OA办公系统课件

1、复旦大学校园办公OA系统用户培训 第十四班 秘书角色版主讲人：吴濛复旦大学信息办 信息中心Version: 4.0 2006年4月26日第1页，共84页。培训目标使各位掌握复旦OA系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。第2页，共84页。预备知识 本次培训假设各位已具有以下操作技能：熟悉计算机基本操作会使用MS Office Word会使用IE浏览器浏览、查询网上信息第3页，共84页。日程安排上午8：3011：30新模块使用讲解/其他模块讲解下午13：3014：30公文写作讲解14：3015：00练习&答疑15：1516：30考 试第4页，共84页。OA系统之理性认识篇第5页，共84页。

2、OA的概念什么是OA？OA(Office Automation)是办公自动化的英文缩写通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称OA系统是做什么用的？提高办公效率主要功能：公文管理个人电子秘书网上协同工作等Word是做什么用的？（一般意义上的办公自动化）提高文字处理的效率主要功能：编辑文档排版对文档进行拼写检查等第6页，共84页。单轨制的概念校内公文流转使用公务系统 不再使用纸质公文第7页，共84页。OA系统之感性认识篇第8页，共84页。登录复旦OA系统OA培训系统地址：登录系统方法：帐号：签到时领的OA培训部秘书帐号，密码也在纸条上面写着，和用户名相同。请注意这个帐号只能在培训服务器上面使用

3、，和正式服务器无关登录演示第9页，共84页。登录常见问题解答是否可以以其他角色登录？可以，只要有登录密码注意：不同角色看到的内容是不同的。为什么已经登录过了，系统再次提示登录？为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。建议：请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。第10页，共84页。系统综述 1 、系统结构图 2 、本系统的主要功能模块日常办公子系统公文管理子系统公共服务子系统个人服务子系统事务管理子系统系统管理子系统第11页，共84页。系统结构图第12页，共84页。新模块讲解法律事务会议管理第13页，共84页

4、。日常办公法律事务用途：起草、审核合同用户权限：各部门秘书：拟稿、发文等各部门负责人：审稿、会签等法律事务室：初审、复审等校领导：批示等第14页，共84页。合同提交概要图部处院系 法律事务室 第15页，共84页。部处院系合同流转过程图秘书拟稿审稿意见负责人审稿请求审稿送法律事务室初审人送复审人第16页，共84页。合同拟稿演示电子版的合同录入秘书登录系统日常办公法律事务单击【创建】按钮填写基本信息并上载附件单击【发送】按钮选择角色人员单击【确定】按钮第17页，共84页。发送操作术语说明审稿人显示本部门负责人列表发送角色选择发送具体人员选择第18页，共84页。请负责人审稿步骤步骤一：拟稿用Word

5、拟稿并保存。步骤二：创建合同填写合同主题、类型上传合同步骤三：发送先选角色再选具体人，并发送。注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。第19页，共84页。发送操作术语说明初审人会签人显示初审人名单显示其他部门负责人列表发送角色选择发送具体人员选择审稿人显示本单位负责人列表第20页，共84页。送初审人步骤步骤一：查看审稿意见单击查阅意见按钮步骤二：发送先选角色（初审人）再选人员，并发送注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。第21页，共84页。查看合同流转过程打开合同单击 查阅流转按钮请查看前

6、面所发送合同的流转过程。查看合同历史意见打开合同单击 查阅意见按钮请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意见。第22页，共84页。新模块讲解法律事务会议管理第23页，共84页。事务管理会议管理会议室申请用途：申请会议室，并按照日期查看会议室安排会议室使用用途：按照会议室查看会议室安排会议室一览用途：查看所有会议室的详细信息申请删除用途：删除未通过审核的会议室申请第24页，共84页。事务管理会议管理（续）操作演示：申请会议室用户登录事务管理会议管理申请第25页，共84页。其他模块日常办公公文管理公共服务个人服务第26页，共84页。日常办公模块结构图第27页，共84页。日常办公待办事宜待办事宜

7、用途：显示有待当前用户处理的各项事宜待办事宜的种类：公文、通知等。已办事宜处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中处理方法视事宜种类而定，如通知正文被浏览后就自动列入已办事宜，其他类事宜处理的具体方法将在后面分类讲解。操作演示第28页，共84页。日常办公待办事宜（续）操作练习：查看您的待办事宜（ OA培训公开通知）用户登录日常办公待办事宜点击事宜标题查看待办事宜第29页，共84页。日常办公通知公告通知公告用途： 用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知用户权限： 校办秘书：新增、修改、删除校办公告党办秘书：新增、修改、删除党办公告部门院系秘书：新增、修改、删除本部门通知一般用户：浏览、查看公告、

8、通知操作演示第30页，共84页。日常办公通知公告（部门秘书）通知的类型公 开：所有用户可浏览，只有通知接受人才能回复通知不公开：由通知发送人指定哪些用户可以看到该通知第31页，共84页。日常办公通知公告（部门秘书）通知的回复通知接收人：通过待办事宜或通知页面查看、回复通知通知发送人：通过通知页面查看接收人的回复用户权限： 秘书：新增、修改、删除、发送本部门通知操作演示第32页，共84页。日常办公通知公告（部门秘书）注意：鉴于目前单轨制运行初期，每个部门（院系）账号数目有限，所以各位有义务将在本系统中看到的通知公告书面告知部门（院系）中的其他人。第33页，共84页。日常办公 通 知操作练习一查看

9、公开通知请查看“开发小组”发送的OA秘书培训通知用户登录日常办公通知公告所有通知（选择时间）点击查看第34页，共84页。日常办公 通知操作练习二作为指定的通知接收人查看收到通知请查看开发小组发送的“关于参加2006年OA系统培训的通知”用户登录日常办公待办事宜未查看的通知事宜已办事宜已阅过的通知事宜待办事宜第35页，共84页。日常办公 通 知操作练习三作为秘书发送通知案例请发送给OA培训部部长，内容为“下周一9：00在校办开会”用户登录填入通知主题、内容日常办公单击【新建通知】通知公告本部门通知公开不公开选择通知名单（公开可以不选）”发送通知”第36页，共84页。日常办公 通 知操作演示作为秘

10、书删除本部门通知用户登录日常办公通知公告本部门通知在要删除的通知标题后打勾出现表示选中可以一次选择多个单击【删除】第37页，共84页。问题思考请操作后回答：在待办事宜中是否可以查看通知回复？答案：否！待办事宜显示的是待办公文、通知等主题的快捷方式，故通知回复只能到专门的通知页面查看。要发送一个所有人都可以看到的通知，但是要确认某些人的确是看到了该通知，请问如何操作？因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读情况，所以应选择公开方式并选定通知名单。第38页，共84页。说明日常办公模块中还有信息报送模块，此模块仅针对信息员开放。第39页，共84页。日常办公模块回顾第40页，共84页。秘书必备操作

11、日常办公公文管理公共服务个人服务第41页，共84页。公文管理第42页，共84页。公文管理行文管理用途：起草、传递公文网上公文流转的主要优点：流转过程的透明化便于移动办公的实现便于流程的规范化提高流转效率，缩短公文流转时间便于历史公文查询用户权限：各部门秘书：拟稿、发文等各部门负责人：审稿、会签等 校领导：签发等第43页，共84页。院系公文流转过程图院系秘书拟稿审稿意见院系负责人审稿请求审稿主送单位机关秘书机关处理送校办第44页，共84页。发文拟稿演示用校办规定的word公文模板起草公文并保存秘书登录系统公文管理行文管理单击【创建】按钮填写基本信息并上载word文档单击【发送】按钮选择角色人员单

12、击【确定】按钮第45页，共84页。发送操作术语说明审稿人显示本部门负责人列表发送角色选择发送具体人员选择第46页，共84页。请负责人审稿步骤步骤一：拟稿用Word拟稿并保存。步骤二：创建公文填写公文主题、类型上传Word正文步骤三：发送先选角色再选具体人，并发送。注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。第47页，共84页。发送操作术语说明部门秘书审稿人会签人校秘书显示本部门秘书列表显示本部门负责人名称显示其他部门负责人列表显示所有校秘书列表发送角色选择发送具体人员选择部处秘书显示单位秘书列表第48页，共84页。送主送单位秘书步骤步骤一：查看审

13、稿意见单击查阅意见按钮步骤二：发送先选角色（部处单位秘书）再选具体人员，并发送注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。第49页，共84页。查看公文流转过程打开公文单击 查阅流转按钮请查看前面所发送公文的流转过程。查看公文历史意见打开公文单击 查阅意见按钮请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意见。第50页，共84页。行文管理常见问题解答首次使用行文管理时，提示“是否要下载AXNOTES控件”？是！首次使用行文管理功能必须先安装该控件。部门秘书是否可以删除公文？答案：是！但是只能删除自己拟稿的公文。但是删除后，流转中的相关人员也将无法看到此

14、公文，相当于该公文遗失，所有操作必须重来，所以请慎重操作。第51页，共84页。秘书送本部门负责人审稿练习要求如下：拟稿标题：角色名称您的名字的送稿测试公文类型：请示稿件正文：自拟审稿人：由工作人员担当第52页，共84页。文件查询文件查询用途：查找历史公文。用户权限：各部门秘书，各部门负责人， 校领导第53页，共84页。公文管理模块回顾第54页，共84页。院系秘书必备操作日常办公公文管理公共服务个人服务第55页，共84页。公共服务部门简报规章制度电子论坛第56页，共84页。公共服务-部门简报部门简报模块说明： 各院系能够公开发布本院系的部门简报，所有用户可以浏览各部门简报用户类型： 秘书：新建、

15、修改、删除本院系部门简报 一般用户：分类浏览、查看所有部门简报第57页，共84页。公共服务-部门简报演示案例发布简报（院系秘书)删除本院系的部门简报(院系秘书)第58页，共84页。公共服务-部门简报演示案例演示案例：发布简报(院系秘书)院系秘书登录公共服务部门简报选择左侧“本部门”点击右侧上方“新建文档”填入必要简报信息,保存关闭第59页，共84页。公共服务-部门简报演示案例演示案例：删除本院系的部门简报 (院系秘书)院系秘书登录公共服务部门简报选择左侧“本部门”点选待删除的本部门简报,出现勾表示选中点击上方“删除”按钮,删除被选中的部门简报第60页，共84页。公共服务-规章制度规章制度模块说

16、明： 各院系能够公开发布本院系的规章制度，规章制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护；所有用户可以浏览所有院系规章制度用户类型： 秘书：新建、修改、删除本院系规章制度规章制度管理者：管理规章制度类型一般用户：分类浏览、查看所有规章制度第61页，共84页。公共服务-规章制度演示案例发布规章制度（院系秘书）删除本院系规章制度（院系秘书）第62页，共84页。公共服务-规章制度演示案例演示案例：查看规章制度用户登录公共服务规章制度选择左侧某一分类双击某条记录,查看该规章制度第63页，共84页。公共服务-规章制度演示案例演示案例：发布规章制度(院系秘书)院系秘书登录公共服务规章制度点击“新建文档”输入

17、内容保存关闭第64页，共84页。公共服务-规章制度演示案例演示案例：删除本院系规章制度 (院系秘书)院系秘书登录公共服务规章制度选择左侧“本院系”点选待删除的本院系规章制度,出现勾表示选中点击右侧上方“删除”按钮,删除被选中的规章制度第65页，共84页。公共服务-电子论坛电子论坛模块说明： 所有用户能够发布主题供大家讨论，所有用户可以修改、删除本人发布的主题，可以回复所有人的主题；电子论坛权限组中的成员可以管理主题类别，也可以删除所有主题。用户类型： 电子论坛管理者：删除主题，管理主题类别 一般用户：新建、修改、删除本人主题，回复所有主题第66页，共84页。公共服务-电子论坛演示案例查看讨论主

18、题 创建新主题 回复主题 第67页，共84页。公共服务-电子论坛演示案例演示案例：查看讨论主题 登录公共服务电子论坛选择左侧某一分类双击某条主题,查看该主题第68页，共84页。公共服务-电子论坛演示案例演示案例：发表文章 登录公共服务电子论坛点击右侧上方“发表文章”输入主题及内容选择文章版面分类保存关闭第69页，共84页。公共服务-电子论坛演示案例演示案例：回复主题 登录公共服务电子论坛点击某条主题,查看该主题点击查看页面的【回复】按钮在新窗口中输入适当的主题回复信息，保存关闭第70页，共84页。公共服务模块回顾部门简报规章制度电子论坛第71页，共84页。院系秘书必备操作日常办公公文管理公共服务个人服务第72页，共84页。个人服务电子邮件个人名片日程安排密码修改第73页，共84