电算化会计系统的内部控制doc7

1、.：.；电算化会计系统的内部控制 内部控制关系到企业财富物资的平安完好、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目的，必需建立起了一整套内部控制制度，以保证企业有序、安康地开展。企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于运用了计算机，会计数据处置的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因忽略大意及计算失误呵斥的过失。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度呵斥了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于情势了，由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适宜电算化会计系统

2、的内部控制制度就显得尤为重要。电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要表达在以下几方面：1计算机的运用改动了企业会计核算的环境企业运用计算机处置睬计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处置系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成根本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的开展，会计信息的网上实时处置成为能够，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处置任务，原先应由会计人员处置的有

3、关业务事项，如今能够由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，如今能够集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企业财富物资的平安完好、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、到达企业管理的目的，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。2电算化会计系统改动了会计凭证的方式在电算化会计系统中，会计和财务的业务处置方法和处置程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处置过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、任

4、务底稿等作为根本会计资料的书面方式的资料减少了，有些甚至消逝了。由于电子商务、网上买卖、无纸化买卖等的推行，每一项买卖发生时，有关该项买卖的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先运用的每项买卖必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进展的各种必要的核对、审核等任务有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面方式的各类会计凭证转变为以文件、记录方式储存在磁性介质上，因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也该当与计算机处置程序相一致。3计算机的运用提高了控制舞弊、犯罪的

5、难度随着计算机运用范围的扩展，利用计算机进展的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所添加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有能够经过计算机和网络阅读全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪呵斥的危害和损失能够比手工会计系统更大，因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。由此可见，计算时机计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算时机计系统的内部控制是范围

6、大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和计算机数据处置部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。随着计算机在会计任务中的普遍运用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只需在严厉的控制下，才干保证其可靠性和准确性。同时也只需在严厉的控制下，才干涉防和减少计算机犯罪的能够性。计算时机计系统的内部控制制度，从计算时机计系统的建立和运转过程来看，可分为对系统开发和实施的系统开展控制、对计算时机计系统各个部门的管理控制、对计算时机计系统日常运转过程的日常控制。一、系统开发、开展控制计算时机计系统的系统开发、开展控制包括开

7、发前的可行性研讨、资本预算、经济效益评价等任务，开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等任务，以及对现有系统的评价、企业开展需求，系统更新的可行性研讨，更新方案的决策等任务。系统开发、开展控制的主要内容普通包括以下几方面。 一授权和指点认可计算时机计系统的开发和开展必需经过有关指点的认可和授权，这关系到系统开发、开展、更新等工程的成败。计算时机计系统的开发工程普通投资金额都比较大，对企业整体管理目的的影响也比较大，往往需求对原有的管理体制进展较大的改革，是牵一发动全身的艰苦举措，因此必需得到授权和指点认可。计算时机计系统的开展和更新是对原有计算时机计系统进展艰苦改良，同样对会对企业管理体制呵斥

8、较大的影响，同时对现有计算时机计系统的任何改动都能够危及整个系统的平安可靠，因此也必需得到授权和指点认可。而且指点的授权和认可也有利于保证系统开发和开展的物资和资金的需求。二符合规范和规范计算时机计系统的开发和开展工程，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵照国家有关机关和部门制定的规范和规范。其中包括符合规范和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国曾经公布的有关国家规范和规范主要由财政部1994年公布执行的、等，各地也公布各种地方规范，如上海市财政局公布的等地方性规范。按规范和规范开发和开展计算时机计系统可以使企业

9、计算时机计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的开展、更新。三人员培训计算时机计系统应在开发阶段就要对运用该系统的有关人员进展培训，提高这些人员对系统的认识和了解，以减少系统运转后出错的能够性。外购的商品化软件应要求软件制造公司提供足够的培训时机和时间。在系统运转前对有关人员进展的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运转后新的内部控制制度、计算时机计系统运转后的新的凭证流转程序、计算时机计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。四系统转换新的计算时机计系统在投入运用，交换原有的手工会计系统或旧的计算时机计系统，必需经过一定的转换程序。企业应

10、在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的预备任务，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需求的初始数据的平安导入等。新的计算时机计系统能否优于旧系统，还需求进一步接受实际的检验，因企业的详细情况不同，新的计算时机计系统不一定比旧的计算时机计系统更适宜企业的运营特点，甚至购买或自行开发的计算时机计系统还不如手工会计系统更适宜企业的运营特点。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运转一段时间，以便检验新的计算时机计系统。并行运转的时间普通至少为三个月。五程序修正控制企业运营活动变化及运营环境变化，能够导致运用中的软件进展修正，计算时机计系统经过一段时期的运用也会发现一些需求进展修

11、正的地方，因此，软件的修正是难以防止的。对会计软件进展修正必需经过缜密方案和严厉记录，修正正程的每一个环节都必需设置必要的控制，修正的缘由和性质应有书面方式的报告，经同意后才干实施修正，计算时机计系统的操作人员不能参与软件的修正，一切与软件修正有关的记录都应该打印后存档。二、管理控制管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算时机计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。一组织机构设置企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进展适当的调整，以顺应计算时机计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形状，划分为数据

12、搜集输入组、数据处置组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和任务职责划分为计算时机计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必需适宜企业的实践规模，符合企业总体运营目的，并且，应按精简、合理的原那么对组织机构的设置进展本钱效益分析。 二职责划分内部控制的关键之点就在于不相容职务的分别，计算时机计系统与手工会计系一致样，对每一项能够引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手究竟，必需分别由几个人或几个部门承当。在计算时机计系统中，不相容的职务主要有系统开发、开展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；

13、系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原那么的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。三上机管理企业用于计算时机计系统的计算机应尽能够是公用的，企业应对计算机的运用建立一整套管理制度，以保证每一个任务人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。普通来讲，企业对用于计算时机计系统的计算机的上机管理措施应包括轮番值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。四档案管理计算时机计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度普通有合格的档案管理人员、完善的资

14、料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、平安可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对一切档案进展备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制定出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业运用的会计软件也应具有强迫备份的功能和一旦系统解体等及时恢复到最近形状的功能。五设备管理对于用于计算时机计系统的各种硬件设备，该当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备可以正常运转。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进展的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机任务区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。三、日常控制日常控制

15、是指企业计算时机计系统运转过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处置控制、数据输出控制和数据储存控制等。一业务发生控制业务发生控制又称程序检查，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完好的经济业务。在经济业务发生是，经过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完好性进展检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等能否有效，操作口令能否准确，经济业务能否超出了合理的数量、价钱等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运转。二数据输入控制由于计算机处置数据的才干很强，处置速度非常快，假设输入的数据

16、不准确，处置结果就会出现过失，在数据输入时假设存在哪怕是很小的错误数据，一旦输入计算机就能够导致错误的扩展化，影响整个计算时机计系统的正常运转。因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进展严厉的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进展校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、反复输入校验等。三数据通讯控制数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丧失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、平安、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接纳的标识，收到被传输的数据时要有一定确认的信息反响，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。四数据处置控制。 数据处置控制是指对计算时机计系统进展数据处置的有效性和可靠性进展的控制。数据处置控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件能否被感染病毒等。五数据输出控制数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、