经常批量打印费时又费力,高手仅用一招轻松制胜

1、Word经常批量打印费时又费力，高手仅用一招轻松制胜!预计完整阅读本文需流量1.9MB请放心食用Hi,我是秋小叶职场里有些问题总是来得突然，解决起来又很棘手，有时候多掌握一项技能不仅能救急，还能大大节省时间，轻松提高办公效率！邮件合并就是这样一个可以救急的技能！你真的掌握了吗？来看看就知道啦豆大的汗珠从额头渗由来，虽然空调温度已经降到了24C,刚来实习的子君还是觉得热。着！急！啊！老大可是把话搭下了：培训物料绝对不能由错。可是，眼看马上要开课了，子君才发现，50多号参训人员的参训证还没做！ !把名字一个一个填进文档、调好格式、再打印由来虽然操作难度不大，但是费时费力，还容易由错！怎么办？慢着一

2、一好像在莫个课程里看到过：批量打印，就用邮件合并！对对对！只要1个模板，一份名单就可以一次性全部打印由来！子君马上打开和秋叶一起学Word课程，现学现用。只用4步，花了几分钟时间就搞定了！详细步骤如下准备名单要打印由来，首先，要整理一份名单表格。你希望在名牌上 由现哪些信息，就需要准备哪些。这次子君要做的这块，只 需要名字就够了，于是准备了下面的表格：划分版面接下来，需要在 Word中制作一个模板，划分好版面的尺寸。 首先，打开右键合并向导，启用【标签】合并类型。具体步 骤为，打开 Word软件后依次单击一下按钮和选项：？邮件？开始邮件合并？邮件合并分布向导？标签？下一步接着要在标签选项中，设

3、置具体的参数，配置这个标签的高度和宽度等尺寸。Word会自动按照这个尺寸参数，自动将页面划分成若干个相同的版面，从而实现一个页面内打印多个 标签的效果。操作效果如下面的动图所示：动态图有点快， 你可以按下面的步骤操作，？单击【标签】选项；？选择纸张为A4 （纵向）；？新建标签，弹由标签属性设置窗；？填入标签名称及各项参数后，确定；其中，本案例填写的详细参数如下图所示，点击确定以后，就能自动在 A4纸的页面上用隐形的表格框架划由4个等大的区域，用于填入标签内容。确定以后你可以直接去看下 一步。但是，这些每项参数具体都是什么意思呢？为什么要这样设置？如果不搞明白，就会稀里糊涂反复调试。所以，还是有

4、必要搞清楚每一项参数到底对页面中的标签尺 寸、位置和打印数量有什么影响，才能融汇贯通！这些参数，表面看起来很复杂，结合图示和字面意思去看，其实也很简单。是不是有点晕？没关系， 看一个具体的例子， 假设我们需要一个宽 6 cm、高9.6 cm的参训证，如下图所 示：那么我们在这栏就需要如上图设置。为了方便裁切，每 个参训证之间、参训证和页面边缘都需要留一定的空隙。所 以有边距选项，而纸张的规格和标签尺寸定下来后，一页纸 能够容纳标签的数量是有限制的。在参数选项中需要特别留意两点：？默认的横标签数、纵标签数可能为0,如果不先修改，可能弹由警告窗口无法进行 下一步。至少设为1,本案例中的标签尺寸在

5、A2中可以容 下2个，所以设为 2。?仔细留意纵向跨度和横向跨度，默认情况下会和纸张尺寸 一致，修改标签高度和宽度后，标签和标签的间距会很大。所以标签参数的设置顺序通常是：？调节横标签数、纵标签数；？上边距，侧边距（=上边距）；？标签高度，标签宽度；？ 纵向跨度（=高度+上边距），横向跨度（=宽度+侧边 距）。回到前面的案例，预留上边距和侧边距为1厘米。高度和宽度设为9.6和6后。纵向宽度设为9.6+1,也就是10.6, 横向宽度6+1 ,也就是7。这样能确保页面上能够排得下横 向2个、纵向2个标签。啰嗦了一堆原理，下面该动手导 入名单和打印输由了。导入名单上一步仅仅是利用标签参数配置，将页面

6、划分了板块，看起 来好像什么都没有发生。实际上已经生成了一个隐形的表格 框架。？?不信？工具栏里是不是多由来一个表格工具？加换到布局，点击查看网格线，就可以看到这个隐形的表格： 但是，隐形的表格可不行！因为打印由来以后，看不到这些 线，那就没办法对照着裁切啦！怎么办？加上表格边框就可 以了。我的做法是，点击一个单元格，设置外框线。然后再逐个点击其他需要加框线的单元格，按【 F41o框架已经现形，就 等着填入内容啦！接下来是非常关键的导入数据源操作。?在右键合并向导中继续点【下一步】；?点击【浏览】按钮；?选择第一步准备好的人员名单 Excel表；？选择存放名单 的工作表，确认，这样就将所有名单

7、导入这份 Word模板中 来；？继续填入需要的内容，比如公司 logoo合并，全部 打印接下来，就是将导入的名单数据源，插入到模板中，设置好 格式以后，将第一个标签的内容，复制粘贴到其他格子里。 完成以上设置后，【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【标签文档完成】，打印然后裁切即可。按下预览结果，就 可以看到最终的打印效果：完成合并打印文档，可以直接将 整份名单的数据合并到 Word中并输送给打印机，一次性打 印由来。你也可以选择【编辑单个文档】生成一份包含所有 标签的 Word合成文档，再打印，效果也是一样。步骤看起来很多，但实际上，熟练操作下来一气呵成。更 重要的，打印1000份，要做的步骤也是这么多，以后要重 新打印另外一份名单，直接换掉Excel表里的数据就可以了。真的是一劳永逸的事情。以后再有人问，怎么批量打印证书？邮件合并！怎么批量打印邀请函？邮件合并！怎么 批量打印工资条？邮件合并！邮件合并！还是邮件合并！