任职教育档案管理探析

1、任职教育档案管理探析 1引言教学档案是教学与管理工作的重要部分，但在实际教学活动中尤其是在任职教育院校教学活动中，人们对教学档案的工作往往不够重视，致使教学档案的搜集、整理和建立工作不健全、不标准的现象时有发生，严重影响了教学档案在任职教育院校中的参考、指导反响等作用。为进步任职院校教育教学档案管理工作的质量，有必要开展任职教育院校中教学档案管理工作的讨论研究。2任职教育院校教学档案的特点虽然任职教育院校中的教学档案同学历教育院校中的教学档案类似，都具有信息来源分散、原始性材料多、档案资料形式多样化的特点，但由于任职教育院校的办学理念、办学方式、教学方法等明显不同于学历教育院校，从而决定了任职

2、教育院校的教学档案有其自身的特殊性。主要表现为：由于任职教育是直接面向学生将来的详细岗位任职需要，这就决定了一切教学活动，上至教学主管部门的教学改革和人才培养等方面的各种方案、指令、规定以及老师培训、进修方案等，下至老师的教学方案、教学大纲、教学任务书、教学课程进度安排表、教学设计与教案等，都要紧紧围绕岗位任职需要而展开。因此，教学档案集中反映的是为满足学生某一详细的岗位需要而进展的所有教学活动。为满足学生的岗位需要，任职教育院校的教学活动更多地在实训基地、专业教室、实验场所等展开，这样教学档案的采集和搜集也绝大多数传统的以纸质为媒介的载体已很难完全反映出理论教学档案的多样性和原始性，这一点明

3、显不同于学历教育院校中以理论授课为主的教学档案。任职教育院校在教学过程中会存在各种各样的短期培训班。这些短期培训班是为满足某一特定人群即将要从事的工作而进展的短期培训或者已工作多年为后续晋升而开设的进修培训或者为适应某一新型产业而开设的短期培训。这些培训直接面向的是学生的现实需要。教学活动根据学生的需求而及时更新，完全不像学历教育中以学期或学年或届次而变动。任职教育院校教学活动的这种短期化和及时化，决定了其教学档案周期性不强，反映得更多的是当前的需要，时效性更强。任职教育院校是按学科专业和岗位任职的需要而设置组织的教学活动。在教学工作中既要遵循人才培养成长共性规律的一面，更要遵循不同学科专业属

4、性和不同岗位需求的特殊规律。不同学科专业的不同岗位人才的培养，要求按照不同的人才培养大纲，施行不同的教学方案，安排不同的教学环节和教学活动，从而适应不同的岗位需要。因此，教学工作针对不同的岗位任职需要而不尽一样，具有很强的专业性。3任职教育院校中教学档案的管理现状良好的教学档案管理对任职教育质量的进步不言而喻，但由于人们对教学档案的长期不重视，使得任职教育院校的教学档案管理存在诸多问题，主要表现为以下几点：很大一部分教职员工对教学档案的建立意识不强，思想上没有把教学档案建立重视起来，认为老师的本职工作就是把课上好。上好课本身没有错，但问题是上好课除了与老师自身的素质有关外，更重要的是靠平时的积

5、累。教学档案的建立本身就是以往教学经历的积累和总结过程。另外除一线的教职员工外，部分教育管理者对教学档案的建立和工作也没用有足够重视。很多院系指导关注的仅是学校的开展，对教学档案的管理工作较为忽略。这就导致现实中一线教职员工认为教学档案工作就是简单整理装订，应付了事，使得档案和教学脱节。而指导的不重视，往往使得在教学评估等重大活动中档案材料缺失或搞突击补齐档案，使档案的原始性和真实性遭到破坏。3.2教学档案的管理不标准，缺乏有效的运行机制这一方面主要表如今缺乏有效的档案管理规章制度，没有完善的档案建立管理体系。特别是在基层教学档案管理方面问题较多，教学档案的归档工作缺乏系统完好的制度保证和制约

6、机制，很难做到集中统一管理。档案材料长期存在不归、漏归现象，很多档案材料没有定时搜集整理，散落在部门或个人手中。另外，由于档案管理的不科学、不标准，导致搜集整理的数据不一致、互相矛盾的现象也时有发生。无论一线的教育工作者还是最基层的教学管理者，在制定各类教学方案、安排和方案时都不可能与以往的经历和做法相脱钩。假设在制定这些新的方案时可以汲取以往工作中的缺乏，那么可及时调整方案，减少工作中的失误。而现实情况是，由于人们对教学档案的管理长期不重视，在实际的教学活动中很少有人会去查阅以往的教学档案，致使教学档案对教学活动的参考、反响作用没有有效充分发挥。目前，在任职教育院校中绝大多数教学档案管理人员

7、为兼职人员，虽然从人力本钱而言起到了节约的作用，但给教学档案管理带来了极大弊端。一是人员更换频繁，导致管理工作时断时续，没有连续性。二是兼职人员从事多项工作，经常存在无法顾及档案管理工作的问题，或者由于工作繁忙只能应付了事。三是兼职人员缺乏相应的专业性，导致档案管理破绽百出或失误频频，档案管理成为低程度的材料搜集，毫无建立可言。4进步任职教育院校中教学档案管理的方法与措施教学档案管理是任职教育院校中一项必不可少的根底性工作，是进步教学质量、深化教学改革、完善教学管理的重要一环。但由于种种主客观原因，目前任职教育院校中教学档案管理工作还亟待进一步进步。针对任职教育院校中教学档案管理工作存在的以上

8、问题，笔者提出以下几点建议。学校要大力加强教学档案管理的宣传教育，从思想上逐渐消除人们对教学档案工作的认识缺乏，让各级各部门都积极行动起来。同时指导要重视，不但要定期检查各单位的教学档案工作，而且最好进展评比，要给予先进者适当的奖励如在设备投入、工作条件改善等方面优先考虑。4.2制定教学档案管理的规章制度，建立健全档案管理体系在搞好宣传教育的同时，学校要出台相应的管理措施和管理制度，明确有关人员的职责，制定档案建立的标准。同时为奖励先进、催促后进，也应该建立档案管理工作的奖惩机制等。这样就从制度上保证了教学档案建立的标准性和科学性。一方面要做好教学档案的信息化管理，要利用校园网、专用机房等有关

9、场地逐步实现教学档案的开放式管理，使每一级都可以方便及时地查阅到所需的教学档案信息。另一方面在教育科研活动中，学校要设法引导有关人员及时查阅教学档案，以发现以往教学中存在的问题和缺乏，以为教学课题的申报提供研究根据和有关数据统计。教学档案管理本质属于管理学科的范畴，这就要请教学档案管理工作者必须具备相应的档案管理知识。同时，随着科学技术不断进步，现代化的电子教学档案包括各种电子文档、电子软件、视频、音频等逐渐增多，故教学管理人员还应具备一定的计算机管理知识。而兼职人员很难同时具备这两方面的才能。为此，在条件允许时学校应设立专门的教学档案管理人员，并对其进展业务培训和学习，使其可以掌握现代化的档案管理技术和理念，促进学校教学档案管理整体业务的进步。5小结