息不及时，“沟通不充分，“任务不能及时落实，以及“复杂任务不能流程化，等问题归结为“办公自动化系统能处理的问题。客户不满足当前市场可供选择的产品形状。对产品持疑心态度的方面包括：功能点能否够用；能否能100%满足企业需求；系统售后维护问题；系统的价钱；系统的试用；系统的版本更新；系统的整合度，等等。客户对当前面临的办公问题没有一个系统化的了解。往往觉得“是个问题，但看了不同软件后，觉得“不是那么回事。但受压于处理问题的迫切性和日程的限制而草率选择了某个产品。这几段文字能够概括了客户在购买前的几种常见的情况，也说出了一些意向客户的心声。对于出现这些情况，

12、其中有OA产业开展不成熟的缘由，也有厂商的宣传力度不到位的缘由，也有客户对办公自动化出现的问题认识层面不深的缘由，各种缘由导致了客户对投资建立办公自动化系统“没有很大的自信心，因此，综合的市场反响就是“需求大、成交少。针对这些情况，我们作为办公自动化系统产品的供应商，是不是应该帮OA的潜在客户做一些客观的分析，披露更多有用的资讯，让他们能更有自信心地投资办公自动化系统？针对这个话题，我们预备了以下相关内容，希望能经过对口的分析，给客户一些有用的信息，以便客户能得心应手的选择OA产品。更确切地说，我们在本方案主要回答客户经常碰到的一些OA选型问题，经过援用一些国际先进的、有关信息系统的学术和IT

13、管理的精华文章，让客户系统化的了解四个方面的信息：1各行各业为什么会产生办公自动化的系统需求？2办公自动化系统管理的是什么？3办公自动化系统需求齐备那些功能？4任务流问题是怎样产生的，为什么办公自动化系统首要处理任务流问题？办公自动化系统需求的产生事物的从无到有，都有个中缘由，办公自动化系统也不例外。我们回想普通企业的信息化进程，不难发现里面的缘由。首先，我们传统的办公环境是纸面化的，一切都依赖于文书，各种单据、恳求和报告成为日常办公的主要对象或者说信息载体。80年代开场，电脑和互联网的开展和普及，对传统办公环境的冲击是非常明显的。我们不再依赖手工，而是运用字处置软件微软的Office产品、金

14、山Office等等来应付大量的日常办公需求。和纸面文档不一样，字处置软件产生的不是一份份的纸张，而是一个个的电子文档。当有了电子文档和便利的网络环境，我们就懂得了经过彼此交换电子文档，以到达信息的交流。电子邮件的流行，更使得这种信息交流手段成为主流。很快的，企业就会发现电子文档交换频繁了，网络目录的共享曾经不能满足这样无序和频繁的交换。更甚者，这种无序的交换根本不能保证：1电子文档的准确到达；2电子文档经过阅读后反响机制的落实；3电子文档的不同层次的共享部门、团队和全局内；4基于电子文档的共同编辑比如公文的拟稿。在这种情况下，企业就需求一个办公系统，统筹管理这些电子文档，以及电子文档的交换。因

15、此，我们可以知道，没有电子文档在信息化的办公环境的产生，就不会出现办公自动化系统的需求。换句话说，办公自动化系统的根本目的，是要管理办公产生的各种电子文档。我们可以规范办公自动化系统面对电子文档管理的几个重要功能要求：电子文档的集中管理电子文档的分类存储电子文档的共享电子文档的共同编辑电子文档的访问控制经过系统化的电子文档管理，我们可以做到：1电子文档在不同层面进展信息共享面向不同群组的传阅、面向公共的公告通知、论坛，等等；2电子文档可以进展有序的共享经过一个流程，按照先后次序搜集不同人员的意见，构成可读性很强的决策参考文档，比如：公文的拟稿、核稿和发送，单据的审核以及审核意见的获取，等等；3

16、电子文档还可以进展自动控制，比如待办、日程安排，等等。到期了就可以发送即时音讯，实现信息找人。电子文档类型数据的特殊性了解了什么是电子文档，我们很容易就发现一个有趣的景象，就是电子文档负载的信息具有很强的整体性和针对性。首先，电子文档的创建不为别的，是为了传达某些信息，这些信息不象用于进展控制那样的高度格式化的数据比如ERP系统中的订单、消费方案，电子文档是一种具有多种表达方式、多媒体的概念数据。之外，电子文档主要目的是给人进展阅读和了解，从而满足这些人进展业务操作和决策的需求。据IS权威学术杂志的统计数听阐明，其实90%的政府机构和企业进展决策的信息都来源于电子文档所包含的概念性数据。只需我

17、们略略回想一下企业指点是如何进展决策的，这点就不难了解。任何指点进展某个问题的决策，比如制定企业的未来开展战略，他她会要求各个部门提供各种分析报告和市场情报。这些报告和情报往往经过邮件、Word文档提交给指点。指点经过阅读和了解，就会做出决策。各种分析报告的可读性，直接影响指点的阅读了解，也间接影响指点的决策质量。想象企业能对这些报告、情报进展很好的分类管理和开掘，其对管理的深远影响是不可估量的。针对电子文档管理，办公自动化系统的常见功能模块我们曾经知道电子文档的类型是多种多样的，在日常办公中我们可以列举很多电子文档的例子，比如：电子邮件、Word文档、传阅文档、用于共同编辑的任务流文档、日程

18、安排通知、待办通知、义务阐明，等等。这些文档可以作为纯粹的文件进展管理，也可以经过扩展办公自动化系统的根本效力，进展多个角度的管理。比如义务管理，义务的落实除了给义务的参与者发送有关义务的详细阐明的，还应该落实以下功能：义务的开场提示义务的周期管理义务报告的提交义务的里程碑定义和提示对于上述关于义务类型电子文档的配套业务功能，可以用来区分OA系统对不同电子文档类型管理的“细化程度。同样道理，日程、任务流、电子邮件，等等，都可以做的很“细。用户完全可以根据日常任务的需求，确定哪些业务功能是必需的、哪些是可选的，从而进展OA产品的选型。以下表列出日常办公最常用的电子文档种类以及配套的业务功能。应该

19、配套业务功能功能描画日程、重要日期提示到期提示到达该执行的日期，系统应该经过不同方式提示，比如：滚动提示、即时音讯提示，甚至手机短信日程分类将日程分成不同的执行类别，比如：出差、接待、重要商务接洽，等等周期管理日程可以附带按日、周、月、年的周期提示机制电子邮件收发邮件电子邮件的收发邮件账号管理根据多个邮件账号，进展集中管理便笺录入和显示任务桌面便笺用于速记，应该实现出如今任务桌面的醒目位置传阅音讯音讯的新建可添加附件传阅可以负载不同的附件音讯发送给待传阅对象发送后，可以经过音讯看出待阅读人员能否阅读论坛帖子BBS帖子实现流行的BBS发帖功能新增帖子、插入多媒体，等等跟贴、顶置和精华讨论讨论热点

20、的帖子给予顶置、参与精华等操作投票/问卷问卷全文描画支持多媒体，可以针对一段录音、一个图片、一个附件，等进展问卷调查问卷项设计问卷可以包含多个调查工程，每个工程都可以设定不同的投票方式单项选择、多项选择、文字，等等问卷结果的图形化表示对不同的问卷项进展统计和图表分析工程工程的多媒体描画支持立项资料的多种表现方式，比如加载附件、粘贴工程图、蓝图，等等工程的义务分拆工程可以分拆为多个义务工程的进度报告可以提交相关的进度报告任务请示请示音讯的描画支持模板化管理、可以套用不同的恳求表格，支持附件请示音讯的发送填写完成的请示音讯，可以提交到审核人员请示音讯的审核收到请示的人员可以进展批复，并保管痕迹请示

21、音讯的自在流转请示给予审核人员一定的自在度，当前审核人可以决议音讯能否应该推进给更多的人审核规范化任务流转具有确定的流转途径审核途径设计审核途径可以明晰指示流程的走向，一旦提交，就严厉按照这个途径往下走审核人员和操作指定审核“途经的人员，可以制定不同的操作，比如：审核、传阅和普通知会审核义务生成和即时提示审核流经相关人员时，该当生成待办，知会相关人员流程控制和进度指示审核途径该当可追索，流程意见明晰进展汇总* 流程符号的表达才干流程符号应该完备，并且能很好的将自然表述的流程描画转化成可以让计算机执行的流转途径方案流程具有开场和终了标志流程不应产生回路，否那么任务没完没了流程支持统筹，能并发驱动

22、流程支持并发执行人事档案根本信息管理作为编制内员工的信息摘要通讯信息管理作为人员的日常沟通；通讯录应该可以自在组合，并按照业务执行便利进展组合不一定按照部门人事档案类集每个员工都有很多类别的电子文档，比如身份证扫描；学历扫描；劳动合同，等等。同时，人事档案中也有很多涉及奖罚、提升，等等的文档。这些都需求按人进展分类编排。人事管理一些零碎的管理，比如：劳动合同到期提示；薪酬调整历史，等等客户客户根本信息管理作为客户的一些根本信息管理客户联络管理一个客户应该支持多个联络人关联管理客户档案累积管理在和客户的日常交流中，会产生很多电子文档，比如方案的提交、客户喜好分析、费用恳求，等等。这些都涉及电子文

23、档以客户为单位的分类管理客户管理一些零碎的管理，比如：合同到期提示；历史报价，方案提交，等等* 更精细化的管理销售线索管理、回款管理、赞扬/反响，管理办公耗材文具、纸张等 耗损性资源耗材根本信息单价、当前库存、折旧、计量单位，等等耗材的买入、领用耗材库存缺乏的时候，应该支持买入管理，每次根据买入的数量进展库存的更新；也应该支持领用的管理；细化的领用可以经过流程进展配合办公设备车辆、电脑等 独占运用、需求时段规划进展运用的设备设备根本信息买入价钱、折旧、担任人，等等设备领用、维护和费用管理设备涉及恳求领用、产生的费用管理、维修记录* 车辆、会议室、档案、书籍都是设备一类的管理方式，但相关属性需求

24、扩展Web内容管理HTML片断，文件上传、下载，链接和图片管理HTML编辑Web门户构建对网络摘录的Web内容进展管理参考链接对搜集的有用链接的管理图片的管理多媒体图片、视频、音频文件通用附件文件管理不同文件的集中管理除了不同电子文档和配套的业务管理可以归纳为上述列表外，一些对电子文档通用的管理也应该作为固定的系统效力。参考专业的文档管理效力器比如微软的Visual SourceSafe 以及 SharePoint 效力器，我们归纳以下精简版的OA文档管理根本效力。根本效力功能描画信息目录/栏目管理栏目根本属性栏目存储多个电子文档，可以指定不同电子文档类型栏目的动态属性栏目可以指定不同的动态属

25、性，比如“新增到这个栏目的电子文档要对相关人员进展短信通知，等等栏目的访问控制哪个人员/部门/群组对应栏目的哪些功能应该开放需求在信息栏目的层面指定；功能包括两个部分：目录层面和目录下的文档。目录层面功能包括：新增、删除和管理顶置、设为精华，等等功能；目录下的文档包括：阅读、修正和一些与不同电子文档类型有关的业务功能比如帖子的跟贴、阅读跟贴、阅读附件等操作电子文档的版本管理版本管理修正历史应该进展多版本控制和管理共同编辑的痕迹管理针对共同编辑的例子，比如公文的拟稿，应该进展痕迹保管Office 工具整合在线编辑普通的Office工具都是针对本地文件的编辑，很少能直接运用于网络数据库比如OA系统

26、，因此，支持在线编辑和在线提交，让本地Office工具直接和网络数据库进展编辑非常重要准确查找、全文查找、附件内容匹配查找准确查找根据关键字、编辑日期等进展准确查找全文查找也叫相关性查找，根据关键字和上下文语义，对电子文档的文本内容进展相关性查找，并且给出表示内容相关程度的目的附件内容查找附件普通是非文本的、和字处置软件相关的一类文档格式，附件的查找也是语义查找的一种，针对内容的相关性给出相应的结果和目的办公自动化系统对业务协作的支持办公自动化系统另一个运用场景就是支持任务中的业务协作。业务协作指的是由于一个大的任务划分为在信息上、时序上相互关联的几个小的任务，而分配到不同的团队或个人共同完成

27、一种任务方式。在当今团队精神备受注重的商业时代，业务协作的重要性可想而知。普通团队遇到的问题可以归结为以下几个方面。信息共享人与人的沟通任务的有序化和流程控制团队的业务协作中遇到信息共享问题是很普遍的。由于彼此的分工不同，搜集的一手业务情报都分散在不同的人员中。这些情报又会对团队的其他成员任务的顺利开展有所作用，因此，不及时分享这些情报信息，一定会对任务的顺利开展产生不良影响。同样道理，及时的沟通同样重要。沟通可以处理很多信息共享的问题。最后，任务的有序化和流程控制是分工巧化和复杂化的保证。一旦分工巧了，就有能够乱；一旦涉及复杂的流程，就要加大管理本钱来进展任务人员之间的协调。假设是管理不到位

28、，流程执行不准确，就影响任务质量。办公自动化系统作为一个软件系统，有的是共享信息媒体和任务流执行手段。因此办公自动化系统“天然是一个处理团队、分工的工具。精细化的办公自动化系统中的任务流控制、即时通讯工具，等等，都可以有效处理团队分工中碰到的信息共享和沟通问题。办公自动化系统对决策的支持日常任务涉及很多的大大小小的业务决策。大的决策比如公司产品的未来开展道路；重要岗位的人事任命；全局方案的落实；小的决策那么有比如秋游地点选择；人员请假审核，等等。在分工明确的政府机构和企业中，决策执行的一个重要方式就是群体决策，也就是有多个人参与的一项决策。这种决策方式的执行在办公中有很多例子。比如进展一次民意

29、调查，或开一次全领会议，或进展一个部分传阅，等等。像调查、会议或者传阅等等都是获取不同人意见的一些方式，也就是我们所说的决策方式。决策方式可以多种多样的，有的经过一次沟通就能完成，有的能够要阅历多个步骤推进，涉及不同人。比如政府办公中要对上级单位来文进展办理。指点要先进展决策，制定拟办方案。部门需求决策详细的办理方案，而且要反响指点落实的情况。又比如指点需求制定年度任务目的，需求部门主管给出可行性报告阐明，以便指点进展决策。各种决策方式往往都同任务流程捆绑在一同。决策的议题可以分步的送给不同人员进展阅读，进展各种相关的信息的搜集。有的决策流程有固定的执行方式走固定的决策途径；有的可以随参与决策

30、人员的志愿进展下一个参与决策人员的选定，等等。综合上述，一共有五种比较突出的群体决策方式可以供政府机构或者企业选择。共同投票会议传阅自在流转决策规范化流转决策办公自动化系统可以用于支持以上提出的几种群体决策方式。对投票的支持，办公自动化系统可以进展网上的投票进展，员工可以经过登陆系统进展投票和自动统计；对会议的支持，办公自动化系统可以进展视频会议，同时发布相关的会议纪要，构成决策信息；办公自动化系统还可以发送传阅信息到相关人员，读者可以提交阅读后的评论，从而构成决策信息；最后，规范化的流转决策，可以根据决策议题的特殊性，分别送不同部门，分层次的获取决策信息。办公自动化中的任务流专题处理日常任务

31、中的团队协作问题普通都涉及任务流。这也是为什么大部分客户购买办公自动化系统产品都希望处理任务的流转问题。在这个章节，我们集中讨论任务流问题终究是一个什么样的问题，反映了政府机构或企业的哪方面需求，从而更好的运用办公自动化系统的流程模块来处理各种任务流问题。任务的“分步执行和“协同执行举个在统筹方法学里面一个常用的例子小明沏茶。沏茶可分两个步骤阶段1和阶段2：预备任务和泡茶。我们留意到这个流程的一些特点。要分开烧开水和茶叶预备是由于这两项任务可以并发执行等阶段1的两个活动烧开水和预备茶叶预备好的时候，小明才能够进展泡茶，也就是说，阶段1中的两个活动是泡茶的两个必要条件整个处置流程沏茶一定有一个开

32、场和终了标志一切活动在这个例子都是小明一个人执行的当然，小明可以等水开了再进展茶叶的预备任务，这就把原来的两个步骤的事情变成三个步骤的事情了。我们不再这里讨论统筹学里面提到过的情况，而是把留意力集中在流程定义本身。总之，带有并发思索的流程设计一定比串行流程的设计更合理。因此，并发活动以为是流程执行的效率所在。也是评价流程定义系统的第一个准那么。E1.1：统筹学的运用例子 小明沏茶在日常办公中，对一个任务进展流程化的描画就像上面的沏茶例子一样。任务一定要有开场和终了标志。同时，相关人员做什么任务要定义清楚。按照上面的例子，假设沏茶作为团队义务，那么不再是小明一个人的义务了，而是多人参与的任务“协

33、同。E1.2：统筹学的运用例子 多人参与的沏茶当变成多人参与的流程时如上图，任务流的“协同特性就提上议程了。以下几个是执行这个流程化任务的重点。客人来了，要通知小红和小明开场相关任务烧开水、预备茶叶需求有方法知道小红和小明曾经完成了任务，并且通知小丽可以开场她的义务需求传送小红和小明的任务成果到小丽那里以上对流程推进的几个中心机制都作了描画，它们分别是：1通知；2流转形状感知；3信息逐级传送。这三个流程机制的顺利落实，对流程的执行意义艰苦。只需落实了这些机制，流程的执行才具有效率、才干实现真正意义的任务“协同。流程为什么需求“定义流程作为可拆分复杂任务，并落实到不同人“协同执行的一种任务方式，

34、往往代表政府机构或企业的一种管理阅历积累。比如客户关系中的一个“客户赞扬处置流程，往往经过以下文字进展描画。“产品销售出去以后，往往会碰到客户赞扬的情况。客户在产品运用过程中，碰到不称心的地方，会经过、或者是电子邮件进展赞扬，赞扬假设得不到及时、完善的处置，就会影响客户称心度，进而影响产品的销售。普通的赞扬处置流程是这样的：客服部接到客户赞扬后，会根据赞扬的类型进展分流；假设属于普通赞扬，那么送商务部，进展客户安抚；假设属于产质量量赞扬，那么需求送研发部和消费部进展分析和备案，处置后前往商务部。根据以上文字，我们可以粗略的描画任务流的流向情况。流程可以经过简单的流程图表示。比如图1.3，而数据

35、的流向经过箭头表示，分流义务经过选择符号表示。图1.3表示的是很典型的，经过所谓数据流向表示DFD图表示的流程。当然了，DFD最大的问题是不能表示并发执行的活动，但作为普通概念了解，图1.3曾经足够了。图1.3：客户赞扬流程在业务处置中，我们看到流程的定义，普通针对的是业务处置的一种“规范。政府机构或企业规定了流程化的业务处置，为的是要落实的任务有序化，相关人员按部就班地执行分配下来的义务。要到达这种业务执行的“效果，必需求有执行机制的配套，比如及时通知相关人员，自动获取形状，然后推进下一步。要到达自动化的控制，我们需求另一种定义，这种定义一样可以经过符号表达，但不是为了让人员阅读和了解，而是

36、要让软件系统了解和执行，这就是我们经常听到的“任务流定义Process Definition。软件系统“了解了流程的定义，才可以按需务虚现流程的推进机制。比如某人提交了任务流，流程可以根据下一步活动的安排，发送通知给相关人员，进展待办提示。当下一步涉及的一切人员都完成了彼此的义务，流程经过形状感知，能马上进展下一步的驱动。支持将自然言语描画的业务流程转化为软件系统可以了解的“流程定义并付诸执行的过程，就是我们在不同OA厂商的宣传口号听到的“图形化任务流、“流程定义符号，等等软件功能点。经过上述资料的引见，我们不难总结几个对流程定义的评价规范。能否支持并发活动能否具有明确的“开场和“终了标志能否

37、能自动发送流程通知能否需求人员具有专业的知识才干定义流程规范1、2、3是一个流程能否满足任务流的“有序和“自动化两个业务特点。第4方面要求用于流程定义的符号一定要人性化，能和人员对流程的自然表述一一对应。图1.3用的是数据流DFD图进展表达。数据流图作为构造化程序设计的主要算法表示图，可以在很多描画业务的场景中运用，但存在几方面的缺乏。不支持任务流的并发描画不支持流程推进的几种方式人为推进、系统自动推进的描画不支持回滚描画当系统遇到未能到达某个阶段目的应如何处置不支持多种和流程互动的描画不支持流程不同环节决策、活动和相关人员捆绑根据这些缺乏，软件行业的一致化模型言语UML中有一套描写并发活动的

38、活动图描画言语Activity Diagram可以处理上述的一些方面，比如：并发和决策。但活动图也有缺乏的地方，就是短少人员以及相关的决策机制的描画。比如某个流程环节，需求什么人、做什么事情，都需求经过定义指出，否那么就不反映任务流的根本目的是为分工和业务协同而效力的。图1.4：UML的并发活动图描画图1.3和图1.4虽然在读者的角度看上去的分别不大，但对软件系统却是意义艰苦。对图1.3定义出来的流程，软件系统只能经过单步、串型的方式进展执行，也不能确定研发部处置了赞扬是不是就可以往下发，还是要等消费部处置了才往下发；而图1.4定义出来的流程，虽然曾经制定了质量分流后，应该同时送研发部和消费部

39、，但却不知道是不是自动发送，还是应该让某个人员进展选择性发送。由此可见，流程采用什么样的方式定义，曾经不是一个纯软件或者纯管理的问题，而是一个综合问题。这个问题的处理，需求软件人员和最终用户进展一个妥协。首先，需求软件人员提供一套符号表达流程。这套符号必需可以支持软件系统进展高效执行；同时，这套符号对客户非常直观和可了解；客户可以经过灵敏运用这套符号来表达流程化的管理制度还处在争论当中的任务流技术虽然流程问题越来越明晰化，但上节总结的关于流程定义的符号和现实运用的问题之间的关系，不断在学术界和业界有不同的了解。在学术界，任务流的研讨普通归类为在软件技术和信息技术运用领域的、关于计算机辅助协同任

40、务Computer-Supported Cooperative Work，CSCW的一个专门的分支领域。和群件系统、群体决策支持系统、群体协作系一致样，任务流研讨如何在群组中为了确定的业务目的，有效率的开展任务。但关于任务流技术，也很多的研讨重点。有的偏重研讨任务传送中的电子文档载体比如Xerox曾经的Placeless Document工程、有的偏重研讨协同机制比如南加州大学的高级任务流专题、有的偏重研讨决策质量。这些研讨相互不同，而且各有优缺陷，但对运用层面的任务流技术，都有很深远的影响。如今运用广泛的任务流产品，比如Lotus Notes的任务流引擎、微软的Exchange引擎、以及后期

41、的Office11中的InfoPath等产品。都遵照严厉的流程WfMC中解释的关于任务流系统设计的一些规范。然而，WfMC规范的，只是一个任务流系统应该有的几个软件模块划分，至于不同的模块应该怎样开发，WfMC还是没有进一步的阐明。所以，当前的任务流引擎，不同厂商有很大的不同。尤其是很多任务流引擎，都定位在作为二次开发的运用平台，所以给最终客户的宣传口号，也是一些摸不着头脑的技术名词。创新通软iOA研发小组总结任务流定义的几个关键功能点在创新通软适用软件战略的指点下，我们努力于将最前沿的信息技术适用化，绝对不会让“半废品流向客户。我们提交客户的，是实真实在的运用范例和指点手册。用户可以经过培训

42、，掌握中心的、简单易懂的系统概念，真正做到“我的软件我做主。做到这一点，我们经过长达两年的客户互动，掌握普遍客户对任务流运用系统的期望，从而规划出任务流系统应有的功能点。任务流功能点描画当用户进展“任务流定义，客户希望以下功能点流程定义的图形化表述图形化的流程表示比表格、文字表示更直观严厉的开场和终了形状标志有严厉的开场和终了标志，才反映流程执行的目的和里程碑简单易懂的流程符号组合复杂流程可以浓缩成假设干个流程单元，经过自在组合后构成更复杂的流程流转途径上节点的人员指定流程定义了一个步骤或者活动后，可以指定人、部门以及群组参与这个流程流转途径上节点的业务操作指定流程定义了一个步骤或者活动后，可

43、以指定人员进展相关的业务操作流转决策的人为分支实现流程进展“阶段性总结后往下推进的时候，可以引入决策指点，进展分支的指定流转决策的人为回滚实现流程碰到“阶段目的不能达成后，可以进展流程的中止、或引入决策人，进展回滚流转途径的并发活动设定流程支持并发活动的定义比如“会签流转途径的条件分流设定流程可以参考所负载的表单文档，进展条件性的自动选择分流比如“落实审核权限当系统进展“任务流执行，客户希望以下功能点推进机制流程可以根据下一步活动，“约请参与者参与流程比如自动发送即时音讯协同方式流程可以根据节点执行人的决策位置，决议是给与知会不影响流程往下推进；还是传阅阅读了才往下推进；还是审核可以人为决议流

44、程能否经过系统进展“任务流整合，客户希望以下功能点整合即时通讯发送即时音讯通知执行人员整合邮件系统发送邮件通知执行人员整合Office进展共同编辑创新通软处理方案，交融了以上特点，真正做到面向业务和客户需求的任务流定义和执行系统。详细的任务流引见，读者可以参考iOA产品的白皮书阐明。作为科研成果，我们的任务流引擎进展了以下的革新，并获得国家级别的相关资质认定。创新通软运用体系架构描画言语C2进展流程的执行和表达的优化。将任务流执行和音讯通讯机制彻底捆绑。这样表达我们的人性化的任务流设计理念：重沟通、重协同、重统筹，以人为本；任务流形状采用最先进的形状机实际模型，可以经过Z-Logic进展符号定

45、义和完好性证明。更重要的是，流转形状不仅仅限于任务流本身，还可以设计加载的不同文档类型和表单；进展任务流定义用户仅仅需求两类符号：活动和里程碑也就是阶段目的；活动表示“什么人做什么业务操作、里程碑表示一个阶段目的比如：主管部门会签；图1.5：iOA的流程定义企业用户运用特点办公自动化系统集中管理电子文档类型的数据。凡是需求处置电子文档一类的数据的政府机构或企业，都可以引入办公自动化系统进展管理。iOA产品作为一个优秀的电子文档管理平台，可以完全满足客户对于日常办公的管理，企业用户也不例外。iOA支持企业级运用企业和政府需求不一样，企业对公文流转的功能相对而言，没有政府机构那么复杂。政府机构的主

46、要上传下达、对外对内都是经过公文进展信息传送。因此，政府机构的办公自动化运用主要集中在公文。但企业客户就不一样，企业的业务比较多，消费、销售、客户关系、市场营销等等部门都有不同的分工和落实不同的管理制度。企业引进办公自动化系统主要有三方面的缘由：无纸化；节省办公本钱，比如审核用的纸张本钱知识化；阅历和规范化管理制度得到存储和共享信息共享；公共信息、部门信息、情报搜集点对点沟通；企业内员工交流、沟通公司文化和团队分工的落实和支持；口号、模板和相关图片的上传和下载任务流程管理；落实相关的管理制度，比如采购制度、审批制度，等等。对应普遍的企业级办公自动化运用，iOA都可以满足。1经过栏目管理，iOA

47、可以建立多级知识栏目，提供不同业务知识文档的创建和存储；2经过目录的权限控制，提供信息的上传和下载，以及多媒体编辑；3经过门户方案组织信息，让不同的信息栏目可以在一个完好的信息版面进展定义和展现，满足信息的获取。支持RTX、MSN和手机短信的集成，将沟通扩展到不同的信息媒体，表达办公效率。企业用户的典型运用例子典型企业用的功能模块见下表。任务流功能点描画个人事务管理电子邮件、日程收发电子邮件个人通讯录个人通讯录的新增和查阅个人文件个人文件上传个人待办门户流程义务、团队义务、企业知识管理知识目录的分类和管理目录的划分、权限控制多媒体资料多媒体资料包括产品阐明、视频、音频资料的组织和存储外部、内部

48、知识源管理外部情报来源管理、内部文章管理知识的综合查找包括：关键字查找、全文匹配查找、相关性查找、附件内容匹配查找知识库文章的维护修正、编辑和权限分配知识库导入、导出进展知识库文档的分类导出任务流程管理各种配套制度的落实流程化制度的制定、落实和执行财务制度、采购审批制度、人事制度，等等请示方式的流转面向个别主管的请示审批规范化流转方式确实定落实部门之间针对某项业务的规范任务流转公司文化建立全局义务落实义务、义务里程碑和义务报告提交新闻、通知公告、大事记公司的分类动态报告全局工程公司的公共工程管理，比如：销售日报士气鼓励、员工关怀管理设定明星员工滚动显示、公司出版物、公司业绩公告牌，等等意见建议

49、和共同讨论广开贤路、员工可以提交相关的意见和建议进展全体讨论团队事务管理岗位门户管理相关岗位的配备和岗位职能阐明任务组门户管理由于工程关系，员工能够分成不同的任务组进展信息的交流和业务的处置，相关的门户应该建立起来部门门户管理部门可以建立本人的信息门户，方便和别的部门进展协同和管理这些软件功能代表企业对办公自动化系统的关注点，实现了这些功能，企业初步可以到达：1信息的公共共享；2部门之间信息交换渠道的建立；3企业知识的积累和访问管理；4任务流转的实现；5企业文化的建立iOA能完全满足上述的功能要求。胜利客户例子政府机构运用特点政府机构是运用办公自动化系统的先驱。虽然现存的面对办公自动化系统还有

50、很多待改良的地方，但政府机构的办公管理系一致直站在运用的最前沿，特别是对文档流转的管理。特点：以公文管理为中心、业务处置为辅助，落实政务电子化公文流转是政府办公自动化系统的中心。作为一个政府机构，无论大小，都属于整个国家政府机构中的一员，“落实政策，为民效力是永久不变的政府职能。对上级，政府机构接纳上级来文，根据文件精神进展内部协办和落实；对内部，不同的政府机构进展详细任务的落实和信息互通，尽心尽责落实每个义务；对外部，政府机构根据本身的职权范围进展政策的起草和落实下属单位；对公共，政府机构经过提供完备的政府效力，落实“勤政为民的效力精神，保证信息公开。所以，一切政府办公自动化系统都是以公文处

51、置作为中心。分组的业务功能包括：收文审核、批复、协办、督办、承办；发文拟稿、审核、会签、套红、签章、印发，等功能。呈批恳求、会签、下发；信访接待、请示、呈批，等等。这些业务处置的中心，都是任务流和不同业务协作的综合运用。iOA支持政府机构的运用iOA产品对政府机构的运用有非常全面的支持。首先，创新的流程定义和执行机制，满足政府机构办文的复杂流程和业务操作的多样性要求。这是iOA最大的产品特性。同时，iOA支持细化的各种内部事务管理，包括：办公资源、不同决策方式的执行传阅、请示和规范流转、视频会议、即时短信，等等。最后，iOA支持共同编辑方式的运用，OA系统可以捆绑Office在线编辑进展文档的套红、加盖公章和共同编辑等复杂的业务操作痕迹保管。政府用户的典型运用例子典型企