量化你的时间管理

1、r nt -A- V7r与在刖面寻求掌控你的时间刚进大学时，一直没有时间管理的想法，也从未考虑过认真管理自己的时间，尽管知道 时间很宝贵，可是我还是无法阻止它从身边悄悄地溜走。后来，在大二下的时候，尝试与记 事本，将每天要做的事情，简单地列一张list，完成后就打上一个钩。虽然比以前要稍微有 点掌控自己时间的感觉，但是还是觉得条理不够清楚。1.2 .胜间和代的管理技巧与方法一个偶然的机会，在emule上看到了网友对日本著名职场女王胜间和代的评论，顺着这 条线索去找了她的书来看，比如白骨精学习法时间投资法、知性化技巧。对我影响 最大的就是时间投资法，她关于事务的四种分类，以及记事本的方式，非常受

2、用。GTD Life又一个偶然的机会，在鲜果网上阅读了一篇GTDLife的文章，也是关于时间管理，激起 了共鸣，继而阅读GTD Life的其他文章，受益匪浅。而这段时间自己对时间管理理论和方 法非常着迷，总是想尽办法借鉴前人经验，总结出一套适合自己的时间管理方式。关键在于如何实现量化管理虽然借鉴了胜间和代的时间投资理论，但是她所强调的量化管理的方法，我始终无法参 透到底该如何实现量化管理。后来无意间看到了一篇把效率提高三倍的时间管理方法的 文章，瞬间我就知道该怎么做了，并且为此特意设计了自己的管理模板。本文适合的人群时间管理是一种习惯，而习惯则需要不懈的培养，正如此，本文尤其适合处于时间管理

3、摸索期、困惑期的朋友阅读，比如在校大学生、初入职场的新人们。前提事务分类我将自己的时间划分为四块，分别是：消费基本工作案件讨论拜访或接待客户参加谈判实施项目必要的休息投资学习运动家人团聚与亲友聚会（必要的）消耗一日三餐上下班交通查阅新闻个人卫生家务浪费发呆毫无目的地上网闲逛上网聊天时间过长睡懒觉准备记事本，记录日程有效管理时间的根本目的是支配时间，使用记事本记录日程是最有效的方法。此处引用把效率提高三倍的时间管理方法一段关键性的文字：此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来，可考 虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法，或是一整天都 用

4、。一天结束时，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时间 的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间占 总时间的百分比。要尽可能地详尽：记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电 话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候，可能就表示 你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50100个日程记录。准备一本记事本。上班之前，或者是起床不久，就按照上述四个大块，在记事本上划出 四个区域，分别将你需要做的事情填进去，列好序号（即优先程度）。开始做某件事情的时候，在该项任务的右上角记下你开始的时间，完成时记

5、录下结束时 间，可以很明显地计算出自己完成某项任务花费了多少时间。如果进程中被打断，那么重新 开始时，就再次添加记录。就这样，每天做了多少事情，都可以直观地计算出来！必须坚持的四大原则（1）记事本必须认真记录，对自己要诚实，实际花了多少时间就花了多少时间；（2）浪费时间的罪魁祸首，不是别的，就是因为没有计划没有安排没有目的；（3）减少消耗，避免浪费，增加消费与投资！（4）贵在坚持，持之以恒，养成习惯！介绍我的模板根据胜间和代的时间管理论和把效率提高三倍的时间管理方法一文的经验，我开发设计出了以下模板：总有效时间由于在EXCEL中无法使用时间格式计算总时间（也许是我没有找到方法吧），我建议将时

6、间换算成分数（单位：分钟），比如您是早上7： 15起床，晚上11： 30入睡休息，那么今天一 整天的有效时间就是：23.5-7.25=16.2560=975（分钟）。工作（或称消费）现在基本上是八小时工作制，但是也不排除某些朋友晚上总是加班（我就是属于这种情 况）工作模块的C13【工作效率比】=【一天实际有效工作时间】/【480mn】。 所谓的一天实际有效工作时间指的是该480分钟内，加上必要的午餐和午休时间，真正花费 在工作上的时间，而不是与同事闲谈、无聊发呆、上网闲逛或者看大堆垃圾新闻。八小时是你的基本工作时间，但是无法控制加班与否的话，我倾向于将加班的时间划分 到投资一栏。为什么?就我自

7、己而言，作为律界新人，必须跟着律师认真学习各种办案和做事 的方法，免不了因为繁忙的工作和繁杂的事情，而需要加班;加班既是为了事务所的发展，也 是为了自己，你可以通过加班获取加班费或者奖金，更重要的是这是为个人将来谋取进一步 发展的空间。因此，我会在投资一栏的最上的空格写上加班（）,右边 填入加班的时间。此外，还需要说明的是，【午餐与午休】也是属于工作栏，之所以如此，是因为再工作， 也要休息，而【午餐与午休】都是【必要的休息】也是与同事沟通的好时间，故而将其添加 进去。但是，一般而言，上班族的午餐与午休时间是一个半小时到两个小时之间，如果在该 事件范围内还要其他的安排，那么就记录实际的【午餐与午

8、休】时间。投资投资这方面，需要强调的不多。需要说明的是，除去工作一栏，余下三栏的百分比分母 是【总有效时间-480】，而【总效率比】计算的是工作投资消耗三者之和占【总有效时间】的 比率，得出的就是今天整天的实际效率。3.4 .消耗消耗是不得不支出的时间，但是这部分时间还是相当有弹性的，比如在上下班交通您可 以听有声读物或者外语，交通方便的还可以带一本小书阅读;比如，可以约客户在吃饭的时间 见面，将用餐时间与工作结合起来。至于如何计划，看每个人的安排了。此外，已记录的总消耗的时间比可以在F26（公式二G24/F28）看到，可以检讨自己在常 规的消耗项目上，今天是否用的时间过多，比如晚餐时间闲聊，

9、导致无意义的时间浪费。因 为，我们就餐、洗浴或者做常规的事情，都是差不多的时间，应当将其固定下来，通过格式 化该时间段，尽可能地节省时间投入到工作和投资！浪费这部分时间记录是最有弹性的，也是特别考验人对自己要诚实的地方:浪费了就浪费了， 老老实实地写出来，不要为了一个虚假的效率比而欺骗自己。通过记录，可以发现自己每天 咋哪些事情上明显浪费了时间（还有隐形浪费，见下述），控制自己尽量避免去做这种事情， 把时间花在刀刃上。公式说明*需要说明的是，工作一栏效率比的分母是480分钟，而其他三栏（投资、浪费、消耗）的 分母则是【总有效时间】减去480分钟所余下的时间，所以单独计算这三栏的效率比，不会 与

10、其他栏发生冲突。此外，为了计算【总有效比】，在B27处设计了公式：【C12+G12+G24】/ 【总有效时间】。按照计算出了总有效时间，也就可以按照百分制计算出【实际浪费比】。何谓实际浪费比？ 本文3.5处的浪费一栏，定位到表格中是C25, C25计算的就是明显的根据你自己知道的自己 在哪些事情上浪费了时间，所导致的浪费比。但是，当你通过计算【总有效利用时间】除以 【总有效时间】得出【实际浪费比】的时候，一旦发现C25与B26的数据不一致（当然是 B26;C25），就要好好检讨自己还在哪些地方浪费了时间!这是最有效地惊醒自己注意时间的方式!我的例子这是我今天的日程表，供大家参考：公式汇总为了总

11、结出合适的公式，颇费脑筋，前前后后一共修改了模板N次，总算定下来了。下 面的公式是根据模板中的表格来提供：工作效率比=C12/480投资百分比=G12/(F28-480)浪费百分比=C24/(F28-480)消耗百分比=G24/(F28-480)实际浪费比=100%-B27总效率比=(C12+G12+G24)/F28总消耗时间=G24/F28总有效时间=(C12+G12+G24)/F28本文的不足与弥补就量化时间管理来说，如果每天坚持如此记录，就会很直观地看到时间利用情况。但是，此种记录与管理方法存在一个隐蔽的缺点，那就是：量化，但是没有质化。举例来说，对于一个律界助理新人，接到律师指令就某个客户做short due diligence， 不复杂的话，你需要2个以上小时。但是，你总不能今后遇到此类人物每次都会是2个以 上小时才能完成吧？所以，行事效率必须提到最高的层面来，而不只是每天仅仅完成了一些简单或常规任务， 但是却看到效率表很高而欣慰这实际上就是在浪费时间，也就是说，单位时间里你应该可以 做更多的事情。为此，特别需要提醒读者一定要做好以下几点pre-work：拟定计划，在不影响工作质量的情况下，预估每项任务所可能花费的时间；任务过程中，如果可以在该段时间里，能够做到比你拟定的计划做到