西山区电子公文归档与管理规范

1、.：.；西山区电子公文归档与管理规范征求意见稿1、范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保管价值的电子公文的构成、积累、归档、保管、利用、统计的原那么和方法。 本规范适用于西山区区级机关、团体和其他社会组织。2、援用规范以下规范所包含的条文，经过在本规范中援用而构成为本规范的条文。本规范出版时，所示版本均为有效。一切规范都会被修订，运用本规范的各方应讨论运用以下规范最新版本的能够性。 GB/T 18894-2002GB/T15418-1994 档案分类标引规那么DA/T19-1999 档案主题标引规那么3、术语和定义本规范采用以下定义3.1电子公文 指在计算机和计算机网络环境中以及数字设备生

2、成的社会活动记录，即以数码方式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处置，并可在通讯网络上传送的文件。3.2归档电子公文具有凭证和保管利用价值、作为档案保管的电子公文。3.3真实性指按规定对电子公文的内容和显示形状进展鉴定后，确认其与构成时的原始情况一致。 3.4完好性 指电子公文的内容信息、背景信息、元数据等无缺损和无改动。 3.5有效性 指电子公文应具备的可了解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.6逻辑归档 指在计算机和网络上进展，将电子公文进展归档操作，并向档案部门移交的过程。 3.7物理归档 指把电子公文集中下载到可脱机

3、保管的载体上，向档案部门移交的过程。 3.8元数据 指描画电子公文数据属性的数据，包括文件的格式、编排构造、硬件和软件环境、文件处置软件、字处置和图形工具软件、字符集等数据。 4、管理体制和职责 4.1各单位应根据本规范，建立电子公文归档与管理任务制度和管理网络，并安排专人管理。 4.2文件构成部门担任电子公文的构成、承办、运转、搜集、登记，确保其真实性、完好性、有效性和平安性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子公文的构成、搜集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子公文的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 4.3为保证归档电子公文的完好、真实和有

4、效利用，从电子公文产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 4.4归档的电子公文，应与其他门类和载体的档案实行集中一致管理。档案部门要确保电子公文能有效机读。 5、电子公文的搜集 5.1搜集范围 凡是反映本单位任务活动、具有查考利用价值的电子公文及相关软件均属搜集范围。按照电子公文的信息类型包括： 5.1.1文本文件：指用文字处置技术构成的文字文件、表格文件等。 5.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 5.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 5.1.4影像文件：指用视频设备获得并经计算机处置的文件。 5.1.5声

5、音文件：指用音频设备获得并经计算机处置的文件。 5.1.6多媒体文件：指用计算机多媒体技术制造的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息方式。 5.1.7计算机程序：指计算机运用的商用或自主开发的系统软件、运用软件以及相关的资源、支撑软件等。 5.1.8数据文件：指用计算机软硬件系统进展信息处置等过程中构成的各种管理数据、参数等。 5.2电子公文搜集要求 5.2.1归档电子公文应与相应的纸质或其他载体方式的文件并存，并在内容及相关描画上坚持一致。 5.2.2在无纸化办公系统中产生的电子公文，应采取严厉的平安措施，随时备份，存储在可以脱机保管的载体上，保证电子公文的平安性。

6、 5.2.3文本文件搜集时应一致将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许搜集WORD97、WPS格式文档。 5.2.4静态图像文件搜集时应一致将其转换为TIFF、PDF、JPEG。 5.2.5影像文件搜集时应按MPEG1或MPEG2方式紧缩。 5.2.6声音文件搜集时应一致转换为WAV 或MP3格式。 5.2.7自主开发的计算机程序必需搜集软件的源程序及其开发、编译工具。 5.2.8归档的电子公文假设采用不符合本规范要求的格式，搜集时应转换本钱规范要求的格式，如无法转换，那么应将相关软件一并搜集。 5.2.9各单位应根据本规范，结合实践情况，制定本单位、本系统电子公文搜集的详细范围。 6、

7、电子公文的归档 6.1归档要求 文件构成部门应随时对电子公文进展逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子公文进展物理归档，并按档案管理的要求进展登记和交接。 6.2归档电子公文应按件进展管理。普通情况下把一份电子公文作为一件，密不可分的几份电子公文应作为一件来进展管理，如：正文与附件、重要法规的历次修正稿、一套计算机软件或源程序等。 6.3电子公文构成部门要随时搜集符合电子公文归档范围的电子公文，按照附录A要求进展著录并填写见附录B。归档电子公文应逐件编目。 6.4文件构成部门应于每月初将上月构成的经过检验的电子公文和保管在脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。 6.5档案管理部门应对归档电

8、子公文进展真实性、有效性和完好性测试，并填写附录C。登记表一式两份，一份由档案部门保管，另一份由文件构成部门保管。 7、归档电子公文的移交、接纳各单位应在每年6月底前将上年度经过检验合格后的归档电子公文移交同级国家综合档案馆，集中保管。 7.1移交、接纳检验 7.1.1文件构成单位在移交电子公文之前应对归档的每套载体及其技术环境进展检验，合格率应到达100%。 7.1.2检验工程包括检查载体能否清洁，能否有划痕；检查电子公文有无病毒；核实电子公文的真实性、完好性和有效性。 7.2移交手续 交接双方验收合格后，填写。登记表一式两份，交接双方各保管一份。 7.3归档电子公文的存储 7.3.1一个归

9、档年度的电子公文应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子公文不应存储在一盘载体中。 7.3.2本规范引荐采用只读光盘、磁带作为归档电子公文的保管载体。禁用软磁盘作为归档电子公文长期保管的载体。归档后的电子公文的载体应设 置成制止写形状。 7.3.3存储电子公文的载体或装具上应贴有标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别见8.1。 7.3.4信息组织构造 每盘存储载体的根目录下有阐明文件、著录文件、归档电子公文子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织构造：根目录根目录著录文件阐明文件电子公文子目录著录文件阐明文件电子公文子目录一件电子公文子目录一件电子公文子目录一件电子公文子目录一件电子公文子目

10、录电子公文电子公文7.3.4.1阐明文件7.3.4.1.1文件名：README7.3.4.1.2文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗称号、归档年度、盘号、制造人、检查人、制造时间。 7.3.4.1.3文件格式：阐明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为阐明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。 7.3.4.2著录文件 7.3.4.2.1文件名：DESCRIPT.XML 7.3.4.2.2文件内容：归档电子公文登记表的电子版本。 7.3.4.2.3文件格式：XML文件详细格式见附录D。著录文件包含工程同。 8、归档电子公

11、文的保管和利用 8.1归档电子公文要一式三套，一套封存保管，一套供查阅运用，一套异地保管。套别用符号表示分别为：A、B、C。 8.2归档电子公文的保管要求 归档电子公文的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件。 8.2.1归档载体应作防写处置。不得擦、划、触摸记录涂层。 8.2.2环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。 8.2.3存放时应远离强磁场，并与有害气体隔离。 8.3对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保管时间不少于4年。 8.4归档电子公文的封存载体不得外借。未经同意任何单位或人员不得擅自复制电子公文。 8.5归档的密级电子公文的利用，该

12、当遵守有关严密规定。 9、归档电子公文的鉴定销毁 9.1归档电子公文的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。 9.2归档电子公文的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。 9.3属于严密范围的归档电子公文被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一同销毁，并在网络中彻底去除。 10、归档电子公文的统计档案保管单位该当按年度对归档电子公文的接纳、保管、利用和鉴定销毁情况进展统计。 附录A电子公文著录工程以下著录工程标注“*者为必著项，其它为选著项。A1、文件信息A1.1发文登记号：发文单位已发文件登记的顺序号。A1.2收文登记号：收文单位收到文件登记的顺序号。A1.3拟稿人：拟稿

13、人员姓名。A1.4拟稿时间A1.5部门责任人：拟稿人员所在部门责任人姓名。A1.6部门责任人审核时间A1.7核稿人：核稿人员姓名。A1.8核稿时间A1.9签发人：文件签发人员姓名。*A1.10签发时间A1.11打字者：打字员姓名。A1.12打字时间A1.13校正者：文件校正人员姓名。A1.14校正时间A1.15主送单位：文件主送单位称号，几个单位之间用“，分隔。A1.16抄送单位：文件抄送单位称号，几个单位之间用“，分隔。A1.17发送时间：文件的发出时间。A1.18缓急程度A1.19密级：指文件的严密等级。按GB/T71561987第四章文献保管等级代码表划分为六个等级，称号与代码如下：称号

14、数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部级3MM级4JM绝密级5UM绝密A1.20收文者：接纳文件的人员姓名。A1.21收文单位：接纳文件的单位称号。A1.22收文时间：接纳文件的时间。A1.23批阅人A1.24批阅意见A1.25指示人A1.26批表示见A1.27承办部门：文件办理部门。A1.28办理结果：文件的办理结果。A1.29办结时间：文件办理终了的时间。A2、档案信息A2.1归档人：指对该份文件进展归档操作的人员姓名。A2.2归档单位：指对该份文件进展归档操作的单位称号。A2.3归档时间*A2.4全宗号：指档案馆给立档单位编制的代号，全宗号用五位数表

15、示，缺乏五位的前面用“0补足。*A2.5归档年度：指文件的构成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002。*A2.6保管期限：指文件的保管时间，普通分为永久、长期、短期三种。*A2.7件号：指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号，件号用五位数表示，缺乏五位的前面用“0补足。A2.8主题词：按照DA/T191999、及本专业、本单位的规范化词表进展标引。A2.9分类号：根据和GB/T154181994的有关规定著录。A2.10鉴定者：对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。A2.11鉴定时间A2.12销毁者：对该份文件实行销毁的人员姓名。A2.13销毁审批者：对该份文件销

16、毁审批的人员姓名。A2.14销毁时间A2.15开放标识：指该份文件能否可以开放，开放标识项根据实践情况著录为开放或控制。*A2.16题名：指文件的标题。*A2.17责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。*A2.18文件编号：文件的发文字号。A2.19附件：指正文后的附加资料的题名。*A2.20稿本：指文件的文稿和文本。稿本项根据实践情况著录，代码表如下：稿本代码草稿性电子公文D非正式电子公文U正式电子公文FA2.21版本：指对文件修正、更改后的不同形状的描画，如第一版、第二版等。A2.22版本阐明：对不同版本的阐明性文字，如修正缘由、与上一版本的差别等。A3、电子公文信息A3

17、.1硬件环境称号、型号：指构成该份电子公文的硬件环境的描画，包括计算机型号、CPU型号、内存数量等，各个工程之间用“，分隔。A3.2网络环境称号、版本：指构成该份电子公文的网络环境的描画，包括网络类型、协议、版本号等，各个工程之间用“，分隔。A3.3操作系统称号、版本：指构成该份电子公文的操作系统的描画，包括操作系统称号、版本号等，各个工程之间用“，分隔。A3.4运用软件称号、版本：指构成和阅读该份电子公文的的运用软件的描画，包括软件称号、版本号等，各个工程之间用“，分隔。*A3.5文件类型：用英文字母代表电子公文的类型，文件类型分为八种，代码表如下：称号代码称号代码文本文件T声音文件A图像文

18、件I多媒体文件M图形文件G计算机程序P影像文件V数据文件D*A3.6文件名：文件在计算机系统中的称号，多个文件综合为一件的文件名之间用“！分隔，如“abcd.doc!efgh.tif。A3.7文件长度：指电子公文的字节数。A3.8存储位置：指电子公文的存储途径名。A3.9创建人：指建立该电子公文的人员姓名。A3.10创建时间A3.11修正人：指修正该电子公文的人员姓名，几个姓名之间用“，分隔。A3.12修正时间A3.13访问人：指访问该电子公文的人员姓名，几个姓名之间用“，分隔。A3.14访问时间*A3.15载体类型：指电子公文的存储载体。存储载体选择只读光盘和磁带。A3.16盘号：指归档电子公文存储载体的编号。存储载体一盘编一个号，编号每年从“00001开场。盘号用五位数表示，缺乏五位的前面用“0补足。附录B归档电子公文登记表(首页) 文件 特征 构成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电 话 联络人 设备环