深圳市万佳百货股份有限公司行政办公管理规定doc15

1、.：.；深圳市万佳百货股份行政办公管理规定一、 公文流转程序为进一步加强公司公文流转处置的规范化与制度化，提高总经理办公室公文处置任务的效率和质量，确保公司各项任务正常、顺利开展，特在原的根底上对公司公文流转程序制定本规定。总那么第一条公司各级指点必需对公文处置任务给予高度注重。总经理办公室对上、下级公文处置任务负有承办、督办及催办的责任。第二条公文一致由总办担任收发、等级、分办、传送、用印、立卷和归档，公文的处置必需做到准确、及时、平安。第三条总办有关既要人员及全体员工对公文要求做到不该看的不看，不该问的不问，不该记得不记，不该说的不说。办件、阅件的流转处置程序第四条各部室、各分店的轻视、报

2、告可经过书面方式或电子邮件的方式，分店亦可经过方式传送、呈报的报告必需经由所属部门分店经理审核。第五条请示报告等呈批文件必需经由总办秘书接纳、登记、传送呈办。第六条来文由总办按办件、阅件进展分类。1、 办件普通包括上级单位向本公司下达的指示、通知；公司各部室、分店的请示、报告、“供应商知会等呈批文件；同级单位无隶属关系商请本公司办理有关事项公文。2、 阅件普通包括抄送文件、简报、资料和其他参阅文件。3、 办件和阅件一概由总办秘书签收、拆封、登记，并根据类别加附或，各部室、各分店不允许擅自加附。电子邮件方式传送的报告由总办秘书打印后办理。第七条秘书应根据公文的密级、紧急程度、公文内容和指点分管范

3、围按以下程序办理：1、 秘书收取登记后总办主任加注呈办意见相关部门加附处置意见副总经理总经理董事长按指点指示印发或知会相关部门办理。2、 秘书传送有关文件后，应根据紧急程度对承办人进展催办。特急件要求在4小时内批复其中每人在接纳文件起半小时内批复，缓件在三日内批复。有关指点出差在外时可由上一级指点或指派委托人批办。3、 传阅文件、资料，秘书应在传阅笺上注明每人传阅时间，特急件每人在接纳文件起半小时内阅毕，急件每人在接纳文件后1小时内阅毕，缓件每人在接纳文件后一天内阅毕。传阅人必需在要求时间内阅毕并按时前往秘书。 4、 各级指点批办公文时要仔细、仔细，批表示见要明确、详细，批办终了后要完善签名级

4、批办日期。指点人之间不易直接横向传送，以防积压或传失。5、 文件审批与印发执行过程出现遗失的，由相关人员承当责任。第八条文件批复后，由文秘主管加注印发或知会部门，秘书将复印件传至相关部门签收办理，原件由总办担任归档、被查。各部室、分店文件签收人应及时通知本部门经理或相关人员按公司指点指示办理。驻店人员由所属部室担任口头通知；如有必要，由总办秘书通知分店行政文员担任印发书面批复。第九条凡经过方式传送文件、资料，必需在件上注明收件人、收件单位部门、发件人、发件单位部门以及文件总页数，或者直接运用图文笺书写报告，以保证文件准确、及时传送至收件人处。凡机管理部门总经理办公室、采购部、各分店必需指明专门

5、责任人担任管理，对接纳到的件指公文性质的文件必需登记，注明文件管理内容、收件人部门、发件人部门、收件时间。第十条 凡以电子邮件方式传送的文件、资料必需经过所在部室、分店经理或指定担任人的邮箱传送至总办秘书，以上人员邮箱密码仅限本人运用。部门审批意见应批注于报告最上端附言位置。发文处置程序第十一条发文处置包括：拟稿、审核、签发、缮印、校正、用印、封发等程序。1、 公司签发的公文或各部室需求以公司名义上报或下发的例行公文以内部文件的拟稿，首页应运用公司一致发文稿纸。2、 各部室、分店上报的下发文件处置程序：总办秘书收取登记其他相关部门担任人审核会签副总经理总经理董事长秘书按审签意见办理发文手续。公

6、司上报或下发的公文，发文前由总办秘书一致编号：分别用深佳字X年X号，深佳董字X年X号，其他部室或分店发文用深佳X字X年X号。制度、规定、决议、纪要、任命等重要文件采用红头文件笺打印，其他文件用公司信笺或A4复印纸打印。对外呈递恳求、报告、公函必需按一致发文格式上报或下发。封发需求回执的文件时，送件人必需完善收文单位或个人的签收回执手续。内部文件采用印发、或电子邮件方式下发，要求相关部室、分店接纳人在“文件送达登记表“上签字。巡场会议纪要、人事调整、规章制度、公司通报等公文以及、等资料在书面印发的同时还应投递至公司内部网“公用文件夹“，通知、知会等文件可采用电子邮件的方式发送。凡设立有个人邮箱的

7、人员应每天查阅邮箱，及时了解公司最新管理要求与信息。合同、协议的审批流程第十二条非商品采购的其他合同、协议由总办秘书收取登记并加附笺，按订约审批程序传复核人、技术担任人、财务担任人、法律担任人审核后，依次按副总经理、总经理、董事长终审签发。第十三条合同协议经公司指点终审签发，并由公司指定代表或主办部门担任人签署后，总办秘书应根据合同协议类别编排合同编号，加盖合同公用章或公章。第十四条签约双方完善合同协议签定手续后，根据合同协议规定由公司留存的合同协议正本交由总办存档，总办秘书担任将合同协议印发主办部门及财务部。二、员工宿舍管理规定一入住、调房、退房1、 入住：总办根据上报的住房恳求恳求单位在分

8、店行政口领取。每月8日、22日下发住房通知单至分店，房租、水电自住房通知单下发之日起计算；寝室长根据住房通知单上指定床位及床号安排员工住宿并将钥匙交给入住者配置；住房押金从工资中扣除，押金单由总办每月下发到分店。2、 调房：由分店行政自行调配，每月25日前将本月调房清单传至总办行政以便及时计收水、电、房费。3、 退房：住宿员工凭退房或辞工恳求经分店指点签字同时收回寝室钥匙和住房押金单，到总办行政物业办理退房或辞工手续。退房及住房押金的退还手续每月15日、28日办理二留宿：各寝室如有亲朋好友留宿，寝室长需作好记录，由分店行政汇总于当月25日前交总办行政物业计算留宿费。三维修：小的维修可以由电工担

9、任，如：改换水龙头、灯管、灯泡保险丝、修缮门锁、窗、桌椅等等其资料的购买由员工自行处理或由电工代买，费用由员工分摊；大的维修如线路的改装、水管的爆裂、隔房等等由公司派人修缮，其费用由公司承当。四财富的保管：床、桌、椅、电视机、门、窗、热水器如有损坏照价赔偿，如属故意损坏按公物价值的150%赔偿。五平安：制止运用自制的电热管或瓦数较大的电器。六宿舍规章制度：严厉执行公司制定的各项宿舍规章制度，制止在宿舍内打麻将，晚间1：00时必需入寝。七奖罚制度为了加强宿舍管理，保证员工有一个良好的生活环境，特制定本规定：1、 员工必需维护公物，不得损坏公共财富，如有损坏，按照公物价值的100%赔偿，如属损坏者

10、，将按公物价值的150%赔偿。2、 不准在宿舍内进展各种违法活动或聚众赌博打麻将，酗酒闹事、吵架、打架等；如有违反其中一项给予50-100元罚款。3、 坚持宿舍整齐、清洁、卫生，在寝室长的安排下每天对宿舍进展清扫，寻于延续三次被评为文明卫生寝室的给予通报公司表扬或奖励；对于故意逃避做清洁、事前没请假者或敷衍了事做清洁者，给予50-100元罚款；对于屡教不改者给予取消住房资历。4、 员工住宿，必需按住房通知书上指定的床号及床位住宿。如有特殊情况需换房调床者，需本人恳求，寝室长核实，经分店指点赞同，一致安排，如未经赞同擅自调和换的给予50-100元罚款。5、 非万佳员工不准在宿舍内留宿，如员工亲属

11、来深探亲需求留宿者，应事先提出书面恳求，寝室长核实，经分店指点同意后方能留宿；留宿其间住房费用按每人每日20元收取；如有私自留宿者给予100-至200元罚款。6、 对于超时晚归、大声喧哗影响他人休憩的给予50-100元罚款。7、 宿舍内制止运用自制的电热水管或瓦数较大的电器，如有发现第一次警告，第二次没收，第三次罚款50-100元。全体住宿员工必需遵守公司制定的各项规章制度，团结友爱，为发明良好的生活环境共同努力。八集团宿舍入住合约经公司同意，我入住公司宿舍，为了珍惜这次时机，我自愿遵守公司制定的各项规章制度。服从一致调配，不随意与他人互换房屋、床位，维护公共设备，如有损坏照价赔偿，按照规定交

12、纳房租、水电、管理费、清洁费等，不在宿舍内进展违法乱纪活动，在寝室长的安排下自觉清扫卫生，如违反以上规定，我自愿接受公司的处分。签名： 年月日九寝室长职责1、 根据住房通知单上指定床位及床号安排员工住宿，并将钥匙交给入住者配置，做好留宿记录，并于每月24日汇总给分店行政。2、 寝室长应严厉执行集团宿舍管理制度，督促、安排、检查本房间住宿人员每天轮番值班电视机房并清扫卫生的情况，布置每月进展一次卫生大扫除。3、 督促外来人员按时分开房间，按时封锁电视机、收录机、音响等，并制止其他吵闹行为，保证员工得到安静温馨的休憩。4、 寝室长应加强防火，防盗认识，制止超负荷用电及私自乱搭乱接电源线，平安运用煤

13、气和电器。5、 寝室长应加强对本房间人员的治安管理，制止在房间内打麻将、赌博、酗酒闹事以及人事其他违法乱纪活动。6、 参与寝室长例会，反映住宿员工的意见和要求，仔细落实公司对宿舍加强管理的指示和措施。7、 协助分店指点搞好宿舍管理，提出合理化建议。三、物料用品管理制度一物料用品分类1、 凡是一次性正常耗费，价值在500元以下的物品称物料用品，如电工资料、办公用品、电脑用品等。2、 物料用品分类1防盗标签2汽车配件3印刷品4包装物5电工资料6办公用品7电脑用品8服装类9其它类10购物袋类二物料用品采购1、 申报：运用部门根据实践需求填制“申购单“报总办审核，公司指点审批后，名片再次印刷由总办主任

14、审批即可由总办一致采购。2、 采购：总办经办人根据审批后的申购单，确定商场或外购。1 商场调拨按公司行政调拨程序进展调拨。2 外购物品须本着节约、适用的原那么采购，必要时财务人员伴随前往，并索取增值税等有效发票。3 固定送货上门的供应商，可进展月结，每月末送一次有效发票。3、 验收：一切物品调拨和采购后一概经过申购部门所在地总部或分店的物料库验收。物料库实物担任人凭“已审批的申购单“有效发票“或“万佳百货调拨单“和“实物“进展验收。验收后开具收料单一式三联，一联存根，一联财务联伴随发票或调拨单财务联和申购单传财务做账。一联留库，实物担任人据此登记数量、金额明细账。并在收料单上注明供应商和商店及

15、经办人。4、 报销：经办人采购的物品阅历收入库后，凭申购单、有效发票或调拨单及收料单到总部财务报账。对月结供应商每次凭送货单验收、入库。月底凭有效发票到财务结账。三物料用品领用及调拨各部门根据任务需求领用物料用品，由各部门担任人审核，物料库实物担任人填制领料单一式四联一联存根、一联交财务、一联留存物料库、一联交领用部门，经领用部门担任人签字后发货。领料单财务联由物料库担任人于月末汇总传财务部作费用核算。物料用品调拨视同物料用品领用，需填制领料单。存放配送中心物料用品需整件存放，由总办登记明细帐。四物料用品盘存各物料实物担任人应即时登记数量、金额明细帐、结存帐面余额，并于次月二日前将一切财务单据

16、传财务部。物料库每季度清点一次，由物料库实物担任人进展实物清点，财务部派人监盘，填写清点表一式两份，仓库一份、财务一份。财务部审核清点表并与财务帐进展核对，出现差别应及时查明缘由，人为要素呵斥盘亏由实物担任人赔偿。物料用品库实物担任人改换，应由财务部派人参与进展实物清点、交接，以便分清责任。五物料用品管理那么物料用品按一致分级建立物料库、实物担任的管理原那么，即在总部、各分店建立物料用品库，由专人进展实物担任，并建数量、金额明细帐，建帐按财务部要求。四、图书管理规章制度公司图书包括公司各部室购买的书籍、资料，公司订阅的杂志、等。一切公司图书，在总办办理完入库和登记后方可借阅。各部室需购买图书资

17、料，须按公司有关申购程序报公司指点审批。所购买的图书资料一致交总办物料库办理入库，再由图书管理员领出，一致登记入册。总办设立专人担任公司图书管理，并建立图书台帐、图书目录和电脑网络资料库。凡万佳员工均可借阅图书室图书。公司员工借阅公司图书，均到管理员处办理借阅手续，包括在借阅登记本上填写所借书名、借书人、借书日期。每次借阅图书不得超越两本，每本图书的借阅时间不得超越一个月。如有必要，可续借一周并到图书管理员处办理借阅手续。还书须由管理员在借书登记本上登记还书日期，并在“经办人“一栏签名方有效。公司图书是公司的财富，如有损坏或丧失，照价赔偿。五、车辆管理暂行方法一原那么与授权1、 公司车辆的运用

18、管理以保证公司业务开展和正常动作为中心原那么。2、 公司授权总经理办公室以下简称总办对公司车辆实施一致管理；总办下设车队，由车队长担任车辆的调配、维修保养及司机管理等车队日常任务。二车辆运用及管理1、 公司车辆主要供以下四种用途：1 业务用车：包括进货、调货、售后效力用车；2 员工上下班用车；3 行政用车：包括公司指点用车，各职能部门用车；4 其它用途用车。2、 上述四种用途用车中，以保证业务用车和员工上下班用车为首要前提，总办车队应充分利用现有车辆尽能够满足公司业务开展需求。3、 行政用车原那么上在公司部门以上管理人员公务外出时方予派车；其它用途用车的，按公司指点和总办主任的安排执行。4、

19、车辆运用的普通恳求程序如下：用车人填写“用车审批单“-所在部门担任人审批假设运用车辆超越一日或需出市区时须经总办主任审核-车队调度人员安排车辆与司机-司机出车。假设公司对单类用车有特殊规定的，按公司规定执行。5、 公司指点所用车辆，在确保指点用车外，由车队一致调配，投入其他方面运用；车队同时应思索到指点暂时用车的情况，预留后备车辆。6、 公司摩托车由车队一致管理，并由驾车人专注担任；总办车队有权随时检查车辆；摩托车的年审、路费、保修、油料、维修事务均由总办车队担任一致管理；未经公司指点赞同，摩托车运用者不得将车随意转借他人运用。7、 公司车辆过夜必需平安停放，并采取相应防盗措施，防止车辆被盗或

20、损坏。8、 凡早晚或节假日没有安排义务的车辆，由总办车队担任于规定地点停放，司机和其他人员不得擅自动用。9、 公司一切车辆原那么上不得外借，确因任务缘由需外借的，由公司分管副总以上指点同意并办理外借手续，注明借用人、交还时间、地还地点后方予报销。10、 车队应建立明确的值班制度并设置调度员，在车队长的指点下，担任日常车辆与司机的安排，以便合理调配人力，保证公司用车。11、 车队应在司机中建立岗位责任制，加强对司机的监视管理，提高职业技术和效力质量。三维修、保养管理1、 总办车队担任为公司车辆建立车辆档案，对每辆车的维修保养情况、费用运用情况、*作驾驶特点等进展详细记录。2、 出现车辆缺点时，司

21、机应立刻予以排除，无法排除的应马上报车队，经平安员检查确认并报车队队长复查后，报总办主任。3、 车辆送修配厂检修前，司机需填写维修单，维修终了后，应予以验收，对收费情况进展审核，并经队长与平安员确认后方可在维修单上签字。4、 公司一切车辆必需定点维修，定点修配厂无法维修的需经分管副总经理赞同方可转换维修点。5、 车辆行驶满以下规定里程后，需改换机油及汽车风格：小车：5000km中巴：5000km大货车：5000km大巴：5000km6、 公司车辆除大货车外，每行驶一万公司均须做二级保养一次。7、 大货车每三个月做二级保养一次。四费用核算及报销管理按财务部有关规定执行五人员培训管理1、 对新入公

22、司的司机，由总办车队担任按“新司机上岗前培训方案“进展培训。2、 总办车队担任拟订季度培训方案，经总办同意后执行。3、 总办车队应做好对司机的日常平安教育任务，加强司机平安行车认识。六交通违章处置1、 司机因违章被交通部门处分的，均由个人担任，被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补贴，司机被处吊扣驾驶证的，扣证期间暂时安排其他任务的，发给根本工资，未安排其他任务的，做停职处置。2、 司机违章被电子监控中心查处的，除接受交警处置外，总办车队对当事人罚款200元，一年内超越三次的做解雇处置。3、 司机遇交通事故时，应立刻通知交警处置，并立刻报告车队，私自了结的，公司不承当任何责任。4、 凡司机负有直

23、接责任的碰刮事故，如维修赔偿事故费总额不超出1000元的，由司机承当总额的80%；超越1000元的，由车队视详细情况拟订处置意见报公司审批；如司机负间接责任，由司机承当总额的50%。5、 凡司机因声音肇事被交警判决的，如判决结果为司机负全部责任，罚款总额在1000元以下的，由司机全额承当，在1000元以上的，由车队视详细情况拟订处置意见报公司审批；如判决结果为司机负间接责任的，司机本人承当罚款的30%，其中，假设违章缘由不在司机的，由车队报总办视详细情况作相应的处置。6、 如司机因不慎导致车辆丧失，除保险公司赔偿部分外，由总办决议余额的赔偿方法。六、车队任务责任制一队长队长受总办主任直接指点并

24、对其担任，主要职责为：1、 指挥全队日常任务，保证车队的正常调度和运转，及时时组织全体司机完成车队各项任务义务；2、 定期安排司机做好车辆的例行保养任务，保证车辆无缺点出车；3、 担任公司车辆各种管理费用、年审及证件的办理任务；4、 及时处置因司机过失及渎职呵斥各种事故包括车辆缺点、车队各项职能不能正常发扬，组织其他人员及车辆保证公司业务的正常开展。5、 加强对司机的行车平安教育，搞高车队整体平安行车程度。6、 月末担任对本月车辆行驶运用情况和各项费用发生情况进展审核、汇总并报总办主任。二平安员1、 协助车队长监视、检查司机行车情况及车辆维修审批能否规范。2、 监视检查修配厂对车辆维修情况及费

25、用收取合理性。3、 经常对汽车修缮、配件市场进展调查，建立各种车辆配件与维修价钱信息档案。4、 协肋车队长对各种分店车辆进展检查。三司机1、 严厉遵守及深圳市交通管理有关规定，并遵守公司各项规章制度。2、 服从总办担任人及队长的调配，按派车单准时到达出车位；3、 严厉“三查制度，作到出车前查、途中查、回场查。做好班车的交接任务，确保车况良好；4、 了解所驾驶车辆的性能，发生缺点时需立刻检修不了的应立刻检修、做到小缺点不过夜、大缺点及时修。如暂时检修不了的应立刻报告管理人员，以便车辆的调整运转，并提出详细的维修意见，未经同意不得私自将车辆送厂维修。5、 顾惜车辆，雨后、跑长途及日常运用后应及时清

26、洁，以坚持车容车貌的干净；6、 车辆加油必需出车前或回场后进展，没有特殊情况不得利用出车途中或暂时出车加油；7、 车辆所携油卡应妥善保管，不得转借或转卖，更不得私用，每次加油在行驶卡上填好如油数量及日期；8、 对本人所驾驶的车辆的有效证件必需随身携带、正确对待交通管理部门的枪查；9、 如因司机本人世间的缘由发惹事故或经公司呵斥损失，应服从公司处置；10、 不得将本人所保管的车辆转交他人驾驶、练车或私用，不得驾驶与执照不符的车型；11、 车内严禁吸烟、吃零食、不开英雄车、心情车、人情车、无派车单擅自出车按用私车处置；12、 随车工具必需妥善保管，如有丧失应照价赔偿；13、 车辆进厂维修必需两人以上进展，未经赞同擅作主张的费用自理；购买零配件的发票、单据经审核后按公司所规定的时间性报销；14、 员工班车必需准点，如遇到交通堵塞或车辆突发缺点应及时通知管理人员，事后阐明缘由。15、 对任务上的安排，司机必需无条件的服从、不准借故推迟或拒不出车，对任务安排如有意见，事后向指点反映；16、 上班时未被派车的司机，应在司机室随时等候出车义务，不得随意动，如因故需暂时分开应提早通知管理人员、严禁上班时间进商场购物；17、 如有传呼机的司机、传呼机