新环境下档案与图书工作的比较

1、新环境下档案与图书工作的比拟论文导读：不管图书情报界还是档案界都提出了图书情报、档案一体化论题。并作为今后图书情报和档案工作的开展模式。笔者从二者的形成、作用、分类、效劳方式、管理思路等多方面进行比拟,探讨二者间的差异。关键词：档案，图书，比拟 G27 在信息、网络迅速开展的新环境下，不管图书情报界还是档案界都提出了图书情报、档案一体化论题，并作为今后图书情报和档案工作的开展模式。从古到今，档案与图书都是信息家族的重要成员之一,它们在效劳方式和管理模式上既相近又相通也有区别, 在漫长的历史开展过程中二者合合分分, 有着扯不断的源渊。但是由于它们各自的性质、功能、作用的不同，决定了它们的效劳方式

2、和管理思路的区别。探讨清楚了它们之间的区别，对于是否能在新环境下实现图书情报、档案一体化是很有必要的。因此，笔者从二者的形成、作用、分类、效劳方式、管理思路等多方面进行比拟, 探讨二者间的差异。1、形成的比拟档案和图书一样具有信息的属性，都是国家信息资源的重要组成局部。但是它们的形成是有区别的。?中华人民共和国档案法?第二条规定：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。;最简短的表述：档案是有价值的历史记录;。而且对国家和社会有价值的档案是受?档案法?

3、的保护。这一定义清清楚楚, 明明白白告诉人们，档案的形成必须要满足三个条件：一、使用完毕或办理完毕的文件材料。它可以产生于国家, 可以是社会团体, 可以是企事业单位和个人, 是组织和个人在社会实践活动过程中对其内容、过程、结果的记录, 是过去人类实践活动的客观的保存；二是档案内容的是原始有价值的，不能有丝毫加工的痕迹，是信息领域中可信度最高的原始信息；三、按照规定集中并保存在固定的物质载体上。正因为档案形成的原始性和真实性,所以使档案也具备了秘密的性质,不宜全部公开利用。图书是以传播知识为目的，用文字或其它信息符号记录于一定形式的材料之上的著作物。图书是人类社会实践的产物，是一种特定的不断开展

4、着的知识传播工具。我们可以这样理解，图书它记述的是信息和知识,它的形成是经过人的思维活动, 参杂了人的情感、理智、思想的系统化的信息, 是人类思维的结晶, 它是保存了人类精神财富的实实在在的物质产品,又是影响社会和人的精神产品。图书的形成是经过严密的逻辑思维后系统的知识论述, 它可以分析、判断、总结、推理, 对过去猜想, 甚至虚构, 对未来设计、梦想, 对现实观察、描述。总之, 图书的内容是人们对自然和社会现象进行系统认识的结果, 是经过加工、提炼、总结后的观念和思想。2、作用比拟档案是由人类社会实践活动的历史记录转化而来的。它记录了人类实践活动的原始的真实情况，是人类真实活动的真迹。科技论文

5、，比拟。分析档案的作用，主要表达在两个方面：一为凭证，一为参考。档案的凭证作用是由档案的形成过程及本质属性所决定。档案的凭证作用是直接性的。如：一份文件在形成过程中保存着录到图书上，一代一代转存下来。图书可以再生，从古到今，数千百年，无数成果，大都由图书资料记录下来。主要有表达思想, 传播知识， 扩展视野普及文化, 宣传教育陶冶情操, 提高修养等。图书表达的是完整的体系化的学说或思想, 是自然科学知识、社会科学知识经过积累后的沉淀, 图书也有情报功能, 然其真实性淹没在浩如烟海的人造信息中, 需求证, 判断。因此，图书没有原始性，仅有记录性。科技论文，比拟。3、收集途径和范围比拟档案是历史记录

6、。科技论文，比拟。科技论文，比拟。所谓历史记录，就是人们在各项社会实践活动中随活动的需要历史地形成的各种文件材料，如文件原稿，会议记录，实验数据等真实原件。也就是说，档案是文件材料转化而成的，而且是有保存价值的;。档案的收集途径就单位而言，多采用各部门定期交缴的形式来收集。因此，根据这个原那么和以我用为主;的出发点，不同类型的档案馆、室，收集档案的范围亦有所不同，如高校档案馆收集的材料，一是有关上级部门对本校建设、开展有关指示，重要批复等；二是本校上级部门的请求及对下级部门的批复等；三是有关全校师生个人的任职、晋升、处分、表彰等；四是有关本校的教学、科研、设备等；五是有关本校建设、财会等真实原

7、件，总之不管各种材料，对本单位有利用收藏价值的才收集归档，一般只收集原件，而且不具有商品性，有钱也买不到的，比拟珍贵。收集和种类可以文字的、声像的、实物的、电子数码的、文物的。档案的收集时间是比拟延期的，是移交和收集已过去的或正在用的资料，以备日后作佐证参考。而图书收集方式主要是购置，可以随时随地，通过各种途径公开购置，不设限制，具有强烈的商品性。它的收集途径包括中外文的图书，一般通过订购、现购、交换、参加会议、网上下载等方式获得。往往一种图书一次可以印刷成千上万册，也可以屡次修订再版，购置时可买多册复本。图书的收集范围可根据个人需要和各种类型图书馆的需要收集。如公共图书馆，属于综合性图书馆，

8、所有图书都可以收集，而专业图书馆那么偏重于收集与其专业对口的图书,至于人个更是根据自己的需求愿意买什么书就可以买什么书,不受任何的约束。图书收集时限性很强，得到的越快越早其利用价值就越高。所以图书尚未出版就可以宣传、预订，以便让读者在第一时间一睹为快，吸收自己所需的知识，丰富自己的知识内涵。4、分类比拟档案的收集方式和范围使档案馆(室)的档案具有唯一性多为孤本、零散性、不稳定性等特点，这些特点使编制通用性的档案分类法工作受到了限制。虽然，我国也出版了?中国档案分类法?下称?中档法?，就目前来看，使用?中档法?分类档案的不多，一般是各级国家档案馆使用。据调查，大局部的档案馆室都是以各自行业制定的

9、分类法再结合本单位的实际情况进行分类，分类方法复杂。如高校的档案馆室的档案分类，就是根据国家教委颁发的?高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作标准?再结合本单位的实际情况制定文件材料归档范围、分类和保管期限的。科技论文，比拟。?高等学校档案实体分类法?把各类档案资料根据档案的职能特性标准组成一类，共分为十大类，第一级类目用双字母表示，如DZ;表示党群类，在这一类中根据其他属性标准再进行复分，DQ11;是党务综合、DZ12;是纪检等，这样一层层地按逻辑系统复分下去，便成为一个有层次、有规那么、有内在联系的类目展开系统。而各级党政机关档案分类一般根据?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?

10、国家档案局令第8号，再结合本单位的实际情况制定文件材料归档范围、分类和保管期限，机关档案分类共为八大类，一级类目用单个字母表示。为此，档案分类目前没有一本像?中国图书馆图书分类法?这样具有权威性，适用范围广范、利用率高的分类法。图书的批量发行和图书馆的购入和补充方式，使各图书馆之间收藏的图书从内容到形式都有相同之处，不同的只是馆藏的重点和数量有所差异。这种馆藏文献的相同性;特点为众多的图书馆全国乃至全世界采用同一的图书分类法提供了可能。目前我国各种类型的图书馆包括高校图书馆根本上是使用?中国图书馆图书分类法?下简称?中图法?，?中图法?按照学科内容，从一般到具体，先内容概括后形式的综合，理论指

11、导实践的原那么分22大类，如：R大类是医药卫生;，其下又分设R1公共卫生;、R2中医;、R3根底医学;、R4临床医学;、R5内科学;、R6外科学;等类目。各大类及分类目录均是按学科体系采用列举式方式列出各类目所包含的子类目。类目非常详细，各类型图书馆可以根据自己的那么重点确定本馆使用的类目级别，如中、小型的图书馆图书分类可只用到三级类目，专业图书馆专业局部图书用详细类目，其他图书可类分到三级等。这样各图书馆之间图书大类分类是统一的，不同的只是下级类目粗细的区别，并不影响图书的排架和读者的查找。4、利用效劳的方式比拟档案由于其原始性、真实性、惟一性，使局部档案带有秘密的性质而不能全部公开，还有保

12、管期限的限制，因此档案一般只为本单位的人员提供效劳，库房更是严格管理不能随便进入，更不能对外开放。即使是公共性的综合档案馆，它的积累也是由各个单位移交;档案组成的，就算有些档案满了规定可以对外开放的年限，但也需要通过原制送档案的单位鉴定同意才能开放。因此其利用效劳的方式是比拟单一，手续比拟麻烦。查档时读者要带证明自己身份的证件，如单位证明、身份证、学生证、毕业证、委托书等，到档案馆室，把需要查找的内容告诉馆员，通过馆员的查找，才能借阅，但不能外借，经同意才能复印。涉及到他人档案材料，需经本人同意并有委托书；涉及本单位利益需经有关人员的严格审批才能查阅；涉及密级档案没过解密期原那么上个人不能查阅

13、。而利用档案资料编成的编研成果，如组织沿革;、全宗指南;等也只能是提供内部使用或提供应有关领导和部门参考。而图书馆只要每到一本新书，都会用各种的方法去宣传介绍它。如通过新书通报;新书介绍;、好书推荐;等，并制作成检索目录和工具公开放在图书馆的网页上，上架时先排在新书架等方法来提高图书的利用率。图书的利用效劳方式也是多种多样的。首先，读者不设限制，只要办理了本馆的借阅证，读者就可能进入该图书馆阅读或借出图书了，方便快捷；其次，大局部图书馆是采用开架借阅，由读者自己进入外借书库选择所需图书，然后办理简单的借阅手续即可借出，而且可根据图书馆的规定一次可借阅几本甚至十几本，借阅时间一般为一个月或更长。

14、再次，读者可通过 、网络等现代化的手段了解图书馆的馆藏，了解图书的内容然后再预借、约借。第四，通过咨询馆员用QQ或电子邮箱等形式，实时解答读者提出的问题，并可根据读者的需求推荐有关的图书。5 、管理方法比拟51 档案与图书的管理都是利用现代化的手段来进行的。档案在形成到利用过程中也可利用管理系统进行移交与接收、分类、编目、检索、统计的工作，但档案利用查档这局部工作量较大的工作，由于档案不能开放借阅，只能通过馆员来回跑库房完成，同时也不能通过电脑管理系统办理借阅手续，因此大大地增加档案人员的劳动强度，有时为查找几份档案可用去半天甚至更长的时间。图书从订购、分类、编目、流通、检索、统计等工作通通都

15、可以通过电脑的管理系统来完成，节省了人力物力。特别是书库开架借阅，办理外借手续能通过管理系统进行，只需一秒钟就可以完成了借还书的手续，更是大大地减轻工作人员的劳动强度，方便了读者，提高了工作效率和图书的利用率。52 档案不是商品，不带有商品的性质。没经过整理分类组卷的文件等资料，只能称之为文件材料。只有通过整理鉴定，把有保存价值的资料分类组好卷，才能称为档案，具有了凭证和参考文献的图书，把同一科学内容的图书集中在一起，只不过方便读者查找，反复共享图书资源。53 档案虽然也有社会的共享性，但是由于档案的有机密性和利用过程中附带的一些条件，所以档案只能以全宗为单位整理集中保存在单位的专门场所，不允

16、许随便放在其他场所保存。图书为了让社会共享，可以集中保存在图书馆。图书馆可以根据不同的用途，不同的读者群有所偏重收藏图书。图书还可以保存在任何其他的场所，如家、柜子、桌子等只要放得下一本书的地方都可以保存。可以集体拥有也可以个人拥有。54 档案根据不同内容和价值的大小，结合本单位的实际情况，有固定的保管期限。如文书类的档案分为：永久、定期;，定期;具体分为30年和10年；科技类档案可分为永久、长期16-50年、短期15年以下;，并按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。因此，档案即使损坏、过时也不能随便剔除，只能等到该档案到了保管的期限，经过严格鉴定审批确认没有价值才

17、能到指定的回收站销毁。图书只是为人们增长拓宽积累知识用的，根本上没有固定的保管期限，而且可随时随地在任何地方用各种方法购置。所以当图书损坏严重或过时没有了利用价值时珍贵的或孤本书除外，随时可以剔除当废纸处理。55 档案具有惟一性;，又具有凭证的重要作用，因此它的存放条件要求是严格的，不但要求配置适宜平安保存档案的专门库房，专门装档案的盒子，还必须要配备防盗、防火、防渍、防有害生物的设施。库房必须配备铁柜装档案、铁门、铁窗来保证档案存放的平安，安装空调、抽湿机、定期放置杀虫药物等来保证档案的寿命。而一种图书可以批量印刷出版也可再版，所以大局部的图书不是惟一的，因此保存图书的用具根本上不怎么严格，

18、桌子、书架、柜子，不管是木和铁的都可以存放。希望图书保存期长一点的，有条件的图书馆和个人可以配置空调、防盗、防火、防渍、防有害生物的设施。科技论文，比拟。结论：通过上述的比拟，笔者认为，新环境下档案与图书工作虽然同有收集、传递、存贮、检索、处理、交换和利用的共同之处，由于档案与图书不同的功能和作用，影响着档案与图书的效劳和管理方式，使二者之间有不小的区别，互相也有许多值得学习和借鉴的东西，要完全实现图情、档案工作一体化的目标，还需要不断地整合，需要经过漫长的过程。但是,对于不带有密级性质的档案,如上级公开普发的文件,学校公开的发文等这局部的档案资料,经鉴定,不用归档的可用原件,需归档可用复件,按年度、内容、等组卷装订成册后,移交图书馆,由图书馆按?中图法?分类、著录、排架,按图书的形式进行流通；或制作成电子文档,分类挂在校园网或图书馆网页上,让需要者自