试论高校档案管理信息化的现状及对策

1、试论高校档案管理信息化的现状及对策论文导读：高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录。高校档案管理工作是高等学校事业开展的重要组成局部。随着信息化时代的到来。档案管理，试论高校档案管理信息化的现状及对策。关键词：高校，档案管理，信息化高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校开展历史轨迹的真实记载,客观地反映和记录着高校各方面的改革开展过程。高校档案管理工作是高等学校事业开展的重要组成局部，是衡量高校管理水平上下的重要标志。进入 21 世纪 ，随着信息化时代的到来 ，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化 。档案已成为一种文化资源 、知识资源和信息资源 ，档案信息

2、的收集 、管理 、开发和利用的方式发生了根本性的变化 。采取什么样的推进策略，进而有效地提高高校档案管理信息化水平，更好地为学校教学、管理等各项工作效劳，是需要我们面对的重要课题。笔者认为 ，档案信息的数字化和档案工作的网络化是档案管理现代化的重要开展方向 ，而高素质的档案管理人员和完善的操作标准那么是档案管理现代化健康开展的重要保证 。一、高校档案管理信息化建设的内涵及主要任务档案管理信息化; 就是以电子计算机数据库及互联网为主体 ，把文字 、图纸 、声像等信息存贮在光盘 、磁盘等载体中 ，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享 ，为用户提供更为便捷 、生动 、丰富及到位

3、的档案信息效劳 。所谓高校档案信息化建设，是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为根底， 以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。论文写作，档案管理。它是高校数字化校园建设的重要组成局部，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息效劳网络化、电子文件和电子档案管理标准化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供效劳为重心，从而使档案工作进一步走

4、向标准化、数字化、网络化和社会化。;【1】在信息化时代,高校档案工作的对象、任务和性质都发生了较大变化，各项管理工作已日益向自动化、信息化方向开展，作为数字化校园;的重要组成局部，档案管理信息化建设已是大势所趋。?全国档案信息化建设实施纲要?明确提出了全国档国档案信息化建设实施纲要?明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、平安保密的原那么,加强电子文件归档和电子档案的标准化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询效劳，加快推进档案信息化标准体系、平安保障体系和信息化建设。;【2】作为全国档案信息化建设的重要组成局部，高校档案信息化

5、建设也应以此为目标，并结合自身特色和优势，改变高校档案管理信息化相对滞后的局面。二、目前高校档案管理信息化存在的问题目前信息化时代，高校档案工作的对象、任务和没有得到应有的重视，信息化建设过程中还存在诸多问题，现状不容乐观，主要表现在以下四个方面：一思想观念陈旧，管理意识有待更新高校档案信息管理是高校信息资源现代化的根底和重要的组成局部 ，因此高校档案工作的内容与形式需要不断创新 ，不断开展 。但当前人们普遍对于高校档案管理工作的重要性认识缺乏，缺乏系统的认识和理性的思考。有的人认为档案管理工作无足轻重，无非就是整理资料之类的事情，只要不出过失就可了。有的档案管理工作人员认为档案工作是一项附带

6、工作，做好做坏无关紧要，对学校开展没有什么影响，因而在行动上表现出安于现状的工作态度。论文写作，档案管理。这些都是影响高校档案管理信息化的重要思想根源。我们要从档案工作的实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准、档案工作者的思想观念，同我国当前的经济社会开展相适应 。二资金投入缺乏，管理手段有待改善在档案管理信息化建设过程中，设备、硬件、软件系统、技术等方面的配套，需要投入大量的资金，同时还需大量资金支持维护与更新，资金投入缺乏已成为制约国高校档案管理信息化建设的最大障碍。同时 ，有些高校档案馆虽已建成了规模大小不等的档案数据库 ，但都各自为政 。有的高校和有关软件公司虽已开发出了假设干档

7、案管理的计算机软件 ,但开发档案管理软件的人员有些是专门从事计算机工作的，对档案管理和分类标准不熟悉，开发出来的软件档案管理涵盖面不全；有些是专门从事档案工作的，开发出来的软件操作复杂，缺乏统一的操作简单功能强大的计算机软件，严重地影响了数据库的利用率。三网络平安堪忧，信息平安维护有待加强随着社会网络信息化程度的加深，档案的内容日趋丰富，档案信息的数量也随之增加。各种先进网络信息技术的推广应用，使得档案载体更加多样化，信息共享更加便捷。但是档案信息具有本身的特殊性需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化加强了档案部门与校内校外的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑

8、客攻击、非法访问窃取信息等造成的平安问题，对高校档案信息平安维护是一个挑战。四人员专业化程度不高，素质有待提高信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质。他们不光要拥有档案管理的专业知识，热爱档案管理事业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护并要不断提高自己的档案信息平安防范意识。客观来说,当前我国高校档案管理人员整体水平不高,已经不能适应信息时代档案事业的开展需要。一些高校虽已初步具备开展档案管理信息化建设的条件，但档案管理人员在知识结构、人才结构和能力结构方面仍有所欠缺，专业化程度较低，既懂计算机技术、又精通档案业务的复合型人才非常缺乏，人才因素已成为制约高校档案管理信息化

9、建设的瓶颈。三、高校档案管理实现信息化的策略为适应和满足现代教育事业的需要，只有实现高校档案管理的信息网络现代化，才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。针对上述现状和存在的诸多问题，推进和加快高校档案信息化建设刻不容缓。一加强对高校档案管理信息化重要性的认识对于档案管理信息化还缺乏足够认识的情况，领导和师生员工要看到档案管理在学校教学、科研、信息交流中发挥的不可替代的作用, 明确档案信息化建设的重点和任务。要从档案事业的各个开展阶段和具体环节出发，针对档案工作过程中遇到的一系列难题，需要就一些重点、难点问题开展相关的科学研究，遵循实践、认识、再实践、再认识的认识规律，不断研究新情况

10、，解决新问题，形成新认识。论文写作，档案管理。加大宣传力度，营造档案管理信息化工作重要性的气氛。可以举办各类展览，编辑档案工作简报，宣传档案法规，介绍档案管理信息化工作知识，运用多种形式宣传档案管理信息化工作的重要性等等。论文写作，档案管理。通过宣传提高档案意识，学校领导和档案工作人员要进一步解放思想，更新观念，树立主动效劳、主动参与意识，以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到学校档案管理信息化、档案资源开发利用工作中去。二增加资金投入力度，加快高校档案管理信息化建设档案信息化建设的根底是相关硬件和数据库建设，这是实现高校档案信息化的根本前提。在高校和相关部门的大力支持下，高校档案馆首先要注重

11、加强相关硬件建设，可根据自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，购置适当的技术设备，如配备数据库效劳器 、图文影像扫描 、微缩系统 、数字音像制作系统等。论文写作，档案管理。档案信息的管理离不开数据库系统，数据库管理系统的选择要建立在Interent/W eb技术根底上。当前我国高校档案部门使用的数据库管理系统多用 DBase, FoxBASE, FoxPro 等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的M IS系统，它们无论在功能上、平安性、数据完整性等方面都不能很好地满足需要。应该选择适用于多种操作

12、系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机效劳器结构的数据库管理系统，如O racle, Sybase, Inform ix，微软的SQL Server。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具 (ODBC驱动器 )、数据库W eb连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库效劳。三运用有效的信息技术，保证网络档案信息平安随着办公自动化 、文档一体化的开展 ,网络档案信息平安问题日益突出 。论文写作，档案管理。由于档案信息不像公开出版发行的杂志 、报刊信息那样可以在网上任意发布 ,它有一定的保密性 。因此要在互联网上实现多媒体档案信息的检索和利

13、用 ,首先要解决不同用户的访问权限问题 。档案信息的平安技术主要包括数据加密 、访问控制 、身份认证和平安通信等 。加密技术是网络平安最有效的技术之一，它是应对非法用户通过恶意攻击、电磁窃取手段等造成文件丧失、信息泄密等不平安现象的主要平安手段之一。其过程是利用一定的加密算法将敏感数据加密后在网络上传输，用户解读这些数据之前，再用相应的解密算法对数据进行解密，这样就可以防止数据在传输过程中被非法窃取，从而保证档案信息的平安。访问控制技术旨在杜绝对电子文件信息的非法利用和蓄意破坏，最常见的访问控制技术的应用就是防火墙。防火墙是建立在专用网络 (内部网) 和公用网络之间的一道保护墙，是专用网络惟一

14、的信息出口，起到监测并过滤过往信息流，防止外来非法访问和内部机要信息非法输出的作用。如果将数据加密后在网上传输，即使被非法窃取，也无法读懂。认证技术是指采用可信任的第三方，由密匙分配中心保存与所有密匙持有者通信的主密匙，每次认证都要通过密匙分配中心认证。分为一次性口令、数字凭证、数字签名等。数字签名就像个人信用卡，由认证机构发放管理，可以保证电子文件的真实性和完整性，使电子文件具有法律凭证作用。四加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育，提高档案人员的全面素质人是档案管理工作的主体，档案工作人员的素质将直接影响到档案管理工作的实际成效，建立一支高素质的档案管理人才队伍是高校档案信息化建设的重要

15、环节。1、直接培养档案管理人才。要充分发挥高等院校设施齐全、师资力量雄厚、科研水平高、辐射面广等优势，加强相关学科建设，通过高等院校培养一批档案管理的专门人才，加强我国档案管理方面的人才储藏。2、提高在职档案管理人员的综合素质。通过继续教育、专题培训、专题讲座等形式普及信息化管理知识，提高在职人员的信息处理的能力，优化知识结构，使他们的业务水平得到显著提高。3、加强对档案管理人员的业务考核。主管部门应定期对档案人员的实际操作业务技能进行考核，将结果与工资收入等挂钩,优胜劣汰，以鼓励档案人员不断提高自身业务水平，以满足档案管理信息化建设的需要。总之，档案信息的有效开发和利用，对提升学校的教学、科研和管理水平具有